एक प्रदर्शन रिपोर्ट लिखें

वीडियो: प्रदर्शन रिपोर्ट कैसे तैयार करें? (नमूना प्रश्न)

विषय

कदम बढ़ाने के लिए
भाग 1 की 3: प्रदर्शन रिपोर्ट तैयार करना
भाग 2 का 3: सार्थक सामग्री बनाना
भाग 3 का 3: प्रभावी भाषा का उपयोग करना
टिप्स

क्या आपको एक प्रदर्शन रिपोर्ट लिखनी है? कई पदों के लिए इसकी आवश्यकता होती है, और अक्सर ये स्व-मूल्यांकन होते हैं जो आपको यह बताने के लिए कहते हैं कि आप पूरे वर्ष में क्या कर रहे हैं। हो सकता है कि आपको इसके बजाय बैठक पर एक रिपोर्ट लिखने का निर्देश दिया गया हो। इस तरह की रिपोर्ट को ठीक से लिखने के तरीके के बारे में ज्ञान एक बड़ा बदलाव ला सकता है कि क्या आप सफल हैं या नहीं।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 की 3: प्रदर्शन रिपोर्ट तैयार करना

सारांश पैराग्राफ से शुरू करें। मूल्यांकन के शीर्ष पर सारांश को सारांशित करें। समग्र प्रदर्शन के पाठकों को सूचित करें।
- आप एक गैर-लाभकारी संगठन के लिए एक प्रदर्शन रिपोर्ट लिख सकते हैं। आप सफलताओं को संक्षेप में प्रस्तुत कर सकते हैं जैसे कि हितधारकों के लिए सफल आयोजन, उद्योग की मान्यता प्राप्त और ग्राहक आधार का विस्तार।
- आपको विवरण के साथ सारांश को अव्यवस्थित नहीं करना है। यहां आप सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं का सारांश देते हैं। आप एक सिंहावलोकन प्रदान करते हैं। कोशिश करें कि रिपोर्ट ज्यादा लंबी न हो। दो पेज अंगूठे का एक अच्छा नियम है, जब तक कि नियोक्ता की कोई विशिष्ट इच्छा न हो। अपने नियोक्ता से यह देखने के लिए कहें कि क्या कोई अनुशंसित प्रारूप है।
सारांश के प्रत्येक बिंदु का समर्थन करने के लिए विवरण प्रदान करें। अब आपको शुरुआत में विवरण में बाद में विवरण के साथ सारांश में मुख्य बिंदुओं को सही ठहराने की आवश्यकता है।
- एक पाठ रूपरेखा का प्रयोग करें। अपने पैराग्राफ में विभिन्न क्षेत्रों को व्यवस्थित करें और प्रत्येक शीर्षक के तहत उप-शीर्षकों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आपके एक पैराग्राफ को "ऑर्गेनाइज़्ड इवेंट्स" कहा जा सकता है।
- इस तरह के हेडर के तहत, आप प्रत्येक घटना, उसके उद्देश्य का एक संक्षिप्त सारांश पोस्ट कर सकते हैं (बुलेट अंक या अक्षर के साथ), और इसने समूह के मिशन में कैसे मदद की। यहाँ विशिष्ट हो।
एक पेशेवर प्रारूप का उपयोग करें। रिपोर्ट एकत्र न करें। आप चाहते हैं कि रिपोर्ट अच्छी तरह से व्यवस्थित हो, एक पेशेवर फ़ॉन्ट और अच्छे कागज पर।
- एक शीर्षक बनाएं और इसे पृष्ठ के शीर्ष पर केंद्रित करें। जानकारी व्यवस्थित करने के लिए बोल्ड सबहेड्स का उपयोग करें।
- रिपोर्ट के शीर्ष पर मूल जानकारी प्रदान करें। मूल्यांकन द्वारा कवर की गई तिथियां और इसे बनाने वाले का नाम और शीर्षक प्रस्तुत करें।
प्रश्न में पूरी अवधि के लिए एक लॉग रखें। यह बहुत आसान हो जाता है यदि आप प्रगति का ट्रैक रखते हैं जैसा कि ऐसा होता है।
- मूल्यांकन अवधि के दौरान अपने प्रदर्शन पर नज़र रखने के लिए एक डायरी या फ़ोल्डर रखें। रिपोर्ट लिखने का समय आने पर यह आपके जीवन को बहुत आसान बना देगा।
- ऐसा करने में विफलता अवधि की शुरुआत में हुई महत्वपूर्ण उपलब्धियों को भूलने का कारण बन सकती है।

भाग 2 का 3: सार्थक सामग्री बनाना

अपने प्रदर्शन लक्ष्यों और अपेक्षाओं के लोगों को याद दिलाएं। आपको लोगों को यह याद दिलाना होगा कि मूल्यांकन अवधि की शुरुआत में लक्ष्य क्या थे। उद्देश्य क्या थे? कार्य की अपेक्षाएं क्या हैं? यदि आप नहीं जानते हैं, तो अपने नियोक्ता को प्रदान करें।
- फिर समझाएं कि वास्तविक संख्या दिखाकर उन्हें कैसे हासिल किया गया। मूल परियोजनाओं के खिलाफ आपकी गतिविधियों या परिणामों की तुलना करने के लिए बिंदु है।
- उदाहरण के लिए: यदि आपने उम्मीद से अधिक धन जुटाया है, तो यह निवेशकों या वरिष्ठों के लिए सकारात्मक रूप से आएगा। हालांकि, यदि आप एक बेंचमार्क प्रदान नहीं करते हैं, तो यह आकलन करना अधिक कठिन है कि क्या और किस हद तक यह एक सफलता रही है।
फुटेज प्रदान करें। कुछ ग्राफ या चार्ट शामिल करें यदि आपको लगता है कि वे पाठक को आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे डेटा का मूल्यांकन करने में मदद करते हैं।
- याद रखें, कुछ पाठक केवल रिपोर्ट को रोकेंगे क्योंकि उनके व्यस्त होने की संभावना है। इसलिए दृश्य एड्स अक्सर आपकी बात को थोड़ा और प्रभावी ढंग से व्यक्त कर सकते हैं।
- हालाँकि, बहुत से रेखांकन के साथ पाठक पर बमबारी न करें। मुख्य बिंदुओं पर ज़ोर देने वाले एक या दो ग्राफ़ चुनें।
सीएआर पर ध्यान दें। यह तकनीक आपको अपने प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण करने में मदद करती है। यह चैलेंज, एक्शन और परिणाम के लिए है। इससे आपको अपना प्रदर्शन व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी।
- असाइनमेंट की चुनौती देखें। फिर समस्या को संबोधित करने के लिए आपके द्वारा की गई कार्रवाई की रूपरेखा तैयार करें, फिर अपने परिणामों का दस्तावेजीकरण करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप किसी रेस्तरां में प्रबंधक हैं। आप लिख सकते हैं: चुनौती - खाने के समय के आसपास लाइनें बहुत लंबी हो गईं, जिससे ग्राहकों की शिकायत 10 प्रतिशत बढ़ गई। कार्रवाई - व्यस्त घंटों के दौरान कर्मचारियों की संख्या बढ़ाने के लिए एक वेट्रेस को एक घंटे पहले तैनात किया गया। परिणाम - लंबे समय के इंतजार के बारे में ग्राहकों से शिकायतें दो तक घट गईं, 80 प्रतिशत की कमी।
- मुख्य बिंदु यहां विशिष्ट होना है। "मैं एक टीम का खिलाड़ी हूं" जैसी समग्र उपलब्धियां बहुत मायने नहीं रखती हैं क्योंकि कोई भी इस तरह की बातें कह सकता है। मुख्य परिणामों को मुख्य मुद्दों से जोड़ना और डेटा और विनिर्देशों के माध्यम से सफलता प्रदर्शित करना है।
अपनी कार्यप्रणाली का संकेत दें। यदि आपके कार्यक्रम में डेटा संग्रह का कोई रूप शामिल है, तो आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कार्यप्रणाली को संक्षेप में बताना एक अच्छा विचार है।
- पाठकों को चुनी हुई शोध पद्धति का कारण बताएं। सर्वेक्षण के लाभ और परिणाम बताएं। यह एक विश्वसनीय तरीका क्यों था? उदाहरण के लिए, यह समझने के लिए कि यह पद्धति के रूप में शिकायतों का उपयोग करने के लिए समझ में क्यों रेस्तरां परिदृश्य का उपयोग करें।
- बताएं कि शोध के आंकड़ों का क्या मतलब है और आपने शोध से क्या हासिल करने की कोशिश की।
आप पर ध्यान दें प्रदर्शन. उन उपलब्धियों को ठीक करने के लिए, जिन्हें आप प्रस्तुत करना चाहते हैं, इस बारे में सोचें कि उस अवधि के दौरान आपको सबसे अधिक गर्व क्या है। शायद यह संबंधित आगंतुकों पर आपका शांत प्रभाव था। शायद यह दूसरों को कोचिंग दे रहा था। पाठकों के सामने बहुत अधिक विवरण न फेंकें।
- एक अन्य विधि जिसे आप करने के लिए उपयोग कर सकते हैं वह है STAR विधि। इस पद्धति में एक स्थिति और कार्य का संक्षेप में वर्णन किया गया है, जिसे प्राप्त करने के लिए आपने जो कार्रवाई की है, और आपके द्वारा प्राप्त किए गए परिणाम। सीएआर पद्धति की तरह, यहां लक्ष्य समस्याओं को परिणामों से जोड़ना और यह बताना है कि आपने उन्हें कैसे प्राप्त किया।
- कठिनाई, विशिष्टता, पहली बार, उच्च दृश्यता, बैठक की समय सीमा, नवाचार और अपने काम के दायरे और प्रभाव जैसी चीजों पर ध्यान दें।
- इसका एक उदाहरण यह स्पष्ट करना है कि जब आपने एक शाखा प्रबंधक के रूप में शुरुआत की थी, तो वार्षिक कर्मचारी का कारोबार 35 प्रतिशत था। आपने एक कर्मचारी संतुष्टि सर्वेक्षण लागू किया, कर्मचारी मेंटरशिप की स्थापना की और एक साप्ताहिक स्टाफ मीटिंग शुरू की। परिणामस्वरूप, कर्मचारियों का कारोबार घटकर 15 प्रतिशत रह गया है। जैसा कि इस उदाहरण से पता चलता है, जब तक यह सही लिंक प्रदान करता है, तब तक प्रदर्शन को शब्दशः होना नहीं है।
अपना मूल्य स्पष्ट कीजिए। केवल यह मत कहो कि आपके परिणाम क्या हैं, बल्कि यह भी बताएं कि ये प्रदर्शन संगठन के लिए महत्वपूर्ण क्यों हैं।
- उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपने कर्मचारियों की बैठकें शुरू कर दी हैं। और तब? संगठन के लिए इसका क्या मूल्य है? इसके बारे में ध्यान से सोचें। यदि कोई ठोस मूल्य नहीं है, तो आपको कुछ और पर जोर देना पड़ सकता है।
- यदि स्टाफ मीटिंग ने कर्मचारी के मनोबल को बढ़ाने में मदद की, जैसा कि बीमार दिनों में गिरावट (जो नियोक्ता के पैसे बचाते हैं) के रूप में किया गया है, तो आपने अपनी योग्यता का प्रदर्शन किया है।
रिपोर्ट सबमिट करने से पहले उसे पढ़ लें। आप एक पूरी रिपोर्ट के उद्देश्य को पराजित करते हैं, यदि आप किसी ऐसी चीज से मुंह मोड़ लेते हैं जो अव्यवसायिक है।
- व्याकरण, विराम चिह्न और वर्तनी की गलतियों के लिए रिपोर्ट को प्रमाणित करें। रिपोर्ट को रात भर छोड़ दें और अगली सुबह फिर से पढ़ें। अंतिम समय पर रिपोर्ट न लिखें।
- हार्ड कॉपी प्रिंट करें और प्रूफरीडिंग के दौरान त्रुटियों की जांच करें। कभी-कभी किसी व्यक्ति की आँखें कंप्यूटर स्क्रीन से इतनी जुड़ जाती हैं कि स्पष्ट त्रुटियाँ नज़र नहीं आतीं।

भाग 3 का 3: प्रभावी भाषा का उपयोग करना

सकारात्मक तरीके से नकारात्मक चीजों को राज्य दें। अगर कोई ऐसी चीज है जहां आप अपेक्षाओं पर खरे नहीं उतरे हैं, तो बेहतर है कि इससे बचें नहीं। इसे रिपोर्ट का केंद्रीय ध्यान न दें, लेकिन इस पर ध्यान केंद्रित करें।
- उन क्षेत्रों के साथ व्यवहार करें जहां आपने सकारात्मक भाषा के साथ इतना अच्छा प्रदर्शन नहीं किया है। उदाहरण के लिए, आप दोष या माफी पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय समस्या के समाधान के लिए ठोस कदमों पर ध्यान केंद्रित करें।
- प्रदर्शन रिपोर्ट में दूसरों को दोष न दें। आपने जो किया उस पर ध्यान केंद्रित करें। सकारात्मक बने रहें। उन चीजों पर ध्यान दें जो आपने या आपके समूह ने अच्छी तरह से की थीं। उन क्षेत्रों का निर्धारण करें जिन पर आप जोर दे सकते हैं।
संख्या और आंकड़ों का उपयोग करें। यदि आप बहुत विशिष्ट हो सकते हैं, तो आपके उत्तर अधिक विश्वसनीय प्रतीत होंगे। जहाँ संभव हो, जहाँ आप कुछ मापने योग्य बात कहते हैं, उसे प्रमाणित करें।
- सामान्य उत्कृष्ट जैसे "उत्कृष्ट" या "विश्वसनीय" बहुत मायने नहीं रखते हैं। किसी को बताना कि आपके पास "एक उत्कृष्ट वर्ष" है, जिसे कोई भी कह सकता है।
- इस वाक्यांश को याद रखें: यह न बताएं, इसे दिखाएं। आपके पास एक उत्कृष्ट वर्ष था, यह बताने के बजाय, विवरण और डेटा के माध्यम से अपनी उपलब्धियों को दिखाएं। यह कहने के बजाय कि आप ग्राहक संबंधों में अच्छे हैं, ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण, आपके द्वारा प्राप्त पत्रों और ग्राहक शिकायतों में कमी के परिणामों को उद्धृत करें।
- उपयोग के आंकड़े। यह कहना कि आपने बड़ी संख्या में कर्मचारियों को प्रबंधित किया है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह स्पष्ट नहीं है कि यह संख्या कितनी बड़ी थी। एक बजट के आकार को व्यक्त करने और कार्यों के आकार को रेखांकित करने के लिए संख्याओं का उपयोग करें।
हमेशा सत्य बोलो। बढ़ा - चढ़ा कर मत कहो। झूठ मत बोलो। यदि आप झूठ में फंस गए हैं, तो आप बड़ी मुसीबत में पड़ सकते हैं।
- झूठ के साथ दूसरी समस्या, यहां तक कि एक स्पष्ट चूक के माध्यम से, यह है कि आप अंततः आत्मविश्वास खो देंगे और खुद को सुधारने में असमर्थ होंगे।
- बल्कि कमजोरियों और सकारात्मक बिंदुओं दोनों के साथ मूल्यांकन अवधि का एक ईमानदार मूल्यांकन दिखाएं। कमजोरियों को दूर करें। बस ऐसा करने का एक सकारात्मक तरीका खोजें।
दूसरों को वह पहचान दें जिसके वे हकदार हैं। कई व्यवसाय और तकनीकी लेखन पाठ्यक्रम सर्वनाम "I" का उपयोग नहीं करने की सलाह देते हैं। कुछ मामलों में आप एक प्रदर्शन रिपोर्ट में ऐसा कर सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मैंने 100 लोगों को काम पर रखा है।" हालाँकि, अन्य लोगों को मत भूलिए जिन्होंने सफलताओं में योगदान दिया है। टीम से परामर्श करें (यदि लागू हो)।
- यदि आप अभिमानी नहीं दिखते हैं तो आपको अतिरिक्त अंक मिलते हैं। वाक्य संरचना से भिन्न करें ताकि प्रत्येक वाक्य "I" शब्द से शुरू न हो।