लेखक:
Roger Morrison
निर्माण की तारीख:
26 सितंबर 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
- कदम बढ़ाने के लिए
- विधि 1 की 3: अपना शिकायत पत्र लिखें
- विधि 2 की 3: सही स्वर और प्रारूप का उपयोग करना
- 3 की विधि 3: अनुवर्ती
- टिप्स
- चेतावनी
एक शिकायती पत्र लिखना कुछ लोगों द्वारा किसी बिंदु पर करना है। चाहे आप किसी कंपनी के उत्पाद या सेवा से असंतुष्ट हों, आम तौर पर शिकायत के विनम्र लेकिन विनम्र पत्र के माध्यम से इस मुद्दे को पारस्परिक रूप से लाभप्रद तरीके से हल करना संभव है। शिकायत कंपनी लिखना मुश्किल या डरावना नहीं होना चाहिए - आपको केवल तथ्यों को स्पष्ट रूप से बताने की जरूरत है और विनम्रता से संकल्प लेना चाहिए।
कदम बढ़ाने के लिए
विधि 1 की 3: अपना शिकायत पत्र लिखें
कृपया अपने पत्र को ग्राहक सेवा विभाग को संबोधित करें। यदि आप शिकायत का पत्र लिखते हैं, तो आपके पास सफलता का सबसे अच्छा मौका है यदि आप कंपनी के ग्राहक सेवा विभाग को पत्र निर्देशित करते हैं। ग्राहक सेवा विभाग का उपयोग शिकायतों से निपटने के लिए किया जाता है, और आपके पत्र को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से संभालने की संभावना है। - ग्राहक सेवा के प्रबंधक या निदेशक का नाम पता करने की कोशिश करें और व्यक्तिगत रूप से उसे अपना पत्र संबोधित करें। प्रिय के साथ अपना पत्र शुरू करें महोदय या श्रीमती।उनके अंतिम नाम के बाद। यदि आपको ग्राहक सेवा प्रबंधक का नाम नहीं मिल रहा है, तो बस लिखें प्रिय महोदय / महोदया.
- आपको कंपनी की वेबसाइट पर, या कंपनी के प्रचार या प्रचार सामग्री या उत्पाद पैकेजिंग या लेबल पर ग्राहक सेवा पता लगाने में सक्षम होना चाहिए।
अपने पत्र के बिंदु पर शीघ्रता से पहुँचें। आपके पत्र की पहली पंक्ति स्पष्ट रूप से बताएगी कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं और आपकी शिकायत क्या है। कृपया किसी भी प्रासंगिक धारावाहिक या मॉडल संख्या के साथ, जहाँ आपने खरीदारी की या सेवा प्राप्त की, दिनांक, समय और स्थान सहित यथासंभव प्रासंगिक तथ्य प्रदान करें। - पत्र प्राप्तकर्ता को पाँच सेकंड के भीतर पत्र के प्रमुख बिंदु की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए, इसलिए लंबे, असंगत परिचय से बचें।
- आप अपने शुरुआती वाक्य के बाद पैराग्राफ की स्थिति के बारे में अधिक विवरण या स्पष्टीकरण शामिल कर सकते हैं, लेकिन पहली पंक्ति को तुरंत आपकी शिकायत पर ध्यान आकर्षित करना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, आपकी प्रारंभिक पंक्ति यह हो सकती है, "मैं 15 जुलाई को आपकी कंपनी से खरीदे गए टूटे हुए हेयर ड्रायर के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं, आपके ए स्ट्रीट स्थान, उदाहरण शहर में।"
विशेष रूप से बताएं कि आप किस परिणाम या उपाय को देखना चाहते हैं। यदि आप एक प्रतिस्थापन चाहते हैं, तो आपका पैसा वापस, एक मरम्मत या मुआवजे का कोई अन्य रूप, कृपया इसे अपने दूसरे पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से बताएं। यह आपको एक फॉर्म पत्र प्राप्त करने में मदद करेगा, और प्राप्तकर्ता को शुरुआत करने के लिए कुछ देगा। - अपनी टिप्पणियों में यथासंभव रचनात्मक होने की कोशिश करें और ऐसे तरीके सुझाएं जो आपकी मदद करें और कंपनी के साथ संबंध जारी रखें। यदि आप अपना पैसा वापस या किसी अन्य मुआवजे के रूप में मांगते हैं, जबकि एक ही समय में यह कहते हुए कि आप किसी अन्य कंपनी में जाने का इरादा रखते हैं, तो वे समस्या को सुलझाने और ठीक करने के लिए मजबूर महसूस नहीं करेंगे।
- यदि आप चाहते हैं कि कंपनी एक व्यापक समस्या को हल करे, तो उसे अपने पत्र में शामिल करें, लेकिन पहचानें कि इसमें समय लग सकता है।
- अपने पहले पत्र में मुकदमे की धमकी मत दो। यह वह समाधान हो सकता है जिसकी आपको अंततः आवश्यकता है, लेकिन पहले अपनी शिकायत का पत्र भेजें और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें।
सहायक दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें। इसमें रसीदें, वारंटी प्रमाण पत्र, आपके द्वारा भेजे गए चेक की प्रतियां और यदि उपयुक्त हो, फोटो या वीडियो शामिल हो सकते हैं। सभी दस्तावेज आपके पत्र के साथ शामिल होने चाहिए। - सुनिश्चित करें कि आप प्रतियां आप जो भी दस्तावेज संलग्न करना चाहते हैं, वह मूल नहीं है। इस तरह, महत्वपूर्ण जानकारी नहीं खो सकती है आपको किसी और को सबूत दिखाना होगा।
- यह भी सुनिश्चित करें कि आप अक्षर पाठ में अनुलग्नकों की सही संख्या बताएं। उदाहरण के लिए: "संलग्न आप मेरी मूल रसीद की एक प्रति, साथ ही हेयर ड्रायर वारंटी कार्ड और सीरियल जानकारी की एक प्रति पाएंगे।"
समस्या को ठीक करने के लिए उन्हें एक निश्चित समय दें। यह एक सटीक समय अवधि प्रदान करने में मदद कर सकता है जिसमें आप समस्या को हल करना चाहते हैं। इससे आपको मानसिक शांति मिलेगी और समस्या को जल्दी हल करने में मदद मिलेगी। - समय सीमा निर्धारित करने से आपके पत्र को खो जाने या भूल जाने से रोकने में मदद मिलेगी, जिससे आपको और कंपनी के बीच परेशानी और नाराजगी हो सकती है।
- सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दी गई समयावधि उचित है।एक या दो सप्ताह आमतौर पर पर्याप्त होता है, हालांकि यह आपके अनुरोध के आधार पर अलग-अलग होगा।
पत्र को सम्मानपूर्वक समाप्त करें। प्राप्तकर्ता को उनकी मदद के लिए धन्यवाद, और उन्हें बताएं कि समस्या को हल करने के लिए वे आपके पास कैसे और कब पहुंच सकते हैं। यह उनके काम को बहुत आसान बना देगा, जिससे आप अधिक कुशल परिणाम के लिए तत्पर रहेंगे। - के साथ पत्र समाप्त करें ईमानदारी से या सादर (उत्तरार्द्ध थोड़ा अधिक औपचारिक है)। अनौपचारिक समापन सूत्र जैसे "अभिवादन" से बचें।
विधि 2 की 3: सही स्वर और प्रारूप का उपयोग करना
विनम्र रहें. आप क्रोधित हो सकते हैं, और आप सही हो सकते हैं, लेकिन असभ्य होने से केवल बचावकर्ता को ही प्राप्त होगा। एक सम्मानजनक लहजे में लिखें और हर कीमत पर धमकी, गुस्सा या व्यंग्यात्मक टिप्पणी करने से बचें। याद रखें कि आपके पत्र को पढ़ने वाला व्यक्ति जो हुआ उसके लिए सीधे तौर पर जिम्मेदार नहीं था, और वे बहुत अधिक सकारात्मक होंगे और एक विनम्र, विनम्र ग्राहक की मदद करने के लिए तैयार होंगे, जो एक गुस्से में है। - याद रखें कि आप जिस कंपनी को लिख रहे हैं वह आपको लक्षित नहीं कर रही है। ज्यादातर कंपनियों का अपने ग्राहकों को खुश रखने में रुचि है।
- यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में व्यवहार करते हैं, जो आपकी मदद करना चाहते हैं, तो आप अधिक सफल होंगे।
- जब आप उग्र हों तो न लिखें। अपना पत्र लिखने से पहले शांत होने की प्रतीक्षा करें। या यदि आप पसंद करते हैं, तो पत्र लिखें जबकि भाप अभी भी आपके कान से निकल रही है, तो भेजने से पहले एक या दो दिन प्रतीक्षा करें। आप शायद किनारे को हटाने के लिए चीजों में सुधार करना चाहेंगे।
संक्षिप्त रखें। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि एक दिन में सैकड़ों पत्र प्राप्त कर सकते हैं, इसलिए यह आवश्यक है कि आप जल्दी से इस बिंदु पर पहुंचें ताकि उन्हें पता चले कि वे पढ़ना शुरू कर रहे हैं। यदि आपका पत्र बहुत लंबा या विस्तृत है, तो पाठक इसे विश्व स्तर पर पढ़ेगा और अंततः सटीक समस्या या वांछित समाधान का कोई स्पष्ट विचार नहीं होगा। - अत्यधिक विस्तार या लंबे समय तक तीखे या मोनोलॉग से बचें।
- अपने पत्र को एक पक्ष तक सीमित रखने की कोशिश करें, या लगभग 200 शब्दों से कम।
कमान सम्मान। अपने पत्र में सम्मान बढ़ाने से सही लहजा तय होता है और कंपनी को पता चलता है कि आपकी शिकायत को गंभीरता से लिया जाना चाहिए। यह अधिक गंभीर शिकायतों के लिए विशेष रूप से सच है, जिसके महत्वपूर्ण वित्तीय परिणाम हो सकते हैं। - सम्मान लागू करने में कई चीजें शामिल होती हैं, जैसे कि भाषा की गुणवत्ता, आपके अधिकारों का ज्ञान और कंपनी की जिम्मेदारियां, साथ ही पत्र की एक पेशेवर प्रस्तुति।
- ये सभी चीजें आपको विश्वसनीयता प्रदान करती हैं, जिसका आपके पत्र की प्रतिक्रिया पर सकारात्मक प्रभाव होना चाहिए।
अपने पत्र को एक स्पष्ट, सही तरीके से व्यवस्थित करें। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, अपने पत्र को एक पेशेवर तरीके से व्यवस्थित करना सकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा कि आपकी शिकायत कैसे प्राप्त होती है। अपना नाम, पता और तारीख ऊपर बाईं ओर रखें, उसके बाद जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं उसका नाम या शीर्षक, साथ में। पत्र के शरीर के ठीक ऊपर कंपनी का पता। - हमेशा अपने पत्र को कंप्यूटर पर टाइप करें, इससे पढ़ने में आसानी होती है और बहुत अधिक भद्दी लगती है। यदि आपको अपना पत्र हस्तलिखित करना है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी लिखावट स्पष्ट और सुपाठ्य है, जिसमें कोई पार नहीं किए गए शब्द या स्याही के दाग हैं।
- अपने हस्ताक्षर लिखने के लिए, नीचे एक खाली जगह छोड़ दें ईमानदारी से या सादर जहाँ आप अपना हस्ताक्षर रख सकते हैं। इस स्थान के तहत, अपना नाम टाइप करें ताकि यह स्पष्ट रूप से सुपाठ्य हो।
- मोटे तौर पर समान आकार के पैराग्राफ के साथ पत्र को साफ और सुव्यवस्थित रखें।
वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें। गलत वर्तनी और व्याकरण नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है कि आपकी शिकायत कैसे प्राप्त होती है। पत्र को प्रिंट करने से पहले अपने कंप्यूटर पर एक वर्तनी परीक्षक का उपयोग करना सुनिश्चित करें, या किसी और को भेजने से पहले इसे पढ़ें।
3 की विधि 3: अनुवर्ती
उस समय सीमा तक प्रतीक्षा करें जिसे आपने पास करने के लिए निर्धारित किया है। धैर्य रखें और तब तक कुछ न करें जब तक कि आपके पहले पत्र में दी गई समय सीमा समाप्त न हो जाए। यदि यह तिथि गुजरती है और आपने अभी भी कुछ नहीं सुना है, तो पत्र प्राप्त होने पर जांचने के लिए फ़ोन कॉल या ईमेल का अनुसरण करें। कंपनी को हमेशा संदेह का लाभ देना सबसे अच्छा है। - यदि आपको अभी भी आपके पत्र से संबंधित जानकारी नहीं मिली है, या यदि आपके पास है, लेकिन स्थिति को संतोषजनक ढंग से नहीं संभाला गया है, तो आप अपनी शिकायत किसी को उच्च पद पर भेजकर आगे बढ़ सकते हैं।
कमांड संरचना में ऊपर की ओर काम करें। यदि आप ग्राहक सेवा के निदेशक के साथ व्यवहार करने में असफल हैं, तो यह पता लगाने की कोशिश करें कि कौन उच्च स्थान पर है और उस व्यक्ति को लिखें। हर बार जब आप सीढ़ी ऊपर ले जाते हैं, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से लेकर निदेशक वाइस चेयरमैन से लेकर सीईओ तक, जो पत्राचार आपके पास पिछले स्तर पर था, उसे जोड़ दें। इस तरह, कंपनी में आपके नए बिक्री प्रतिनिधि को पता चल जाएगा कि क्या चल रहा है, और समस्या को मुकदमा के बिना हल किया जा सकता है। - पहाड़ी पर जाने से पहले ग्राहक सेवा विभाग के साथ शुरू करना बेहतर है, बजाय सीधे ऊपर जाने के। ऐसा इसलिए है क्योंकि ग्राहक सेवा विभाग इस प्रकार की शिकायतों को संभालने में अधिक अनुभवी है, और सीईओ को पत्र वैसे भी इस विभाग को भेजे जाने की संभावना है।
- यदि ऐसा है, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि आपको अपने सिर पर पाने की कोशिश करने के लिए प्रतिकूल रोशनी में देखना शुरू कर सकते हैं।
- याद रखें, यदि आप एक सीईओ या महाप्रबंधक को पत्र लिख रहे हैं, तो यह अतिरिक्त स्पष्ट, संक्षिप्त और अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए, क्योंकि वे शायद इस घटना के बारे में अभी तक नहीं जानते हैं।
यदि आप मुकदमा दायर करना चाहते हैं, तो एक वकील के पास जाएँ। उसे पता होगा कि उसे क्या करना है। याद रखें कि कानूनी कार्रवाई एक अंतिम उपाय है, और इसे अपने पत्र में तुरंत लाने से क्षतिपूर्ति के लिए एक नकारात्मक स्वर और जोखिम को कम करने वाले दावे सामने आएंगे। यह आपके लिए नकारात्मक भी हो सकता है यदि वे नोटिस करते हैं कि आप झांसा दे रहे हैं।
टिप्स
- लिखने से पहले, एक पल के लिए सोचें कि क्या हुआ। जब आपने सब कुछ के बारे में सोच लिया है और आपको पता है कि आप क्या चाहते हैं और आप इसके लिए कैसे पूछना चाहते हैं, तो आप अपना पत्र लिखने के लिए तैयार हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपका नाम, पता, ई-मेल और टेलीफोन नंबर (घर, काम और मोबाइल यदि संभव हो तो) आपके पत्र पर हैं। पाठक का विवरण भी मांगें ताकि आप दोनों अपनी शिकायत पर किसी भी प्रगति के साथ रह सकें।
- इसे फिर से पढ़ें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ सत्य, ईमानदार और सत्य है।
- कसम मत खाओ। याद रखें कि आप क्षतिपूर्ति या समाधान चाहते हैं, और अपने पाठक को अपमानित करने से कोई योगदान नहीं होगा। यदि आप अधिक शक्तिशाली भाषा का उपयोग करना चाहते हैं, तो निष्क्रिय आवाज़ से बचें और अधिक प्रत्यक्ष और वर्णनात्मक शब्दों का उपयोग करें। शायद तुम थे हैरान या भी महसूस किया घृणा, सरल शब्दों की तुलना में निराश.
- अपनी शिकायत को लिखित रूप में प्रस्तुत करने से कंपनी को ईमेल, फैक्स, या उनके ब्लॉग या वेबसाइट पर टिप्पणी भेजने की तुलना में अधिक प्रभाव पड़ता है। अधिकांश कंपनियां उच्च प्राथमिकता के साथ औपचारिक लिखित शिकायतों को संभालती हैं।
- यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहे हैं, तो अपने पत्र को उनकी कमियों तक सीमित रखें और संगठन के बारे में शिकायत न करें। यदि आप कंपनी की नीतियों के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहे हैं, तो श्रोता या नीति का अपमान न करें। बस अपनी समस्या बताएं और आप इसे कैसे हल करना चाहेंगे।
- शपथ के तहत गवाह के बयान न भेजें। वास्तव में, अगर आपको लगता है कि आप अदालत में जाना चाहते हैं, तो आप शायद न केवल गवाही को रोकना चाहते हैं, बल्कि उसका नाम भी। यह भी ध्यान रखें कि अदालत में जाना शायद सस्ता नहीं है। ज्यादातर मामलों में किसी समझौते पर अनौपचारिक रूप से या किसी विवादित समिति के माध्यम से पहुंचना बेहतर होता है।
- ऐसी उपभोक्ता वेबसाइटें हैं जहां आप शिकायतें दर्ज कर सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या अन्य उस विशिष्ट कंपनी के साथ एक ही स्थिति में हैं।
- सभी पत्राचार की प्रतियां रखें और आपके पत्र भेजे गए दिनांक।
चेतावनी
- शारीरिक हिंसा, संपत्ति को नष्ट करने, या स्वास्थ्य या सुरक्षा पर हमला करने की धमकी देने वाला पत्र लिखना अवैध है। एक धमकी के रूप में धमकाया जा सकता है, और मुकदमा के लिए आधार हो सकता है, और जुर्माना या कारावास के अधीन हो सकता है। अपने आप को एक एहसान करो और खतरों के बारे में भूल जाओ। उन्हें कागज पर मत डालो या उन्हें न भेजें!
