उद्यम के स्टॉक की स्थिति का ट्रैक कैसे रखें

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कदम

इन्वेंट्री अकाउंटिंग की सटीकता एक उद्यम के संचालन के विभिन्न पहलुओं को प्रभावित करती है। क्रय विभाग सामग्री की नियमित खरीद शुरू करने के लिए इन्वेंट्री डेटा पर निर्भर करता है। उत्पादन प्रक्रिया की योजना बनाने के लिए विनिर्माण और नियोजन विभागों को सटीक इन्वेंट्री डेटा की आवश्यकता होती है। गलत इन्वेंट्री डेटा से कुछ सामग्रियों की कमी हो सकती है, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहकों को उत्पादों की डिलीवरी में देरी हो सकती है और संभावित रूप से व्यावसायिक व्यवधान पैदा हो सकता है। कंपनियां विशिष्ट लेखा प्रक्रियाओं को विकसित करके और कर्मचारी अनुपालन की निगरानी करके अपने इन्वेंट्री डेटाबेस की सटीकता में सुधार कर सकती हैं।

कदम

1 संगठन में सामग्री को संभालने के लिए प्रक्रियाओं का विकास करना। उन्हें उन चरणों का विस्तृत विवरण शामिल करना चाहिए जिनका श्रमिकों द्वारा पालन किया जाना चाहिए जब सामग्री उद्यम में आती है और उन्हें उत्पादन में जारी किया जाता है।
- प्रक्रियाओं को कर्मचारियों के कार्यों का भी वर्णन करना चाहिए कि वे क्षतिग्रस्त स्टॉक, दोष और कमी पाते हैं।
2 कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के अनुसार काम करने के लिए प्रशिक्षित करें। कंपनी के कर्मचारियों को सभी प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से जानना चाहिए।
- प्रत्येक कर्मचारी को सटीक इन्वेंट्री नियंत्रण और समग्र रूप से कंपनी पर इसके प्रभाव के महत्व को समझना चाहिए।
- कर्मियों के अलग-अलग समूहों के लिए, विशेष रूप से उनके कार्य क्षेत्र पर ध्यान केंद्रित करते हुए, अलग-अलग प्रशिक्षण सत्र आयोजित किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, निर्माण कर्मियों के पास उन सामग्रियों को संभालने के लिए अपनी प्रक्रियाएं होंगी जो क्रय विभाग से अलग हैं।
3 कर्मचारियों के प्रदर्शन की निगरानी करें और ऑडिट करें। इन्वेंटरी प्रक्रियाएं केवल तभी मूल्यवान होती हैं जब श्रमिकों द्वारा उनका पालन किया जाता है। सुनिश्चित करें कि कर्मचारी स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करते हैं।
- प्राथमिक रिकॉर्ड और इनवॉइस का ऑडिट सत्यापित कर सकता है कि कर्मचारी इन्वेंट्री प्रबंधन प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं।
4 मध्यवर्ती सूची जांच का एक चक्र स्थापित करें। उनकी आवृत्ति टर्नओवर दर या शेयरों के संबंधित समूहों के मूल्य पर निर्भर करेगी।
- इन्वेंट्री के लिए एक शेड्यूल विकसित करने के लिए, स्टॉक को पुनर्गणना की विभिन्न आवृत्ति वाले समूहों में विभाजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी हर महीने उच्च-टर्नओवर भागों की उपलब्धता की सूची बनाने का निर्णय ले सकती है, लेकिन वर्ष में दो बार कम-टर्नओवर भागों की सूची।
- स्टॉक की निरंतर सूची रखने के लिए कंपनी को कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना चाहिए। इस मामले में, इन्वेंट्री एकाउंटेंट इन्वेंट्री की सूची, उनके साथ किए गए कार्यों और कमी के मामले में कार्यों से अच्छी तरह परिचित होंगे।
- निरंतर इन्वेंट्री अकाउंटिंग का तात्पर्य कमी के कारणों की पहचान करना भी है, जब वे खोजे जाते हैं। यह इन्वेंट्री अकाउंटिंग प्रक्रियाओं में मौजूदा समस्याओं पर प्रकाश डाल सकता है।
5 कमी से निपटने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करें। कुछ संगठनों में, कमियों को बट्टे खाते में डालने के तथ्य को प्रबंधन द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। यदि कमी की पहचान की जाती है, तो इन्वेंट्री अकाउंटेंट को इन्वेंट्री की वास्तविक उपलब्धता के अनुरूप अकाउंटिंग डेटा लाना होगा।
6 कुल वार्षिक सूची अनुसूची। सभी स्टॉक को फिर से गिनने और वास्तविक स्थिति के अनुरूप लेखांकन डेटा लाने के लिए वार्षिक इन्वेंट्री को वर्ष में 1-2 बार किया जा सकता है।
- इन्वेंट्री के दौरान पाए जाने वाले इन्वेंट्री की वास्तविक मात्रा और अकाउंटिंग डेटा के बीच विसंगतियां भी इन्वेंट्री अकाउंटिंग के संगठन और अकाउंटिंग प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का आकलन करना संभव बनाती हैं।