सिफारिश का पत्र कैसे लिखें

वीडियो: उत्पादकता ट्यूटोरियल - अनुशंसा पत्र लिखना

विषय

कदम
विधि 1 में से 2: शुरू करने से पहले
विधि २ का २: एक पत्र लिखना
टिप्स
चेतावनी
स्रोत और लिंक

यदि आपने पहले कभी अनुशंसा पत्र नहीं लिखा है, तो प्रक्रिया थोड़ी कठिन लग सकती है। सौभाग्य से, अनुशंसा के सभी पत्रों में सामान्य तत्व होते हैं जिन्हें आप आसानी से मास्टर कर सकते हैं। लेख पढ़ें और मूल बातें मास्टर करें।

कदम

विधि 1 में से 2: शुरू करने से पहले

1 सिफारिश का उद्देश्य। सिफारिश के प्रकार का निर्धारण करें - क्या यह एक शैक्षणिक संस्थान, कार्य, स्वयंसेवी स्थिति, विशेषताओं या व्यक्तिगत के लिए है? पत्र इन लक्ष्यों की ओर उन्मुख होना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यदि कोई पत्र नौकरी के लिए आवेदन करने के लिए है, तो उसमें कर्मचारी की विशेषता होनी चाहिए और उसके व्यावसायिक गुणों पर ध्यान देना चाहिए।
2 स्थिति की जाँच करें। यदि संभव हो, तो नौकरी के विवरण की एक प्रति प्राप्त करें और उस व्यक्ति से बात करें जिसकी आप अनुशंसा करेंगे। यदि आप पत्र के प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो आप उससे भी बात कर सकते हैं।
- जितना अधिक आप स्थिति के बारे में जानते हैं, उतना ही सटीक रूप से आप एक पत्र तैयार करने और दोनों पक्षों की जरूरतों को पूरा करने में सक्षम होंगे।
3 उस व्यक्ति से पूछें जिसे आप अनुशंसा करते हैं। उसके साथ उसके लक्ष्यों और उस स्थिति के बारे में चर्चा करें जिसके लिए वह दावा करता है। एक फिर से शुरू करें, इस व्यक्ति के बारे में आपके पास नोट्स, और कोई अन्य जानकारी जो आपके पत्र की रचना करते समय आपकी मदद करेगी। सर्वोत्तम अनुशंसाएँ संपूर्ण और विशिष्ट हैं, इसलिए यह जानकारी आपकी बहुत मदद करेगी।
- अनुशंसा पत्र लिखकर, आप अपनी प्रतिष्ठा को खतरे में डालते हैं। यदि आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या आप उसकी सिफारिश नहीं कर सकते हैं, तो उसके अनुरोध को अस्वीकार कर दें।

विधि २ का २: एक पत्र लिखना

1 एक मानक पत्र प्रारूप का प्रयोग करें। संदर्भ पत्र व्यापार पत्राचार का हिस्सा है और समान सामान्य नियमों और दिशानिर्देशों का पालन करता है।
- ऊपरी दाएं कोने में, अपना पता और तारीख शब्दों में लिखें।
- नीचे बाईं ओर, प्राप्तकर्ता का नाम और पता दर्ज करें (यदि ज्ञात हो)।
- औपचारिक व्यावसायिक संदेश के साथ अपना पत्र प्रारंभ करें। उदाहरण के लिए:
- प्रिय श्री स्मिरनोव
- प्रिय महोदय (यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं)
2 अनुशंसा पत्र लिखिए। सबसे पहले, अपनी सिफारिश का सारांश लिखें कि आप कैसे मिले और आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह जानते हैं। साथ ही अपनी योग्यताएं भी शामिल करें। यदि पत्र प्राप्त करने वाला जानता है कि आप विभाग के प्रमुख हैं और उम्मीदवार के मित्र नहीं हैं, तो सिफारिश अधिक महत्व रखती है।
- उदाहरण के लिए, "मुझे एबीवी में विकास निदेशक के पद के लिए मिखाइल की सिफारिश करते हुए खुशी हो रही है। विकास विभाग के उपाध्यक्ष के रूप में, मिखाइल 2009 से 2012 तक मेरे अधीन था। हमने कई परियोजनाओं पर एक साथ काम किया, और इस दौरान मैंने उसे अच्छी तरह से जान लिया।"
3 उदाहरण सहित उम्मीदवार की योग्यताओं का विशेष रूप से वर्णन करें।
- उदाहरण के लिए, यह न लिखें: "मिखाइल बहुत अच्छा काम करता है और सभी के लिए जीवन आसान बनाता है।" इसे बेहतर तरीके से लिखें: "मिखाइल ने डेटाबेस की वास्तुकला में सुधार किया और इसे नई प्रणाली के साथ जोड़ा। प्रदर्शन किए गए कार्य और नवीन समाधानों के लिए उनके व्यक्तिगत दृष्टिकोण ने हमारे विभाग की उत्पादकता में काफी सुधार किया है। कार्यों के निष्पादन के लिए उनका दृष्टिकोण हमेशा पेशेवर था, और उन्होंने टीम और हमारे ग्राहकों का सम्मान अर्जित किया।"
4 तुलना करना। तुलना करने से प्राप्तकर्ता को यह समझने में मदद मिलती है कि आप किसी व्यक्ति की सिफारिश क्यों कर रहे हैं।
- उदाहरण के लिए, "मिखाइल ने उस तकनीकी परियोजना पर सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त किए जो मैंने एबीसी में 8 वर्षों के काम में देखा है।"
5 अतिशयोक्ति नहीं है। किसी प्रत्याशी को कुर्सी पर न बिठाएं। यह न केवल विश्वसनीय लगता है, बल्कि उम्मीदवार से असंभव चीजों की उम्मीद की जाएगी। यदि किसी उम्मीदवार के पास अकिलीज़ हील है, तो अतिशयोक्ति न करें, लेकिन इसे छिपाएँ भी नहीं।
- उदाहरण के लिए, यदि मिखाइल के लिए कोड पर टिप्पणी करना मुश्किल था, तो यह न लिखें: "मिखाइल की सबसे बड़ी कमजोरी यह थी कि उसे कुछ लिखने के लिए मजबूर करना असंभव था।" इसके बजाय, लिखें: "माइकल ने कोड पर टिप्पणी करने के लिए बहुत प्रयास किया, जिससे अन्य कर्मचारियों और उपयोगकर्ताओं के लिए यह आसान हो गया।" इस तरह लिखो अगर यह सच है!
6 सिफारिश को अस्पष्ट न बनाएं। लेखन कुरकुरा और स्पष्ट होना चाहिए, जो आपकी सिफारिश की प्रामाणिकता दिखाएगा और पत्र को और अधिक प्रभावी बना देगा।
- उदाहरण के लिए, यह न कहें, "माइकल आपकी कंपनी या पद के लिए अच्छी तरह से योग्य है और टीम का एक योग्य हिस्सा होगा।" इस तरह का शब्दांकन एक उम्मीदवार के खिलाफ काम कर सकता है। इसके बजाय, कहें, "मिखाइल के पास कौशल और उपलब्धियां हैं जो डब्ल्यूसीसी को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेंगी।"
7 बहुत छोटा मत बनो। यदि पत्र प्राप्त करने वाले को एक या दो पैराग्राफ का एक छोटा नोट दिखाई देता है, तो वे इसे एक संकेत मानेंगे कि या तो आप उम्मीदवार को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या आपके पास उसके बारे में कहने के लिए कुछ नहीं है। साथ ही, अनुशंसा को बहुत व्यापक न बनाएं, एक पृष्ठ में फ़िट होने का प्रयास करें।
8 पत्र सक्रिय होना चाहिए। उम्मीदवार के गुणों या व्यक्तित्व के आकर्षक विवरण के साथ प्रत्येक पैराग्राफ की शुरुआत करें।
- उदाहरण के लिए, यह मत कहो, "पिछले दो वर्षों में, मुझे मिखाइल की प्रतिभा के विकास को देखकर खुशी हुई है।" इसके बजाय कहें, "माइकल के कौशल पिछले दो वर्षों में तेजी से बढ़े हैं।"
9 सकारात्मक में पत्र समाप्त करें। अपनी सिफारिश की पुष्टि करें और, यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने के लिए आमंत्रित करें।
- उदाहरण के लिए, कहें: "मुझे लगता है कि यही कारण है कि माइकल आपकी टीम के लिए एक बढ़िया अतिरिक्त होगा। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो आप उपरोक्त संपर्कों पर मुझसे संपर्क कर सकते हैं।"
10 पत्र समाप्त करें और सदस्यता लें।
- भवदीय,
- शुभकामनाएँ,
11 प्रतिक्रिया हासिल करें। यदि आप अपने अनुशंसा पत्र लेखन कौशल के बारे में अनिश्चित हैं या आपका पत्र उम्मीदवार के लिए विशेष महत्व का है, तो किसी ऐसे सहकर्मी से पूछें जो उम्मीदवार को आपके पत्र पर टिप्पणी करने के लिए जानता हो। अनुशंसा पत्र आपकी प्रतिष्ठा का हिस्सा है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह सर्वोत्तम संभव तरीके से हो।

टिप्स

यदि आप किसी उम्मीदवार से खुद को एक सिफारिश पत्र लिखने के लिए कहते हैं, तो ध्यान रखें कि हर कोई ऐसा करने में सक्षम नहीं है। पत्र पर हस्ताक्षर करने से पहले उसे ध्यान से पढ़ें।
अपने कंप्यूटर पर पत्र टाइप करें।यह अधिक औपचारिक दिखता है और प्राप्तकर्ता को आपकी लिखावट को समझने की आवश्यकता नहीं होती है।
जब आप पहली बार ईमेल में किसी उम्मीदवार का उल्लेख करते हैं, तो उनका पूरा नाम शामिल करें। तब आप अपने विवेक पर केवल प्रथम नाम या अंतिम नाम का उपयोग कर सकते हैं। मुख्य बात सुसंगत होना है।
पत्र का लहजा व्यवसायिक और विशिष्ट होना चाहिए।
प्रशंसा और सकारात्मक समीक्षाओं का प्रयोग करें, लेकिन ईमानदार रहें।
अगर आपको अपनी सिफारिश खुद लिखनी है, तो ईमानदार और विशिष्ट बनें। ऐसे लिखें जैसे आप अपने गुणों के साथ किसी और के लिए सिफारिश पत्र लिख रहे हैं। मदद और सलाह के लिए किसी मित्र या सहकर्मी से पूछें।

चेतावनी

एक सिफारिश पत्र व्यक्ति के प्रमुख ज्ञान, कौशल और क्षमताओं पर केंद्रित होना चाहिए। विशेष रूप से सकारात्मक पत्र बनाने में अपना समय बर्बाद न करें, क्योंकि आमतौर पर इसे अनदेखा कर दिया जाता है।
विचार करें कि क्या उम्मीदवार को पत्र की एक प्रति देनी है, खासकर अगर इसमें फटकार है। एक सिफारिश का वजन अधिक होता है यदि प्राप्तकर्ता जानता है कि यह स्पष्ट है और उम्मीदवार की प्रशंसा करने के लिए नहीं लिखा गया है।