विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 2: एक व्यापारिक पत्र तैयार करना
• भाग 2 का 2: व्यवसाय पत्र लिखना
• टिप्स

जब आप कोई व्यवसाय चलाते हैं, तो आपको संभवतः अपने ग्राहकों को पत्र लिखना होगा। आपको उन्हें नई घटनाओं या विशेष प्रस्तावों के बारे में बताने की आवश्यकता हो सकती है, या आपको अपने व्यवसाय की ओर से शिकायत करने वाले ग्राहक को जवाब देने की आवश्यकता हो सकती है। आपके पत्र का कारण जो भी हो, हमेशा एक पेशेवर टोन का उपयोग करें।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 2: एक व्यापारिक पत्र तैयार करना

1. एक पेशेवर लेटरहेड का उपयोग करें। एक व्यावसायिक पत्र आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है। तो यह विशिष्ट होना चाहिए और उच्च गुणवत्ता का होना चाहिए। कंपनी का लोगो या ब्रांड भी उस पर होना चाहिए।
   • आप Microsoft Word में लेआउट के साथ एक लेटरहेड बना सकते हैं। लेटरहेड में अपने मौजूदा लोगो या ब्रांड का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
2. एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें। आपको हमेशा कंप्यूटर पर एक व्यावसायिक पत्र बनाना चाहिए।
   • एक नया दस्तावेज़ बनाएं और दस्तावेज़ के मार्जिन को 1 इंच पर सेट करें।
   • टाइम्स न्यू रोमन, जॉर्जिया या एरियल जैसे सेरिफ़ फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट आकार का उपयोग 12 से बड़ा न करें, लेकिन 10. से छोटा न हो। गलत फ़ॉन्ट या आकार के कारण पत्र को पढ़ना मुश्किल नहीं होना चाहिए।
   • एकल रिक्ति का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
3. ब्लॉक आकार का उपयोग करें। ब्लॉक पत्र व्यापार पत्र के लिए सबसे आम प्रारूप है। इसके साथ काम करना भी सबसे आसान है। प्रत्येक शीर्षक को बाएं मार्जिन के विरुद्ध होना चाहिए और प्रत्येक शीर्षक के बाद एक स्थान होगा। ऊपर से नीचे तक, आपके व्यवसाय पत्र में निम्नलिखित शीर्षक होने चाहिए:
   • वर्तमान तिथि, या जिस तारीख को आप पत्र भेजते हैं। यह तारीख महत्वपूर्ण है क्योंकि इसका उपयोग आपके रिकॉर्ड और पता भेजने वालों के लिए किया जा सकता है। फिर इसे कानूनी रूप से भी इस्तेमाल किया जा सकता है। इसलिए सुनिश्चित करें कि तारीख सही है।
   • प्रेषक का पता। यह आपका पता है, जो मानक पता प्रारूप में स्वरूपित है। यदि आपका पता पहले से ही लेटरहेड पर है, तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं।
   • अभिभाषक का पता। इसमें उस व्यक्ति का नाम और पता होता है, जिसे आप पत्र लिख रहे हैं। श्री / श्रीमती का उपयोग वैकल्पिक है। उदाहरण के लिए, यदि आप नीना डे व्रीस को लिखते हैं, तो आप मेवोरूव भाग को छोड़ सकते हैं।
   • प्रस्तावना। यह "डियर मिसेज डी व्रीस" या "डियर नीना डे व्रीस" हो सकता है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि पत्र कौन पढ़ेगा, तो "प्रिय महोदय या महोदया" का उपयोग करें। आप "L.S." का भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन केवल अंतिम उपाय के रूप में यदि आपको कोई पता नहीं है कि आपका पत्र कौन पढ़ रहा है।
   • अक्षर का शरीर। हम इस लेख में बाद में इस पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
   • हस्ताक्षर के साथ पत्र का समापन। यह "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से" हो सकता है।

भाग 2 का 2: व्यवसाय पत्र लिखना

1. निर्धारित करें कि आपका लक्षित दर्शक कौन है। आपके लक्षित दर्शकों की परवाह किए बिना, पत्र का स्वर हमेशा पेशेवर होना चाहिए। लेकिन आपको प्राप्तकर्ता के आधार पर अपनी भाषा या शब्दों की पसंद को बदलना पड़ सकता है। यदि आप किसी अन्य कंपनी के मानव संसाधन विभाग को लिख रहे हैं, तो आपको अपनी भाषा में अधिक औपचारिक होना चाहिए। लेकिन अगर आप किसी विशिष्ट ग्राहक को लिख रहे हैं, तो आप थोड़ी अधिक आकस्मिक या आकस्मिक भाषा का उपयोग कर सकते हैं।
   • अपने लक्ष्य समूह का निर्धारण करने का अर्थ यह भी है कि आप अपने लक्ष्य समूह के प्रति स्पष्ट हो सकते हैं। शब्दावली का उपयोग करने से बचें जिसे आपका पाठक नहीं समझता है। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक शायद आपकी कंपनी के अंतरिक्ष कार्यक्रम के लिए उपयोग किए जाने वाले संक्षिप्त ज्ञान को नहीं जानता है, इसलिए पत्र में उन का उपयोग न करें।
   • एक अच्छा व्यवसाय पत्र लिखने का सुनहरा नियम स्पष्ट, संक्षिप्त और विनम्र होना है।
2. पहले वाक्य में पत्र के उद्देश्य को इंगित करें। पत्र के उद्देश्य पर विचार करें। क्या अपने नए स्थान के बारे में अपने ग्राहकों को सूचित करना है? क्या किसी ग्राहक को अवैतनिक बिल या बकाया राशि के बारे में याद दिलाना है? या ग्राहक की शिकायत का जवाब देने के लिए? इस लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए, पहले वाक्य के लिए एक ड्राफ्ट बनाएं, जो आपके पाठक को तुरंत बता देगा कि पत्र किस बारे में है। अपने पत्र के उद्देश्य के बारे में अस्पष्ट मत बनो। सीधा हो।
   • यदि आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में अपनी राय देना चाहते हैं तो "मी" से शुरुआत करें। किसी कंपनी या संगठन की ओर से लिखते समय "हम" का उपयोग करें।
   • इस तरह के एक प्रत्यक्ष बयान पर ध्यान दें: "इस पत्र के साथ हम आपको सूचित करना चाहते हैं" या "इस पत्र के साथ हम आपसे अनुरोध करना चाहते हैं"। यदि आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में पत्र लिख रहे हैं, तो आप "I" कथन का उपयोग कर सकते हैं। जैसे: "मैं आपसे संपर्क कर रहा हूँ" या "मैंने हाल ही में सुना है कि ... और के बारे में अधिक जानना चाहेंगे ..."
   • उदाहरण के लिए, यदि आप (एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में) ने पिछले महीने से अवैतनिक खाते के बारे में नीना डे वीर्स को एक पत्र लिखा है, तो आप इसके साथ शुरू कर सकते हैं: "मैं मार्च 2015 से आपके खाते पर बकाया राशि के कारण इस पत्र के माध्यम से आपसे संपर्क कर रहा हूं। "
   • या, एक कंपनी के कर्मचारी के रूप में, यदि आप कंपनी के अंतरिक्ष कार्यक्रम के बारे में किसी ग्राहक की शिकायत का जवाब देते हैं, तो आप पत्र को "मंगल ग्रह पर हमारे अंतरिक्ष कार्यक्रम के बारे में आपकी शिकायत प्राप्त" के साथ शुरू कर सकते हैं।
   • हो सकता है कि आप एक ग्राहक को यह बताने के लिए पत्र लिखते हैं कि उन्होंने एक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में एक प्रतियोगिता या एक स्थान जीता है। एक वाक्य के साथ शुरू करें जैसे: "मुझे आपको सूचित करने में खुशी हो रही है ..." या "हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि ..."
   • यदि आपको बुरी खबर पहुँचानी है, तो एक वाक्य से शुरू करें, जैसे "हमें आपको सूचित करने के लिए खेद है कि ..." या "सावधानी से विचार करने के बाद, मैंने निर्णय लिया कि नहीं ..."
3. निष्क्रिय आवाज़ के बजाय सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें। सामान्य भाषा में हम अक्सर निष्क्रिय रूप का उपयोग करते हैं। लेकिन निष्क्रिय रूप वह बनाता है जो आप उबाऊ और भ्रमित लिखते हैं। सक्रिय रूप एक व्यावसायिक पत्र में बहुत अधिक प्रभावी है क्योंकि यह अधिक मुखर स्वर सेट करता है।
   • एक निष्क्रिय रूप का एक उदाहरण है, उदाहरण के लिए: `` मैं आपके लिए क्या विशिष्ट शिकायतें हल कर सकता हूं? '' वाक्य का विषय, ग्राहक ('आप') वाक्य के अंत में है, बजाय शुरुआत में वाक्य का।
   • सक्रिय रूप का एक उदाहरण है, उदाहरण के लिए, "मैं आपकी शिकायतों को हल करने के लिए क्या कर सकता हूं?" वाक्य का यह संस्करण, सक्रिय रूप में, पाठक के लिए समझने के लिए बहुत स्पष्ट और आसान है।
   • एक गलती या संदिग्ध बिंदु पर ध्यान दिए बिना अपने संदेश को प्राप्त करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। लेकिन इसके बाद ही इसका इस्तेमाल करें। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक पत्रों में सक्रिय रूप बहुत अधिक प्रभावी होता है।
4. पिछले घटना या पाठक के साथ वार्तालाप को इंगित करें, यदि लागू हो। आपने इस महीने की शुरुआत में अपने अवैतनिक बिल के बारे में चेतावनी के साथ नीना डी व्रिज से संपर्क किया हो सकता है। या शायद एक ग्राहक ने पिछले महीने एक सम्मेलन में अंतरिक्ष कार्यक्रम के साथ निराशा व्यक्त की। यदि आपने पहले ही पाठक के साथ बातचीत की है, तो इसे स्वीकार करें। यह आपके पिछले संपर्क के पाठक को याद दिलाता है और व्यापार पत्र को अधिक तत्काल और महत्वपूर्ण लगता है।
   • एक वाक्यांश का उपयोग करें जैसे: "अपने अवैतनिक बिल के बारे में मेरे पत्र से जारी" या "मार्च में आपके भुगतान के लिए धन्यवाद"। या "मई सम्मेलन में अंतरिक्ष कार्यक्रम पर अपनी स्थिति के बारे में सुनना बहुत मददगार था।"
5. एक अनुरोध करें या मदद की पेशकश करें। पाठक के साथ एक विनम्र अनुरोध करके या उन्हें एक सहयोगी संबंध के रूप में मदद की पेशकश करके एक सकारात्मक स्वर सेट करें।
   • कहते हैं कि आप एक व्यवसाय के मालिक हैं जो एक ग्राहक को बिल देने के लिए कह रहे हैं जैसे वाक्यांश का उपयोग करें, "मैं सराहना करता हूं यदि आप अपने अवैतनिक बिल को जल्द से जल्द निपटाते हैं।"
   • कहते हैं आप अपनी कंपनी की ओर से लिख रहे हैं। एक वाक्य का उपयोग करें जैसे: "हमें आपके और हमारे मानव संसाधन अधिकारी के बीच आमने-सामने की बैठक की व्यवस्था करके खुशी होगी।"
   • आप अपने पाठकों के किसी भी प्रश्न या चिंताओं का जवाब देने की पेशकश कर सकते हैं। एक वाक्यांश का उपयोग करें जैसे: "मुझे आपके खाते के संबंध में आपके द्वारा पूछे गए किसी भी प्रश्न या चिंता का उत्तर देने में खुशी होगी।" या, "क्या आप हमें इस कार्यक्रम के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करना चाहेंगे?"
6. पत्र को बंद करें। अपने और पाठक के लिए, कार्रवाई के लिए एक कॉल जोड़ें। यह एक विशिष्ट तिथि से पहले भुगतान के लिए अनुरोध या पाठक के साथ औपचारिक नियुक्ति करने के बारे में एक नोट हो सकता है।
   • एक वाक्य जोड़ें जहां आप भविष्य में पता को संबोधित करते हैं। "मैं आपको अगले सप्ताह होने वाली बजट बैठक में देखने के लिए उत्सुक हूं।"
   • अपने पत्र में जो भी दस्तावेज़ जोड़ना चाहते हैं, उन पर ध्यान दें। एक वाक्य जोड़ें जैसे "संलग्नक में आपको बकाया चालान मिलेगा" या "संलग्न आप हमारे अंतरिक्ष कार्यक्रम की एक प्रति पाएंगे।"
   • एक समापन वाक्य के साथ पत्र को समाप्त करें। ग्राहकों या ग्राहकों के लिए "ईमानदारी से" का उपयोग करें।
   • उन लोगों को औपचारिक पत्रों में "ईमानदारी से" का उपयोग करें जिन्हें आप नहीं जानते हैं।
   • जब आप किसी को अच्छी तरह से जानते हैं या उसके साथ काम करते हैं तो केवल "सर्वश्रेष्ठ सादर" या "सर्वश्रेष्ठ सादर" का उपयोग करें।
7. पत्र फिर से पढ़ें। यदि पत्र वर्तनी की गलतियों से भरा है, तो आपके सभी सटीक स्वरूपण और शब्द व्यर्थ होंगे!
   • निष्क्रिय रूप के किसी भी उपयोग पर ध्यान दें, और वाक्य को सक्रिय रूप में बदलने का प्रयास करें।
   • किसी भी लंबे, अस्पष्ट और जटिल वाक्यों पर ध्यान दें। एक व्यावसायिक पत्र में, आम तौर पर कम अधिक होता है, इसलिए यदि संभव हो तो अपने वाक्यों की लंबाई को छोटा करें।

टिप्स

• जब आप पत्र को प्रिंट करते हैं, तो रिक्त ए 4 का उपयोग करें। जब आप पत्र भेजते हैं, तो इसे तिहाई में मोड़ो और एक मानक लिफाफे में भेजें।