बढ़ाने के लिए पत्र लिखिए - युक्तियाँ

वीडियो: समय सीमा विस्तार अपील पत्र कैसे लिखें | युक्तियाँ और प्रारूप

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कदम
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चेतावनी

कभी-कभी हमें जीवन में कई कारणों से विस्तार की आवश्यकता होती है। हो सकता है कि आप कॉलेज में हों और अपने निबंध को पूरा करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता हो, हो सकता है कि आप काम पर किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए संघर्ष कर रहे हों।एक कुशल और उचित नवीनीकरण पत्र हमेशा महत्वपूर्ण होता है। आपको अपनी आवश्यकताओं के बारे में ठीक से सोचने के लिए कुछ समय लेना चाहिए: आपको एक्सटेंशन के लिए आवेदन करने की आवश्यकता कब तक है और क्यों? उसके बाद, एक औपचारिक पत्र में लिखें, इसे भेजें और मन की शांति के लिए अनुसरण करें।

कदम

विधि 1 की 3: एक औपचारिक पत्र लिखने के सम्मेलन का पालन करें

पृष्ठ शीर्ष लेख प्रस्तुत करता है। प्रस्तुत करने की तारीख पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। रिक्त के नीचे एक पंक्ति छोड़ें और अपना पता भी लिखें, राइट-एलाइन भी। फिर, एक पंक्ति खाली करें और पृष्ठ के बाईं ओर प्राप्तकर्ता का पूरा पता लिखें।
- यदि आप एक ईमेल संदेश भेज रहे हैं, तो आप अभिवादन से शुरू होने की तारीख और पते को छोड़ सकते हैं। हालांकि, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका शीर्षक स्पष्ट और प्रभावी है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने प्रोफेसर को पत्र भेजते हैं, तो आप विषय पंक्ति लिख सकते हैं, "विस्तार का पत्र - गुयेन होआंग मिन्ह - बी 2 वर्ग के 34"।
पूर्ण और औपचारिक अभिवादन लिखें। शब्द "डियर" से शुरू करें, इसके बाद प्राप्तकर्ता का शीर्षक और पूरा नाम होगा। उदाहरण के लिए, "डियर मिस्टर गुयेन है ट्रायु" या "डियर मिसेज बुई फुओंग माई"। कुछ शीर्षक अधिक जटिल हो सकते हैं, जैसे "प्रिय प्रोफेसर गुयेन ड्यूक क्वॉन्ग" या "प्रिय अध्यक्ष गुयेन वान एन"।
- यह एक औपचारिक सिफारिश है, इसलिए अपनी शैली और सामग्री को औपचारिक रखें, भले ही आप इन लोगों को अंतरंग रूप से जानते हों। "हेलो हैन्ह" मत लिखो।
- पत्र भेजने के लिए किसी विशिष्ट व्यक्ति को खोजने का प्रयास करें। अन्यथा, आपका पत्र एक नमूना पत्र की तरह दिखेगा। उदाहरण के लिए, "प्रिय अध्यक्ष गुयेन वान एन" "प्रिय अधिकारियों" से बेहतर होगा।
एक संक्षिप्त लेआउट का उपयोग करें। पत्र के शरीर में 1-3 अनुच्छेद होना चाहिए। कई मामलों में, आप 2-3 लाइनों के साथ शुरू कर सकते हैं। यदि आपको पूर्ण 3 पैराग्राफ के साथ विस्तार करने की आवश्यकता है, तो आपको उन्हें खोलने, शरीर और अंत में अलग करने की आवश्यकता है।
- अपना पत्र शुरू करने के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं Nguyen Hoang Minh, कक्षा B2 K34 में छात्र हूं"। इससे प्रोफेसर को याद होगा और यह जानने में समय बर्बाद नहीं होगा कि आप कौन हैं।
अंत नोटिस करें। एक ठोस अंत के महत्व को कम मत समझना। अपने मामले (एक पंक्ति में) को दोहराने के लिए अंतिम वाक्य का उपयोग करें और संदेश पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए प्राप्तकर्ता का धन्यवाद करें। आप लिख सकते हैं, "मैं अपने प्रस्ताव के आपके विचार की सराहना करता हूं"।
- हस्ताक्षर करने से पहले पत्र को ग्रीटिंग के साथ बंद करना सबसे अच्छा है। कुछ अच्छे विकल्प हैं: "ईमानदारी से", "प्रिय", "हैलो"।
- यदि आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आपको अंत में यह बताना चाहिए। आमतौर पर आप धन्यवाद के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आपके विचार के लिए धन्यवाद, मैं अगले सप्ताह आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।" हालांकि, सावधान रहें कि बहुत अधिक धक्का न दें।
अपना पूरा नाम और हस्ताक्षर दर्ज करें। "साभार" नमस्कार के नीचे, कृपया 3-4 पंक्तियों को दूर रखें। फिर अपना पूरा नाम और बाएं-संरेखित करें। स्याही के साथ हस्ताक्षर करने के लिए ऊपर के स्थान का उपयोग करें। यदि आप एक ईमेल भेजने की योजना बनाते हैं, तो आप अंतरिक्ष को साफ़ कर सकते हैं और उसमें अपना नाम टाइप कर सकते हैं। विज्ञापन

विधि 2 की 3: संदेश बॉडी पर चर्चा करें

जितनी जल्दी हो सके लिखें। एक पत्र लिखने के लिए तैयार करें जैसे ही आप जानते हैं कि विस्तार के लिए आवेदन करना आवश्यक है। आपको अपना केस तय करने के लिए प्राप्तकर्ता को बहुत समय देना होगा। आपको यह दिखाने की भी ज़रूरत है कि आप तैयार हैं, भले ही आप अपने कार्यक्रम को समायोजित करने के लिए कह रहे हों।
निर्धारित करें कि आपको कब तक जोड़ने की आवश्यकता है। सभी कारकों को ध्यान में रखें और यथार्थवादी सिफारिशें करें। यदि आवेदन करने की समय सीमा बहुत कम है, तो आपको फिर से आवेदन करना पड़ सकता है। समय सीमा पूरी होने से बचने के लिए आपको अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करना चाहिए, इसलिए अतिरिक्त समय की मात्रा का अनुमान लगाना सबसे अच्छा है।
- स्थिति के आधार पर, आपको वार्ता प्रक्रिया के भाग के रूप में पत्र लिखने की आवश्यकता हो सकती है। इस मामले में, आपको एक समय सीमा के लिए आवेदन करना चाहिए जो अनुमानित समय से अधिक है ताकि आप बीच में समझौता कर सकें और सहमत हो सकें।
- आपकी वर्तमान प्रगति और अधूरे प्रोजेक्ट भागों के आधार पर अनुमानित समय। उदाहरण के लिए, यदि आप तीन महीने के लिए एक परामर्श परियोजना पर काम कर रहे हैं, तो आपको संभवतः यह अनुमान लगाना होगा कि कितना काम बाकी है।
- आपको उस समय सीमा के बारे में भी पता होना चाहिए जो संदेश प्राप्तकर्ता प्राप्त कर रहा है। हो सकता है कि वे समय सीमा के कारण दबाव में भी हों। उदाहरण के लिए, विश्वविद्यालय के प्रोफेसरों को अक्सर मिड-टर्म ग्रेड जमा करना पड़ता है, और उन्हें छात्रों के लिए उस समय-सीमा को आधार बनाना पड़ता है।
लागू कानूनों पर ध्यान दें। आपको एक्सटेंशन के लिए आवेदन करने से पहले वर्तमान समय सीमा को सत्यापित करना होगा। वर्तमान स्थिति को समझे बिना विस्तार मांगते समय यह धारणा न छोड़ें कि आपके पास संगठनात्मक दिमाग की कमी है। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी एजेंसियों को आपको पहले संपर्क करने के 24 घंटे के भीतर याचिका दायर करनी होती है। यदि यह आपके लिए काम नहीं करता है, तो आप शिकायत कर सकते हैं कि समय बहुत सीमित है।
उचित स्पष्टीकरण दें। आप नवीनीकरण पत्र का मसौदा तैयार करने के लिए समय ले रहे हैं, और प्राप्तकर्ता को पढ़ने का समय भी लगेगा; इसलिए आपको पत्र को ठीक से लिखने की आवश्यकता है। ईमानदारी से अपने प्राप्तकर्ता को अधिक समय और वर्तमान देने के वास्तविक कारण पर ध्यान से विचार करें। झूठ या अतिशयोक्ति न करें, क्योंकि इससे आपको ही नुकसान होगा।
- इसका एक अच्छा कारण यह है कि आप चाहते हैं कि काम सावधानीपूर्वक और सावधानी से किया जाए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ऐसी परियोजना पर काम कर रहे हैं, जहां दूसरों की सुरक्षा प्रभावित हो सकती है, तो आपको इसे लाने के लिए सहानुभूति हो सकती है।
- यदि आपके पास एक्सटेंशन के लिए आवेदन करने का एक से अधिक कारण है, तो वह चुनें जो सबसे अधिक प्रासंगिक है और उस पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपको प्रस्तावित नौकरी स्वीकार करने में देरी हो रही है, तो उन्हें बताएं कि आप शिपिंग लागतों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं (यदि यह सच है) तो उन्हें यह बताने की बजाय कि आप एक शब्द की प्रतीक्षा कर रहे हैं। दूसरे को आमंत्रित करें।
ध्यान से चयनित विवरणों को इंगित करें। प्रदान किए गए विवरण आपके पत्र को वैध और कमजोर दिखाई देने में मदद करेंगे। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप एक सरकारी एजेंसी या किसी अन्य संगठन को एक पत्र प्रस्तुत कर रहे हैं जो आप कभी नहीं मिले हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आपके दादा को उनके निबंध प्रस्तुत करने से दो दिन पहले मृत्यु हो गई थी, तो इस तथ्य को "पारिवारिक आपातकाल" के रूप में प्रस्तुत करना सबसे अच्छा है, बजाय आम तौर पर "तत्काल"। आप उनकी मृत्यु और आपकी योजनाओं के बारे में कुछ जानकारी का भी उल्लेख कर सकते हैं।
- नवीनीकरण पत्र जमा करने से पहले अपनी कागजी कार्रवाई का आयोजन करें। आपको उन नौकरियों और अनुप्रयोगों के विवरण की आवश्यकता हो सकती है जो आपने किए हैं, खासकर सरकारी एजेंसियों या अन्य आधिकारिक संगठनों के साथ काम करते समय। यह साबित करना आपके हित में है कि आपने इस बिंदु पर प्रक्रिया के हर चरण का पालन किया है।
सकारात्मक शैली और सामग्री रखें। कोई भी शिकायतों से भरा पत्र नहीं पढ़ना चाहता है। इसके बजाय, बस नकारात्मक तथ्यों का त्वरित और संक्षिप्त प्रस्तुतीकरण करें और फिर सकारात्मक समाधान प्रस्तुत करें। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि शुरुआती वेतन बहुत कम है, तो आप लिख सकते हैं, “मुझे आपके प्रस्ताव पर विचार करने के लिए अधिक समय चाहिए। हालांकि, मुझे लगता है कि एक उच्च वेतन मुझे अधिक कुशलता से काम करने में मदद कर सकता है।
संदेश भेजने से पहले उसे फिर से पढ़ें। संदेश भेजने से पहले उसे फिर से भेजने के लिए कम से कम कुछ मिनटों का समय लें। संपादन और टाइपिंग त्रुटियों के लिए जाँच करें। अपने कंप्यूटर पर व्याकरण और वर्तनी जाँच सॉफ़्टवेयर चलाएँ। उन्हें फिर से पढ़ने के लिए एक विश्वसनीय दोस्त को भेजें। इस चरण को बढ़ाएँ या छोड़ें नहीं; अन्यथा, संदेश प्राप्त करने वाले को यह आभास हो जाएगा कि आप सुस्त हैं, और यह अंतिम परिणाम को प्रभावित करेगा। विज्ञापन

विधि 3 की 3: प्राप्तकर्ता को एक संदेश भेजें

एक प्रति बनाएं या पत्र को बचाएं। जब आप ड्राफ्ट पत्र पढ़ना और उसे भेजने से पहले पूरा कर लेते हैं, तो एक फोटो लें (इसे पीडीएफ में बदलें), पांडुलिपि को ऑनलाइन सहेजें या पारंपरिक तरीके से कॉपी करें। यदि आप संदेश के शीर्ष पर दिखाई गई तारीख से मेल नहीं खाते हैं, तो आप मेलिंग की तारीख भी रिकॉर्ड कर सकते हैं। इस प्रतिलिपि को अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड के लिए सुरक्षित स्थान पर सहेजें।
नियमित मेलबॉक्स में रखें। इसे पोस्ट ऑफिस में ले जाएं, इसे पोस्टमैन को दें, या इसे मेलबॉक्स में डाल दें। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि मेल प्राप्तकर्ता तक पहुंच जाए, तो आप अतिरिक्त शुल्क के लिए अनुवर्ती सेवा का अनुरोध कर सकते हैं।
- यदि आप पेपर मेल भेजना चाहते हैं, तो आपको इसे प्रिंटर और अच्छी गुणवत्ता की स्याही से प्रिंट करना होगा। हस्तलिखित नवीनीकरण आमतौर पर स्वीकार नहीं किए जाते हैं।
नवीनीकरण के लिए ईमेल भेजें। यह शायद कम समय और निश्चितता के साथ नवीनीकरण भेजने का सबसे अच्छा तरीका है। आपको भेजने से पहले प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को सत्यापित करना होगा, और यदि आवश्यक हो तो अपने पहचानकर्ता को विषय पंक्ति में शामिल करना सुनिश्चित करें।
- ईमेल भेजने पर प्राप्तकर्ता को ठीक-ठीक पता चल जाएगा। यदि आप देर रात को मेल भेजना चाहते हैं तो इस पर ध्यान दें।
- आपका ईमेल औपचारिक होना चाहिए, जिसमें वह ईमेल पता भी शामिल होगा जिसका उपयोग आप इसे भेजने के लिए करते हैं। आपको यह ईमेल एक पेशेवर खाते के साथ भेजना चाहिए। उदाहरण के लिए, ईमेल अकाउंट [email protected] से भेजा गया पत्र उपयुक्त है।
- यदि आप फैक्स द्वारा मेल भेज रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए पुष्टि पृष्ठ रखें कि आपने मेल सफलतापूर्वक भेजा है और संदेश प्राप्त हो गया है।
पत्र लिखने के बजाय फोन करें। यदि आपको अंतिम-मिनट के एक्सटेंशन के लिए आवेदन करने की आवश्यकता है, तो फोन पर व्यक्ति से बात करना बेहतर होगा। इस मामले में, आपको औपचारिक होने और अपने मामले को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। विज्ञापन

सलाह

लंबाई में एक पृष्ठ तक पत्र लिखने का प्रयास करें। इस तरह, आपका पत्र पूर्ण और आसान लगता है।
ध्यान दें कि यदि संदेश का प्राप्तकर्ता एक प्रतिक्रिया भेजता है, जैसे कि पुष्टिकरण संदेश।

चेतावनी

वादों के प्रति यथार्थवादी रहें। अन्य अतिरिक्त मिशनों को पूरा करने के लिए अतिरिक्त समय बिताने के लिए केवल एक्सटेंशन के लिए आवेदन न करें।
विस्तारित समय का अच्छा उपयोग करें। आप शायद फिर से एक्सटेंशन के लिए आवेदन करने की कोशिश नहीं करना चाहेंगे।
जाँच लें कि आपने संदेश में आवश्यक फ़ॉर्म शामिल किए हैं। इसके अलावा, कुछ संगठन आपको अपने पत्र पत्र का उपयोग करने के लिए कहेंगे।