विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 की 3: कार्य रिपोर्ट की योजना बनाना
• भाग 2 का 3: कार्य रिपोर्ट तैयार करना
• भाग 3 का 3: रिपोर्ट को प्रभावी बनाना
• टिप्स
• चेतावनी

कार्य रिपोर्ट लिखना प्रभावशाली हो सकता है, हालाँकि यह जितना आप सोच सकते हैं उससे अधिक आसान हो सकता है। कार्य रिपोर्ट आमतौर पर किसी कार्य परियोजना की प्रगति की व्याख्या करने या कार्यस्थल के मुद्दों के बारे में निष्कर्ष और सिफारिशें प्रदान करने के लिए उपयोग की जाती है। एक प्रभावी कार्य रिपोर्ट को आसानी से लिखने के लिए, अपने उद्देश्य, अपने दर्शकों, शोध और संदेश पर विचार करके शुरू करें। फिर एक मानक व्यवसाय रिपोर्ट प्रारूप का उपयोग करके अपनी रिपोर्ट तैयार करें। अंत में, आप इसे प्रभावी बनाने के लिए रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 की 3: कार्य रिपोर्ट की योजना बनाना

1. रिपोर्ट का उद्देश्य और विषय निर्धारित करें। हो सकता है कि किसी ने आपसे रिपोर्ट मांगी हो। अनुरोध में उद्देश्य या विषय को शामिल किए जाने की संभावना है। यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि उद्देश्य या विषय क्या है, तो विचार करें कि आप अपने दर्शकों को क्या बता रहे हैं। आप स्पष्टीकरण के लिए अपने बॉस या पर्यवेक्षक से भी पूछ सकते हैं।
   • उदाहरण के लिए, उद्देश्य एक व्यावसायिक समस्या का विश्लेषण करने के लिए हो सकता है, जिस परियोजना पर आपने काम किया है, उसके परिणामों की व्याख्या करना या अपने पर्यवेक्षक को आपकी कार्य प्रगति का अवलोकन करना।
2. उस टोन और भाषा का निर्धारण करें जो लक्षित दर्शकों के लिए उपयुक्त है। इस बात पर विचार करें कि लक्षित दर्शकों को पहले से ही क्या पता है, साथ ही शब्दजाल वे समझेंगे। कार्य रिपोर्ट लिखते समय, आप आम जनता के लिए लिखते समय अक्सर अधिक पेशेवर भाषा और शब्दजाल का उपयोग कर सकते हैं।
   • रिपोर्ट कौन पढ़ेगा? अपने दर्शकों में किसी को भी शामिल करें जो रिपोर्ट का यथोचित उपयोग कर सके।
   • यदि आप विभिन्न प्रकार के पाठकों के लिए लिख रहे हैं, तो सभी आवश्यक जानकारी शामिल करें ताकि कम से कम सूचित पाठक भी इसे आसानी से समझ सकें। हालांकि, प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षकों का उपयोग करें ताकि सूचित पाठक उन सूचनाओं को छोड़ सकें जो उनके लिए अनावश्यक हैं। आप अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रत्येक दर्शकों के लिए अनुभाग भी शामिल कर सकते हैं।
3. यदि लागू हो तो अपने शोध और सहायक सामग्रियों को इकट्ठा करें। उन सामग्रियों को शामिल करें जिनका उपयोग आपने निष्कर्ष निकालने या सिफारिशों को विकसित करने के लिए किया था। रिपोर्ट तैयार करते समय आप इसे संदर्भित करने जा रहे हैं, और आपको इसे रिपोर्ट में अनुलग्नक में शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है। रिपोर्ट तैयार करते समय शामिल करने वाली ये चीजें हैं:
   • वित्तीय विवरण
   • टेबल
   • रेखांकन
   • आंकड़े
   • सर्वेक्षण
   • प्रश्नावली
   • विशेषज्ञों, सहयोगियों, ग्राहकों, आदि के साथ बातचीत
4. प्रगति रिपोर्ट लिखते समय अपनी प्रगति देखें। एक अच्छी प्रगति रिपोर्ट आपके द्वारा किए गए कार्य का त्वरित अवलोकन देती है, आप क्या कर रहे हैं और क्या परियोजना ट्रैक पर है। इसे लोगों द्वारा आपके प्रोजेक्ट के बारे में पूछे गए सवालों के जवाब के रूप में सोचना सबसे अच्छा है। अपनी रिपोर्ट में क्या शामिल करना है:
   • क्या परियोजना की अवधि बदल गई है?
   • पिछली प्रगति रिपोर्ट के बाद आप क्या कार्य कर रहे हैं?
   • आगे आप क्या कार्य करेंगे?
   • क्या आप समय पर परियोजना को पूरा करने के लिए ट्रैक पर हैं? यदि नहीं, तो क्यों?
   • आपको किन अड़चनों का सामना करना पड़ा है और आप उन्हें कैसे हल करने जा रहे हैं?
   • क्या इस महीने आपने कुछ सीखा?
5. एक रूपरेखा बनाएं अपनी रिपोर्ट में शामिल करने के लिए जानकारी के साथ। अपने विचारों को एक रूपरेखा में लिखें और इसे लेखन सहायता के रूप में उपयोग करें। जैसा कि आप ऐसा करते हैं, अपनी रिपोर्ट के लिए सुर्खियां विकसित करें जिससे आपको यह कहने में मदद मिल सके कि आपको क्या कहना है। अवलोकन को साफ-सुथरा या अच्छी तरह से विकसित करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह केवल आपके स्वयं के उपयोग के लिए है।
   • ज्यादातर मामलों में, आपको परिणाम और निष्कर्ष या सिफारिशें समझाकर रिपोर्ट शुरू करनी चाहिए। फिर समझाएं कि आप इस बिंदु पर कैसे पहुंचे और यदि आपके तर्क, लागू हो तो।
   • यदि आप विवादास्पद निष्कर्ष या सिफारिश करने वाले हैं, तो पहले प्रक्रिया और तर्क को स्पष्ट करें ताकि आपके लक्षित दर्शक समझ सकें कि आप इस विचार के साथ क्यों आए हैं।

भाग 2 का 3: कार्य रिपोर्ट तैयार करना

1. कवर पृष्ठ या शीर्षक पृष्ठ का उपयोग करें। शीर्षक पृष्ठ में रिपोर्ट का नाम शामिल होना चाहिए, उसके बाद की तारीख - एक अलग लाइन पर - जब आपने इसे जमा किया था। एक तीसरी पंक्ति में आप सभी लेखकों के नाम बताते हैं। फिर चौथी लाइन पर अपने संगठन का नाम लिखें।
   • कुछ मामलों में, आप एक प्रेरणा पत्र भी शामिल कर सकते हैं जिसमें बताया गया है कि आपने रिपोर्ट क्यों लिखी है, यह क्या है, और आपको क्या लगता है कि आपको आगे क्या करना चाहिए। यह उन रिपोर्टों के साथ अधिक सामान्य है जिन्हें पाठक को रिपोर्ट को देखने से पहले तैयार करने या अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है।
   • एक प्रगति रिपोर्ट के साथ, आप एक शीर्षक पृष्ठ पर अपना नाम, परियोजना का नाम, दिनांक और रिपोर्टिंग अवधि बताते हैं। प्रत्येक आइटम को एक अलग लाइन पर रखें। आप प्रत्येक लाइन को "नाम", "प्रोजेक्ट नाम", "तिथि" और "रिपोर्टिंग अवधि" के साथ लेबल कर सकते हैं, या आप केवल जानकारी को सूचीबद्ध कर सकते हैं।
   • अपने बॉस से पूछें कि क्या आपकी कार्य रिपोर्ट को प्रारूपित करने के लिए कोई विशेष सिफारिशें हैं। वह या वह आपकी रिपोर्ट तैयार करने के लिए सबसे अच्छा स्रोत है।
2. सबसे महत्वपूर्ण जानकारी का सारांश प्रदान करें। अपने निष्कर्ष, औचित्य और सिफारिशें शामिल करें। यह आपकी रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को समझने की अनुमति देता है बिना रिपोर्ट को पूरी तरह से पढ़े। आपको विस्तृत स्पष्टीकरण लिखने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन पाठक को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि रिपोर्ट किस बारे में है। सारांश एक से पांच पृष्ठों का होना चाहिए।
   • आपको पूरी रिपोर्ट को सारांशित करने की आवश्यकता नहीं है। रिपोर्ट में केवल मुख्य विचारों पर ध्यान दें, जैसे कि मुख्य सिफारिशें या आपके द्वारा प्रस्तुत निष्कर्ष।
   • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
3. रिपोर्ट में क्या है, इसके साथ सामग्री की एक तालिका शामिल करें। सामग्री की तालिका में पृष्ठ शीर्षकों को इंगित करें और पृष्ठ संख्या जहां वह खंड शुरू होता है। यह पाठकों को आवश्यक जानकारी खोजने के लिए रिपोर्ट के माध्यम से आसानी से नेविगेट करने की अनुमति देता है।
   • प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षक और शीर्षकों का उपयोग करें ताकि रिपोर्ट पढ़ने में आसान हो।
   • प्रगति रिपोर्ट लिखते समय, आपको आम तौर पर तब तक सामग्री शामिल करने की आवश्यकता नहीं है जब तक कि आपका बॉस पसंद न करे। हालाँकि, रिपोर्ट को नेविगेट करना आसान बनाने के लिए प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षक और शीर्ष लेख जोड़ें।
4. एक परिचय लिखें रिपोर्ट का अवलोकन करने के लिए। पाठक को बताएं कि आपने यह कार्य रिपोर्ट क्यों लिखी है। रिपोर्ट के आसपास के संदर्भ को सारांशित करें और अपने उद्देश्य की व्याख्या करें। उन प्रश्नों के बारे में बताएं जिनका आप जवाब देंगे या जो समस्या आप हल करेंगे। रिपोर्ट की अवधि और उसकी सामग्री के साथ एक कार्य योजना का संकेत दें।
   • परिचय बहुत लम्बा नहीं होना चाहिए। प्रत्यक्ष और विशिष्ट रहें ताकि पाठक लंबी व्याख्या के बिना संदर्भ और उद्देश्य को समझे।
   • परिचय के लिए दो से चार पैराग्राफ लिखिए।
   • प्रगति रिपोर्ट में, परिचय में एक या दो पैराग्राफ से अधिक नहीं हो सकता है। यह परियोजना को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए और जिसे आप प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं। आप यह भी इंगित कर सकते हैं कि आपने पहले से ही क्या पूरा किया है और आप आगे क्या करेंगे।
5. आपके द्वारा प्रस्तुत परिणामों या निष्कर्षों की व्याख्या करें। इस परियोजना के संबंध में आपके द्वारा पूर्ण किए गए शोध या मूल्यांकन का एक मूल अवलोकन प्रदान करें। फिर अपनी टिप्पणियों पर चर्चा और व्याख्या करें और वे रिपोर्ट के विषय से कैसे संबंधित हैं।
   • ज्यादातर मामलों में, इस खंड में एक परिचयात्मक पैराग्राफ और आपके द्वारा पहुंचे निष्कर्षों की एक सूची है।
   • यह एक निष्कर्ष जैसा दिखता है: "1। हमारी आबादी उम्रदराज है, जो हमारे ग्राहकों के लिए अधिक स्वास्थ्य जोखिम का कारण बनती है। ”
   • जब आप एक प्रगति रिपोर्ट लिखते हैं, तो आपके पास प्रस्तुत करने के लिए कोई परिणाम या निष्कर्ष नहीं होता है। इसके बजाय, अपनी उपलब्धि के बाद अनुभाग में अपनी उपलब्धियों या पूर्ण कार्यों को सूचीबद्ध करें। आप इस खंड में 2- 2- वाक्य वाक्य पैराग्राफ भी लिख सकते हैं। हालांकि, एक सूची आमतौर पर पर्याप्त होती है। आप सूची दे सकते हैं: "त्योहार के तंबू के लिए भुगतान करने के लिए 200 € उठाया," "त्योहार की योजना के प्रबंधन के लिए पार्टी की योजना के साथ अनुबंध किया" और "सार्वजनिक इनपुट इकट्ठा करने के लिए 1,500 निवासियों का सर्वेक्षण किया।"
6. आपको भविष्य के लिए सिफारिशें देते हैं। आपकी सिफारिशों को स्पष्ट करना चाहिए कि भविष्य में क्या होगा। बताएं कि समाधान क्या उत्पादन करेंगे और वे आपके निष्कर्ष से कैसे संबंधित हैं। अपनी व्याख्या लिखने के बाद, एक अंकसूची में कार्रवाई बिंदुओं के रूप में अपनी सिफारिशें दें। सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम महत्वपूर्ण अपनी सिफारिशों को सूचीबद्ध करें।
   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "1। सभी कर्मचारियों को सीपीआर प्रदर्शन करने के लिए प्रशिक्षित करें। ”
   • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो इसके बजाय, उन कार्यों या उद्देश्यों को बताएं जिन्हें आप अगले कार्य अवधि में पूरा करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप "त्योहार के लिए आपूर्तिकर्ताओं का पता लगाएं", "त्योहार के डिजाइनों को स्वीकृत करें" और "ऑर्डर प्रचारक पोस्टर" को सूचीबद्ध कर सकते हैं।
7. उस प्रक्रिया और तर्क पर चर्चा करें जिससे आपके निष्कर्ष निकले। बताएं कि आपने विषय, समस्या या समस्या को कैसे संबोधित किया। अपनी टिप्पणियों की समीक्षा करें और फिर समझाएं कि वे आपकी सिफारिशों का नेतृत्व कैसे करते हैं। शीर्षकों के साथ चर्चा को अलग-अलग करें जो कि उस अनुभाग में पाठक को बताए।
   • इसमें अनुसंधान और मूल्यांकन की लंबी चर्चा शामिल है।
   • यह खंड रिकॉर्ड में सबसे लंबा होना चाहिए।
   • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं। इसके बजाय, परियोजना पर काम करते समय आपके द्वारा सामना की गई बाधाओं पर एक अनुभाग शामिल करें और आपने उन्हें कैसे हल किया। आप लिख सकते हैं, "कई निवासियों ने सर्वेक्षण वापस नहीं किया क्योंकि यह डाक नहीं था। भविष्य में, हम अपने सर्वेक्षणों में प्रीपेड मेल को शामिल करेंगे या निवासियों को डिजिटल रूप से अपना सर्वेक्षण पूरा करने की अनुमति देंगे। ”
8. रिपोर्ट तैयार करने में आपके द्वारा उपयोग किए गए सभी संदर्भों को सूचीबद्ध करें। संदर्भ में पत्रिका लेख, समाचार लेख, साक्षात्कार, सर्वेक्षण, प्रश्नावली, आंकड़े और अन्य संबंधित जानकारी शामिल हो सकती है। रिपोर्ट के अंत में इन संदर्भों को उद्धृत करें और पृष्ठ को "संदर्भ" के रूप में लेबल करें।
   • जब तक अन्यथा निर्दिष्ट न हो, व्यावसायिक रिपोर्ट के लिए APA प्रारूप का उपयोग करें।
   • यदि आप प्रगति रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
9. सर्वेक्षण, प्रश्नावली या ईमेल जैसी सामग्रियों की संलग्नक प्रदान करें। प्रत्येक कार्य रिपोर्ट में अनुलग्नकों की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, आप उन्हें शामिल कर सकते हैं यदि आप पाठकों को आपके द्वारा संदर्भित सामग्री प्रदान करना चाहते हैं या यदि आप अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना चाहते हैं जो उन्हें विषय या आपकी टिप्पणियों को बेहतर ढंग से समझने में मदद कर सकते हैं। प्रत्येक अनुलग्नक को एक अलग पत्र के साथ लेबल करें।
   • उदाहरण के लिए: "परिशिष्ट ए", "परिशिष्ट बी" और "परिशिष्ट सी।"
   • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको इस अनुभाग को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
10. अपनी टिप्पणियों या प्रगति के सारांश के साथ एक संक्षिप्त निष्कर्ष बंद करें। आपको निष्कर्ष निकालने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे लिखना आपके प्रयासों का एक अच्छा सारांश हो सकता है। अपनी रिपोर्ट में प्रस्तुत जानकारी को संक्षेप में तीन से चार वाक्यों में अपने निष्कर्ष पर रखें।
    • आप लिख सकते हैं: "कला उत्सव के लिए नियोजन परियोजना पटरी पर है और इसे समय पर पूरा किया जाएगा। हमने अपनी पूर्व-योजना गतिविधियों का 90% पूरा कर लिया है और अब आवश्यक उपकरणों की खरीद पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं। परियोजना में कोई भी बाधा नहीं है, लेकिन हम धीरे-धीरे भविष्य की किसी भी बाधा को दूर करेंगे। "

भाग 3 का 3: रिपोर्ट को प्रभावी बनाना

1. अपने दर्शकों को रिपोर्ट नेविगेट करने में मदद करने के लिए स्पष्ट सुर्खियों का उपयोग करें। ऐसी सुर्खियाँ बनाएँ जो प्रत्यक्ष हों और सीधे बिंदु तक पहुँचें। पाठक को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि रिपोर्ट में क्या है।
   • सुर्खियों में परिचय, कार्य पूर्ण, अगली तिमाही के लिए लक्ष्य, बाधाएं और समाधान, और निष्कर्ष शामिल हो सकते हैं।
   • रिपोर्ट में शीर्षकों से मिलान करें।
   • एक प्रगति रिपोर्ट में, पाठक आपके पर्यवेक्षक, टीम या ग्राहक होने की संभावना रखते हैं।
2. अपने विचारों को संप्रेषित करने के लिए सरल और सीधी भाषा का उपयोग करें। एक कार्य रिपोर्ट में कठिन शब्द और रचनात्मक वाक्य शामिल नहीं होते हैं। आपको बस अपनी बात पाठक तक पहुँचानी है। अपने विचारों को संभव और बिंदु तक सरल शब्दों में व्यक्त करें।
   • आप लिख सकते हैं, "चौथी तिमाही के लिए राजस्व 50% ऊपर है," इसके बजाय "राजस्व चौथे चौथाई राजस्व का उत्पादन करने के लिए 50% ऊपर हैं।"
3. रिपोर्ट को यथासंभव संक्षिप्त रखने के लिए संक्षेप में लिखें। निरर्थक लेखन आपके समय और पाठकों दोनों को बर्बाद करता है। सतही मत बनो और सीधे व्यापार के लिए जाओ।
   • ध्यान रखें कि कुछ कार्य रिपोर्ट काफी लंबी हो सकती हैं, क्योंकि उनमें बहुत सारी जानकारी हो सकती है। हालाँकि, आपका लेखन हमेशा संक्षिप्त होना चाहिए।
   • यह लिखना ठीक है, `` पिछली तिमाही में बिक्री बल बढ़ने के बाद कोल्ड-कॉलिंग में वृद्धि हुई, '' इसके बजाय, `` हमने पिछली तिमाही में राजस्व में तेजी से वृद्धि देखी क्योंकि हमारे प्रतिभाशाली और समर्पित salespeople संभावित ग्राहक थे उन्हें और उत्पाद खरीदने के लिए कहने का आह्वान किया। '
4. अपने विचारों को उद्देश्यपूर्ण और गैर-भावनात्मक भाषा में व्यक्त करें। तथ्यों से चिपके रहें और पाठक को विषय के उद्देश्यपूर्ण दृष्टिकोण के आधार पर अपने निष्कर्ष निकालने दें। जब आप किसी समस्या के लिए सिफारिशें कर सकते हैं, तो उन्हें समझाने के लिए पाठकों की भावनाओं को भड़काने की कोशिश न करें। तथ्यों के वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण के आधार पर पाठक को अपने विचार और निर्णय लेने दें।
   • लिखने के बजाय, "असंतुष्ट कर्मचारियों का मनोबल कम होता है, जिससे कार्यालय को एक सौम्य मशीन बना दिया जाता है," आप लिख सकते हैं, "कर्मचारी जिनकी उत्पादकता रेटिंग अन्य की तुलना में कम है उन्होंने बिना किसी महसूस किए महसूस किया।"
5. अधिकांश रिपोर्टों में स्लैंग और साथ ही "I" शब्द के उपयोग से बचें। एक प्रगति रिपोर्ट में "मुझे" का उपयोग करना उचित हो सकता है जब आप एक परियोजना के बारे में लिख रहे हैं जो आप अकेले काम कर रहे हैं। यदि नहीं, तो अपनी नौकरी रिपोर्ट में "I" या अन्य कठबोली शब्द का उपयोग न करें। हालांकि, इच्छित पाठक पर एक वाक्य निर्देशित करते समय "आप" का उपयोग करना ठीक है।
   • पूरे रिपोर्ट में अपनी भाषा को पेशेवर रखें।
6. यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करें कि यह त्रुटियों से मुक्त है। व्याकरण और वर्तनी की गलतियाँ आपकी कार्य रिपोर्ट के व्यावसायिकता को कमजोर करती हैं। यह आवश्यक है कि आप इस रिपोर्ट की समीक्षा करें कि आपने टाइपो, गलत शब्दों या गलत शब्दों का इस्तेमाल नहीं किया है। कम से कम दो बार रिपोर्ट की जांच करना सबसे अच्छा है।
   • यदि संभव हो तो, किसी और ने आपके लिए रिपोर्ट की जांच की है, क्योंकि अपनी गलतियों को स्पॉट करना मुश्किल है।
   • समय की अनुमति देते हुए, आपको जांच करने से पहले रिपोर्ट को कम से कम 24 घंटे के लिए अलग रखना चाहिए।

टिप्स

• अपनी पहली कार्य रिपोर्ट लिखने के बाद, आप इसे भविष्य की रिपोर्ट के लिए एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
• आपके पास अपने कार्यस्थल में कार्य रिपोर्ट के लिए पहले से ही एक खाका है। अपने पर्यवेक्षक से संपर्क करके देखें कि क्या आप अपनी रिपोर्ट के लिए किसी टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।
• यदि संभव हो, तो अपनी रिपोर्ट प्रारूप को अपनी कंपनी या संगठन की मौजूदा कार्य रिपोर्ट पर आधारित करें। अपने कार्यालय में फ़ाइलों की जाँच करें या किसी मौजूदा रिपोर्ट की एक प्रति के लिए एक सहयोगी या अपने पर्यवेक्षक से पूछें।

चेतावनी

• यदि आप एक मौजूदा रिपोर्ट को एक उदाहरण के रूप में उपयोग कर रहे हैं, तो उसमें शब्दों को कॉपी न करें। यह साहित्यिक चोरी है और पेशेवर परिणामों के लिए नेतृत्व करने की संभावना है।