विषय

• कदम
• चेतावनी

ईमेल, सामान्य तौर पर, केवल सादा (ASCII) पाठ शामिल होता है, जबकि Word दस्तावेज़ों में बहुत अधिक स्वरूपित पाठ हो सकते हैं। जब आप किसी Word दस्तावेज़ को ईमेल के मुख्य भाग में कॉपी करते हैं, तो उसके स्वरूपण को पूरी तरह से संरक्षित करने का कोई तरीका नहीं है। हालाँकि, आपके लक्ष्यों के आधार पर कई विकल्प हैं।

कदम

1. 1 अपने वर्ड दस्तावेज़ को अपने ईमेल में अनुलग्नक के रूप में संलग्न करें, ईमेल के मुख्य भाग में नहीं। हालाँकि, कुछ लोग जो ईमेल प्राप्त करते हैं, उनके पास वर्ड एडिटर नहीं हो सकता है और इस प्रकार वे आसानी से दस्तावेज़ को पढ़ने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटरों के बीच अंतर के कारण, कुछ दस्तावेज़ थोड़े भिन्न हो सकते हैं।
2. 2 Word में दस्तावेज़ को Rich Text Format (RTF) में सहेजें, और फिर दस्तावेज़ को अपने ईमेल में संलग्न करें। वर्डपैड, सॉफ्टवेयर का एक टुकड़ा जो विंडोज के साथ मुफ्त आता है, और लगभग सभी टेक्स्ट एडिटर आरटीएफ फाइलों को पढ़ सकते हैं। RTF फ़ाइलें Word दस्तावेज़ों में अधिकांश स्वरूपण (लेकिन सभी नहीं) को बरकरार रखती हैं।
3. 3 यदि आप Adobe Acrobat के पूर्ण संस्करण के स्वामी हैं, या PDF फ़ाइल बनाने का कोई अन्य तरीका जानते हैं, तो आप Word दस्तावेज़ को PDF फ़ाइल के रूप में निर्यात कर सकते हैं और उसके बजाय इसे संलग्न कर सकते हैं। Adobe Acrobat Reader सॉफ़्टवेयर मुफ़्त है और अधिकांश उपयोगकर्ताओं ने इसे अपने कंप्यूटर पर पहले ही इंस्टॉल कर लिया है। पीडीएफ फाइल वर्ड फाइल की तरह ही दिखेगी, लेकिन इसे आसानी से संपादित नहीं किया जा सकता है।पीडीएफ बनाने के लिए आप पीडीएफ क्रिएटर (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ पर) नामक एक मुफ्त उत्पाद का भी उपयोग कर सकते हैं।
4. 4 कई ईमेल क्लाइंट आपको अपने ईमेल में कुछ स्वरूपण जोड़ने की अनुमति देते हैं। यह सुविधा, जिसे विभिन्न रूप से "रिच टेक्स्ट" या "एचटीएमएल मेल" कहा जाता है, आपके ईमेल क्लाइंट के आधार पर विभिन्न तरीकों से उपलब्ध है। यह वास्तव में HTML प्रारूप (एक वेब पेज की तरह) में ईमेल भेजता है, जो ऊपर वर्णित RTF प्रारूप की तुलना में थोड़ा अधिक प्रतिबंधात्मक है। अनुलग्नक के बजाय ईमेल संदेश के मुख्य भाग में टेक्स्ट रखना अक्सर अधिक सुविधाजनक होता है। लेकिन ईमेल प्राप्त करने वाले सभी लोग HTML मेल प्राप्त नहीं कर सकते हैं।
5. 5 अपने वर्ड डॉक्यूमेंट को टेक्स्ट के रूप में सीधे अपने मेल में पेस्ट करें, लेकिन पहले कुछ सावधानियां बरतें। जितना संभव हो उतना कम स्वरूपण का प्रयोग करें। "स्मार्ट उद्धरण" बदलें।

चेतावनी

• दस्तावेज़ों को Word दस्तावेज़ों के रूप में तब तक संलग्न न करें जब तक कि बिल्कुल आवश्यक न हो। आमतौर पर केवल बहुत लंबे दस्तावेजों को संलग्न करने की आवश्यकता होती है। बाकी सब कुछ संदेश के मुख्य भाग में सादे पाठ में निर्दिष्ट किया जा सकता है। यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ को ठीक वैसे ही देखे जैसे वह स्क्रीन पर दिखाई देता है, तो एक पीडीएफ फाइल बनाना सीखें। यदि उसे व्यापक परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो एक Word दस्तावेज़ या RTF फ़ाइल संलग्न करें।