विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 3: एक्सेल को एक्सेस में लाना (तैयारी)
• भाग 2 का 3: एक्सेल को एक्सेस में आयात करना
• भाग 3 का 3: आयात को पूरा करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करना
• चेतावनी

एक्सेस एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजर है जो आपको एक या एक से अधिक एक्सेल डेटाबेस आयात करने की अनुमति देता है ताकि आप सामान्य क्षेत्रों की तुलना कर सकें। चूंकि एकल एक्सेस फ़ाइल में कई एक्सेल स्प्रेडशीट हो सकते हैं, इसलिए यह प्रोग्राम बड़ी मात्रा में जानकारी एकत्र करने या उसका विश्लेषण करने का एक शानदार तरीका भी है। सबसे पहले, हालांकि, आपको एक्सेल वर्कशीट को एक्सेस में आयात करना होगा।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 3: एक्सेल को एक्सेस में लाना (तैयारी)

1. अपने कंप्यूटर पर दोनों प्रोग्राम खोलें। आपको एक्सेल और एक्सेस दोनों के साथ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट खरीदने और डाउनलोड करने की आवश्यकता होगी। आप इसे Microsoft वेबसाइट से ऑनलाइन कर सकते हैं।
   • एक बार प्रोग्राम डाउनलोड हो जाने के बाद, विंडोज में "स्टार्ट" पर क्लिक करें और "ऑल प्रोग्राम्स" चुनें।
   • "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "एक्सेस" (या "एक्सेल") का चयन करें। आपके पास पहले से ही एक एक्सेल स्प्रेडशीट हो सकती है जिसे किसी ने आपको भेजा है या जिसे आपने कहीं और डाउनलोड किया है। आप इसे अपने कंप्यूटर पर Office के साथ खोल सकते हैं।
2. Access में आयात करने से पहले अपने Excel वर्कशीट को साफ करें। एक्सेल वर्कशीट को एक्सेस में आयात करने से पहले कुछ सरल चरणों से गुज़रना आसान होगा। मुद्दा यह है कि आपका डेटा आयातित वर्कशीट के बीच संगत है।
   • यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि एक्सेल वर्कशीट में पहली पंक्ति में आपके कॉलम हेडर (या फ़ील्ड नाम) होते हैं और वे बहुत स्पष्ट और समझने में आसान होते हैं। उदाहरण के लिए, लोगों के उपनामों के एक कॉलम के लिए, आप कॉलम हेडर / फ़ील्ड नाम को "अंतिम नाम" कह सकते हैं, स्पष्ट और सटीक रहें, क्योंकि इससे दो एक्सेल वर्कशीट में कॉलम हेडिंग की तुलना करना आसान हो जाएगा।
   • पहुँच में आप दो या अधिक कार्यपत्रकों के बीच संबंधित फ़ील्ड लिंक कर सकते हैं। मान लीजिए कि आपके पास वेतन जानकारी के साथ एक एक्सेल शीट है। इसमें लोगों के पहले और अंतिम नाम, पते और वेतन शामिल हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप किसी अभियान के वित्तीय योगदान के बारे में जानकारी रखने वाले दूसरे एक्सेल वर्कशीट के एक्सेस से उस वर्कशीट की तुलना करना चाहते हैं। इस दूसरी वर्कशीट में लोगों के नाम, पते और दान शामिल हैं। आप एक्सेस के साथ क्या कर सकते हैं, एक दूसरे के साथ विभिन्न कॉलम हेडिंग की तुलना करना है। आप यह देखने के लिए नाम हेडर लिंक कर सकते हैं कि दोनों डेटाबेस में समान नाम वाले लोग कहां हैं।
   • यह सुनिश्चित करने के लिए एक्सेल वर्कशीट की जाँच करें कि प्रत्येक प्रकार के डेटा के साथ एक जैसा व्यवहार किया जाता है, और एक्सेस में आयात करने से पहले उन्हें साफ करें। उन्हें होना चाहिए, क्योंकि एक्सेस इसे कहता है, "रिलेशनल।" उदाहरण के लिए, यदि काल्पनिक वेतन स्प्रेडशीट में एक कॉलम में पहला नाम, अंतिम नाम और मध्य प्रारंभिक शामिल है, लेकिन दूसरे स्प्रेडशीट में केवल पहला नाम और अंतिम नाम अलग-अलग कॉलम में हैं, तो एक्सेस इसे किसी मैच के रूप में पंजीकृत करेगा। हेडर / कॉलम फ़ील्ड समान होना चाहिए।
3. एक्सेल में एक कॉलम में जानकारी विभाजित करें। इस समस्या को हल करने के लिए, आप एक्सेल में एक कॉलम में डेटा को विभाजित कर सकते हैं ताकि यह एक्सेस में "नो मैच" के रूप में चिह्नित न हो।
   • उदाहरण के लिए, आप पहले नाम को अपने कॉलम में विभाजित कर सकते हैं, मध्य में अपने कॉलम में और अंतिम नाम अपने कॉलम में। यदि यह दूसरे वर्कशीट में उसी तरह से किया जाता है, तो इसके बीच एक लिंक, उदाहरण के लिए, अंतिम नाम और एक्सेस में अंतिम नाम, एक मैच उत्पन्न करना चाहिए जब नाम समान हों।
   • Excel में एक कॉलम को विभाजित करने के लिए, उस डेटा के कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं। मुख्य एक्सेल मेनू में "डेटा" पर क्लिक करें। "टेक्स्ट टू कॉलम" पर क्लिक करें। सामान्य तौर पर, आप "तलाकशुदा" विकल्प चुनते हैं। Next पर क्लिक करें।
4. विज़ार्ड के साथ मर्ज किए गए स्तंभों को विभाजित करना जारी रखें। अब आप एक कॉलम में मर्ज किए गए डेटा को कई कॉलम में विभाजित करने की प्रक्रिया को पूरा करने के लिए तैयार हैं।
   • चुनें कि कॉलम में डेटा "अलग" कैसे है। इसका मतलब यह है कि कॉलम में प्रत्येक जानकारी को किसी चीज़ से अलग किया जाता है। सबसे आम विकल्प एक स्थान, एक अल्पविराम या एक अर्धविराम है। जानकारी अक्सर केवल एक स्थान से अलग होती है। जैसा कि निम्नलिखित उदाहरण में: "जॉन ए। डो" नाम एक कॉलम में प्रदर्शित किया गया है। पहला नाम जॉन एक अंतरिक्ष द्वारा बीच पहले ए से अलग किया गया है। एक स्थान द्वारा उपनाम डो को बीच पहले A से अलग किया जाता है। इसलिए विज़ार्ड में विभाजक के रूप में अपना स्थान चुनें।
   • Next पर क्लिक करें। समाप्त पर क्लिक करें। कार्यक्रम जॉन, ए और डो को तीन स्तंभों में विभाजित करता है। आप तब बता सकते हैं कि वे कौन से डेटा (अंतिम नाम, प्रथम नाम, आदि) को इंगित करने के लिए नए कॉलम नए हेडर नाम दे सकते हैं। ऐसा करने से पहले जिस डेटा को आप विभाजित कर रहे हैं, उसके दाईं ओर कई खाली कॉलम बनाना एक अच्छा विचार है, क्योंकि यह डेटा को नए खाली कॉलम (उन कॉलमों के बजाय जिनमें पहले से डेटा होता है) को धक्का देगा।

भाग 2 का 3: एक्सेल को एक्सेस में आयात करना

1. अपने कंप्यूटर पर एक्सेस प्रोग्राम खोलें। प्रारंभ मेनू पर जाएं, Microsoft Office चुनें और Microsoft Access पर क्लिक करें। इसमें एक्सेल वर्कशीट आयात करने के लिए आपको एक नया खाली एक्सेस डेटाबेस खोलने की आवश्यकता है।
   • एक्सेस प्रोग्राम से एक नया डेटाबेस बनाने के लिए "खाली डेस्कटॉप डेटाबेस" चुनें।
   • चाहो तो नाम बदल लो। "बनाएँ" पर क्लिक करें।
2. एक्सेल वर्कशीट को एक्सेस में आयात करें। अगला कदम एक्सेस डेटाबेस में एक्सेल वर्कशीट (या कई) प्राप्त करना है।
   • एक्सेस डेटाबेस मैनेजर से टूलबार में "बाहरी डेटा" पर क्लिक करें। "एक्सेल" चुनें प्रवेश के कुछ संस्करणों में, आप मुख्य मेनू में "फ़ाइल" और "बाहरी डेटा प्राप्त करें" पर क्लिक करके इस सुविधा को पा सकते हैं।
   • जब "फ़ाइल नाम" प्रदर्शित होता है, तो "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें। यह आपको अपने कंप्यूटर पर एक्सेल वर्कशीट खोजने की अनुमति देगा।
   • चेकबॉक्स को "मौजूदा डेटाबेस में एक नई तालिका में स्रोत डेटा आयात करें" के साथ छोड़ दें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से चेक किया गया है।
   • जब आप एक्सेल वर्कशीट पाते हैं जिसे आप अपने कंप्यूटर पर आयात करना चाहते हैं, तो इसे क्लिक करें। "ओके" पर क्लिक करें। आयात विज़ार्ड को एक्सेस करने का एक्सेल खुलता है।

भाग 3 का 3: आयात को पूरा करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करना

1. प्रवेश में विज़ार्ड के चरणों का पालन करें। अपनी वर्कशीट आयात करना समाप्त करने के लिए, आपको विज़ार्ड में चरणों से गुजरना होगा।
   • Excel कार्यपुस्तिका में वह वर्कशीट चुनें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। कभी-कभी यह आसान है क्योंकि एक्सेल वर्कशीट केवल एक शीट है। हालाँकि, कभी-कभी लोग एक एक्सेल वर्कशीट में कई वर्कशीट बनाते हैं, जिसे आप वर्कशीट के निचले भाग के टैब पर क्लिक करके देख सकते हैं। यदि हां, तो आपको एक्सेस विज़ार्ड को बताना चाहिए कि किस स्प्रैडशीट को चुनना है। Next पर क्लिक करें।
   • अगले पृष्ठ में एक बॉक्स है जिसमें पूछा गया है कि एक्सेल शीट में पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग है। यह एक वर्कशीट में एक पंक्ति है जो प्रत्येक कॉलम (जैसे अंतिम नाम, पता, वेतन, आदि) में डेटा की पहचान करता है। यह सुनिश्चित करना एक अच्छा तरीका है कि एक्सेल वर्कशीट को साफ करने के लिए पहले यह सुनिश्चित करें कि कॉलम हेडिंग की पहली पंक्ति में स्पष्ट कॉलम हेडिंग हैं। फिर "हां" जांचें कि पहली पंक्ति में कॉलम शीर्षक हैं। यह सबसे सरल तरीका है। Next पर क्लिक करें।
   • यदि पहली पंक्ति में कॉलम हेडर नहीं हैं, तो अगली विंडो पूछती है कि क्या आप एक्सेस में फ़ील्ड का नाम बदलना चाहते हैं (ये कॉलम शीर्षक हैं)। यदि आपने आयात करने (अनुशंसित) से पहले प्रत्येक फ़ील्ड को पहले से स्पष्ट और आसानी से पहचाना जाने वाला नाम नहीं दिया है, तो आप यहाँ ऐसा कर सकते हैं।
2. आयात पूरा करें। आयात के संदर्भ में अभी कुछ और कदम हैं। विज़ार्ड की अगली विंडो पूछती है कि क्या आप एक प्राथमिक कुंजी निर्दिष्ट करना चाहते हैं।
   • आपको ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह संभव है। प्राथमिक कुंजी का अर्थ है कि एक्सेस डेटा की प्रत्येक पंक्ति को एक अद्वितीय संख्या प्रदान करता है। जब आप डेटा को सॉर्ट करते हैं तो यह बाद में उपयोगी हो सकता है। Next पर क्लिक करें।
   • विज़ार्ड की अंतिम स्क्रीन में डिफ़ॉल्ट नाम के लिए एक जगह है। आप जिस एक्सेल शीट को आयात करना चाहते हैं उसका नाम बदल सकते हैं (यह आयात होने पर पृष्ठ के बाईं ओर पहुंच में "तालिका" बन जाएगा)।
   • "आयात" पर क्लिक करें। "बंद करें" पर क्लिक करें। आपको स्क्रीन के बाईं ओर अपनी तालिका दिखाई देगी। अब इसे एक्सेस में आयात किया जाता है।
   • यदि आप एक से अधिक डेटा फ़ाउंडेशन से लिंक करना चाहते हैं, तो इस प्रक्रिया को दूसरे या कई एक्सेल वर्कशीट के साथ दोहराएं। अब आप एक्सेस में वर्कशीट में डेटा की तुलना करने के लिए तैयार हैं।

चेतावनी

• यदि एक्सेल फाइल एक्सेस के अलावा ऑफिस के किसी संस्करण से आती है, तो आपको फाइलों को सुचारू रूप से आयात करने में समस्या हो सकती है।
• इसे पर्याप्त रूप से रेखांकित नहीं किया जा सकता है: आयात करने से पहले आपको अपनी एक्सेल वर्कशीट को साफ करना होगा। यह आंशिक रूप से समस्याओं के लिए आपके पास मौजूद डेटा का विश्लेषण करता है।
• हमेशा अपने मूल स्प्रेडशीट की एक प्रति रखें ताकि यदि आप गड़बड़ करते हैं तो आप इस प्रक्रिया को दोहरा सकें।
• आप 255 से अधिक फ़ील्ड को एक्सेस में आयात नहीं कर सकते।