विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 4: अपना दृष्टिकोण बदलना
• भाग 2 का 4: थोक ईमेल पर वापस काटना
• भाग 3 का 4: अपना फ़िल्टर सेट करें
• भाग 4 का 4: अपनी आदतों को बदलना
• टिप्स
• चेतावनी

यदि आप ईमेल पर संचार के मुख्य रूप के रूप में भरोसा करते हैं, तो आपके पास आपके इनबॉक्स में सैकड़ों अपठित संदेश हो सकते हैं। इस दलदल के माध्यम से यह पता लगाने की कोशिश की जा रही है कि कौन से ईमेल पढ़ने लायक हैं, यह बेहद निराशाजनक हो सकता है। हर दिन ई-मेल के पहाड़ से निपटने के लिए, आपको प्राप्त होने वाले ई-मेल की संख्या को कम करने का प्रयास करें। इसलिए आपके द्वारा प्राप्त ईमेल की संख्या को सीमित करना महत्वपूर्ण है जो आपके लिए रुचि रखते हैं।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 4: अपना दृष्टिकोण बदलना

1. स्पैम को पहचानने के लिए अपना ईमेल प्रोग्राम सिखाएं। उन संदेशों को चिह्नित करें जिन्हें आप स्पैम मानते हैं ताकि वे भविष्य में आपके इनबॉक्स में स्वचालित रूप से बंद हो जाएं। जब आप स्पैम प्राप्त करते हैं, तो संदेश का चयन करें और इसे स्पैम के रूप में चिह्नित करें। यह प्रेषक को एक स्पैमर के रूप में चिह्नित करेगा और बाद के सभी संदेश स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त हो जाएंगे।
   • अधिकांश वेबमेल क्लाइंट (जैसे जीमेल और हॉटमेल) में पहले से ही एक स्पैम फिल्टर होता है जो स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स से स्पैम फ़ोल्डर में स्पैम को स्थानांतरित करता है। स्पैम फ़िल्टर अपने पाठ और बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं द्वारा स्पैम को पहचानने में सक्षम हैं।
   • स्पैम संदेश यादृच्छिक, बड़े पैमाने पर भेजे जाने वाले ईमेल हैं, जो अक्सर विपणन उद्देश्यों या घोटाले के लिए होते हैं।
   • चूंकि स्पैम संदेशों में वायरस हो सकते हैं, इसलिए यह एक अच्छा विचार है कि संदेश को स्पैम के रूप में चिह्नित करने के लिए न खोलें। वायरस मिलने के बजाय केवल मेल को डिलीट करना बेहतर है क्योंकि आप किसी संदेश को स्पैम के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं।
2. एक अलग ईमेल सेवा का प्रयास करें। अन्य ईमेल क्लाइंट में कभी-कभी अधिक शक्तिशाली स्पैम फ़िल्टर और अन्य सुविधाएँ हो सकती हैं। यदि आप अपनी ईमेल सेवा से प्रभावित नहीं हैं, तो एक और प्रयास करें।
   • जीमेल को आम तौर पर तब अधिक प्रभावी माना जाता है जब यह स्पैम को फ़िल्टर करने की बात आती है, और आपके ईमेल प्रबंधित करने में आपकी सहायता के लिए कई उपकरण उपलब्ध हैं।
   • यदि आपके ईमेल पते के लिए आपको एक विशिष्ट ग्राहक का उपयोग करने की आवश्यकता है, लेकिन आप अभी भी एक अलग प्रयास करना चाहते हैं, तो अपना ईमेल अग्रेषित करें ताकि आप किसी अन्य क्लाइंट के माध्यम से दूसरे पते पर ईमेल प्राप्त कर सकें।
3. ईमेल पते के लिए पूछने वाली वेबसाइटों और सेवाओं से बचें। केवल उन वेबसाइटों के लिए अपना ईमेल अग्रेषित करें, जिन पर आप भरोसा करते हैं और जिनके लिए अच्छी तरह से जाना जाता है। जब तक यह वास्तव में महत्वपूर्ण न हो, अपना ईमेल पता कभी न दें। एक ईमेल पता आपके व्यक्तिगत संपर्क रूपों में से एक है, जैसे कि आपका मोबाइल या लैंडलाइन फ़ोन नंबर। वेबसाइटों के लिए साइन अप करते समय जिम्मेदार होने से अक्सर ईमेल कम करने में मदद मिलेगी।
   • हालाँकि एक वेबसाइट जहाँ आप एक ईमेल पता छोड़ते हैं, आप स्वयं को ईमेल नहीं कर सकते, ऐसा हो सकता है कि वे किसी अन्य कंपनी को बेच दें जो आपको स्पैम भेज देगी।
   • कंपनियां जहां आप अपना ई-मेल पता इंटरनेट के बाहर छोड़ती हैं, वह भी कर सकती हैं। ट्रैवल एजेंटों और रैफल्स जैसे कुख्यात संगठनों से विशेष रूप से सावधान रहें। क्योंकि वे ठीक से जानते हैं कि आप क्या देख रहे हैं, वे आपके डेटा को संबंधित कंपनियों या सेवाओं को तुरंत रीसेल कर देंगे।
4. वेबसाइटों पर अपना ईमेल पता पोस्ट न करें। आपको कभी-कभी किसी वेबसाइट पर अपना ईमेल पता पोस्ट करने के लिए लुभाया जा सकता है। यह आपकी अपनी वेबसाइट या किसी अन्य वेबसाइट (जैसे समाचार वेबसाइट या ब्लॉग) की प्रतिक्रिया में हो सकती है। एक और आम गलती मंचों पर आपके ईमेल पते को पोस्ट कर रही है। ऐसे ट्रोल हैं जो ईमेल पतों के लिए वेब को डराते हैं और फिर उन पतों को उन कंपनियों को बेचते हैं जो स्पैम भेजती हैं। कुछ उपाय करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि ऐसा नहीं होता है।
   • एक अक्सर उपयोग किया जाने वाला समाधान ई-मेल पते के बजाय ई-मेल को पूरी तरह से बंद करना है। तो उदाहरण के लिए, "[email protected]" ईमेल डॉट कॉम पर "jackjohn" बन जाता है।
   • यदि आप अपना ईमेल पता अपनी वेबसाइट पर पोस्ट करना चाहते हैं, तो एक लिंक बनाएं जो ईमेल पते को सूचीबद्ध करने के बजाय स्वचालित रूप से आपके लिए एक ईमेल उत्पन्न करेगा। इसे "mailto:" लिंक कहा जाता है।

भाग 2 का 4: थोक ईमेल पर वापस काटना

1. न्यूज़लेटर्स से सदस्यता समाप्त करें। स्पैम के अलावा, समाचार पत्र ईमेल के एक बड़े प्रवाह में योगदान करने वाले मुख्य कारकों में से एक हैं। जब आप विभिन्न साइटों (जैसे अखबार और ऑनलाइन स्टोर, जहां आपने कभी कुछ खरीदा है) पर खाते बनाते हैं, जहां आपको एक ईमेल पता प्रदान करने की आवश्यकता होती है, ये साइटें स्वचालित रूप से आपके समाचारपत्रकों की सदस्यता लेती हैं।
   • समाचारपत्रिकाएँ प्राप्त करना बंद करने के लिए, आपको बस इतना करना है कि संदेश खोलें और नीचे स्क्रॉल करें। एक समाचार पत्र के नीचे एक लिंक रखना अनिवार्य है जो प्राप्तकर्ता को समाचार पत्र से सदस्यता समाप्त करने के लिए संभव बनाता है। अनसब्सक्राइब या अनसब्सक्राइब लिंक पर क्लिक करें और आपका ईमेल पता मेलिंग लिस्ट से हटा दिया जाएगा, जिससे अब आपको उस वेबसाइट से न्यूज़लेटर्स प्राप्त नहीं होंगे।
   • आपका स्पैम फ़िल्टर इन संदेशों को फ़िल्टर नहीं करेगा क्योंकि वे वैध वेबसाइटों से आते हैं।
2. अपनी सोशल मीडिया सेटिंग्स बदलें। सोशल मीडिया अकाउंट्स जैसे फेसबुक और ट्विटर पर अक्सर आपको संदेश भेजने, ईमेल, लाइक, फेवर या कमेंट करने के लिए ईमेल भेजे जाते हैं। यदि आप अपना समय बर्बाद करते-करते थक गए हैं तो हर बार अपने मोबाइल को चेक करते हुए इंगित करें कि जैसे कोई संकेत आया है, अपनी खाता सेटिंग बदलें ताकि आपको केवल तभी सूचित किया जा सके जब कोई महत्वपूर्ण बात हो, या ताकि आपको घटनाओं की सूचनाएँ बिल्कुल न मिलें।
   • इन निरंतर सूचनाओं को प्राप्त करने के बजाय, दिन के अंत में गतिविधियों के लिए अपने खाते को मैन्युअल रूप से जांचना बेहतर है। यह ईमेल के समुद्र के माध्यम से वैडिंग की तुलना में बेहतर है।
3. स्पैम के लिए एक अलग ईमेल पता सेट करें। एक अन्य विकल्प, यदि आप बहुत सी साइटों का उपयोग करते हैं जहाँ आपको एक ईमेल पता प्रदान करना है या आप मानक बल्क संदेश प्राप्त करना चाहते हैं, तो उन विशिष्ट संदेशों को प्राप्त करने के लिए एक अलग ईमेल पते का अनुरोध करना है। वेबसाइटों और कंपनियों के लिए इसे पास करें और अपने निजी या व्यावसायिक ईमेल का उपयोग करें जैसा कि इसके लिए है।
   • आप इसे भी बदल सकते हैं और निजी और व्यावसायिक उपयोग के लिए एक नया ईमेल पता दे सकते हैं।

भाग 3 का 4: अपना फ़िल्टर सेट करें

1. अपना खुद का फ़िल्टर बनाएं। अधिकांश वेबमेल क्लाइंट के पास संदेशों को फ़िल्टर करने के लिए एक फ़िल्टर विकल्प होता है। संदेश फ़िल्टर स्पैम फ़िल्टर की तरह ही काम करते हैं, सिवाय इसके कि पूर्व उपयोगकर्ता द्वारा मैन्युअल रूप से सेट किया गया है। आप विशिष्ट ईमेल पतों के लिए एक फ़िल्टर इस तरह से बना सकते हैं कि हर बार जब आप उस खाते से एक संदेश प्राप्त करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से कचरे में समाप्त हो जाता है।
   • फ़िल्टर बनाने के लिए, अपनी खाता सेटिंग पर जाएं और "फ़िल्टर" विकल्प चुनें। अब आप उस ईमेल पते को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसे फ़िल्टर किया जाना चाहिए और जहां इसे रीडायरेक्ट किया जाना चाहिए (जैसे कि आपके खाते में कचरा या एक विशिष्ट फ़ोल्डर)।
2. प्रेषक द्वारा फ़िल्टर करें। यदि आप लगातार कुछ ईमेल पते से जंक ईमेल प्राप्त कर रहे हैं (जैसे कि आप किसी जॉली सहकर्मी या सहपाठी से परेशान होने वाले दैनिक चुटकुले), तो उन्हें अपने इनबॉक्स से फ़िल्टर करने पर विचार करें। इस स्थिति में, आप संभवतः प्रेषक के ईमेल पते और वेबसाइट द्वारा फ़िल्टर करना चाहेंगे। फिर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उन ईमेल पतों से संदेश एक अलग फ़ोल्डर में समाप्त हो गए हैं या जंक मेल में स्थानांतरित हो गए हैं।
3. विषय द्वारा फ़िल्टर करें। यदि स्पैम मानक फ़िल्टर के जाल के माध्यम से प्राप्त करने का प्रबंधन करता है, तो आप अपने स्वयं के फ़िल्टर सेट करना चुन सकते हैं, सामान्य स्पैम वाक्यांशों के लिए जाँच कर सकते हैं। यहां आप ई-मेल संदेश की विषय पंक्ति की सामग्री पर फ़िल्टर करते हैं।
   • उदाहरणों में निम्नलिखित शब्द "सियालिस", "वियाग्रा" या "लिंग" शामिल हो सकते हैं।
   • सुनिश्चित करें कि आप उन शब्दों का उपयोग नहीं करते हैं जो कभी-कभी सही होते हैं और कभी-कभी गलत होते हैं। आप ऑफ़र के बारे में ई-मेल से थक सकते हैं, लेकिन "ऑफ़र" शब्द का उपयोग करके संदेश को कचरा भेजने के लिए एक अच्छा विचार नहीं है। ऐसा हो सकता है कि आप किसी विशेष ऑफ़र में रुचि रखते हों।
4. सामग्री द्वारा फ़िल्टर करें। एक अन्य विकल्प फिल्टर स्थापित करना है जो कीवर्ड या अभिव्यक्तियों के लिए ईमेल की सामग्री की जांच करता है, और यदि आवश्यक हो, तो इस ईमेल को रीडायरेक्ट करता है। यह उपयोगी है यदि आप किसी विशेष विषय के बारे में ईमेल प्राप्त करने के लिए थक गए हैं जो कि समाचार में है, या यदि आप जानते हैं कि कुछ के बारे में बहुत सारे संदेश आ रहे हैं।
   • उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप एक फैशन कंपनी चलाते हैं और आपने हिट श्रृंखला "रेनबो यूनिकॉर्न फाइटिंग स्क्वाड" के लिए एक नई शर्ट लॉन्च की है। आप एक फ़िल्टर सेट कर सकते हैं ताकि उस शर्ट के बारे में संदेश एक विशेष फ़ोल्डर में भेज दिया जाए, ताकि आप उन ईमेलों को संभाल सकें जो आपके द्वारा प्राप्त किए गए अन्य महत्वपूर्ण ईमेलों का ट्रैक खोए बिना हैं।

भाग 4 का 4: अपनी आदतों को बदलना

1. विशिष्ट समय पर अपना ईमेल देखें। दिन भर में अपने सभी ईमेल को चेक करना बहुत आसान है। यह एक आम समस्या है, विशेषकर कार्यालय के माहौल में। इसीलिए अपनी आदतों को बदलने और अपने ईमेल को संसाधित करने में कम समय बिताने की कोशिश करना एक अच्छा विचार है। सीमा निर्धारित करें और अपने आप को दिन के दौरान केवल 2 या 3 छोटे क्षण दें और अपने आप को अपने ईमेल की जांच करने की अनुमति दें।
   • उदाहरण के लिए, सुबह 9 बजे, दोपहर 1:30 बजे, और शाम 5:00 बजे अपना ईमेल देखें और एक बार में 10 मिनट से अधिक समय न बिताएं।
   • यदि आप किसी व्यवसाय के मालिक या प्रबंधक हैं, तो आप उत्पादकता बढ़ाने के लिए इन नियमों को कर्मचारियों पर भी थोप सकते हैं।
2. विनम्र होने के लिए ईमेल से बचें। एक शिष्टाचार के रूप में ई-मेल का जवाब देना बुरा है। वे इसे एक बातचीत की तरह मानते हैं लेकिन यह सभी को और अधिक ईमेल प्राप्त करने में सक्षम बनाता है। किसी ईमेल का उत्तर देने के लिए मजबूर न हों जैसे "एक अच्छा दिन हो" या "धन्यवाद।"
   • केवल यह इंगित करने के लिए प्रतिक्रिया दें कि आपने संदेश प्राप्त किया है, यदि यह महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि किसी ने आपको कुछ कागजी कार्रवाई के लिए भेजा है, तो आपको केवल पूर्ण या चेक किए गए काम को वापस करके, या जब वे इसकी उम्मीद कर सकते हैं, तो उन्हें ईमेल करके जवाब दे सकते हैं
3. यथासंभव अन्य चैनलों के माध्यम से संवाद करने का प्रयास करें। ईमेल त्वरित, लघु संदेशों के लिए उपयोगी हैं। जिस तरह से यह एक वार्तालाप को पूरा करने के लिए संदेशों के दो या तीन से अधिक एक्सचेंज नहीं लेता है। यदि कई और संदेश भेजने के लिए आवश्यक है, तो फोन पर इसे संभालना या प्रश्न में व्यक्ति के साथ एक नियुक्ति करना अधिक सुविधाजनक है, ताकि आप एक दूसरे को सभी ईमेल और बहुत समय बचा सकें।
4. प्रति दिन आपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों की संख्या को सीमित करें। यदि आप ईमेल पर बिताए गए समय को कम करने में मदद करना चाहते हैं और दूसरों को ईमेल की मात्रा को पढ़ना है, तो उन ईमेलों की संख्या पर एक सीमा लगाने का प्रयास करें जिन्हें आप प्रति दिन भेज सकते हैं। इससे आपको बेहतर लगता है कि कौन से संदेश हैं या भेजने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण नहीं हैं।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपको जल्द ही अपने बॉस को संदेश भेजना है, तो आपको यह बताने की संभावना कम हो सकती है कि आपकी बेटी ने एक नया व्यवसाय शुरू किया है।
   • यदि आप सभी को एक ही संदेश भेजना चाहते हैं, तो बेहतर तरीके हैं। उदाहरण के लिए, फ्रिज में हर किसी के लंच बॉक्स पर एक पोस्ट-हथियाने की कोशिश करें।

टिप्स

• ऐसे मामले हैं जहां आप अभी भी सदस्यता रद्द करने के बाद भी समाचार पत्र प्राप्त करते हैं। जब ऐसा होता है, तो सीधे उस वेबसाइट पर लॉग इन करें, जहां से न्यूज़लेटर आया था और ईमेल प्राप्त करने को रोकने के लिए आपकी खाता सेटिंग्स पर जाएँ।
• चूंकि अधिकांश वेब ईमेल क्लाइंट स्वतंत्र हैं, इसलिए आपके सर्वर पर आपके ईमेल के लिए सीमित स्थान है। इसलिए यह एक साफ मेलबॉक्स बनाए रखने के लिए समझ में आता है।

चेतावनी

• यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं छोड़ा है, अपने स्पैम फ़ोल्डर को हर बार देखें।