विषय

• कदम
• 3 का भाग 1 : ज्ञापन की शैली और भाषा का चयन
• 3 का भाग 2 : मेमो लिखने की तैयारी
• भाग ३ का ३: एक ज्ञापन लिखना

मेमो किसी कंपनी के भीतर सूचनाओं को संप्रेषित करने का एक विश्वव्यापी स्वीकृत तरीका है। सर्विस नोट्स का उपयोग दो कंपनियों के बीच पत्राचार में भी किया जा सकता है। मेमो पेशेवर होना चाहिए और स्पष्ट रूप से जानकारी देना चाहिए। यदि आपने कभी मेमो नहीं लिखा है तो चिंता न करें - यह लेख आपको सिखाएगा कि कैसे।

कदम

3 का भाग 1 : ज्ञापन की शैली और भाषा का चयन

1. 1 अनौपचारिक भाषा का प्रयोग न करें। ज्ञापन की भाषा सरल लेकिन औपचारिक होनी चाहिए।
   • "नमस्ते! अंतत: शुक्रवार आ गया! मैं आपको एक महत्वपूर्ण बात के बारे में बताना चाहता हूं।"
   • इसके बजाय, इसे लिखें: "यह नोट आपको प्रोजेक्ट 319 की प्रगति पर अपडेट रखेगा।"
2. 2 अपने ज्ञापन में, तटस्थ स्वर में रहें - अत्यधिक भावुक और व्यक्तिपरक न हों। दावा करते समय तथ्यों और सबूतों पर भरोसा करने की पूरी कोशिश करें।
   • उदाहरण के लिए, आपको इस तरह नहीं लिखना चाहिए: "मुझे लगता है कि अगर हम शुक्रवार को काम पर आते हैं तो हम सभी बहुत खुश होंगे।"
   • इसके बजाय, शोध करें कि क्या सभी कर्मचारी शुक्रवार को आकस्मिक कपड़े पहनना चाहते हैं और यह कॉर्पोरेट नैतिकता को कैसे प्रभावित करता है।
3. 3 संकेत वाक्यांशों का प्रयोग करें। जब आप सबूत देने जा रहे हों या किसी स्रोत का हवाला दे रहे हों, तो उचित वाक्यांशों का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
   • उदाहरण के लिए: "हमारे डेटा के अनुसार, ..." या "किए गए अध्ययनों से पता चलता है कि ..."।
4. 4 एक उपयुक्त फ़ॉन्ट और आकार चुनें। मेमो को पढ़ना आसान होना चाहिए, इसलिए बहुत छोटे प्रिंट का उपयोग करने से बचें; 11 या 12 मानक फ़ॉन्ट आकार है।
   • आपको टाइम्स न्यू रोमन जैसी साधारण फ़ॉन्ट शैली भी चुननी चाहिए। कॉमिक सेन्स जैसे मज़ेदार या फैंसी फॉन्ट में अपना नोट न लिखें (यदि आप ऐसा करते हैं तो वे आप पर हंसेंगे!)
5. 5 मानक फ़ील्ड का उपयोग करें। मेमो के लिए 2.5 सेमी मार्जिन मानक हैं, हालांकि कुछ टेक्स्ट एडिटर में बड़े मार्जिन वाले मेमो टेम्प्लेट शामिल हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, 3 सेमी)।
6. 6 सर्विस नोट्स सिंगल लाइन स्पेसिंग के साथ लिखे जाते हैं। पैराग्राफ और सेक्शन के बीच एक खाली लाइन छोड़ दें।
   • पैराग्राफ इंडेंट न करें।

3 का भाग 2 : मेमो लिखने की तैयारी

1. 1 यदि आपको कई लोगों को कुछ महत्वपूर्ण (काम पर) के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है, तो उन्हें एक मेमो भेजें। आप इसे एक व्यक्ति को भी भेज सकते हैं यदि तथ्य यह है कि आपने सूचना प्रसारित की है, तो इसे प्रलेखित करने की आवश्यकता है।
   • हालाँकि, कुछ मामलों में केवल अपने इच्छित लोगों से बात करना बेहतर होता है।
   • इसके अलावा, कुछ जानकारी लिखित रूप में प्रेषित नहीं की जा सकती है।
2. 2 प्रेषित जानकारी के आधार पर, नोट की सामग्री और प्रारूप भिन्न हो सकते हैं। अधिकांश मेमो में निम्नलिखित जानकारी होती है:
   • किसी समस्या का नया विचार या समाधान।उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि ओवरटाइम लागतों की योजना बनाने में किसी समस्या का समाधान कैसे किया जाता है, तो इसके बारे में एक मेमो में लिखें और इसे अपने बॉस को भेजें।
   • आदेश। उदाहरण के लिए, मेमो भेजना आपके विभाग द्वारा आयोजित होने वाले आगामी सम्मेलन में जिम्मेदारियों को वितरित करने का एक प्रभावी तरीका है।
   • प्रतिवेदन। आप हाल ही की किसी घटना के बारे में सहकर्मियों को सूचित करने के लिए, या परियोजना के बारे में नई जानकारी के बारे में सूचित करने के लिए, या एक अध्ययन के परिणामों पर एक रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए एक नोट भी भेज सकते हैं।
3. 3 शायद आप कई परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं और उन्हें एक ज्ञापन में साझा करना चाहते हैं। ऐसा नहीं करना चाहिए। सर्विस नोट्स में एक विशिष्ट मुद्दे (विषय, परियोजना, आदि) के बारे में जानकारी होती है।
   • ज्ञापन संक्षिप्त, सूचनात्मक और पढ़ने में आसान होना चाहिए। इस प्रकार, केवल एक विषय पर ध्यान केंद्रित करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि जानकारी को पढ़ा और ध्यान में रखा गया है।
4. 4 आपके नोट की सामग्री और शैली लक्षित दर्शकों पर निर्भर करती है, इसलिए इस बारे में सोचें कि आपका नोट कौन पढ़ेगा।
   • उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण तिथि की योजना बनाने के बारे में आपके सहकर्मियों के लिए ज्ञापन की शैली और प्रगति रिपोर्ट के साथ आपके बॉस के लिए नोट की शैली बहुत भिन्न होगी।

भाग ३ का ३: एक ज्ञापन लिखना

1. 1 नोट को शीर्षक दें। शीर्षक दस्तावेजों के लिए व्यावसायिक पत्राचार में यह आम बात है।
   • उदाहरण के लिए, पृष्ठ के शीर्ष पर, "मेमो" या "मेमो" लिखें।
   • आप शीर्षक को केंद्र में रख सकते हैं या इसे पृष्ठ के बाईं ओर दबा सकते हैं। आपके द्वारा पहले प्राप्त किए गए मेमो को देखना और उनके प्रारूप को कॉपी करना सबसे अच्छा है।
2. 2 अपने नोट के लिए एक शीर्षक लिखें। इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
   • TO: उन लोगों के नाम और शीर्षक लिखें जिन्हें आप नोट भेज रहे हैं।
   • ओटी: अपना नाम और शीर्षक लिखें।
   • दिनांक: वर्ष सहित सही तिथि लिखें।
   • विषय: नोट किस बारे में होगा, इसका संक्षिप्त लेकिन सटीक विवरण दें।
   • कृपया ध्यान दें कि "विषय" के बजाय आप "रेफरी" लिख सकते हैं।
3. 3 नोट प्राप्त करने वालों की सूची में, उन सभी लोगों को शामिल करना सुनिश्चित करें जिन्हें आप इसे भेजने जा रहे हैं। नोट के प्राप्तकर्ताओं को उन लोगों तक सीमित करें जो इसमें जानकारी से प्रभावित हैं।
   • अपने विभाग या कंपनी में सभी को एक नोट न भेजें यदि इसमें समस्या केवल कुछ लोगों से संबंधित है।
   • यदि आप कंपनी के सभी कर्मचारियों को एक साथ नोट्स भेजेंगे, तो उन पर नोटों की बौछार हो जाएगी और या तो वे ध्यान से नहीं पढ़ेंगे, या वे बिल्कुल भी नहीं पढ़ेंगे।
4. 4 नोट प्राप्त करने वालों की सूची में पूरे नाम और शीर्षक शामिल करें। यहां तक ​​​​कि अगर आप अपने बॉस के साथ एक छोटे पैर पर हैं, तो व्यावसायिक पत्राचार में औपचारिक स्वर में रहना बेहतर है। उदाहरण के लिए, जब आप उसके कार्यालय जाते हैं तो आप उसे "व्लादिमीर" कह सकते हैं, लेकिन अपने ज्ञापन में, उसे "मिस्टर दिमित्रीव" या "व्लादिमीर निकोलाइविच" के रूप में संदर्भित करें।
   • नोट के प्राप्तकर्ताओं को सूचीबद्ध करते समय इसे ध्यान में रखें - पूरा नाम और शीर्षक शामिल करें।
5. 5 यदि आप किसी अन्य कंपनी से किसी को नोट भेज रहे हैं, तो उनसे संपर्क करने का सही तरीका निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस व्यक्ति के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए समय निकालें; सबसे अधिक संभावना है, यह उनकी कंपनी की वेबसाइट पर किया जा सकता है।
   • उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति के पास डॉक्टरेट है, तो उसे शामिल करना सुनिश्चित करें।
   • साथ ही, इस व्यक्ति की स्थिति का पता लगाना सुनिश्चित करें और इसे अपने नोट में शामिल करें।
6. 6 अपने नोट के विषय के बारे में सोचें। यह संक्षिप्त और सीधा होना चाहिए।
   • उदाहरण के लिए, "नए ग्राहक" एक अस्पष्ट विषय है, और यदि कोई कुछ दिनों या हफ्तों में आपका नोट ढूंढना चाहता है, तो उसे ऐसा करने में मुश्किल होगी।
   • सबसे अच्छा विषय है: "ग्राहक विस्तार रिपोर्ट"।
7. 7 एक नियम के रूप में, सेवा ज्ञापन में अभिवादन नहीं लिखा जाता है। लेकिन, यदि आप चाहें, तो आप "प्रिय श्रीमान दिमित्रीव" या "प्रिय सहयोगियों" के साथ नोट के पाठ की शुरुआत कर सकते हैं।
   • नोट छोटा और सूचनात्मक होना चाहिए, ताकि अभिवादन छोड़ा जा सके।
8. 8 नोट का परिचयात्मक भाग लिखें। इसमें मेमो लिखने और भेजने का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं।
   • उदाहरण के लिए, "मैं इसे लिख रहा हूँ ..."। नोट के परिचयात्मक भाग में उसमें प्रस्तुत जानकारी का संक्षिप्त विवरण होना चाहिए।
9. 9 परिचयात्मक खंड छोटा होना चाहिए। इसमें विवरण और अन्य विवरण देने की आवश्यकता नहीं है।
   • कई छोटे वाक्यों (छोटा पैराग्राफ) का परिचयात्मक खंड बनाएं।
10. 10 मुख्य जानकारी की प्रस्तुति की शैली पर निर्णय लें। इसे 2-4 पैराग्राफ में संलग्न किया जाना चाहिए। प्रस्तुति की शैली सूचना पर ही निर्भर करेगी।
    • उदाहरण के लिए, आप महत्व के क्रम में या उन प्रक्रियाओं के अनुसार जानकारी प्रस्तुत कर सकते हैं जिनमें आपकी परियोजना टूट गई है।
11. 11 सर्विस नोट को खंडों (पैराग्राफ) में विभाजित किया जाना चाहिए ताकि इसके पाठक आसानी से जानकारी को आत्मसात कर सकें; इसके अलावा, अनुभाग उन्हें नोट में महत्वपूर्ण बिंदुओं की पहचान करने में मदद करेंगे।
12. 12 प्रत्येक अनुभाग को शीर्षक दें; अनुच्छेद के शीर्षक में उसमें निहित जानकारी को स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए।
    • उदाहरण के लिए, आप अपने आगामी कार्यालय स्थानांतरण नोट को निम्नलिखित अनुभागों में विभाजित कर सकते हैं: नया कार्यालय स्थान, पैकिंग उपकरण और दस्तावेज़ के लिए निर्देश, और स्थानांतरण अनुसूची।
13. 13 प्रत्येक खंड के पहले वाक्य को पाठकों को बताना चाहिए कि यह पैराग्राफ किस बारे में है।
    • आपके नोट के अलग-अलग पैराग्राफ या अनुभागों को विचाराधीन विषय पर एक विशिष्ट बिंदु पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
14. 14 महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करने के लिए, एक सूची या सूची बनाएं। इससे पाठकों को मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करने और जानकारी को तेजी से पढ़ने और अवशोषित करने में मदद मिलेगी।
15. 15 मेमो का आकार 1-2 पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए।
    • यह एक मानक मेमो आकार है जिसमें सिंगल लाइन स्पेसिंग और पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन है।
16. 16 प्रस्तुत जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करने वाले पैराग्राफ को शामिल करने पर विचार करें। ज्यादातर मामलों में, यह आवश्यक नहीं है, खासकर यदि आपने एक छोटा नोट लिखा है।
    • लेकिन यदि प्रस्तुत की गई जानकारी बहुत जटिल है या यदि ज्ञापन का आकार मानक से अधिक है, तो प्रस्तुत जानकारी (अर्थात् मुख्य बिंदु) को सारांशित करने वाला एक छोटा पैराग्राफ शामिल करना बेहतर है।
17. 17 एक समापन अनुच्छेद शामिल करना सुनिश्चित करें, भले ही आपको नहीं लगता कि आपको इसकी आवश्यकता है। निम्नलिखित को धयान मे रखते हुए:
    • ज्ञापन के लक्ष्य क्या हैं? पाठकों को कुछ करने के लिए प्रोत्साहित करें? क्या कर्मचारियों को समय पर रिपोर्ट करना है? यदि हां, तो इसे अंतिम पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से बताएं।
    • यदि आगे किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो निम्नलिखित निष्कर्ष लिखें: "मुझे इस मुद्दे पर चर्चा करने में खुशी होगी" या "यदि इस विषय पर आपके कोई प्रश्न या टिप्पणी हैं, तो मुझे उनका उत्तर देने में खुशी होगी।"
18. 18 आप चाहें तो नोट के अंत में अपना नाम या हस्ताक्षर लगाएं (लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है)। यदि ऐसा है, तो अन्य कर्मचारियों से प्राप्त मेमो को देखें।
    • यदि वे नोटों पर हस्ताक्षर करते हैं (उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से, इवानोव एए), तो वही करें।
    • यदि आप नोट पर हस्ताक्षर नहीं करना चाहते हैं, तो आप दस्तावेज़ के अंत में अपने आद्याक्षर रख सकते हैं।
19. 19 यदि टेबल, ग्राफ़ या रिपोर्ट नोट के साथ संलग्न हैं तो किसी भी अनुलग्नक के बारे में एक अनुस्मारक बनाएं। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ के अंत में, उदाहरण के लिए, "परिशिष्ट: तालिका 1" लिखें।
    • अनुलग्नकों का उल्लेख नोट के मुख्य पाठ में किया जाना चाहिए।
    • उदाहरण के लिए, यदि आप एक नए कार्यालय में आने वाले कदम के बारे में लिख रहे हैं, तो आप कुछ ऐसा लिख ​​सकते हैं, "हम तिमाही के अंत तक इस कदम को पूरा करने का इरादा रखते हैं। विस्तृत चलती अनुसूची के लिए संलग्न तालिका 1 देखें।"
20. 20 अपना नोट सबमिट करने से पहले इसे जांचना सुनिश्चित करें। सुनिश्चित करें कि वाक्य व्याकरणिक रूप से सही हैं, कि नोट में कोई वर्तनी या वाक्यविन्यास त्रुटियां नहीं हैं, और यह कि जानकारी सार्थक है।
    • नोट को पहली बार चेक किए जाने के बाद न भेजें (जब तक कि निश्चित रूप से, यह एक अत्यावश्यक नोट न हो)। दस्तावेज़ को एक तरफ सेट करें और एक घंटे में इसे फिर से जांचें। शायद आपको नई त्रुटियां और अशुद्धियां मिलेंगी जिन्हें आपने पहले याद किया था।
    • यदि नोट में गोपनीय जानकारी है, तो अपनी कंपनी की गोपनीयता नीति की जाँच करें और उस व्यक्ति का नाम पता करें जो आपके नोट की समीक्षा करेगा और स्थापित नियमों के अनुपालन पर अपनी राय देगा।