विषय

• कदम
• विधि १ का १: बैठक की तैयारी करें
• टिप्स
• चेतावनी

बैठक को सफल बनाने के लिए इसकी पूरी तैयारी करना बहुत जरूरी है।अधिकांश व्यावसायिक उद्योगों में बैठकें एक बड़ी भूमिका निभाती हैं। अपनी अगली मीटिंग को सफल बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें।

कदम

विधि १ का १: बैठक की तैयारी करें

1. 1 मीटिंग की तैयारी का तरीका जानना सभी कर्मचारियों और विशेष रूप से किसी भी प्रबंधक या पर्यवेक्षक के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। बैठक कब नहीं करनी है, यह जानना भी उतना ही महत्वपूर्ण है।
2. 2 तय करें कि आप किस प्रकार की बैठक की मेजबानी करेंगे:
   • सूचना
   • रचनात्मक
   • एक निर्णय करने के लिए
   • प्रेरक
3. 3 भूमिकाएँ असाइन करें और सदस्यों को असाइन करें। भूमिकाएँ इस प्रकार हो सकती हैं:
   • द्वारा निर्देशित रहें
   • सहायक/आयोजक
   • सचिव (रिकॉर्ड कीपिंग)
   • टाइमकीपर (समय का ध्यान रखता है)
   • प्रतिभागियों
4. 4 नोटिस तैयार करें जिसमें बैठक की तारीख, समय, एजेंडा और स्थान शामिल हो। सभी प्रतिभागियों को पहले से सूचनाएं भेजें।
5. 5 पिछली बैठक (यदि कोई थी) पर चर्चा करने के लिए कुछ समय निकालें। इस प्रकार, प्रतिभागी समझ से बाहर के बिंदुओं को स्पष्ट कर सकते हैं या असहमति व्यक्त कर सकते हैं।
6. 6 जरूरी चीजों को जगह-जगह बिछाएं। टेबल और कुर्सियों को पहले से व्यवस्थित करें। प्रत्येक व्यक्ति को एक कलम और कागज प्रदान करें। शब्द के केंद्र में पानी का एक कंटर रखें और चश्मे की व्यवस्था करें।
7. 7 ऑर्डर करने के लिए सभी को कॉल करें। यह वह क्षण है जब अध्यक्ष सभी से बात करना बंद करने का आह्वान करता है और बैठक की शुरुआत की घोषणा करता है। लक्ष्यों को परिभाषित करें। एजेंडा उन विषयों की सूची है जो किसी विषय से संबंधित हैं और उनमें से प्रत्येक के लिए आवंटित समय है। उदाहरण के लिए: "1। पिछले लक्ष्यों (15 मिनट) की पूर्ति का मूल्यांकन करें, 2. क्रम में आगे के लक्ष्यों पर चर्चा करें (20 मिनट), 3. 5 मुख्य लक्ष्यों (10 मिनट) का चयन करें।
8. 8 बैठक से पहले, उपस्थित लोगों के लिए उनके नाम लिखने के लिए एक विशेष खाता बही या सिर्फ एक कागज का एक टुकड़ा पास करें। ये नाम मिनट के हिसाब से निर्धारित किए जाएंगे।
9. 9 सचिव से बैठक की मुख्य बातें लिखने के लिए कहें ताकि बाद में उन्हें कवर किया जा सके।
10. 10 बैठक के अंत में, पूछें कि क्या किसी के पास अन्य विषयों पर प्रश्न हैं। अगली बैठक के लिए एक तिथि निर्धारित करें और समाप्ति की घोषणा करें।

टिप्स

• अध्यक्ष को अक्सर वार्षिक आम बैठक में नियुक्त किया जाता है। कुर्सी बैठक का प्रबंधन करती है, आदेश रखती है, और यह सुनिश्चित करती है कि हर कोई एजेंडे से जुड़ा रहे।
• यदि अध्यक्ष नहीं चुना गया है, तो इस भूमिका को भरने के लिए किसी को तैयार करें।
• भले ही बैठक अनौपचारिक हो, फिर भी आपको लोगों को तारीख और समय की अग्रिम सूचना भेजनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आप सभी को ईमेल भेज सकते हैं।
• वही सचिव के लिए जाता है जो नोट्स लेता है।
• ये निर्देश औपचारिक बैठकों पर भी लागू होते हैं।
  • एजेंडा मीटिंग को लाइन में रखता है और लोगों को एक विषय पर बहुत लंबे समय तक चर्चा करने से रोकता है।
• समय का ध्यान रखना बहुत जरूरी है ताकि भविष्य में कोई विवाद न हो।

चेतावनी

• बैठक को सक्षम रूप से संचालित करने के लिए अध्यक्ष को एक सम्मानित और निष्पक्ष व्यक्ति होना चाहिए।