लेखक:
Christy White
निर्माण की तारीख:
6 मई 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
आगंतुकों को प्राप्त करने वाली प्रत्येक कंपनी को एक रिसेप्शनिस्ट की आवश्यकता होती है। एक रिसेप्शनिस्ट वह है जो कंपनी या संस्थान के काउंटर पर आगंतुकों को प्राप्त करता है। यह आमतौर पर आगंतुक को मिलने वाला पहला व्यक्ति होता है, और जैसा कि आप जानते हैं, पहले छापें हमेशा बहुत महत्वपूर्ण होती हैं। रिसेप्शनिस्ट को आगंतुक को विनम्रतापूर्वक प्राप्त करना चाहिए और सही जवाब देना चाहिए, फोन पर या ई-मेल से भी। यह, जैसा कि यह था, कंपनी का कॉलिंग कार्ड है।
कदम बढ़ाने के लिए
विधि 1 की 2: भाग 1: सही कौशल है
उत्कृष्ट संगठनात्मक कौशल है। एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में, आप कंपनी के व्यवसाय कार्ड हैं - - आप वह व्यक्ति हैं जिसे ग्राहक पहले बोलता है, और जिस पर कर्मचारी जानकारी और योजना के लिए आते हैं। कॉल लेने और आगंतुकों को संदर्भित करने के अलावा, आपको अक्सर ग्राहकों से निपटना पड़ता है, सभी प्रकार के कार्यक्रमों का आयोजन करना, नियुक्तियों की व्यवस्था करना आदि, क्योंकि यह कई ज़िम्मेदारियों को पूरा करता है, यह महत्वपूर्ण है कि आप एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में अच्छी तरह से संगठित हैं, ताकि आप कर सकें एक ही समय में कई काम कर सकते हैं। यदि आप एक ही समय में कई कार्यों को करने में सक्षम नहीं हैं और उन्हें सही क्रम में पूरा करते हैं, तो आप रिसेप्शनिस्ट के रूप में लंबे समय तक नहीं रहेंगे। - संगठित होने का एक अच्छा तरीका एक संग्रह प्रणाली में निवेश करना है जिसके साथ आप काम कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हैं कि आपके बॉस, सहकर्मियों और ग्राहकों को कौन से कागजात और जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। यह सारी जानकारी अलग-अलग फोल्डर में रखें - अपने कंप्यूटर के डेस्कटॉप या पेपर पर। अपने सिस्टम को व्यवस्थित करें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है - यदि आपको उसके लिए नियॉन स्टिकी नोट्स चाहिए, तो यह भी ठीक है।
- संगठित होने का मतलब यह भी है कि आप खुद को प्रेरित कर सकते हैं - आपको किसी को यह बताने की ज़रूरत नहीं है कि आपको कुछ करना है, या आपको सही रास्ते पर रखना है। यदि आप अच्छी तरह से संगठित हैं, तो आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आपको कौन से कार्य एक दिन में पूरे करने हैं, और किन चीजों की प्राथमिकता है।
- सुनिश्चित करें कि आपके पास (बहुत सारे) टेलीफोन नंबर हाथ में हैं, उदाहरण के लिए उन सहयोगियों, ठेकेदारों, सेल्सपर्स, आपातकालीन सेवाओं, आदि के लिए, आपको एक निश्चित समय में उन सभी की आवश्यकता होगी। टेलीफ़ोन नंबरों को एक विशेष कंप्यूटर प्रोग्राम या रोलोडेक्स में संग्रहीत करें।
सुनिश्चित करें कि आपको थोड़ा तकनीकी ज्ञान है। प्रौद्योगिकी का सबसे महत्वपूर्ण टुकड़ा जिसे एक रिसेप्शनिस्ट से निपटना पड़ता है, वह है टेलीफोन - और इससे जुड़े सभी बटन और लाइनें। कंप्यूटर कौशल भी अपरिहार्य हैं - अधिकांश रिसेप्शनिस्ट को यह जानना होगा कि ईमेल कैसे भेजें और वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करने में अच्छा हो। यदि आप स्प्रेडशीट बनाना और उस कंपनी के लिए विशिष्ट प्रोग्राम का उपयोग करना जानते हैं, जिसके लिए आप काम करते हैं, तो यह भी उपयोगी है। - ध्यान रखें कि आपको इन उपकरणों के साथ काम करने के दौरान सबसे अधिक संभावना यह भी होगी कि आपको कापियर, स्कैनर और प्रिंटर को संभालने में सक्षम होना चाहिए (और अपने सह-श्रमिकों के अनुभव की समस्याओं का निवारण करें)। यदि आप जानते हैं कि आप किस प्रकार के उपकरणों का उपयोग करते हैं, तो मैनुअल में तल्लीन करें ताकि आप सबसे आम समस्याओं को हल कर सकें।
भरोसेमंद बनो। रिसेप्शनिस्ट से अपेक्षा की जाती है कि वह हर समय अपनी डेस्क पर रहे - कंपनी को कोई भी नाम खराब मिले अगर कोई फोन का जवाब नहीं देता है, या प्रतीक्षा समय बहुत लंबा है। अपनी प्राथमिकता को भरोसेमंद बनाएं - अगर आपका बॉस जानता है कि वह आप पर भरोसा कर सकता है और आप हमेशा मदद के लिए वहां मौजूद हैं, तो आप खुद को अपरिहार्य बना सकते हैं। 
एक अच्छा श्रोता होना। रिसेप्शनिस्ट होने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा अन्य लोगों को सुन रहा है - फोन पर, जब कोई ग्राहक डेस्क पर एक सवाल पूछता है, या जब सूचना आप पर दी जाती है। यदि आप एक अच्छे श्रोता हैं, तो आप और अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं - आप समस्याओं को अधिक आसानी से हल करने में सक्षम होंगे यदि आप तुरंत समझ जाते हैं कि कोई आपसे क्या पूछ रहा है, और आप ग्राहकों को विभाग में बेहतर तरीके से संदर्भित कर सकते हैं जहाँ उनकी मदद की जा सकती है। 
हर चीज का नोट बनाओ। जब आपका बॉस आपसे कुछ करने के लिए कहता है, तो विवरणों को नोट करें। जब कोई ग्राहक कॉल करता है, तो उनकी जानकारी (नाम, संपर्क विवरण, वे क्या चाहते हैं, आदि) लिखना सुनिश्चित करें। नोट्स आपको व्यवस्थित रहने में मदद करते हैं और एक दिन में आने वाली सभी छोटी चीजों की याद दिलाते हैं। अपने नोट्स एक नोटबुक या नोटबुक में लिखें और इसे हर समय अपने पास रखें। आपको आश्चर्य होगा कि यह कितना उपयोगी है, खासकर यदि आप जानना चाहते हैं कि वह व्यक्ति जो पांच घंटे पहले फोन किया था, वह क्या चाहता था। - सुनिश्चित करें कि आपने संदेशों को विस्तार से लिखा है और जो आपने लिखा है उसे पढ़ें। संदेश और / या संपर्क विवरण दोहराएं क्योंकि आप इसे सही जानकारी देने के लिए लिखते हैं।
फोन को एक मानक अभिवादन के साथ विनम्रता से उत्तर दें, जैसे "गुड मॉर्निंग, आप ____ (आपका नाम), ____ (कंपनी नाम) से बोल रहे हैं, मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं?एक या दो रिंग के बाद फोन का जवाब देना सुनिश्चित करें। लोगों को एक मिनट से अधिक समय तक रोकना ठीक नहीं है (यह आपके विचार से अधिक लंबा है)। - जिस व्यक्ति को फोन कर रहा है उसका नाम ध्यान से सुनें। यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं तो दोहराएं। पूछें कि क्या कॉलर नाम को वर्तनी दे सकता है यदि यह समझना मुश्किल है।
- एक मानक वाक्यांश के साथ बड़े करीने से वार्तालाप को स्थानांतरित करें, जैसे "एक मिनट रुको, मैं आपको श्री स्मिथ के माध्यम से रखूंगा"। या यदि वह व्यक्ति किसी वार्तालाप में है: "मिस्टर स्मिट इस समय एक वार्तालाप में है। क्या आप संदेश पर प्रतीक्षा करना चाहेंगे या क्या मैं करना चाहूंगा?"। विनम्रता से कॉलर को धन्यवाद दें और कॉल ट्रांसफर करें।
किसी भी अन्य आगंतुक के रूप में एक ही व्यावसायिकता और शिष्टाचार के साथ अभिवादन पार्सल देने वाले। आपको प्रसव के लिए हस्ताक्षर करने पड़ सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका हस्ताक्षर सुपाठ्य है। वितरण व्यक्ति को पैकेज लगाने के लिए दिशा-निर्देशों की आवश्यकता हो सकती है। सुनिश्चित करें कि आप ऐसे मामलों के लिए सही कर्मचारियों से संपर्क करें। 
व्यवसाय में आने वाले ग्राहकों को प्रभावी और विनम्रता से प्राप्त करें। आगंतुक आपको बताता है कि वे कौन हैं और वे किसकी तलाश कर रहे हैं, आप उस व्यक्ति से जुड़ते हैं और उन्हें बताते हैं कि कौन है। एक मानक वाक्य जो आप इसके लिए उपयोग कर सकते हैं: "मिस्टर स्मिट, मिसेज जानसेन एक्सवायजेड बी। वी। से 2 बजे की नियुक्ति के लिए यहां है"। हमेशा पहले और अंतिम नाम देने की कोशिश करें, और जिस कंपनी का वे प्रतिनिधित्व करते हैं। यह पूछना उपयोगी है कि क्या उसकी नियुक्ति है। इसके बाद ग्राहक को प्रतीक्षा करने के लिए और कितना समय लगेगा, इसके बारे में श्री स्मित आगे निर्देश देंगे। तब आप आगंतुक को बता सकते हैं: "मिस्टर स्मिट एक मिनट में होगा"। या: "श्री स्मित कहते हैं कि वह एक बैठक खत्म कर रहे हैं और वह 5 मिनट में वहां पहुंच जाएंगे। कृपया बैठ जाएं"।
2 की विधि 2: भाग 2: प्रतिनिधि बनें
सकारात्मक दृष्टिकोण रखें। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, रिसेप्शनिस्ट कंपनी का व्यवसाय कार्ड है - ग्राहक आपको पहले देखते हैं, और उन लोगों के सवालों का जवाब देते हैं जो कार्यालय में नहीं आ सकते हैं। कोई भी खट्टा या क्रोधी चेहरे से अभिवादन नहीं करना चाहता है। हमेशा आपके चेहरे पर मुस्कान और हंसमुख व्यक्तित्व हो। मुश्किल ग्राहकों के साथ धैर्य रखें, भले ही वे आपकी नसों पर हों। - यहां तक कि अगर आपके पास बहुत कठिन ग्राहक हैं, तो अपने आप को याद दिलाते रहें कि आपके पास एक मजबूत, खुशहाल व्यक्तित्व है। अपने आप को बताएं कि वे अपनी कुंठाओं को आप पर निकाल रहे हैं, लेकिन यह जान लें कि जब तक आप उन्हें समायोजित करने की पूरी कोशिश करेंगे, तब तक आप कुछ गलत नहीं करेंगे। अपने को ठंडा रखने के लिए विस्फोट से बेहतर है।
एक ग्रीटिंग तैयार है। ग्राहकों को दोस्ताना तरीके से अभिवादन करना हमेशा महत्वपूर्ण होता है। यहां तक कि अगर आपको ग्राहक की मदद करने से पहले कुछ खत्म करना है, तो उन्हें बधाई देना महत्वपूर्ण है, इसलिए उन्हें पता है कि उन्हें देखा गया है और उनकी मदद की जाएगी। - उदाहरण के लिए, आप के साथ अभिवादन कर सकते हैं: "सुप्रभात! यदि आप बैठते हैं, तो मैं आपके साथ सही रहूंगा!"।
विनम्र रहें। सम्माननीय होना। सभी के साथ ऐसा व्यवहार करें जैसे कि वे आज कार्यालय में चलने वाले सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति थे। यह आपका काम है - कोई भी परवाह नहीं करता है कि आपने आज सुबह ट्रैफिक जाम में घंटों बिताए थे, या आपने सिर्फ अपने नए चमड़े के जूते पर कॉफी डाली थी। घर पर व्यक्तिगत चिंताओं को छोड़ दें। ग्राहक को सहज महसूस कराएं और आपसे बात करने में आनंद लें। 
ड्रेस प्रतिनिधि। आप एक कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं, इसलिए आपको साफ-सुथरा दिखना होगा। कपड़ों में निवेश करें जो कॉर्पोरेट संस्कृति से मेल खाते हैं। यदि आप एक विशिष्ट प्रकार के व्यवसाय में एक रिसेप्शनिस्ट हैं (उदाहरण के लिए, एक कपड़े का ब्रांड) तो उस ब्रांड के कपड़े पहनना अच्छा हो सकता है। रूढ़िवादी पक्ष को बताएं, जब तक कि आप ऐसी जगह काम नहीं करते हैं जहां फैशन या अन्य कारक महत्वपूर्ण हैं। - जाँच करें कि क्या आपकी कंपनी के कपड़ों के संबंध में विशिष्ट नियम हैं। आपकी कंपनी औपचारिक वर्कवियर के साथ ठीक हो सकती है, लेकिन आपको कभी याद नहीं करेगी सेवा मेरे औपचारिक रूप से पोशाक (स्वेटर की सराहना नहीं की जा सकती है)।
- हमेशा साफ-सुथरा दिखना।
टिप्स
- व्यक्तिगत चीजों को काम से अलग रखें। इसका मतलब यह भी है कि आप काम पर व्यक्तिगत बातचीत और ईमेल को नहीं संभालते हैं। आईटी विभाग आपके कंप्यूटर की गतिविधियों पर नजर रख सकता है।
- प्रबंधकों के साथ अच्छा व्यवहार करें, देखें कि क्या आप उनकी मदद कर सकते हैं जब आपके पास करने के लिए कुछ नहीं है।
- याद रखें कि कौन आपके वेतन का भुगतान करता है और हमेशा उनका सम्मान करता है।
- किसी ऐसे व्यक्ति को खोजें जो बाथरूम जाने के लिए डेस्क या फोन पर नज़र रख सकता है, जब आप लंच के लिए बाहर जाते हैं, छुट्टी पर, आदि। इस तरह से वहाँ कोई गुस्सा नहीं होगा जब आप वापस आने पर आपका इंतजार करेंगे।
- सहकर्मियों से पूछें कि क्या आप किसी चीज़ में मदद कर सकते हैं। आप दुश्मनों को शिकायत करके दुश्मनों की मदद करके बेहतर बना सकते हैं।
- मेल संभालना भी अक्सर आपकी नौकरी का हिस्सा होता है। अपने पहले दिन पर, तुरंत पता लगा लें कि उसे कहाँ जाना है, उसे कौन और कब देगा।
- नया कार्य सीखने के लिए हमेशा तैयार रहें। बहुमुखी प्रतिभा आपको बहुत कुछ ला सकती है।
- संदेशों को डुप्लिकेट में लिखें और उस व्यक्ति को एक कॉपी दें जिसके लिए संदेश का इरादा है। या एक डायरी का उपयोग करें, यह चीजों को खोजने में आसान बनाता है, खासकर यदि आप एक नाम या टेलीफोन नंबर की तलाश कर रहे हैं।
चेतावनी
- कभी मत कहो "मैं नहीं करूंगा।" फिर आप जल्दी से अपनी नौकरी खो देंगे।
- दिखावा मत करो तुम अच्छे हो। लोग इसके माध्यम से सही देखते हैं। वास्तव में रुचि, विनम्र और सम्मानजनक बनें। यदि आप ऐसा नहीं कर सकते, तो आपको रिसेप्शनिस्ट नहीं बनना चाहिए। आप कंपनी की प्रतिष्ठा को नीचे ले जाते हैं। फिर एक कार्यालय की नौकरी की तलाश करें जहां आपको सार्वजनिक रूप से बाहर आने की ज़रूरत नहीं है।
- ग्राहक या कॉल करने वाले के साथ बहस न करें। उसे / उसे एक श्रेष्ठ के लिए देखें।
