विषय

• कदम
• विधि 1 में से 2: मूल बातें
• विधि २ का २: विशेषताएं
• टिप्स

कार्यकारी सारांश (परिचय, एनोटेशन) व्यावसायिक दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है, विशेष रूप से परियोजना प्रस्ताव। यह पहली (और कभी-कभी एकमात्र) चीज़ है जो आपके दस्तावेज़ में पढ़ी जाएगी, और आखिरी चीज़ जो इसे संकलित करते समय लिखी जाती है। सारांश एक संक्षिप्त उद्धरण है, जिससे यह तुरंत स्पष्ट हो जाना चाहिए कि दस्तावेज़ किस बारे में होगा और किन कार्यों को करने की आवश्यकता होगी।

कदम

विधि 1 में से 2: मूल बातें

1. 1 याद रखें, एक फिर से शुरू एक व्यावसायिक दस्तावेज़ का एक संक्षिप्त सारांश है। ठीक "संक्षिप्त" और ठीक "सारांश"। एक फिर से शुरू एक दस्तावेज नहीं है जो मूल के महत्व और गंभीरता के समान है, इसके लिए एक विकल्प नहीं है। इसकी मात्रा मूल मात्रा के 10% से अधिक नहीं होनी चाहिए। 5 से 10% वॉल्यूम का लक्ष्य रखें।

   सलाह: एक कार्यकारी सारांश एक सार नहीं है जो किसी दस्तावेज़ या पुस्तक की सामग्री और संरचना का अवलोकन प्रदान करता है। सारांश दस्तावेज़ के मुख्य सार को दर्शाता है। सार अक्सर शैक्षिक संस्थानों में लिखे जाते हैं, जबकि कार्यकारी सारांश व्यावसायिक उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं।

   
   
2. 2 पाठ की शैली और संगठन के नियमों का पालन करें। व्यावसायिक दस्तावेजों की तैयारी पर अधिकांश आधिकारिक सूत्रों का कहना है कि आपको शैली और संरचना के कुछ नियमों का पालन करने की आवश्यकता है। इन नियमों में निम्नलिखित शामिल हैं:
   • पैराग्राफ को छोटा और संक्षिप्त रखें।
   • रिज्यूमे समझने योग्य होना चाहिए, यहां तक ​​कि उस व्यक्ति के लिए भी जिसने मूल दस्तावेज नहीं पढ़ा है।
   • फिर से शुरू एक ऐसी भाषा में लिखा जाना चाहिए जो उसके लक्षित दर्शकों के लिए उपयुक्त हो।
3. 3 समस्या बताओ। फिर से शुरू में समस्या स्पष्ट रूप से इंगित की जानी चाहिए, चाहे वह कम से कम आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के मुद्दे हों, कम से कम अन्य देशों में विपणन अभियान। कार्यकारी सारांश के लिए मुद्दों की स्पष्ट परिभाषा की आवश्यकता होती है, क्योंकि जिन दस्तावेजों पर वे आधारित होते हैं (प्रस्तावों के लिए अनुरोध) अक्सर तकनीकी व्यवसायों में लोगों द्वारा लिखे जाते हैं जिन्हें सबसे महत्वपूर्ण बात को उजागर करना मुश्किल लगता है। इसलिए समस्या के सार का स्पष्ट और स्पष्ट रूप से वर्णन करने का प्रयास करें।
4. 4 कोई उपाय सुझाएं। यदि आपको कोई समस्या है, तो आपको समाधान की आवश्यकता है। किसी समस्या को हल करने के लिए धन को आकर्षित करने के लिए, आपको समस्या के प्रभावी समाधान की पेशकश करने की आवश्यकता है। ध्यान रखें कि यदि आप समस्या को स्पष्ट रूप से नहीं बताते हैं, तो समाधान में किसी को दिलचस्पी नहीं हो सकती है।
5. 5 टेक्स्ट को बेहतर ढंग से समझने के लिए ग्राफिक्स, सूचियों और शीर्षकों का प्रयोग करें। परियोजना का सारांश कोई निबंध या निबंध नहीं है, यहाँ किसी ठोस पाठ की आवश्यकता नहीं है। पाठ के प्रति पाठक की धारणा में सुधार करने के लिए या परियोजना का सारांश बनाने के लिए पढ़ने के लिए और अधिक सुविधाजनक, इस्तेमाल किया जा सकता है:
   • रेखांकन और चार्ट। सही जगह पर एक अच्छा शेड्यूल रिज्यूमे का मुख्य बिंदु हो सकता है। समस्या विज़ुअलाइज़ेशन अक्सर किसी अन्य विश्लेषणात्मक रिपोर्ट से कम प्रभावी नहीं होता है।
   • सूचियाँ। डेटा की एक लंबी सूची को अधिक पठनीय सूचियों में प्रस्तुत किया जा सकता है।
   • शीर्षक। जैसे ही आप प्रोजेक्ट सारांश में गहराई से उतरते हैं, पाठक का मार्गदर्शन करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करके अपने प्रोजेक्ट सारांश को व्यवस्थित करें।
6. 6 व्यावसायिकता और शब्दजाल से बचें। शब्दजाल समझ का दुश्मन है, यह वास्तविक अर्थ को छुपाता है और परियोजना के सारांश को अधिक अस्पष्ट और अस्पष्ट बनाता है। "लीवरेज", "बैकएंड" या "कोर दक्षताओं" जैसे शब्द या तो दस्तावेज़ को कम समझने योग्य बनाते हैं या कुछ विशिष्ट नहीं कहते हैं।

विधि २ का २: विशेषताएं

1. 1 मूल की जाँच करें। चूंकि एक फिर से शुरू एक अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ का संक्षिप्त सारांश है, यह बिना कहे चला जाता है कि संक्षिप्त और सूचनात्मक संस्करण बनाने के लिए आपको इसे अच्छी तरह से पढ़ना चाहिए। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि मूल एक रिपोर्ट है, एक व्यवसाय योजना है, एक प्रस्ताव है, एक दिशानिर्देश है, या कुछ और है: इसके सार को पढ़ें और अलग करें।
2. 2 एक संक्षिप्त सारांश लिखें। दस्तावेज़ संलेखन कंपनी क्या हासिल करना चाहती है? मूल दस्तावेज़ का उद्देश्य क्या है?
   • उदाहरण: "वीमेन वर्ल्डवाइड एक गैर-लाभकारी संगठन है जो घरेलू हिंसा को संबोधित करने और घरेलू हिंसा के पीड़ितों की मदद करने के लिए दुनिया भर में महिलाओं को एक साथ लाने के लिए समर्पित है। संगठन का मुख्यालय अल्बर्टा, कनाडा में है; दुनिया के 170 देशों की महिलाओं से संपर्क बनाए रखता है।"
3. 3 दिलचस्प तरीके से परियोजना के सार का वर्णन करें। हां, प्रोजेक्ट रिज्यूमे लिखने का यह सबसे कठिन हिस्सा हो सकता है। 2-3 वाक्यों में, आपको यह समझाने की आवश्यकता है कि आपका व्यवसाय इतना अच्छा क्यों है और यह पाठक के अधिक ध्यान देने योग्य क्यों है।
   • हो सकता है कि माइकल जॉर्डन स्वयं आपके ग्राहकों में से हैं, और वह आपको अपने ट्विटर पर मुफ्त में विज्ञापित करता है? क्या आपने Google के साथ साझेदारी अनुबंध पर हस्ताक्षर किए हैं? हो सकता है कि आपको पेटेंट मिल गया हो या आपने अपना पहला बड़ा सौदा बंद कर दिया हो?

   सलाह: कभी-कभी सिर्फ एक उद्धरण या एक बयान ही काफी होता है। लक्ष्य अपने दर्शकों का ध्यान आकर्षित करना है, अपने व्यवसाय को सर्वोत्तम संभव प्रकाश में दिखाना है, और बाकी दस्तावेज़ को पढ़ने के लिए पाठक को पर्याप्त रूप से शामिल करना है।

   
   
4. 4 गंभीर समस्या का वर्णन करें। प्रोजेक्ट सारांश में पहला वास्तविक घटक समस्या चर्चा है, इसलिए उस समस्या का वर्णन करें जिसे आपकी सेवाएं हल कर रही हैं। समस्या का वर्णन करने का प्रयास करें यथासंभव स्पष्ट और समझने योग्य... एक अस्पष्ट रूप से तैयार की गई समस्या असंबद्ध लगेगी, और इसलिए आपके द्वारा प्रस्तावित समाधान का महत्व पाठकों के लिए बहुत कम विश्वसनीय होगा।
   • उदाहरण: "लॉस एंजिल्स यातायात में जाम है। केवल महानगरीय क्षेत्र में बदतर। ट्रैफिक जाम न केवल हमें परेशान करता है, यह धुएं, पर्यावरण प्रदूषण, श्रम उत्पादकता में कमी, अस्थमा की घटनाओं में वृद्धि और अन्य गंभीर बीमारियों की समस्या भी है। लॉस एंजिल्स में ड्राइवरों से ज्यादा कारें हैं।"
5. 5 अपना अनूठा समाधान सुझाएं। समस्या का वर्णन करना मुश्किल नहीं था, लेकिन अब आपका काम पाठक को यह विश्वास दिलाना है कि आप समस्या का एक अनूठा समाधान पेश कर रहे हैं। तो अगर आप भी ऐसा कोई समाधान पेश कर सकते हैं, तो समझिए कि आपके पास सफलता की पूरी संभावना है।
   • उदाहरण: "इनोटेक ने एक अभिनव यातायात प्रबंधन प्रणाली बनाई है जो यातायात रोशनी में निर्मित विशेष पेटेंट मॉड्यूल स्थापित करके शहरवासियों के समय को बचाती है। ये मॉड्यूल प्रत्येक लेन में कारों की संख्या की गणना करते हैं और तदनुसार यातायात को नियंत्रित करते हैं। ड्राइवरों को अब रेड सिग्नल के सामने मिनटों तक खड़ा नहीं होना पड़ेगा, जबकि बगल वाली गली में हरी बत्ती जल रही है, जहां कार नहीं हैं।"
6. 6 बाजार की क्षमता का वर्णन करें। यदि आप उद्योग डेटा प्रदान करते हैं, तो समस्या विवरण की अनुनयशीलता से लाभ होगा। लेकिन बाजार को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाने के प्रलोभन से बचें। तथ्य यह है कि चिकित्सा प्रौद्योगिकी उद्योग में प्रति वर्ष एक सौ अरब का अनुमानित कारोबार होता है, इसका मतलब केवल यह है कि आपका नया उपकरण उस बाजार के एक छोटे से हिस्से को ही जीत पाएगा। यथार्थवादी बनें और बाजार की संभावनाओं के बारे में यथार्थवादी बनें।
7. 7 अपने अद्वितीय विक्रय प्रस्ताव के बारे में लिखें। इस भाग में, आप अनिवार्य रूप से समस्या के अपने समाधान का वर्णन कर रहे हैं। आपके उत्पाद या सेवा में ऐसा क्या खास है जो आपके प्रतिस्पर्धियों में नहीं है? लिखें कि आप कैसे अलग हैं।
   • उदाहरण: "Intellilight प्रणाली की एक और विशेषता यह निर्धारित करने की क्षमता है कि घर पर लोग हैं या नहीं। जब प्रकाश एक खाली कमरे में रहता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से इसे बंद कर देता है और कमरे में गति का पता लगाने पर इसे फिर से चालू कर देता है। इस प्रकार, ग्राहक बिजली के बिलों की बचत करता है।"
8. 8 यदि आवश्यक हो तो अपने व्यवसाय मॉडल का वर्णन करें। कभी-कभी परियोजना सारांश में इसके बारे में बात करने की आवश्यकता नहीं होती है, जो गैर-लाभकारी और गैर-सरकारी संगठनों के लिए सही है। लेकिन अगर आपको अभी भी इस मद की आवश्यकता है, तो व्यापार मॉडल को स्पष्ट और समझने योग्य बनाने का प्रयास करें। मूल रूप से, इस बिंदु पर, आपको इस प्रश्न का उत्तर देना होगा: "हम लोगों से अपने बटुए कैसे खोल सकते हैं और हमें अपना पैसा कैसे दे सकते हैं?" एक परियोजना सारांश में, व्यवसाय मॉडल सरल होना चाहिए। एक त्वरित सारांश वह है जो आपको चाहिए, इसे ध्यान में रखें।
9. 9 हमें अपनी प्रबंधन टीम के बारे में बताएं। आप किस बाजार पर विजय प्राप्त करना चाहते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, यह बिंदु शायद एक परियोजना सारांश का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है। निवेशक और बैंकर विचारों पर भरोसा नहीं करते, वे टीम पर भरोसा करते हैं। विचार आते हैं और चले जाते हैं, लेकिन वे एक करीबी टीम के काम से ही प्राप्त होते हैं। वर्णन करें कि समस्या को हल करने के लिए आपकी टीम के पास अनुभव और ज्ञान क्यों है।
10. 10 परियोजना को और अधिक ठोस बनाने के लिए, इसकी वित्तीय संभावनाओं का वर्णन करें। आपकी कंपनी के बाज़ार, व्यवसाय मॉडल और इतिहास के आधार पर, आपको एक बॉटम-अप वित्तीय पूर्वानुमान बनाने की आवश्यकता हो सकती है। वर्णित वित्तीय दृष्टिकोण पाठकों को आपकी क्षमता के स्तर को समझने में मदद करेंगे, साथ ही मौजूदा मान्यताओं के आधार पर वित्तीय पूर्वानुमान बनाने की आपकी क्षमता को भी।
    • यदि आपकी योजना निवेशकों के समूह के लिए है, तो परियोजना सारांश के इस भाग पर अधिक समय न लगाएं, क्योंकि निवेशक पहले से ही अच्छी तरह जानते हैं कि आपको पता नहीं है कि आप कितना धन जुटा सकते हैं। निवेशक आमतौर पर वित्तीय संभावनाओं के आपके दृष्टिकोण के आधार पर निर्णय नहीं लेते हैं। वे अपनी राय पर भरोसा करते हैं।
11. 11 अपनी आवश्यकताओं पर ध्यान से नेविगेट करें। अब निवेश या ऋण के लिए आवेदन करने का समय है, जो भी आपको अधिक चाहिए।आपको यह दोहराना होगा कि आपकी कंपनी निवेश के लायक क्यों है। पाठक को याद दिलाएं कि आप कितनी भयानक समस्या का समाधान कर सकते हैं, और आप कितना बड़ा बाजार जीत सकते हैं। टीम के अनुभव और परिणाम देने की क्षमता पर फिर से जोर दें। अपने अगले मुख्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आपको कितनी राशि की आवश्यकता है, उसे लिखें। यह न लिखें कि आप कितने शेयर बेचने को तैयार हैं या आप किस ब्याज का भुगतान करने को तैयार हैं। इसके लिए समय बाद में आएगा, निजी बातचीत के दौरान।
12. 12 प्रोजेक्ट सारांश को फिर से पढ़ें। मुख्य भाग लिखने के बाद, आपने जो लिखा है उसे ध्यान से पढ़ने की आवश्यकता है। परियोजना सारांश की समीक्षा विशेष सावधानी के साथ की जानी चाहिए। उसी समय, आपको लगातार इस बारे में सोचने की ज़रूरत है कि आपके लक्षित दर्शक परियोजना सारांश को कैसे देखेंगे। सभी संदर्भों को समझाया और टिप्पणी की जानी चाहिए, भाषा एक गैर-विशेषज्ञ के लिए भी स्पष्ट होनी चाहिए। अगर कुछ ठीक करने की जरूरत है, तो उसे ठीक करें।
    • अपना रिज्यूमे किसी ऐसे व्यक्ति को दिखाएं जिसने इसे अभी तक नहीं पढ़ा है। एक नई आंख गलतियां ढूंढ सकती है। निम्नलिखित पर विशेष ध्यान दें:
      
      • बोधगम्यता। क्या सभी शब्द स्पष्ट हैं? क्या सभी विचार स्पष्ट हैं? क्या परियोजना सारांश में कोई शब्दजाल है?
      • त्रुटियाँ। कोई भी व्याकरणिक, विराम चिह्न, तार्किक, तथ्यात्मक। अपने डेटा और आँकड़ों की विशेष रूप से सावधानीपूर्वक जाँच करें।
      • अनुनय। क्या आपके विचार पर्याप्त आश्वस्त करने वाले हैं? क्या पाठ "पकड़" करता है?
      • अखंडता और सुसंगतता। क्या पाठ अच्छी तरह से संरेखित है?

टिप्स

• मूल की लंबाई के आधार पर, परियोजना के सारांश भी लंबाई में भिन्न हो सकते हैं, लेकिन सामान्य तौर पर उन्हें हमेशा अपेक्षाकृत छोटा होना चाहिए। आपका लक्ष्य अधिक से अधिक जानकारी को यथासंभव छोटे पाठ में फिट करना है। यदि आप अपने प्रोजेक्ट सारांश में कोई विवरण प्रदान करते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण विवरण, जैसे कि आपके निष्कर्ष और अनुशंसाएं, पहले पोस्ट करें।
• अधिकांश पाठ संपादकों में उपलब्ध टेम्पलेट आरंभ करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
• कई उद्योगों में, समान टेम्पलेट्स का उपयोग करके एक परियोजना सारांश लिखा जाता है।
• एक नेता जितना अधिक व्यस्त होता है, उसके पढ़ने की संभावना उतनी ही कम होती है। लिखते समय इस पर विचार करें।