विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• 2 की विधि 1: संगठनात्मक परिवर्तन को प्रबंधित करने के लिए एक योजना बनाएं
• विधि 2 की 2: किसी प्रोजेक्ट में परिवर्तन ट्रैक करें
• टिप्स

दो प्रकार की परिवर्तन प्रबंधन योजनाएँ हैं। एक संगठन पर एक परिवर्तन के प्रभाव से संबंधित है और संक्रमण को नरम करना है। दूसरा एक परियोजना में परिवर्तन करता है और परियोजना स्तर पर उत्पाद में किए गए समायोजन या परिवर्तन का एक स्पष्ट रिकॉर्ड बनाता है। दोनों योजनाओं का उद्देश्य स्पष्ट रूप से यह बताना है कि सही और सटीक तरीके से क्या किया जाना चाहिए।

कदम बढ़ाने के लिए

2 की विधि 1: संगठनात्मक परिवर्तन को प्रबंधित करने के लिए एक योजना बनाएं

1. बदलाव के कारण बताएं। उन कारकों को सूचीबद्ध करें जिनके कारण परिवर्तन का निर्णय लिया गया था, जैसे प्रदर्शन अंतराल, नई तकनीक या संगठन के मिशन वक्तव्य में परिवर्तन।
   • एक संभावित दृष्टिकोण संगठन की वर्तमान स्थिति और भविष्य की स्थिति का वर्णन करना है जो इस योजना के बारे में लाना चाहता है।
2. निर्धारित करें कि क्या परिवर्तन करना और इसकी परिमाण। परिवर्तन प्रबंधन योजना की अपेक्षित प्रकृति का संक्षेप में वर्णन करें। निर्दिष्ट करें कि क्या यह नौकरी विवरण, प्रक्रिया, नीति और / या संरचनात्मक संगठन को प्रभावित करेगा। उन विभागों, कार्यसमूह, प्रणालियों, या अन्य क्षेत्रों की सूची बनाएं जो परिवर्तन से गुजरेंगे।
3. हितधारकों के समर्थन की सूची बनाएं। योजना से प्रभावित सभी हितधारकों की सूची बनाएं, जैसे, उदाहरण के लिए, वरिष्ठ प्रबंधन, परियोजना प्रबंधक, परियोजना प्रायोजक, अंतिम उपयोगकर्ता और / या कर्मचारी। यदि हितधारक परिवर्तन का समर्थन करता है तो प्रत्येक समूह को लिखें।
   • आप इस डेटा को संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने के लिए एक ग्राफ प्रदर्शित कर सकते हैं। आप उच्च / मध्यम / निम्न रेटिंग के आधार पर रेखांकन को "जागरूकता", "समर्थन के स्तर" और "प्रत्येक व्यक्ति के लिए प्रभाव" में विभाजित कर सकते हैं।
   • यदि संभव हो, तो आप समर्थन को सूचीबद्ध करने के लिए एक-पर-एक वार्तालाप कर सकते हैं।
4. एक परिवर्तन प्रबंधन टीम इकट्ठा करें। यह टीम सभी हितधारकों के साथ अच्छी तरह से संवाद करने, चिंताओं को सूचीबद्ध करने और यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि परिवर्तन की प्रक्रिया यथासंभव चिकनी है। ऐसे लोगों को चुनें जो कंपनी में महान विश्वसनीयता का आनंद लेते हैं और जिनके पास अच्छी संचार कौशल है।
   • इस टीम में उच्चतम प्रबंधन स्तर से परिवर्तन प्रक्रिया का आरंभकर्ता शामिल है। जोर दें कि इसमें परिवर्तनों को चलाने के लिए वास्तव में सक्रिय कार्य शामिल है और यह केवल योजना को मंजूरी देने के बारे में नहीं है।
5. संगठन के कार्यकारी कर्मियों को बोर्ड पर लाने के लिए एक दृष्टिकोण विकसित करें। परिवर्तन को सफल बनाने के लिए संगठन के नेताओं का समर्थन प्राप्त करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों के प्रत्येक कार्यकारी सदस्य को परिवर्तन पर प्रतिक्रिया दें और प्रत्येक व्यक्ति के साथ काम करें ताकि परिवर्तन को बढ़ावा देने में सक्रिय भूमिका निभा सकें।
6. प्रत्येक हितधारक के लिए एक योजना तैयार करें। प्रत्येक हितधारक के लिए, जो परिवर्तन का समर्थन करते हैं, जोखिम और चिंताओं का मूल्यांकन करते हैं। इन चिंताओं को हल करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन टीम का कार्य करें।
7. एक संचार योजना बनाएं। संचार परिवर्तन प्रबंधन योजना का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। उन लोगों के साथ नियमित रूप से संवाद करें जिनका काम परिवर्तनों से प्रभावित है। परिवर्तन करने के कारणों और उनके साथ आने वाले लाभों पर जोर दें।
   • हितधारकों को दो-तरफ़ा संचार का सामना करने का विकल्प दिया जाना चाहिए। निजी बैठकें बहुत महत्वपूर्ण हैं।
   • संचार को प्रत्येक कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक से, और हितधारक द्वारा भरोसा किए गए किसी भी अतिरिक्त प्रवक्ता से, परिवर्तन के प्रमुख सर्जक से आना चाहिए। सभी संचार को एक सुसंगत संदेश देना होगा।
8. पता करें कि विपक्ष कहां से आता है। परिवर्तन हमेशा विरोध की ओर ले जाते हैं। यह व्यक्तिगत स्तर पर होता है, इसलिए क्यों पता लगाने के लिए व्यक्तिगत रूप से हितधारकों से बात करें। शिकायतों को ट्रैक करें ताकि परिवर्तन प्रबंधन टीम उन्हें हल कर सके। इनमें विशेष रूप से शामिल हैं:
   • लोगों को बदलने की न कोई प्रेरणा है और न ही तात्कालिकता की भावना
   • लोग बड़ी तस्वीर को नहीं समझते हैं या परिवर्तन क्यों आवश्यक हैं
   • प्रक्रिया में भागीदारी की कमी है
   • लोग अपनी नौकरी, भविष्य की स्थिति या आवश्यकताओं और कौशल के बारे में अनिश्चित हैं
   • प्रबंधन परिवर्तनों के कार्यान्वयन या संचार के बारे में अपेक्षाओं को पूरा करने में विफल हो रहा है
9. रुकावटों से निपटें। कई शिकायतों को अधिक तीव्रता से संवाद करके या संचार रणनीति को बदलकर संबोधित किया जा सकता है ताकि विशिष्ट समस्याओं पर चर्चा हो। अन्य शिकायतों के लिए अलग-अलग दृष्टिकोणों की आवश्यकता होती है जिन्हें आपकी योजना में एकीकृत किया जा सकता है या उन्हें लागू करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन टीम को सौंपा जा सकता है। सोचें कि इनमें से कौन सा दृष्टिकोण आपके संगठन की स्थिति के अनुकूल है:
   • नौकरी के विवरण या प्रक्रियाओं में बदलाव के लिए, कर्मचारी प्रशिक्षण को प्राथमिकता दें।
   • यदि आप एक तनावपूर्ण संक्रमण की उम्मीद करते हैं या थोड़ी प्रेरणा के साथ, एक घटना का आयोजन करते हैं या कर्मचारियों के लिए लाभ प्रदान करते हैं।
   • यदि हितधारकों को बदलने के लिए प्रेरित नहीं किया जाता है, तो प्रोत्साहन प्रदान करें।
   • यदि हितधारकों को बाहर रखा गया है, तो प्रतिक्रिया एकत्र करने के लिए एक बैठक आयोजित करें और विचार करें कि आप योजना में क्या बदलाव कर सकते हैं।

विधि 2 की 2: किसी प्रोजेक्ट में परिवर्तन ट्रैक करें

1. परिवर्तन प्रबंधन कार्यों को परिभाषित करें। उन कार्यों को सूचीबद्ध करें जिन्हें इस परियोजना के लिए सौंपा जाएगा। प्रत्येक स्थिति के लिए जिम्मेदारियों और कौशल का वर्णन करें। आपको दिन-प्रतिदिन के स्तर पर बदलाव को लागू करने के लिए कम से कम एक परियोजना प्रबंधक प्रदान करना चाहिए, और समग्र प्रगति की निगरानी और उच्च-स्तरीय परिवर्तन प्रबंधन निर्णय लेने के लिए एक परियोजना प्रायोजक।
   • एक बड़े संगठन में बड़ी परियोजनाओं के लिए, आप अलग-अलग लोगों के बीच परियोजना प्रबंधक की भूमिका को विभाजित कर सकते हैं, प्रत्येक विशिष्ट कौशल के साथ।
2. एक परिवर्तन नियंत्रण समिति स्थापित करने के बारे में सोचें। सॉफ्टवेयर परियोजनाओं में आमतौर पर प्रत्येक हितधारक समूह के प्रतिनिधियों से बनी एक परिवर्तन नियंत्रण समिति होती है। यह समिति परियोजना प्रबंधक के स्थान पर परिवर्तन अनुरोधों को मंजूरी देती है और हितधारकों को निर्णय संप्रेषित करती है। यह दृष्टिकोण विभिन्न हितधारकों और परियोजनाओं से संबंधित परियोजनाओं के लिए अच्छी तरह से काम करता है जिनके दायरे और उद्देश्यों का पुनर्मूल्यांकन करने की आवश्यकता है।
3. परिवर्तन के लिए अनुरोध जारी करने के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करें। एक बार प्रोजेक्ट टीम के किसी व्यक्ति को आगे बढ़ने का एक तरीका मिल गया है, तो आप इस विचार को वास्तविकता कैसे बनाते हैं? इस योजना में, टीम द्वारा अनुमोदित प्रक्रिया का वर्णन करें। यहाँ एक उदाहरण है:
   • एक टीम का सदस्य एक परिवर्तन का अनुरोध करने के लिए एक फॉर्म भरता है और इसे परियोजना प्रबंधक को भेजता है।
   • प्रोजेक्ट प्रबंधक परिवर्तन अनुरोध लॉग में फ़ॉर्म में प्रवेश करता है और इस लॉग को अपडेट करता है क्योंकि अनुरोध निष्पादित या अस्वीकार कर दिए जाते हैं।
   • प्रबंधक एक अधिक विस्तृत योजना विकसित करने और आवश्यक प्रयास का अनुमान लगाने के लिए टीम के सदस्यों को असाइन करता है।
   • परियोजना प्रबंधक स्वीकृति या अस्वीकृति के लिए परियोजना प्रायोजक को योजना भेजता है।
   • बदलाव लागू है। हितधारकों को नियमित रूप से प्रगति की सूचना दी जाती है।
4. परिवर्तन का अनुरोध करने के लिए एक फ़ॉर्म बनाएँ। निम्नलिखित जानकारी को प्रत्येक अनुरोध के साथ शामिल किया जाना चाहिए और लॉग में जोड़ा जाना चाहिए:
   • आवेदन बदलने की तारीख
   • परिवर्तन अनुरोध की संख्या, जो परियोजना प्रबंधक द्वारा दी गई है
   • शीर्षक और विवरण
   • सबमिट करने वाले का नाम, ई-मेल और टेलीफोन नंबर
   • प्राथमिकता (उच्च, मध्यम या निम्न)। तत्काल परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं में अलग-अलग समय सीमाएं हैं।
   • उत्पाद संख्या और संस्करण (सॉफ्टवेयर परियोजनाओं के लिए)
5. परिवर्तन लॉग में अतिरिक्त जानकारी जोड़ें। इस लॉग को निर्णय और उनके निष्पादन को भी रिकॉर्ड करना चाहिए। परिवर्तन आवेदन पत्र में दी गई जानकारी के अलावा, आपको निम्नलिखित जानकारी के लिए स्थान प्रदान करना होगा:
   • अनुमोदन या अस्वीकृति
   • आवेदन को मंजूरी देने या अस्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर
   • परिवर्तन को लागू करने की समय सीमा
   • परिवर्तन की समाप्ति की तारीख
6. बड़े फैसलों पर नजर रखें। परिवर्तन लॉग के अलावा जो दैनिक परिवर्तनों का ट्रैक रखता है, आप उन सभी प्रमुख निर्णयों का रिकॉर्ड भी रख सकते हैं जो किए गए हैं। इस रिपोर्ट के लिए धन्यवाद, उनके प्रबंधन में परिवर्तन के दौर से गुजरने वाली लंबी परियोजनाओं या परियोजनाओं को खोजना आसान है। यह रिपोर्ट ग्राहकों या शीर्ष प्रबंधन कर्मियों के साथ संवाद करने के आधार के रूप में भी काम कर सकती है। पद, परियोजना के आकार या परियोजना की आवश्यकताओं, प्राथमिकता के स्तर या रणनीति में किसी भी बदलाव के लिए, निम्नलिखित जानकारी का ध्यान रखें:
   • किसने निर्णय लिया
   • जब निर्णय किया गया था
   • निर्णय के पीछे के कारणों और इसे लागू करने की प्रक्रिया का सारांश। इस प्रक्रिया से संबंधित दस्तावेज जोड़ें।

टिप्स

• अपने कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के साथ विश्वास और निष्ठा का निर्माण करें। लोग अक्सर बदलाव से असहज महसूस करते हैं। यह संदेश देकर कि आप अपने कर्मचारियों के हितों को पहले रखते हैं, आप उनका समर्थन जीतते हैं।