लेखक:
John Pratt
निर्माण की तारीख:
16 फ़रवरी 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
चाहे आप एक स्टोर मैनेजर हों, किसी बड़ी कंपनी में लीडरशिप पोजीशन रखते हों, या घर पर अपने बच्चों की देखभाल करते हों, अपने आप को सर्वश्रेष्ठ बनाने के लिए और जितना संभव हो उतना कुशलतापूर्वक प्रदर्शन करते हैं, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप कुछ साझा कर सकें अपनी जिम्मेदारियों को।हालांकि, प्रत्यायोजन काफी मुश्किल हो सकता है - एक तरफ, आपको जो भी आप अपनी जिम्मेदारियों को सौंप रहे हैं, उसके साथ दृढ़ रहना होगा, दूसरी तरफ, आपको यह भी दिखाना होगा कि आप उस पर भरोसा करते हैं। इस लेख में, आपको प्रतिनिधिमंडल के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर मिलेंगे, और हम आपको स्वयं प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया के माध्यम से कदम-दर-कदम चलेंगे, ताकि आप भी एक कुशल और सम्मानजनक तरीके से प्रतिनिधि बन सकें। ।
कदम बढ़ाने के लिए
भाग 1 का 2: सही मुद्रा प्राप्त करना
एक क्षण के लिए अपने अहंकार को एक तरफ रख दो। प्रतिनिधिमंडल के लिए सड़क पर एक प्रमुख मानसिक टक्कर यह है कि यदि आप कुछ सही करना चाहते हैं, तो आप इसे बेहतर तरीके से स्वयं करते हैं। आप ग्रह पर एकमात्र व्यक्ति नहीं हैं जो इसे सही तरीके से कर सकते हैं। तुम हो शायद केवल वही जो इस सटीक क्षण में अच्छा कर सकता है, लेकिन यदि आप किसी को प्रशिक्षित करने के लिए समय लेते हैं, तो वे अंततः बहुत अच्छा कर पाएंगे। हो सकता है कि दूसरा व्यक्ति भी इसे आपसे ज्यादा तेज या बेहतर कर सकता है और यह न केवल आपको स्वीकार करने के लिए कुछ है, बल्कि आपका स्वागत भी है। - तार्किक और वास्तविक रूप से सोचें - क्या आप यह काम खुद कर सकते हैं? क्या आपको अपनी सामान्य जिम्मेदारियों के साथ इस काम को संयोजित करने में सक्षम होने के लिए खुद को मृत्यु के लिए काम करना होगा? यदि हां, तो आप बेहतर तरीके से अपने कुछ काम सौंप सकते हैं। आपको इसके लिए शर्मिंदा होने की ज़रूरत नहीं है या ऐसा महसूस करना है कि आप पर्याप्त रूप से अच्छे नहीं हैं - आप वास्तव में अपना काम अधिक कुशलता से कर रहे हैं जब आपको इसकी आवश्यकता होती है।
स्वयंसेवक के लिए लोगों की प्रतीक्षा न करें। यदि आपके पास कार्यों को सौंपने का एक कठिन समय है, तो आप हल्के रूप से तथाकथित शहीद सिंड्रोम से पीड़ित हो सकते हैं - यह सब आपके लिए बहुत अधिक हो सकता है, और आप अक्सर आश्चर्य करते हैं कि लोग कभी भी आपकी मदद करने की पेशकश क्यों नहीं करते हैं। अपने आप के साथ ईमानदार रहें - जब वे करते हैं, तो आप उनकी मदद को कम या ज्यादा या कम नहीं करते, शिष्टाचार से बाहर करते हैं? क्या आप सोच रहे हैं कि उन्होंने थोड़ा और धक्का क्यों नहीं दिया? क्या आपको लगता है कि यदि आपकी भूमिकाएं उलट जाती हैं, तो आप शायद बिना झिझक उन दूसरों की मदद करेंगे? यदि आपने इन सवालों का "हां" जवाब दिया है, तो आपको स्थिति को नियंत्रित करने की क्षमता पर काम करने की आवश्यकता होगी। इसका ख्याल खुद रखें आपको उस सहायता की आवश्यकता है जो आपको चाहिए - और मदद के लिए आपके पास आने की प्रतीक्षा न करें, क्योंकि यह बिल्कुल नहीं आ सकती है। - बहुत से लोग इस बात से अवगत नहीं हैं कि दूसरा क्या कर रहा है, और बहुत कुछ नहीं है जो आप उन्हें बदलने के लिए कर सकते हैं। एक पल के लिए, उन लोगों के प्रति निराशा को भूल जाइए, जो खुद की मदद नहीं करते हैं और याद रखें कि आखिरकार यह आपके ऊपर है कि आप उन्हें बताएं कि आपको क्या चाहिए।
नकारात्मक चीज़ के रूप में मदद के लिए अनुरोध देखना बंद करें। कई लोग मदद मांगने में असहज महसूस करते हैं। आप दोषी महसूस कर सकते हैं, या दूसरों के लिए बोझ की तरह महसूस कर सकते हैं, या इसके लिए शर्मिंदा हो सकते हैं, क्योंकि (किसी कारण से) आपको लगता है कि आपको अपने आप को सब कुछ हल करने में सक्षम होना चाहिए। 
दूसरों पर विश्वास करना सीखें। यदि आप प्रतिनिधि होने से डरते हैं क्योंकि आपको लगता है कि कोई भी आपके साथ काम नहीं कर सकता है, तो दो बातें याद रखें: पहला, तथ्य यह है कि पर्याप्त अभ्यास के साथ, लगभग किसी को भी कुछ अच्छा मिल सकता है, और दूसरा, आप शायद नहीं हैं वैश्विक प्रतिभा जैसा कि आप सोच सकते हैं। जब आप काम सौंपते हैं, तो आप खुद के लिए समय खाली नहीं करते हैं - आप उस व्यक्ति को भी मदद करते हैं जो आपको एक नए कौशल का अभ्यास करने या एक नई तरह की नौकरी करने का मौका देता है। धीरज रखो - यदि आप उसे या उसे पर्याप्त समय देते हैं, तो आपका सहायक शायद वह काम करेगा जो आपने के बारे में और साथ ही साथ किया हो। जब तक आप जो काम सौंपते हैं वह बहुत महत्वपूर्ण है, तो यह संभवत: एक समस्या नहीं होगी यदि आपका सहायक समय के साथ इसे करना सीखता है। यदि काम बहुत महत्वपूर्ण है, तो आप इसे बेहतर तरीके से सौंपने से पहले अच्छी तरह से सोचते हैं! - और यहां तक कि अगर आप वास्तव में उस काम में सबसे अच्छे हैं जिसे आप सौंपने की योजना बनाते हैं, तो महसूस करें कि काम को सौंपने से आप अपने समय के साथ अन्य काम कर सकते हैं। यदि आपके कार्यालय में आप हार्ड ड्राइव स्थापित करने, या कुछ नीरस कार्य करने में सर्वश्रेष्ठ हैं, लेकिन आपके पास तैयार करने के लिए एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति है, तो एक इंटर्न द्वारा किए गए कार्य को पूरा करने में कोई समस्या नहीं है। कठिन, जटिल कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए बेहतर - अपेक्षाकृत सरल, नीरस कार्यों को सौंपने के लिए दोषी महसूस न करें जब आपके पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण चीजें हों।
भाग 2 के 2: उचित रूप से प्रतिनिधि
काम शुरू करवाओ। पहला कदम सबसे कठिन है, लेकिन एक ही समय में सबसे महत्वपूर्ण है। आपको डुबकी लगाने और किसी को आपकी मदद करने के लिए कहने की आवश्यकता है (या, यदि आप पर्यवेक्षक हैं, तो किसी को बताएं कि वह या वह जरूर इस बारे में दोषी महसूस न करें - जब तक आप विनम्र, अच्छे और सुरुचिपूर्ण हैं, तब तक किसी से कुछ पूछने (या निर्देशन) में आपकी मदद करने के बारे में कोई अशिष्टता नहीं है। एक ही समय में दयालु और समझने की कोशिश करें और अपने अनुरोध की गंभीरता को न देखें। - यदि आप नहीं जानते कि किसी को विशेष रूप से आपके लिए कुछ काम करने के लिए कैसे कहें, तो इसे छोटा और मीठा रखने की कोशिश करें। उदाहरण के लिए, ऐसा कुछ कहें, "अरे, क्या मैं आपसे एक मिनट के लिए बात कर सकता हूं? मैं सोच रहा था कि क्या आप मुझे हार्ड ड्राइव के उस बड़े स्टैक को स्थापित करने में मदद कर सकते हैं जो हम अभी अंदर ले आए हैं। मैं नहीं कर सकता क्योंकि मैं बाहर हूं। आज कार्यालय। क्या आप मेरी मदद कर सकते हैं? " सहायक पर दबाव न डालें, बस सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि उसकी मदद की जरूरत है।
- मदद के लिए पूछें और आप (शायद) भी इसे प्राप्त करेंगे। डेलीगेट होने से मत डरिए क्योंकि आपको लगता है कि आप असभ्य या कमांडिंग के रूप में सामने आएंगे। इसे इस तरह देखें: जब आप दूसरों से उनके लिए कुछ करने के लिए कहें तो आपको कैसा लगता है? क्या आप अपमानित या अनुचित व्यवहार करते हैं? या क्या आप (सामान्य रूप से) केवल मदद करने के लिए खुश हैं? शायद बाद वाला मामला है!
व्यक्तिगत रूप से गिरावट न लें। कभी-कभी लोग वास्तव में आपकी मदद नहीं कर सकते हैं, भले ही वे चाहते हों - यह शर्म की बात है, लेकिन सच है। यह कई कारणों से हो सकता है - सबसे आम यह है कि जिस व्यक्ति से आप मदद मांग रहे हैं वह पहले से ही अपनी नौकरी के साथ बहुत व्यस्त है। इसे व्यक्तिगत रूप से भी न लें - सिर्फ इसलिए कि कोई आपको (या नहीं) उस बिंदु पर आपकी मदद नहीं कर सकता इसका मतलब यह नहीं है कि वे आपसे नफरत करते हैं। ज्यादातर समय यह सिर्फ इसका मतलब है कि दूसरा व्यक्ति या तो व्यस्त है या इसके लिए बहुत आलसी है - अधिक कुछ नहीं, कुछ भी कम नहीं। - यदि सहायता के लिए आपके अनुरोध को अस्वीकार कर दिया गया है, तो अपने विकल्पों पर विचार करें - आमतौर पर आप विनम्रता से कह सकते हैं, लेकिन तत्काल फिर से कि आपको वास्तव में व्यक्ति की सहायता की आवश्यकता है (और यह आमतौर पर विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करता है यदि आप पर्यवेक्षक या किसी और के साथ अन्यथा प्राधिकरण के हैं), तो आप किसी से पूछ सकते हैं वरना, या आप खुद काम कर सकते हैं। यदि आपको वास्तव में सहायता की आवश्यकता है, तो विकल्प एक और / या दो का प्रयास करने से डरो मत!
अंतिम लक्ष्य को निर्धारित करें, प्रक्रिया नहीं। यह एक माइक्रोएमेंजर के रूप में ज्ञात दुःस्वप्न में बदलने से बचने की कुंजी है। आपके द्वारा अपेक्षित परिणाम के प्रकार के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश निर्धारित करें, और दूसरे को यह दिखाने के लिए कि यह कैसे करना है, लेकिन कहते हैं कि वे इसे अपने तरीके से कर सकते हैं, जब तक कि यह सही किया जाता है और समय पर किया जाता है। - यह भी स्मार्ट है क्योंकि यह न केवल आपको समय बचाता है, बल्कि आपकी नसों को भी बचाता है। आप जो चाहते हैं, वह यह है कि आपने अपने सहायक की प्रगति के बारे में चिंता करने के बजाय हर समय कुछ और महत्वपूर्ण काम करने के लिए समय निर्धारित किया है।
अपने सहायक को प्रशिक्षित करने के लिए तैयार रहें। लगभग सभी मामलों में, आपको अपना कुछ समय उस व्यक्ति को पढ़ाने के लिए अलग रखना होगा जो आपकी मदद करने जा रहा है कि आपने उसे या उसके पास जो काम सौंपा है, उसे कैसे करें, भले ही वह अपेक्षाकृत सरल काम हो। ध्यान रखें कि ऐसी प्रक्रियाएँ जो आपके लिए एकदम सीधी और सरल प्रतीत होती हैं, हो सकता है कि यह उन लोगों के लिए सरल न हो, जिन्होंने कभी उनसे निपटा नहीं है। अपने सहायक चरण-दर-चरण उस कार्य को समझाने के लिए तैयार रहें जो आपने उसे सौंपा है, लेकिन साथ ही साथ किसी भी ऐसे प्रश्न का जवाब देने के लिए जो वह आपसे पूछना चाहता है। - उस समय के बारे में सोचें जब आप अपने सहायक को एक बुद्धिमान, दीर्घकालिक निवेश के रूप में प्रशिक्षण देने पर खर्च करते हैं। अपने समय का थोड़ा सा त्याग करके और व्यक्ति को यह जानने में मदद करने के लिए कि आप कार्य को सही तरीके से कैसे करें, आप भविष्य में समय की बचत करेंगे कि आपने अन्यथा उसकी गलतियों को सुधारने में खर्च किया होगा।
निर्धारित करें कि कार्य करने के लिए कौन से उपकरण आवश्यक हैं। आपके पास अपने निपटान में कुछ उपकरण हो सकते हैं जो कार्य करने के लिए आवश्यक हैं, जबकि जिस व्यक्ति को आप कार्य सौंपते हैं, उनके पास पहुंच नहीं है। कार्य को पूरा करने के लिए पासवर्ड-प्रोटेक्टेड डेटा, स्पेशलाइज्ड डिवाइसेस और कुछ अन्य टूल्स जैसी चीजें आवश्यक हो सकती हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका सहायक जो भी काम सफलतापूर्वक पूरा करना चाहता है, उसका उपयोग कर सकता है। 
समझें कि आपका सहायक एक समय में एक से अधिक काम नहीं कर सकता है। जबकि आपका सहायक आपकी मदद कर रहा है, वह व्यक्ति अपनी सामान्य जिम्मेदारियों में व्यस्त नहीं है। याद रखें, आप की तरह, आपके सहायक का भी व्यस्त कार्यक्रम है। अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें: वह आपका काम करने के लिए किस तरह का काम करेगा? जब आप किसी व्यक्ति को किसी कार्य को सौंपते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इस प्रश्न का उत्तर जानते हैं। 
धैर्य रखें। किसी भी तरह से, जो कोई भी आपको सौंपता है, वह नया कार्य करना सीखते समय गलतियाँ करेगा। यह सीखने की प्रक्रिया का हिस्सा है, इसलिए इसे अपनी योजना में शामिल करें। किसी भी कार्य को इस धारणा के तहत न करें कि आपका सहायक पूरी तरह से काम करेगा जब तक कि उसके पास पहले से ही विचाराधीन ज्ञान और अनुभव न हो। यदि किसी परियोजना का परिणाम आप जिस तरह से चाहते थे वह बिल्कुल नहीं है क्योंकि आपका साथी पूरी तरह से नया कार्य करने में असमर्थ था जिसे आपने उसे या उसके लिए पूरी तरह से सौंप दिया था, तो यह आपकी गलती है, न कि उसकी। सुनिश्चित करें कि आपकी सहायता करने वाला व्यक्ति आप पर भरोसा कर सकता है ताकि प्रत्यायोजित कार्य उसके लिए एक दिलचस्प सीखने का अनुभव बन सके, न कि कुछ डरने का। - यदि आप किसी को किसी चीज में प्रशिक्षित करते हैं, तो आप निवेश कर रहे हैं। यह आपको पहली बार में धीमा कर देगा, लेकिन लंबे समय में, यह छलांग और सीमा से उत्पादकता बढ़ाएगा, क्योंकि आपने सकारात्मक और यथार्थवादी दृष्टिकोण के साथ पूरी बात की।
अनुमानित समस्याओं के लिए तैयार करें। बैकअप प्लान सेट करें और कुछ भी गलत होने पर मदद करने के लिए तैयार रहें। जानिए क्या होगा अगर कोई महत्वपूर्ण पल या समय सीमा छूट जाए। बाधाएं और अप्रत्याशित चुनौतियां लगातार उत्पन्न होती हैं चाहे आप काम पर हों या घर पर - यहां तक कि तकनीक कभी-कभी विफल हो जाती है। सुनिश्चित करें कि आपका सहायक भरोसा कर सकता है कि अगर कुछ अप्रत्याशित आता है, तो आप उसे समझ पाएंगे और उस समय सीमा को पूरा करने में उसकी मदद करेंगे - अपने सहायक पर सारा दोष पहली समस्या में न डालें। - इसके अलावा, यह एक स्वार्थी तरीके से स्मार्ट है - अगर आपके सहायक को किसी चीज के लिए दोषी ठहराए जाने का डर है, तो वह वास्तव में काम करने की तुलना में अपनी खुद की प्रतिष्ठा की रक्षा करने में बहुत अधिक समय बिताएगा।
अपने सहायक की सहायता को स्वीकार करें जब वह इसका हकदार है। यदि आपको अधिक से अधिक जिम्मेदारी लेनी है, तो किसी और को कार्य सौंपना आवश्यक है। लेकिन यह उल्टा है अगर आप किसी कार्य को सौंपते हैं, तो अपने सहायक को उस पर कड़ी मेहनत करने दें, और फिर सारा श्रेय खुद पर लें। दूसरों की ओर से किए गए प्रयासों को पहचानें और उनकी प्रशंसा करें। - अपने सहायक के नाम का उल्लेख करना न भूलें, जब भी आपको उस कार्य के लिए प्रशंसा मिलती है जिसके साथ आपको सहायता मिली है।
कहो: "धन्यवाद।" जब कोई आपके लिए कुछ करता है, तो उन्हें धन्यवाद देना महत्वपूर्ण है, उनकी मदद के महत्व को पहचानें, और जिस व्यक्ति ने आपकी मदद की है, उसे बताएं कि वे सराहना करते हैं। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप कृतघ्न दिखेंगे, भले ही आप न हों। याद रखें कि लोग आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकते हैं। मौका है कि कोई आपकी फिर से मदद करेगा अगर वह सराहना करता है या महसूस करता है। - अच्छा होगा। मान्यता के एक साधारण टोकन के साथ, जो आपके दिल से सीधे आता है, जैसे कि, "मैं आपके बिना ऐसा नहीं कर सकता था!" आप बहुत कुछ हासिल कर सकते हैं। यदि दूसरे व्यक्ति ने आपके लिए जो काम किया है वह बहुत भारी या महत्वपूर्ण था, तो आप उन्हें रात के खाने या पेय के लिए इलाज करने या उन्हें धन्यवाद कार्ड या एक छोटा सा उपहार खरीदने पर भी विचार कर सकते हैं।
