लेखक:
Helen Garcia
निर्माण की तारीख:
16 अप्रैल 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
- कदम
- विधि 1 में से 2: संगठनात्मक परिवर्तन प्रबंधन योजना कैसे लिखें
- विधि २ का २: किसी भी प्रोजेक्ट में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें
- सिफारिशों
परिवर्तन प्रबंधन योजनाएँ दो प्रकार की होती हैं। उनमें से एक संगठन पर परिवर्तन के प्रभाव को ध्यान में रखता है और संक्रमण अवधि का समर्थन करने का लक्ष्य रखता है। एक अन्य प्रकार की योजना आपको किसी एकल परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने, विचलन या परियोजना के पाठ्यक्रम और पैमाने में परिवर्तन को पकड़ने की अनुमति देती है। दोनों योजनाओं का लक्ष्य स्पष्ट और स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना है कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है।
कदम
विधि 1 में से 2: संगठनात्मक परिवर्तन प्रबंधन योजना कैसे लिखें
1 परिवर्तन के कारणों का उल्लेख कीजिए। उन कारकों की सूची बनाएं जिन्होंने परिवर्तन को लागू करने के निर्णय को प्रभावित किया, जैसे कम उत्पादकता, नई तकनीक, या संगठन के मिशन में बदलाव। - एक दृष्टिकोण संगठन में वर्तमान स्थिति का वर्णन करना है और भविष्य में यह किस राज्य की ओर ले जाएगा, इसकी रूपरेखा तैयार की गई है।
2 परिवर्तनों के प्रकार और पैमाने को निर्दिष्ट करें। परियोजना के भीतर अपेक्षित परिवर्तनों की प्रकृति का संक्षेप में वर्णन करें। बताएं कि परिवर्तन क्या प्रभावित करेगा: नौकरी की जिम्मेदारियां, प्रक्रियाएं, नीति और / या संगठनात्मक संरचना। संगठन के विभागों, टीमों, प्रणालियों और अन्य घटकों की सूची बनाएं जो आगामी परिवर्तनों से प्रभावित होंगे। 
3 बताएं कि कौन सा हितधारक इस परियोजना का समर्थन करता है। सभी हितधारकों की सूची बनाएं जो इस योजना के कार्यान्वयन से प्रभावित होंगे, जैसे वरिष्ठ प्रबंधन, परियोजना प्रबंधक, परियोजना प्रायोजक, अंतिम उपयोगकर्ता और / या कंपनी के कर्मचारी। प्रत्येक श्रेणी के लिए, इंगित करें कि क्या ये हितधारक परिवर्तन परियोजना का समर्थन करते हैं। - अधिक स्पष्टता और स्पष्टता के लिए इस जानकारी को तालिका में प्रतिबिंबित करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, जागरूकता, समर्थन और प्रभाव जैसे मेट्रिक्स को एक उपयोगी टेम्पलेट के रूप में लिया जा सकता है और प्रत्येक हितधारक समूह के लिए उच्च / मध्यम / निम्न के रूप में रैंक किया जा सकता है।
- यदि संभव हो, तो हितधारक समर्थन बनाने के लिए आमने-सामने साक्षात्कार आयोजित करें।
4 एक परिवर्तन प्रबंधन टीम बनाएं। यह टीम सभी हितधारकों को सूचना संप्रेषित करने, उनकी चिंताओं को सुनने और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि परिवर्तनों को यथासंभव सुचारू रूप से लागू किया जाए। ऐसे लोगों को चुनें जिन पर संगठन द्वारा भरोसा किया जाता है और उनका सम्मान किया जाता है और जिनके पास अच्छा संचार कौशल है। - यह वरिष्ठ प्रबंधन स्तर पर भी लागू होता है। नेताओं के ध्यान पर जोर दें कि उन्हें न केवल योजना पर सहमत होना होगा, बल्कि सक्रिय रूप से परिवर्तन को बढ़ावा देना होगा।
5 संगठन के प्रबंधन के लिए एक वैचारिक दृष्टिकोण विकसित करें। परिवर्तन के सफल कार्यान्वयन के लिए संगठन में प्रभावशाली लोगों का पूर्ण समर्थन महत्वपूर्ण है। प्रत्येक नेता को बदलाव पर अपनी बात रखने दें और सभी को सफल बदलाव लाने में सक्रिय भूमिका निभाने के लिए प्रोत्साहित करें। 
6 प्रत्येक हितधारक समूह के लिए एक योजना बनाएं। परिवर्तन का समर्थन करने वालों सहित प्रत्येक हितधारक समूह के जोखिमों और चिंताओं का आकलन करें। इन मुद्दों के माध्यम से काम करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को विभाजित करें। 
7 संचार योजना बनाएं। संचार परिवर्तन प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण घटक है। परिवर्तन प्रक्रिया में शामिल सभी लोगों के साथ जितनी बार संभव हो संवाद करें। परिवर्तन के कारणों और इससे होने वाले लाभों पर लगातार जोर दें। - दोतरफा संचार सुनिश्चित करने के लिए इच्छुक पार्टियों को व्यक्तिगत रूप से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। आमने-सामने की मुलाकात जरूरी है।
- सूचना का स्रोत वरिष्ठ प्रबंधन प्रायोजक, प्रत्येक कर्मचारी का लाइन मैनेजर और कोई भी अतिरिक्त कंपनी प्रतिनिधि होना चाहिए जिस पर हितधारकों का भरोसा हो। सभी सूचनाओं को एकीकृत तरीके से किया जाना चाहिए।
8 ट्रैक प्रतिरोध। परिवर्तन हमेशा शत्रुता के साथ प्राप्त होते हैं। यह व्यक्तिगत स्तर पर होता है, इसलिए प्रतिरोध के मूल कारण की पहचान करने के लिए हितधारकों से व्यक्तिगत रूप से बात करें। शिकायतों और शिकायतों को ट्रैक करें ताकि परिवर्तन प्रबंधन टीम समय पर मुद्दों को हल कर सके। इस प्रकृति की सबसे आम समस्याओं में शामिल हैं: - बदलने के लिए प्रेरणा की कमी या तात्कालिकता की भावना की कमी।
- बड़ी तस्वीर की समझ की कमी या बदलाव की आवश्यकता के कारण।
- प्रक्रिया में इनपुट की कमी।
- भविष्य, भविष्य की जिम्मेदारियों, या भविष्य की जिम्मेदारियों के लिए आवश्यकताओं के बारे में अनिश्चितता।
- परिवर्तन या संचार के कार्यान्वयन के संबंध में अपेक्षाओं को पूरा करने में प्रबंधन की विफलता।
9 बाधाओं को दूर करें। अधिकांश शिकायतों की प्रतिक्रिया विशिष्ट मुद्दों के बारे में अतिरिक्त जानकारी या संचार रणनीति में परिवर्तन होना चाहिए। अन्य मामलों में, अतिरिक्त कदमों की आवश्यकता हो सकती है जिन्हें आपकी योजना में शामिल किया जाना चाहिए या आवश्यकतानुसार लागू करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन टीम पर छोड़ दिया जाना चाहिए। विचार करें कि निम्नलिखित में से कौन आपके संगठन के लिए प्रासंगिक हो सकता है: - नौकरी की जिम्मेदारियों या कार्य प्रक्रियाओं में बदलाव की स्थिति में, कर्मचारियों के प्रशिक्षण पर ध्यान देना आवश्यक है।
- यदि आप टीम के मनोबल में गिरावट या नए वातावरण में अत्यधिक तनावपूर्ण संक्रमण की उम्मीद कर रहे हैं, तो कॉर्पोरेट इवेंट या कर्मचारी इनाम के साथ माहौल को शांत करें।
- यदि हितधारकों को बदलने के लिए प्रेरित नहीं किया जाता है, तो एक प्रोत्साहन प्रणाली विकसित करें।
- यदि हितधारक ओवरबोर्ड महसूस करते हैं, तो उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए एक बैठक आयोजित करें और तदनुसार अपनी योजना को समायोजित करें।
विधि २ का २: किसी भी प्रोजेक्ट में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें
1 परिवर्तन प्रबंधन में भूमिकाओं को परिभाषित करें। इस परियोजना के लिए आवश्यक सभी भूमिकाओं की सूची बनाएं। प्रत्येक भूमिका के लिए आवश्यक जिम्मेदारियों और कौशल का वर्णन करें। कम से कम, एक परियोजना प्रबंधक को शामिल करें, जिसे दैनिक आधार पर परिवर्तन लागू करना चाहिए, और एक परियोजना प्रायोजक, जिसे समग्र प्रगति को ट्रैक करना चाहिए और प्रबंधन स्तर पर परिवर्तन प्रबंधन के बारे में निर्णय लेना चाहिए। - एक बड़े संगठन में बड़ी परियोजनाओं के लिए, आपको परियोजना प्रबंधन भूमिका को विभिन्न पृष्ठभूमि वाले कई लोगों के बीच विभाजित करने की आवश्यकता होगी।
2 परिवर्तन नियंत्रण कक्ष का उपयोग करें। सॉफ्टवेयर में परियोजनाओं में आम तौर पर एक परिवर्तन नियंत्रण डैशबोर्ड होता है जिसे प्रत्येक हितधारक समूह के सदस्यों द्वारा एक्सेस किया जा सकता है। इस तरह के सॉफ्टवेयर परिवर्तन अनुरोधों के स्वत: समाधान की अनुमति देते हैं, परियोजना प्रबंधक की इस जिम्मेदारी को समाप्त करते हैं, साथ ही निर्णयों के बारे में हितधारकों को सूचित करते हैं। यह दृष्टिकोण बड़ी संख्या में हितधारकों के साथ-साथ उन परियोजनाओं में अच्छी तरह से काम करता है जिनके लिए परियोजना के दायरे और उद्देश्यों के नियमित संशोधन की आवश्यकता होती है। 
3 परिवर्तन अनुरोधों को लागू करने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करें। विचार करें कि विचार का वास्तविकता में अनुवाद कैसे किया जाता है जब टीम में कोई व्यक्ति अगले आवश्यक कदम की पहचान करता है। इस प्रक्रिया का वर्णन करें और पूरी टीम के साथ पहले से इसका समन्वय करें। यहाँ एक उदाहरण है: - एक टीम सदस्य एक परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म भरता है और इस अनुरोध को प्रोजेक्ट मैनेजर को अग्रेषित करता है।
- प्रोजेक्ट मैनेजर इस अनुरोध को अनुरोधों की सामान्य सूची में पंजीकृत करता है और किसी विचार को लागू करने या उसे छोड़ने का निर्णय लेने पर अनुरोध की स्थिति को नोट करता है।
- प्रबंधक आवश्यक संसाधनों को ध्यान में रखते हुए एक अधिक विशिष्ट योजना तैयार करने के लिए टीम के सदस्य का कार्य जारी करता है।
- परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रायोजक को अनुमोदन के लिए योजना भेजता है।
- परिवर्तन लागू किया जा रहा है। इच्छुक पार्टियों को वर्तमान स्थिति के बारे में नियमित रूप से सूचित किया जाता है।
4 एक परिवर्तन अनुरोध प्रपत्र बनाएँ। प्रत्येक परिवर्तन अनुरोध अनुरोधों की सामान्य सूची में पंजीकृत होना चाहिए और इसमें निम्नलिखित शामिल होना चाहिए: - परिवर्तन अनुरोध की तारीख;
- परियोजना प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट अनुरोध संख्या बदलें
- नाम और विवरण;
- अनुरोधकर्ता का नाम, ईमेल पता और टेलीफोन नंबर;
- प्राथमिकता (उच्च, मध्यम, निम्न)। तत्काल परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं के लिए एक स्पष्ट समयरेखा की आवश्यकता होती है;
- उत्पाद और संस्करण संख्या (सॉफ्टवेयर विकास परियोजनाओं के लिए)।
5 अनुरोध लॉग में अतिरिक्त जानकारी रिकॉर्ड करें। अनुरोध लॉग को वर्तमान निर्णय और कार्यान्वयन उपायों को भी प्रतिबिंबित करना चाहिए। अनुरोध प्रपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अतिरिक्त, निम्नलिखित डेटा भी यहां शामिल किया जाना चाहिए: - अनुमोदन के परिणामों पर एक निशान (अनुमोदित या रद्द);
- अनुरोध को मंजूरी देने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर;
- परिवर्तन के कार्यान्वयन की अवधि;
- परिवर्तन परियोजना की पूर्णता तिथि।
6 प्रमुख परिवर्तनों को ट्रैक करें। दैनिक आधार पर परियोजना की स्थिति पर नज़र रखने के अलावा, किसी दिए गए परियोजना के लिए सभी प्रमुख निर्णयों पर नज़र रखने में मदद मिलेगी। इस तरह के रिकॉर्ड दीर्घकालिक परियोजनाओं या परियोजनाओं को ट्रैक करना आसान बनाते हैं जिनके दौरान नेतृत्व परिवर्तन हो रहे हैं। इस जानकारी का उपयोग ग्राहकों और वरिष्ठ प्रबंधन को सूचित करने के लिए भी किया जाता है। किसी परियोजना, प्राथमिकताओं या रणनीति के समय, दायरे या आवश्यकताओं में किसी भी बदलाव के लिए, कृपया निम्नलिखित जानकारी पर ध्यान दें: - फैसला किसने किया।
- जब फैसला हुआ।
- निर्णय और कार्यान्वयन प्रक्रिया के कारणों का संक्षिप्त विवरण। इस प्रक्रिया से संबंधित सभी दस्तावेज संलग्न करें।
सिफारिशों
- अपने कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के बीच विश्वास और प्रतिबद्धता बनाएं। परिवर्तन लोगों को असहज महसूस कराते हैं। लोगों को यह दिखाना कि आप उनके सर्वोत्तम हित में कार्य करने के लिए प्रतिबद्ध हैं, आपको उनका समर्थन प्राप्त करने में मदद कर सकता है।
