लेखक:
Randy Alexander
निर्माण की तारीख:
28 अप्रैल 2021
डेट अपडेट करें:
26 जून 2024
विषय
ईमेल, ऑनलाइन चैट, वेब और सोशल मीडिया अधिक से अधिक लोकप्रिय हो रहे हैं, लेकिन फोन काम पर एक अपूरणीय संचार विकल्प बना हुआ है। क्या आपने कभी किसी से फोन पर बात की है और सोचा है कि वह अनप्रोफेशनल था? सुनिश्चित करें कि अन्य लोग नीचे दिए गए लेख की जाँच करके आपके बारे में ऐसा नहीं सोचते हैं। यह wikiHow आपको सिखाता है कि पेशेवर तरीके से कॉल कैसे संभालें।
कदम
3 का भाग 1: फोन का जवाब देना
पहुंच के भीतर कागज और कलम रखें। कॉल करने वाले का नाम रिकॉर्ड करके कॉल का ट्रैक रखें कि यह कब और क्यों आया। आदर्श रूप से आपको एक नोटबुक में कॉल जानकारी रिकॉर्ड करनी चाहिए। यह व्यवस्थित रूप से कॉल को एक स्थान पर रख देगा ताकि आवश्यकता पड़ने पर, आप प्राप्तकर्ता को सही ढंग से जानकारी दे सकें।
जितना हो सके फोन को तेज करें। कोई इंतजार नहीं करना चाहता। कॉल का उत्तर देने से कॉल करने वाले (ज्यादातर ग्राहक) दिखाएंगे कि आपकी कंपनी उत्पादक है। इससे यह भी पता चलता है कि आप कॉलर का सम्मान करते हैं।
अपना और कंपनी का परिचय दें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं: "न्हा सिन्ह रियल एस्टेट कंपनी को बुलाने के लिए धन्यवाद। मेरा नाम नगन है - इमारत का फ्रंट डेस्क"।इसी तरह, लाइन के दूसरे छोर से पूछें कि वे कौन हैं, या क्या संगठन / व्यक्ति हैं अगर वे सक्रिय रूप से आपको यह जानकारी प्रदान नहीं कर रहे हैं, खासकर अगर कंपनी के सख्त नियम हैं। अनचाही कॉल्स को सुरक्षित रखें।
सही सवाल पूछें। अधिक से अधिक जानकारी प्राप्त करें। यह आपको अवांछित कॉल को पहचानने में मदद करेगा। हालांकि, सवाल पूछते समय, आपको जांच की तरह भागने से बचना चाहिए, खासकर अगर कुछ जानकारी एकत्र की जानी है। आपको समझदारी से पूछने की जरूरत है, इसलिए शांत और संयत स्वर में धीरे-धीरे काम करें।- कॉलर: "मुझे सुश्री डायम से मिलने दो"
- दोस्त: "तुम्हारा नाम क्या है?"
- कॉलर: "खई"
- दोस्त: "तुमने कहाँ से फ़ोन किया था?"
- कॉलर: "हनोई"
- मित्र: "खाई किस कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है?"
- कॉलर: "नहीं, यह व्यक्तिगत है।"
- मित्र: "क्या आपके पास डायम के साथ एक नियुक्ति है और आप कॉल करेंगे?"
- कॉलर: "नहीं बेबी।"
- मित्र: "हाँ, मैं तुम्हारे दीएम को रिपोर्ट करने की प्रतीक्षा करता हूँ।"
अपने आप को मान लें कि कंपनी में कोई व्यक्ति वार्तालाप सुन रहा है। संगठन अक्सर रिकॉर्डिंग द्वारा कॉल की निगरानी करते हैं। भले ही कंपनी इस दृष्टिकोण को लागू नहीं करती है, यह मानते हुए कि आपका बॉस कॉल पर है, आपको सबसे अधिक पेशेवर आवाज में बोलने में मदद करेगा। यदि कंपनी के पास कॉल रिकॉर्डिंग पर नियम हैं, तो आपको फिर से सुनने और आवश्यकतानुसार अपनी बोलने की शैली में सुधार करने का अवसर मिलेगा। विज्ञापन
भाग 2 का 3: कॉल कॉल करें
आपको अनुमति देने और कॉल करने वाले की प्रतिक्रिया का इंतजार करने से पहले उन्हें लटका देना चाहिए। कई कंपनियों में बड़ी समस्या यह है कि कॉल करने वालों को बहुत लंबा इंतजार करना पड़ता है। किसी के पास धैर्य या इंतजार करने का समय नहीं है। लोगों को लगता है कि वे दो बार इंतजार कर रहे हैं जब तक वे वास्तव में हैं। जब आप वापस लौटते हैं तो दूसरे छोर पर निराशाजनक आवाज़ सुनने से बचने के लिए जितनी जल्दी हो सके फोन को स्विच करने का प्रयास करें!
आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि प्राप्तकर्ता कॉल का उत्तर देना चाहता है। यदि कॉलर किसी विशिष्ट व्यक्ति से मिलना चाहता है, तो आप कह सकते हैं कि लाइन के दूसरे छोर को लटका देने से पहले आप "उस व्यक्ति को सूचित करेंगे"। फिर जांचें कि क्या प्राप्तकर्ता व्यस्त है और फोन लेने के लिए तैयार है। यदि नहीं, तो आपको एक विस्तृत संदेश रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है।
ठीक से बुला रहा है। चाहे कॉलर पुरुष हो या महिला, युवा हो या बूढ़ा, आपको हमेशा ठीक से बोलना चाहिए। वियतनाम में, दूसरे व्यक्ति को "भाई / बहन" और "आप" को कॉल करना सबसे सही है। यदि पंक्ति का दूसरा छोर पुरुष है, तो आप इसे "anh" कह सकते हैं, फिर जानकारी होने पर नाम जोड़ें। इसी तरह एक महिला को कॉल करने के लिए, आपको उनके नाम के साथ "बहन" कहने की आवश्यकता है। विशेष स्थिति में, यदि ग्राहक लगातार "चाची __" होने का दावा करता है, तो आपको तुरंत "बच्चा" कहकर प्रतिक्रियाशील और उत्तरदायी होना चाहिए। इसके अलावा, "हाँ / हाँ" सहानुभूतिपूर्ण शब्द हैं जिन्हें आपके ध्यान की आवश्यकता है।
आवाज पर ध्यान दें। स्वर के माध्यम से, लाइन का दूसरा छोर आपके इरादों को जान सकता है। फोन पर बात करते समय, आवाज आपके द्वारा कहे गए वास्तविक शब्दों की तुलना में अधिक अर्थ व्यक्त करती है। फोन पर पेशेवर बोलने का रहस्य मुस्कुराना है!
- इस दृश्य का कस्टमर केयर सेंटर के वरिष्ठ प्रबंधक पर गहरा प्रभाव पड़ा और उन्होंने उसे याद दिलाने के लिए प्रत्येक ऑपरेटर डेस्क पर एक छोटा दर्पण रखा: "वह क्या है?" ग्राहक क्या सुनते हैं! "
जब भी संभव हो कॉलर का नाम पुकारें। यह अंतरंगता पैदा करता है और दिखाता है कि आप सुन रहे हैं। "क्षमा करें श्री खई, सुश्री डायम एक बैठक में हैं, इसलिए मैं फोन का जवाब नहीं दे सकता। श्री खई एक संदेश छोड़ सकते हैं, बैठक समाप्त होते ही मैं दीम को सूचित करूंगा।"
अन्य लोगों को कॉल करने से पहले अपना परिचय दें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं: "नमस्कार बहन दीम, यहाँ आप Ngan हैं"। हालांकि, लंबे समय तक न कहें, लेकिन सीधे बिंदु पर जाएं और अनावश्यक विवरणों को अनदेखा करें।
कॉल को पेशेवर रूप से समाप्त करें। गंभीर स्वर में, कहते हैं, “कॉल करने के लिए धन्यवाद। आपका दिन शुभ हो!" विज्ञापन
भाग 3 का 3: मुश्किल कॉल को संभालना
सक्रिय श्रवण कौशल का अभ्यास करें। ग्राहकों के साथ बहस या बाधा न करें कि क्या वे गलत समझते हैं या आपको पता है कि कॉलर आगे क्या कहने जा रहा है। उन्हें सभी कष्टप्रद बातें कहने दें। सुनना रिश्तों के निर्माण में बहुत योगदान देता है और रक्त बोलने वालों को गुस्सा रोकने में मदद करता है।
अपनी आवाज कम करें और धीरे-धीरे बोलें। यदि आपका क्लाइंट ज़ोर से बोलना शुरू करता है, तो शांत स्वर में धीमे बोलें। शांत अवज्ञा (उत्तेजित होने या अत्यधिक उत्तेजित होने के विपरीत) किसी को शांत करने में बहुत प्रभावी है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि रेखा के दूसरे छोर से कितना गुस्सा या परेशान है, बस एक हल्का रवैया रखें और वे धीरे-धीरे शांत हो जाएंगे।
सहानुभूति के आधार पर संबंध बनाएं। अपने आप को ग्राहक के जूते में रखो और दिखाओ कि आप उनकी शिकायत या निराशा सुन रहे हैं। इसे एक तरफ से करें और लाइन का दूसरा सिरा शांत हो जाएगा। इसे "मौखिक नोड" कहा जाता है और कॉल करने वाले को सहानुभूति महसूस करने में मदद करेगा।
गुस्सा न करें या गुस्सा न करें। यदि ग्राहक अपमान करता है या मौखिक रूप से गाली देता है, तो एक गहरी सांस लें और बात करते रहें जैसे कि आपने इसे नहीं सुना। एक समान तरीके से जवाब देना न केवल समस्या का समाधान करता है, बल्कि तनाव को भी बढ़ाता है। इसके बजाय, आप ग्राहक को याद दिला सकते हैं कि आप यहाँ समर्थन के लिए हैं और जो उनकी समस्या को हल करने में मदद करेगा। अक्सर यह वाक्य स्थिति को शांत करेगा।
इसे व्यक्तिगत रूप से लेने से बचें। आपको समस्या पर नज़र रखने की ज़रूरत है और इसे मत जाने दो, भले ही ग्राहक क्या करे। ध्यान दें कि ग्राहक आपको नहीं जानते हैं, वे केवल अपना गुस्सा प्रतिनिधि पर निकालते हैं (वह आप ही हैं)। धीरे-धीरे बातचीत को समस्या पर वापस ले जाएं और जिस तरह से आप समस्या से निपटने का फैसला करते हैं, उसी समय व्यक्तिगत टिप्पणियों को नजरअंदाज करने की कोशिश करें।
याद रखें कि आप इंसान के साथ बातचीत कर रहे हैं। हम सभी के बुरे दिन हैं। हो सकता है कि फोन करने वाले का अपने साथी के साथ तर्क हो, उसे ट्रैफिक पुलिस द्वारा टिकट मिला हो, या उसकी किस्मत खराब हो। चाहे यह यह हो या यह, हमने इसका सामना किया है। शांत और शांत रहकर उनके साथ अच्छा व्यवहार करने की कोशिश करें, और आप भी अधिक सकारात्मक महसूस करेंगे। विज्ञापन
सलाह
- फोन पर बात करते समय गम न चबाएं और न ही खाएं या पिएं।
- "आह", "उम", "शायद" और "अतिरिक्त" शब्दों को एक वाक्य में अर्थहीन कहने से बचना चाहिए।
- म्यूट बटन को दबाएं नहीं; आपको इसका उपयोग केवल तब करना चाहिए जब आपको अपने पर्यवेक्षक या प्रशिक्षक से अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता हो।
- फोन पर बिल्कुल अपवित्रता / शपथ शब्द न बोलें।
चेतावनी
- नोट: हर कोई पेशेवर संचार प्रक्रिया को नहीं समझता है। अगर दूसरे व्यक्ति नहीं हैं तब भी आपको विनम्र रहना होगा।
- स्थिति से निपटने के बाद, याद रखें कि अगला कॉल पूरी तरह से अलग व्यक्ति है। आपको फोन करने वाले की भावनाओं को सबसे पहले जाने देना होगा और फोन उठाना होगा जैसे कि कुछ नहीं हुआ।
- एक मुश्किल कॉल को संभालने के बाद ग्राहक सेवा एजेंटों को 5-10 मिनट के ब्रेक की आवश्यकता होती है।
