एक ठोस पत्र कैसे लिखें (फोटो के साथ) - युक्तियाँ

वीडियो: Ep.1086 जिसका डॉक्टर मृत्यु प्रमाण पत्र लिखने जा रहे , उसकी कैसे बचा दी जान एक मुनि ने

विषय

कदम
सलाह

क्या आप बैंक, बीमा कंपनी, राज्य एजेंसी, नियोक्ता या स्कूल से परेशान हैं? क्या आपको उन्हें एक पत्र भेजने की ज़रूरत है, जिससे उन्हें कुछ करने के लिए राजी किया जा सके या उन्हें किसी समस्या के लिए आपकी मदद करने के लिए राजी किया जा सके, लेकिन आपको यकीन नहीं है कि इसे कहाँ शुरू करना है? निम्नलिखित लेख मार्गदर्शन करेगा कि कैसे एक प्रभावी प्रेरक पत्र लिखा जाए।

कदम

भाग 1 का 4: तैयार करें

ऊपर के विचार। इससे पहले कि आप एक पत्र लिखना शुरू करें, इस बारे में सोचें कि आप पत्र के माध्यम से क्या बताना चाहते हैं, आप इस पत्र को क्यों लिख रहे हैं, साथ ही आपत्तियों को भी प्राप्त कर सकते हैं जो प्राप्तकर्ता आपके बाद पेश कर सकता है। पत्र पढ़ें। मन में एक विचार रखने से पहले आपको पत्र की मुख्य सामग्री को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में मदद मिलेगी और साथ ही उस विषय को समझें जो पत्र लक्ष्य कर रहा है।
- एक वाक्य पैटर्न के साथ पत्र को खोलना: मैं "उद्देश्य" के "पाठक" को आश्वस्त करना चाहता हूं। "पाठक" को उस व्यक्ति के साथ बदलें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं और "उद्देश्य" जिसे आप समझाने की कोशिश कर रहे हैं।
- उपरोक्त चरण पूरा करने के बाद, अपने आप से पूछें: क्यों? ऐसे कारणों को रेखांकित करें कि आप क्यों चाहते हैं कि पाठक आपकी इच्छा से सहमत हों।
- एक बार जब आप इसके कारणों को सूचीबद्ध कर लेते हैं, तो उन्हें महत्व देकर व्यवस्थित करें। सभी महत्वपूर्ण कारणों को एक कॉलम में रखें और उन कारणों को जो दूसरे कॉलम की तुलना में कम महत्वपूर्ण हैं। यह कदम महत्वपूर्ण और प्रासंगिक जानकारी को उजागर करने के लिए जानकारी को सारांशित करने में मदद करता है।
अपने उद्देश्य को जानें। सुनिश्चित करें कि आपको पता है कि आपके लक्ष्य क्या हैं। आपको किन चीजों को पूरा करने की जरूरत है और आप अपने पाठकों को क्या करना चाहते हैं।
- उसी समय, अपने बारे में उन समस्याओं के समाधान के बारे में सोचें जिनके बारे में आप सोच रहे हैं।
लक्ष्य पत्र को समझें। अपने विषय का विश्लेषण और समझने से आपको अपने पत्र की रचना को आकार देने में मदद मिलेगी। यदि संभव हो तो, यह निर्धारित करें कि क्या आपके पाठक आपसे सहमत होने या असहमत होने की संभावना रखते हैं, या यदि वे तटस्थ पक्ष में होंगे। यह कदम आपको यह पता लगाने में मदद करेगा कि आपके दिमाग को अधिक कहां रखा जाए।
- जिस व्यक्ति को आप पत्र भेज रहे हैं, उसकी सही पहचान की कोशिश करें। वे कौन हैं और आपको क्या लगता है कि उन्हें वास्तव में आपकी मदद करनी चाहिए? क्या आपके पत्र को सिर्फ अनदेखा किया जाएगा या इसे संभाला जाएगा? क्या प्राप्तकर्ता उच्च स्थिति में है या व्यक्ति इस समस्या को हल करने का प्रभारी है? प्राप्तकर्ता की स्थिति के आधार पर, अलग-अलग शब्दांकन होंगे।
- इस विषय पर पाठक की राय और सोचने के तरीकों के बारे में जानने की कोशिश करें। क्या आपके और आपके पाठकों के बीच विरोधाभासी विचार उत्पन्न हो सकते हैं? आप औपचारिक तरीके से इस तरह के विचार कैसे पेश कर सकते हैं?
- पता लगाएँ कि आपके विषय के साथ आपके पाठक की क्या रुचि हो सकती है। क्या उनमें सौदा करने की क्षमता है? क्या वे सीधे इस विषय से प्रभावित हैं? उन्हें समीक्षा करने के लिए कितना समय देना होगा?
- पाठक को रिझाने के लिए आपको अपने निबंध में किस तरह के सबूत पेश करने चाहिए, इस बारे में सोचें।
विषय पर शोध करें। अत्यधिक आश्वस्त भाषा में तथ्यात्मक सबूत और संबंधित जानकारी शामिल होनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप एक अलग दृष्टिकोण से देखते हैं। अपने दृष्टिकोण से समस्या का अध्ययन न करें, बल्कि विरोधी विचारों और उनके तथ्यों का उल्लेख करें।
- अपने दावे का समर्थन करने के लिए तथ्यात्मक तथ्यों, तार्किक तर्कों, आंकड़ों और प्रासंगिक सबूतों का उपयोग करें।
- केवल इस बात पर जोर देने के बजाय कि विरोधी पक्ष की स्थिति गलत है, समझाएं कि आपकी स्थिति सही क्यों है और विचार करने योग्य है।
विज्ञापन

भाग 2 का 4: एक पत्र का प्रारूपण

ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करें। व्यावसायिक पत्रों का एक विशिष्ट प्रारूप होता है। सही प्रारूप में लिखे गए पत्र को पढ़ते समय, पाठक एक तरह से या किसी अन्य में विचलित नहीं होगा। इसके विपरीत, यदि आप सही ढंग से व्यवस्था नहीं करते हैं, तो पत्र पाठक की आंखों में आपकी बुरी छाप छोड़ देगा और वे इस पत्र को एक तरफ फेंक सकते हैं।
- लाइन ब्रेक और अलग पैराग्राफ का उपयोग करके शुरू करें।
- प्रत्येक अनुच्छेद को संरेखित करें। दूसरे शब्दों में, गद्य या निबंध लिखते समय पैराग्राफ को इंडेंट न करें।
- पैराग्राफ के बीच एक पंक्ति।
- एक मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें, आमतौर पर 12 के फ़ॉन्ट आकार के साथ न्यू रोमन या एरियल टाइम्स।
पते को पत्र की शुरुआत में अलग से रखा गया है। पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में अपना पता लिखकर प्रारंभ करें। अपना नाम शामिल न करें, लेकिन केवल सड़क का पता, शहर, प्रांत (अमेरिका जैसे देशों के लिए "राज्य" का उपयोग करें) और क्षेत्र कोड शामिल करें। आप नीचे दिए गए अलग-अलग लाइनों पर अपना फोन नंबर और ईमेल भी टाइप कर सकते हैं। यदि आप यूके में रहते हैं, तो पता दाईं ओर होना चाहिए। फिर एक लाइन दूर।
- दिनांक दर्ज करें। महीनों को पत्र के रूप में लिखा जाता है, क्रमशः तारीख और वर्ष के बाद। नोट: इस पद्धति का उपयोग अंग्रेजी बोलने वाले देशों में किया जाता है। वियतनाम में, "दिन ... महीना ... वर्ष ..." आदेश का उपयोग करते हुए। एक पंक्ति।
- 4 जून 2013
- प्राप्तकर्ता का नाम और पता टाइप करें। प्राप्तकर्ता की पहचान निर्दिष्ट करने का प्रयास करें। एक पंक्ति।
अभिवादन के साथ पत्र खोलें। प्राप्तकर्ता के नाम के साथ "प्रिय" परिचय का एक स्वीकृत परिचित रूप है। सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता का नाम सही तरीके से टाइप किया गया है, ताकि ग्रीटिंग में नाम संदेश शीर्षलेख में प्राप्तकर्ता के नाम से मेल खाता हो।
- अंतिम नाम का संदर्भ देते समय प्राप्तकर्ता के पहले नाम के साथ संयोजन में श्री (श्री), सुश्री (सुश्री), प्रोफेसर (डॉ) जैसे शीर्षकों का उपयोग करें। यदि आप निश्चित नहीं हैं कि किसी महिला को किस नाम से पुकारा जाए तो "सुश्री (सुश्री)" का उपयोग करें
- हमेशा एक शीर्षक के बाद एक बृहदान्त्र का उपयोग करें।
- ग्रीटिंग और पहले पैराग्राफ के बीच एक लाइन छोड़ दें
- प्रिय प्रोफेसर ब्राउन:
एक निष्कर्ष के साथ पत्र को बंद करें। अपना समापन वाक्य लिखने से पहले, पत्र के स्वर के बारे में सोचें। "धन्यवाद," मूल प्रकार के समापन वाक्यों में से एक है, जबकि "सर्वश्रेष्ठ संबंध" जैसे वाक्य अधिक अनुकूल हैं। यह सोचें कि क्या आपका पत्र सम्मानजनक या मैत्रीपूर्ण मेल खाता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस तरह का निष्कर्ष चुनते हैं, आपको इस नियम का पालन करने की आवश्यकता है कि पहले शब्द को पूंजीकृत किया जाना चाहिए और अगला शब्द लोअरकेस है। अंतिम वाक्य का पालन करना अल्पविराम है।
- औपचारिक मेल प्रारूप के लिए "सर्वश्रेष्ठ सादर, (सम्मानपूर्वक आपका)" चुनें। "ईमानदारी से," "का संबंध है," "आपको धन्यवाद, (धन्यवाद,)" या "आपका वास्तव में," समापन फॉर्म हैं। व्यापार ईमेल के लिए मानक। "बेस्ट रिगार्ड, (सर्वश्रेष्ठ,)", "बेस्ट रिगार्ड," या "एक अच्छा दिन है," अंतरंग अभिव्यक्ति हैं। और कम दूर का एहसास।
- अपने नाम में टाइप करने से पहले अपने हस्ताक्षर के लिए कमरे की चार लाइनें बनाएं।
- धन्यवाद,
विज्ञापन

4 का भाग 3: पत्र लिखना

संक्षिप्त और संक्षिप्त। प्रेरक पत्र छोटे और विनम्र होने चाहिए। उद्यमियों ने शायद ही कभी एक पत्र पढ़ा है जो एक पृष्ठ से अधिक लंबा है या एक अप्रिय स्वर के साथ एक पत्र है। फैलाओ मत, फैलाओ। स्पष्ट, सुसंगत वाक्यों का उपयोग करने का प्रयास करें। ऑफ-टॉपिक से बचें और अनावश्यक, सीमांत या अत्यधिक जानकारी दें।
- अत्यधिक वाक्यों के प्रयोग से बचें। अत्यधिक ठोस व्याख्यात्मक वाक्यों का उपयोग करने की आवश्यकता है। वाक्य छोटे, समझने में आसान और पढ़ने में आसान होने चाहिए।
- बहुत लंबे पैराग्राफ न लिखें। प्रत्येक पैराग्राफ में बहुत अधिक जानकारी शामिल न करें क्योंकि यह पत्र को पढ़ते समय पाठक को उदासीन बना देगा, विषय से हटकर नहीं या मामले को और अधिक भ्रमित करने का प्रयास न करें। उस जानकारी से चिपके रहें जो प्रत्येक पैराग्राफ में बारीकी से संबंधित है और एक नए विचार को विकसित करने के लिए शुरू करते समय दूसरे पर जाएं।
पहले दो वाक्यों में मुख्य विचार बताइए। एक हल्के और सीधे शुरुआती वाक्य के साथ शुरू करें। पहले दो वाक्यों में अपनी इच्छाएं (यानी मुख्य विचार) बताएं।
- पहले पैराग्राफ में केवल दो से चार वाक्य शामिल होने चाहिए।
दूसरे पैराग्राफ को पत्र के उद्देश्य पर जोर देना चाहिए। इस अनुच्छेद में, अपने विचारों, आवश्यकताओं या लक्ष्यों को रेखांकित करें। विशिष्ट कारण, जानकारी या सामग्री देने के बजाय, अपनी स्थिति, अपनी बातों, रुचियों या अनुरोधों को पूरी तरह से समझाइए और मुद्दे के महत्व को समझाइए। यह आपके ऊपर कितना प्रभावशाली है जो आपको कार्रवाई करने के लिए मजबूर करता है।
- यथार्थवादी वाक्यों के साथ अपनी सामग्री को उचित, विनम्र तरीके से व्यवस्थित करना याद रखें। अत्यधिक भावुक भाषा का उपयोग करने से बचें, जबरन शब्दों का उपयोग न करें, पाठकों के साथ अभद्र वाक्यों का उपयोग न करें (पाठकों यहाँ व्यक्ति या संगठन हो सकते हैं) विरोधी पक्ष को अशिष्टता नहीं दिखाता है।
अगले पैराग्राफ में सहायक बिंदु बनाएं। अगले कुछ पैराग्राफ आपकी जानकारी और अतिरिक्त विवरण प्रदान करके आपकी बात को सही ठहराएंगे। तार्किक, तथ्यात्मक, उचित, व्यावहारिक और कानूनी विवरण प्रदान करना सुनिश्चित करें। केवल ऐसी राय न दें जो भावनात्मक, विश्वास या बस व्यक्तिगत हों। एक लंबी कहानी को पढ़ने के लिए पाठक न लें; अंक को जल्दी और सही तरीके से बनाने की आवश्यकता है। इसे प्राप्त करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ छोटी रणनीति दी गई हैं:
- पाठकों को संलग्न करने के लिए वास्तविक आँकड़े और घटनाओं का हवाला देते हुए। सुनिश्चित करें कि प्रस्तुत आँकड़े और तथ्य विश्वसनीय, वैध स्रोतों से हैं, और यह कि आँकड़े और तथ्य आपके द्वारा, उनके मूल संदर्भ में ईमानदारी से लागू किए जा रहे हैं। ।
- अनुसंधान विशेषज्ञों को यह दिखाने के लिए उद्धृत करें कि वे इस मुद्दे पर आपके समान विचार रखते हैं और विरोधी पक्ष के विचारों का विरोध करते हैं। इन विशेषज्ञों को जिस क्षेत्र में वे शोध कर रहे हैं, उसमें एक भरोसेमंद स्थिति रखने की आवश्यकता है और सवाल में मामले पर एक बिंदु बनाने में सक्षम है।
- उन कारणों को बताएं जिनके कारण आपका अनुरोध स्वीकृत होना चाहिए। किसी को समझाने के द्वारा समझाने का तरीका कि आप क्यों मानते हैं कि कुछ किया जाना चाहिए ताकि वे अपने मन को अधिक प्रभावी ढंग से बदल सकें बस उन्हें कुछ करने के लिए कहें। । वर्तमान स्थिति की व्याख्या करें और इसे बदलने की आवश्यकता क्यों है।
- प्रश्न में अपने विवरण, विनिर्देशों और मुद्दे की समझ दें। समस्याओं या किसी कार्रवाई की कमी को हल करने के लिए पिछले प्रयासों का उल्लेख करें।
- प्रश्न में समस्या से संबंधित साक्ष्य एक उदाहरण के साथ होना चाहिए। ऐसे साक्ष्य प्रस्तुत करें जिससे पाठक को समस्या का महत्व दिखाई दे।
- अपने पैराग्राफ में आपको जो कुछ भी उल्लेख करने की आवश्यकता है उसे सीमित करने के लिए याद रखें। कृपया अपने मामले और स्थिति को सरल तरीके से बताएं। विवरण में बहुत गहरा नहीं है, लेकिन पर्याप्त महत्वपूर्ण सामग्री देना आवश्यक है। केवल सबसे अधिक प्रासंगिक आँकड़े, विशेषज्ञ और प्रशंसापत्र चुनें।
विरोधी पक्ष की राय का खंडन करें। किसी को प्रभावी ढंग से मनाने में सक्षम होने की कुंजी इसके विपरीत विचारों को चुनौती देना है। यदि आप पाठकों से आपत्तिजनक तर्क या प्रश्नों की भविष्यवाणी करना चाहते हैं, तो आप पत्र में उन का उल्लेख कर सकते हैं। विरोधी पक्ष के साथ आम जमीन खोजें या अपनी राय का समर्थन करने के लिए आश्वस्त विचारों के साथ आएं।
- सुनिश्चित करें कि आप अपनी बात और दूसरे पक्ष के बीच अंतर को खुले तौर पर स्वीकार करते हैं। उन्हें छिपाने की कोशिश केवल आपके तर्क को कमजोर करेगी। इसके बजाय, उन मूल्यों, अनुभवों और मुद्दों पर जोर दें, जो आपके विरोधी पक्ष के साथ समान हैं।
- निर्णय की भाषा का उपयोग करने से बचें। शब्दों में बहुत अधिक भाव रखने से आपके तर्कों की निष्पक्षता कम हो जाती है। बहुत अधिक नकारात्मकता और निर्णय वाला एक पत्र आपके विचारों के प्रति आपके पाठकों की सहमति को बाधित कर सकता है।
अपने अनुरोध को दोहराते हुए पत्र को बंद करें। संदेश के अंत में अपना अनुरोध या राय दोहराएं। इस पैराग्राफ में, आप एक समाधान सुझा सकते हैं या समस्या को हल करने के लिए कार्रवाई कर सकते हैं। पत्र में उल्लेख करें कि आप इस पत्र का फोन, ईमेल या स्वयं जांच द्वारा पालन करेंगे।
- एक अच्छी तरह से स्थापित वाक्य के साथ समाप्त होने से पाठक को आपकी ओर झुकाव करने में मदद मिलेगी या कम से कम उन्हें आपकी दृष्टि से समस्या को अधिक स्पष्ट रूप से देखने में मदद मिलेगी।
- अपने खुद के समाधान या तरीके लाओ। समझौता करने के लिए सहमत हों या दोनों पक्ष एक कदम पीछे हट जाएं। पाठक को दिखाएं कि आपने क्या किया है और आप स्थिति को संबोधित करने के लिए क्या तैयारी कर रहे हैं।
विज्ञापन

4 के भाग 4: अंतिम चरण

त्रुटियों के लिए जाँच करें। वर्तनी की गलतियाँ और ख़राब व्याकरणिक संरचनाएँ पहली चीज़ हैं जो पाठकों को आप पर बुरा प्रभाव डालती हैं। केवल जब लेख में कोई त्रुटि नहीं होती है, तो पाठक सामग्री और उस विचार पर ध्यान केंद्रित कर सकता है जिसे लेख संप्रेषित करना चाहता है। भेजें बटन दबाने से पहले पत्र को कई बार पढ़ें। यदि यह ठीक हो जाता है तो सुनने के लिए पत्र को जोर से पढ़ें।
- आवश्यकता के मामले में, किसी ने आपके पत्र में वर्तनी की त्रुटियों की जांच की है (या आप वर्तनी जाँच सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं)।
अपने असली हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करें। यदि आप इसे ईमेल के बजाय भेजते हैं तो सीधे पत्र पर हस्ताक्षर करें। इससे पत्र को निजीकृत करने और यह सत्यापित करने में मदद मिलती है कि पत्र आपके द्वारा लिखा गया था।
अन्य महत्वपूर्ण लोगों को कॉपी करें। यदि कंपनी में या किसी अन्य संगठन के अन्य लोगों को आपके पत्र को पढ़ने की आवश्यकता है, तो उन्हें एक प्रति भेजें। इसका मतलब है कि लोगों को भेजने, वास्तविक हस्ताक्षरित प्रतियों को भेजने और भेजने के लिए बराबर संख्या में प्रिंट करना।
प्रेषकों को एक प्रति रखनी चाहिए। अपने रिकॉर्ड का हमेशा ध्यान रखें कि इसे कब भेजा गया था और प्राप्तकर्ता की जानकारी। समस्या के समाधान के लिए आपको आगे क्या करने की आवश्यकता है, जब तक समस्या का समाधान नहीं किया जाता है, तब तक उस पर ध्यान दें। विज्ञापन

सलाह

औपचारिक रूप में लिखना चाहिए। यदि आप आकस्मिक या अनौपचारिक बातचीत की भाषा का उपयोग करते हैं तो पत्र प्राप्त करने वाले को आप पर भरोसा नहीं होगा।औपचारिक भाषा के प्रयोग से अक्षर को अर्थहीन स्लैंग के उपयोग से अधिक विनम्र बनाने में मदद मिलती है!
कोमल भाषा का प्रयोग करें। लोग उन लोगों की मदद करते हैं जो उनके प्रति दयालु हैं।
विषय से हटकर नहीं। ध्यान रखें कि आप जिस विषय के बारे में बात कर रहे हैं, उसके लिए अतिरिक्त जानकारी न जोड़ें। इसके बजाय, प्रासंगिक सामग्री से चिपके रहें और मामलों को जटिल न करें। उन्हें बाहर खड़ा करने के लिए वास्तविक तथ्यों का उपयोग करें।
मध्य पैराग्राफ में केवल गोलियों का उपयोग करें यदि कुछ चरणों, कार्यों या सुझावों को स्पष्ट रूप से दिखाया जाना चाहिए।
पत्र लिखने के लिए मानक अंग्रेजी का उपयोग करें (अंग्रेजी बोलने वाले देशों के लिए)। यह कोई पाठ या सोशल मीडिया नहीं है; यह एक औपचारिक पत्र है। संकेताक्षर, कठबोली, और emojis भर में अपना संदेश प्राप्त कर सकते हैं।
कंपनियों या एजेंसियों की धारणाओं के अनुसार फोकस बिंदु समायोजित करें। एक गैर-लाभकारी और एक बड़ा निगम अलग तरीके से सोच सकता है।
अपने पाठकों से ऐसा व्यवहार न करें कि वे आपसे कुछ माँगते हैं और आपसे कुछ माँग रहे हैं। इसके बजाय, उन्हें दोस्ताना और पेशेवर भाषा में मनाएं।