प्रायोजन निमंत्रण पत्र कैसे लिखें (फोटो के साथ) - युक्तियाँ

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यदि आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति आपके द्वारा किए जा रहे आयोजन या कार्य को प्रायोजित करे, तो आपको एक खुला प्रायोजन पत्र लिखना चाहिए। आपके पत्र को न केवल अपने प्रायोजक को यह विश्वास दिलाना होगा कि आप जो करते हैं वह दान के लायक है, बल्कि यह भी स्पष्ट रूप से बताएं कि दाता को मिलने वाले लाभ क्या हैं। एक उचित प्रायोजन पत्र यह तय करने में महत्वपूर्ण कारक है कि आप धन के लिए आवेदन कर सकते हैं या पूरी तरह से अनदेखा किया जा सकता है।

कदम

भाग 1 की 3: एक ग्रांट के लिए तैयारी करना

अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। विशेष रूप से, आप अपने प्रायोजन पत्र के साथ क्या पाने की उम्मीद करते हैं? आप क्या दिखाना चाहते हैं? आपको किस गतिविधि के लिए वित्त की आवश्यकता है और यह महत्वपूर्ण क्यों है? एक प्रायोजन पत्र लिखने से पहले, आपको उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर जानने की आवश्यकता है।
- प्रायोजन उद्घाटन स्पष्ट और केंद्रित होना चाहिए। अस्पष्ट खुला पत्र या आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको क्या चाहिए या अच्छे परिणाम क्यों नहीं मिलेंगे।
- समझें कि आपको अपना लक्ष्य क्यों प्राप्त करना चाहिए। एक प्रायोजन पत्र की सफलता का एक उच्च मौका है यदि इसका एक निश्चित अर्थ है। अपने दाता को समझाएं कि उनके समय या धन का योगदान करना क्यों सार्थक है। उदाहरण के लिए, आप उन्हें एक कहानी बता सकते हैं कि कैसे घटना किसी व्यक्ति या समुदाय की मदद कर सकती है।
प्रायोजकों की एक सूची बनाएं। उनमें से कौन सा आपकी घटना का समर्थन करने में सक्षम होगा? हो सकता है कि निजी कारण से कोई व्यवसाय स्वामी आपकी सहायता करे। या शायद एक गैर-लाभकारी संगठन होगा जिसने समान गतिविधियों का समर्थन किया है। ऐसे आयोजनों को किसने प्रायोजित किया है? आपको बहुत सावधानी से सीखने की जरूरत है।
- उन व्यक्तियों या व्यवसायों को शामिल करना याद रखें, जिनके आपके या आपके सहयोगियों के साथ व्यक्तिगत संबंध हैं। कभी भी व्यक्तिगत संबंधों को कम न समझें।
- छोटे व्यवसायों की अनदेखी न करें। संभावना है कि वे भी मदद करने के लिए खुश होंगे। इस बात पर जोर देना याद रखें कि आप कार्यक्रम की मेजबानी कहां करेंगे। स्थानीय व्यवसाय अक्सर वहां के लोगों के साथ संबंध बनाए रखना चाहते हैं क्योंकि इससे उन्हें कई लाभ मिलते हैं।
- यदि आप किसी टीम में काम करते हैं, तो प्रायोजक की सूची को प्रत्येक टीम के सदस्य के लिए समान रूप से विभाजित करें ताकि वे आपसे संपर्क करने के लिए जिम्मेदार हों।
आप जो चाहते हैं, वह सुनिश्चित करें। प्रायोजक के कई अलग-अलग तरीके हैं। इससे पहले कि आप एक पत्र लिखें, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप क्या चाहते हैं।
- नकद सहायता या दान दोनों संभव हैं। दान सहायता का मतलब है कि व्यापार उत्पादों, आपूर्ति या कभी-कभी ऐसी सेवाएं प्रदान करेगा जो नकदी के बजाय घटना में उपयोग की जा सकती हैं।
- हो सकता है कि आप उत्पादों के बजाय मानव संसाधनों के साथ मदद स्वीकार करने को तैयार हों। उद्देश्य कुछ भी हो, आपको इस बारे में स्पष्ट होना चाहिए कि आप क्या चाहते हैं।
आप जो सलाह देते हैं, उसके बारे में सुनिश्चित रहें। आमतौर पर प्रायोजन पत्र प्राप्तकर्ताओं को विभिन्न फंडिंग स्तरों के बीच चयन करने की अनुमति देगा। यह छोटे व्यवसायों को अनुमति देता है जिनके पास उतना बजट नहीं है जितना बड़े व्यवसाय भाग ले सकते हैं।
- फंडिंग का स्तर तय करें।आपको उन विभिन्न लाभों की स्पष्ट रूप से रूपरेखा तैयार करनी चाहिए जिन्हें प्रत्येक स्तर के वित्त पोषण के साथ प्राप्त किया जा सकता है। अधिक देने वालों को बदले में अधिक प्राप्त करना चाहिए।
- बैनर विज्ञापन, कंपनी या प्रायोजक जानकारी के बारे में सार्वजनिक घोषणाएँ, आपकी वेबसाइट या विज्ञापन कार्यक्रमों में दिखने वाले कंपनी लोगो, आपके द्वारा ऑफ़र किए जाने वाले लाभों के कुछ उदाहरण हैं।
उस व्यक्ति का नाम परिभाषित करें जो पत्र प्राप्त करेगा। सामान्य रूप से प्राप्तकर्ताओं को शामिल न करें जैसे कि "उन लोगों को दिलचस्पी"। जो थोड़ा सतही लगता है।
- आमतौर पर आपको जिस व्यक्ति को भेजने की आवश्यकता होती है वह मानव संसाधन प्रबंधक या मुख्य परिचालन अधिकारी होगा। प्रायोजन के प्रभारी कौन हैं, यह जानने के लिए आपको सीधे कंपनी को फोन करना चाहिए या वेबसाइट पर पता लगाना चाहिए। अनुमान मत लगाओ! प्रायोजन पत्र को सफल होने के लिए सही लोगों को संबोधित करने की आवश्यकता है। पता है कि सटीक नाम के साथ-साथ भेजे जाने वाले व्यक्ति की स्थिति कैसे लिखें।
- आपको यह भी पता लगाना चाहिए कि क्या कंपनी या संगठन के पास एक परोपकारी नीति है ताकि आपको अपना समय बर्बाद न करना पड़े और आपके अनुरोध को उसकी नीति से संबंधित कर सके।
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भाग 2 का 3: समझ संरचना

आइए कुछ प्रायोजन उद्घाटन का अध्ययन करें। आप ऑनलाइन प्रायोजन पत्रों के कई रूपों को आसानी से पा सकते हैं। उनमें से कुछ को फीस की आवश्यकता होती है, लेकिन अधिकांश मुफ्त हैं। आपको उन अक्षरों को पढ़ना चाहिए जिनमें सही प्रारूप और सामग्री है।
- हालांकि, एक नमूना पत्र की नकल न करें। आपको अपने पत्र को कम कठोर और अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए संशोधित करने की आवश्यकता है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि कंपनी के सीईओ का आपके लक्ष्यों से व्यक्तिगत संबंध है। आप उस व्यक्ति को अपना पत्र निजीकृत कर सकते हैं। जिस कंपनी या व्यक्ति के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, उसे जानें और प्रत्येक व्यक्ति के अनुरूप पत्र दर्जी करें।
सही शब्द चुनें। यह इस बात पर निर्भर करेगा कि प्राप्तकर्ता कौन है। हालाँकि, आपको हमेशा पेशेवर होना चाहिए और अत्यधिक बोलचाल की अभिव्यक्ति का उपयोग नहीं करना चाहिए।
- कृपया अपने लोगो और संगठन के नाम के साथ लिखित रूप में तैयार करें। यह आपके अनुरोध को और अधिक पेशेवर बना देगा। यदि आप सेल्फ-फ़ंडिंग के लिए आवेदन कर रहे हैं, तब भी आप शीर्ष पर मुद्रित अपने नाम के साथ अपना स्वयं का व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट बना सकते हैं।
- यदि आप किसी अन्य व्यवसाय या संगठन को लिखते हैं, तो यथासंभव औपचारिक लिखें। यदि आप परिवार के किसी सदस्य या मित्र को लिख रहे हैं, तो आप अधिक अनौपचारिक दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं लेकिन फिर भी बहुत अधिक बोलचाल की भाषा में न हों क्योंकि यह दर्शाता है कि आप प्राप्तकर्ता का अनादर कर रहे हैं। इसलिए, अनौपचारिक शैली के साथ एक ईमेल लिखना अक्सर दोनों मामलों में अपेक्षित परिणाम नहीं देता है।
इस्तेमाल करें मानक व्यापार पत्र टेम्पलेट्स. एक विशिष्ट दावा पत्र अक्सर व्यावसायिक पत्रों के समान टेम्पलेट का उपयोग करता है। यदि आप अपने पत्र को अव्यवसायिक देखना नहीं चाहते हैं तो सही टेम्पलेट का उपयोग करें।
- पत्र की शुरुआत प्रायोजक के नाम और पते के बाद की तारीख से करें।
- फिर एक पंक्ति से बाहर निकलें और ग्रीटिंग शुरू करें: प्रिय (प्राप्तकर्ता का नाम) एक अल्पविराम के साथ।
- इसे छोटा रखें। आदर्श रूप से, प्रायोजन पत्र लगभग एक पृष्ठ लंबा होना चाहिए। लोगों के पास अक्सर पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं होता है। अधिकांश दानदाता केवल आपके पत्र पर "एक मिनट" खर्च करेंगे। इसलिए आपको न केवल संक्षेप में लिखना होगा, बल्कि स्पष्ट और स्पष्ट सामग्री भी लिखनी होगी।
- कृपया मेल द्वारा मेल भेजें। प्रायोजन के लिए आवेदन करने के लिए ईमेल का उपयोग करना अक्सर उन्हें लगता है कि आप वास्तव में इस पर ज्यादा ध्यान नहीं दे रहे हैं।
पत्र को धन्यवाद के साथ समाप्त करें। संदेश के अंत में, आपको देखभाल करने वाले के लिए धन्यवाद देना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप एक लाइन से बाहर निकलें और हस्ताक्षर करने के लिए पर्याप्त स्थान छोड़ दें।
- अपने पत्र को एक पेशेवर विज्ञापन के साथ समाप्त करें, उदाहरण के लिए: ईमानदारी से, आपके नाम, शीर्षक और हस्तलिखित हस्ताक्षर के बाद।
- कृपया आवश्यक दस्तावेज संलग्न करें। आप संभवतः अपने प्रायोजन पत्र के साथ अपने पूर्वगामी ब्रोशर को शामिल करना चाहते हैं ताकि आप अपनी घटना या कंपनी का विवरण दे सकें। इससे विश्वास का स्तर बढ़ेगा और व्यवसाय को आपका समर्थन करने में अधिक सहज महसूस होगा।
- इसी तरह, यदि आपका संगठन समाचार पत्र को मिल जाता है, तो आप इसे अपने काम का समर्थन करने के लिए संलग्न कर सकते हैं।
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भाग 3 की 3: पूरी सामग्री

परिचय को अच्छी तरह से तैयार करने की आवश्यकता है। पत्र की शुरुआत में, आपको विशेष रूप से अपने आप को, अपनी कंपनी या अपनी घटना का परिचय देना चाहिए। चारों ओर मत बजना। प्राप्तकर्ता को शुरू से ही सही समस्या जानने की जरूरत है।
- यह मत समझो कि वे जानते हैं कि आप कौन हैं या आपका संगठन क्या करता है। कृपया सब कुछ स्पष्ट रूप से समझाएं। कंपनी के बारे में जानकारी के साथ शुरू करें (यदि यह ब्याज का एक खुला पत्र है) या व्यक्तिगत जानकारी (यदि यह अपने लिए एक प्रायोजन पत्र है)। उदाहरण के लिए, एबीसी संगठन उद्देश्य के साथ एक गैर-लाभकारी संगठन है ... आदि।
- कुछ उपलब्धियों पर जोर देने से पता चला है कि आपके काम को प्रायोजित करने से कोई जोखिम नहीं होगा। स्पष्ट और विशिष्ट रहें कि आप पैसे का उपयोग कैसे करेंगे।
- दूसरे या पहले पैराग्राफ में, आपको सीधे अपने अनुरोध को बताने और यह समझाने की आवश्यकता है कि आपको इसकी आवश्यकता क्यों है।
लाभों को रेखांकित करें। आपको प्रायोजित करने के लिए, किसी कंपनी या किसी व्यक्ति को इससे मिलने वाले लाभों को देखना होगा। इसलिए पत्र के मध्य भाग में, लाभार्थियों के लिए लाभों पर प्रकाश डालें।
- उदाहरण के लिए, यदि प्रायोजक को उस घटना के माध्यम से जनता का ध्यान आकर्षित करना होगा, तो विस्तार से बताएं और विवरण: क्या इस घटना को टीवी पर फिल्माया जाएगा? कितने लोग शामिल होंगे? क्या VIPS मेहमान हैं? यदि अन्य सम्मानित कंपनियां या उनके प्रतियोगी आपके इवेंट को प्रायोजित कर रहे हैं, तो उल्लेख करें।
- कृपया अपने प्रायोजक का चयन करें। यदि उनकी आवश्यकताओं और बजट के अनुरूप विभिन्न विकल्प हैं तो वे प्रसन्न होंगे।
उन्हें वास्तविक प्रमाणों से समझाइए। उदाहरण के लिए, कुछ विशिष्ट संख्या में आगंतुक या उन लोगों की संख्या के बारे में आंकड़े जो वे पहुंच सकते हैं।
- और उन कारकों को मत भूलो जो उनकी सहानुभूति को धूमिल कर सकते हैं - उदाहरण के लिए एक व्यक्ति के बारे में एक कहानी देना जो मदद करता है अगर वह बहुत संक्षिप्त हो सकता है (एक या दो वाक्य में), तो वह होगा दिल को छूने वाला।
- बताएं कि आप अपने दानदाता को उनके प्रायोजन के माध्यम से कैसे ज्ञात कर सकते हैं। हो सकता है कि आपके पास आपके इवेंट बूथ के लिए एक खाली जगह होगी जो प्रायोजन राशि के लायक है।
- प्रायोजन समझौते में आवश्यक जानकारी प्रदान करें जो उन्हें तय करने की आवश्यकता है। अपनी संपर्क जानकारी शामिल करना न भूलें। आप अपने व्यक्तिगत पते और पूर्व-मुद्रांकित लिफाफे को भी शामिल कर सकते हैं ताकि वे अधिक सुविधाजनक तरीके से जवाब दे सकें। उत्तर प्राप्त करने के लिए आवश्यक तारीख को शामिल करना न भूलें।
- प्रायोजक से पूछें कि वे किस तरह से पदोन्नत होना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, उनके नाम या व्यवसाय कैसे दिखाई देंगे या क्या वे जानना चाहते हैं? कुछ सुझाव दें, लेकिन बिल्कुल स्वीकार न करें। कृपया पूछें!
आपके ईवेंट के बारे में बुनियादी जानकारी प्रदान करता है। आपको उन्हें विशिष्ट जानकारी प्रदान करनी चाहिए जो आपके संगठन या व्यक्ति को लाभान्वित करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप दान के लिए एक दान पत्र लिख रहे हैं, तो दान के बारे में बुनियादी जानकारी को समझाएं, जैसे कि यह कब स्थापित किया गया था, कौन नेता है, यह जवाब देता है। और पुरस्कार और पुरस्कार जो निधि को मिले हैं।
- इसे साबित करो, सिर्फ शब्द नहीं। उन्हें सिर्फ यह न बताएं कि आपका संगठन या कार्यक्रम अच्छा है और विचार करने लायक है। ठोस सबूतों के माध्यम से उन्हें समझाएं कि यह दर्शाता है कि आपका संगठन या घटना कितनी अच्छी है और क्यों। आमतौर पर, ठोस सबूत अधिक ठोस होते हैं।
कृपया जगह पर आएं। एक एकल पत्र भेजना रिश्ते को विकसित करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है। यद्यपि प्रायोजन के लिए पूछने के लिए एक खुला पत्र भी एक बुरा विचार नहीं है, व्यक्ति में जाना अभी भी व्यवहार करने का एक स्मार्ट तरीका है।
- यदि आप 10 दिनों के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं प्राप्त करते हैं तो आप व्यक्तिगत रूप से कॉल या जा सकते हैं। हालांकि, ध्यान रखें कि कंपनियों के सीईओ बेहद व्यस्त हैं और इससे निराशा हो सकती है।इसलिए आपको पहले से ही अपॉइंटमेंट या कॉल कर लेना चाहिए।
- सुनिश्चित करें कि आप अपनी परियोजना के लिए अपनी अपेक्षाओं का संचार करें। नकारात्मक बातों का उल्लेख करने से बचें। उन्हें यह मत समझिए कि आप भीख मांग रहे हैं या उन्हें जोखिम भरे मामले में खींचने की कोशिश कर रहे हैं।
- यदि उत्तर "शायद" है, तो फिर से कोशिश करने से डरो मत। बस उन्हें अभी या बहुत अधिक परेशान करने के लिए नहीं आते हैं, यह उन्हें असहज कर देगा।
- कभी ओवर कॉन्फिडेंट नहीं। यह न समझें कि वे आपकी नियुक्ति का समय निर्धारित करेंगे या आपको प्रायोजित करेंगे। उनके विचार के लिए धन्यवाद।
- यदि आप प्रायोजित हो तो उन्हें धन्यवाद देना न भूलें।
प्रूफ़ पढ़ना। यदि आप खुले पत्र की जांच नहीं करते हैं, तो आपको धन मिलने की संभावना कम हो सकती है। वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों से भरे पत्र अव्यवसायिक दिखते हैं। साथ ही, व्यावसायिकता की कमी के कारण कोई भी उनका नाम क्यों चाहेगा?
- विराम चिह्न की जाँच करें। बहुत से लोग नहीं जानते कि कॉमा या एपॉस्ट्रॉफ़ का ठीक से उपयोग कैसे करें। ये छोटी चीजें भी बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।
- अपने पत्र की एक प्रति का परीक्षण करें और इसे कुछ घंटों में और पढ़ें। कई बार आपकी आंखें ऑनलाइन सामग्री से इतनी परिचित होती हैं कि जब आप कंप्यूटर पर पढ़ते हैं तो मूल टाइपोस को अनदेखा करना आसान होता है।
- सुनिश्चित करें कि आप इसे एक समर्पित व्यापार लिफाफे में भेजें।
यहाँ एक उदाहरण है: विज्ञापन

लेटरहेड (यदि लागू हो) दिनांक: ______

पता: _________ _________________ _________________

प्रिय श्री और मर्स: _______,

मुझे हाल ही में मिस स्टेट ऑफ अमेरिका प्रतियोगिता के प्रारंभिक दौर में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया गया था। और प्रारंभिक परीक्षा के दौर में, मुझे अमेरिका के मिस राज्यों में भाग लेने के लिए राज्य के प्रतिनिधि के रूप में चुने जाने का अवसर मिलेगा।

यदि आप मिस कोलोराडो प्रतियोगिता में मुझे प्रायोजित करने में मदद कर सकते हैं तो मैं बहुत आभारी रहूंगा। प्रतियोगिता में लगभग 20-50 प्रतियोगी होंगे। इस कार्यक्रम को लगभग 200,000 - 300,000 दर्शकों के साथ एक स्थानीय चैनल पर प्रसारित किया जाएगा और मेरे सभी प्रायोजकों के नाम प्रदर्शन के साथ-साथ प्रतियोगिता की आधिकारिक वेबसाइट पर भी दिखाई देंगे।

फंडिंग के विभिन्न स्तर हैं। आप मेरी सहायता करने के लिए नीचे दिए गए विकल्पों में से एक चुन सकते हैं।

$ ____ - आपका नाम, सूचना और लोगो

$ ____ - आपका नाम और जानकारी

$ ____ - आपका नाम और लोगो

$ ____ - आपका नाम

यदि आप इस प्रायोजन में रुचि रखते हैं तो कृपया ___________________ पर मुझे उत्तर दें।

मैं ईमानदारी से धन्यवाद देता हूं।

सादर,

(संकेत)

पूरा नाम

सलाह

आदेश न दें। विनम्रता से पूछें।
एक के लिए देखो प्राथमिक संपर्क व्यक्ति सचिव या तीसरे पक्ष के बजाय।
जब तक आपकी लिखावट बहुत अच्छी नहीं है, टाइप करें। यह अधिक पेशेवर लगेगा।
उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर पत्र मुद्रित करें
व्यवसायों को अक्सर अलग-अलग आयोजनों के लिए बहुत सारे प्रायोजन के प्रस्ताव मिलते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उन्हें यही कारण बताते हैं कि कंपनी इस आयोजन के लिए सबसे उपयुक्त प्रायोजक है। आपका मुकदमा।
कृपया व्यवसाय को भरने के लिए एक प्रायोजन फॉर्म शामिल करें।