लेखक:
Tamara Smith
निर्माण की तारीख:
26 जनवरी 2021
डेट अपडेट करें:
2 जुलाई 2024
विषय
यदि आप प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने, कारोबार बढ़ाने या बचत का एहसास करने के अवसर देखते हैं तो प्रबंधन के लिए एक प्रस्ताव तैयार करना उपयोगी है। आप एक प्रस्ताव भी लिख सकते हैं यदि आप कुछ ऐसा देखते हैं जो आपकी आंखों में बदला जाना चाहिए या हो सकता है। यदि आप अपनी कंपनी के प्रबंधन के लिए एक प्रस्ताव तैयार करना चाहते हैं, तो आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए समय निकालें। सहकर्मियों के साथ इस प्रस्ताव पर चर्चा करें कि क्या वे सहमत हैं। उचित प्रबंधन का अनुमोदन करें।
कदम बढ़ाने के लिए
भाग 1 का 2: अपना प्रस्ताव लिखना
समस्या को पहचानो। आप प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने या लागत को कम करने के बारे में एक प्रस्ताव बनाना चाहते हैं, आपको समस्या क्या है, इसकी स्पष्ट तस्वीर होनी चाहिए। आपको अक्सर इसका खुद ही अंदाजा हो जाता है, लेकिन अगर आप एक बिंदु बनाना चाहते हैं और कुछ हल निकालना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप समस्या का संक्षेप में वर्णन कर सकते हैं। 
क्या तुम खोज करते हो। अपना प्रस्ताव लिखने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि आप सभी तथ्यों की जाँच करें। हितधारकों से बात करें। यह सहकर्मी, पर्यवेक्षक या ग्राहक हो सकते हैं। तुलनीय कंपनियों के बारे में पढ़ें और वे अलग तरीके से क्या कर सकते हैं। - उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि आपकी कंपनी को कैटरर्स को स्विच करना चाहिए, तो रसोई में उन कर्मचारियों से बात करें जो वर्तमान कैटरर के लिए काम करते हैं। वे क्या सोचते हैं? शायद उन्होंने अन्य कैटरर्स के साथ काम किया है? वे क्या अंतर देखते हैं? आपके सहकर्मी कैटरर के बारे में क्या सोचते हैं? यदि आप भोजन से संतुष्ट नहीं हैं, तो यह गुणवत्ता उप-समरूप होने के बजाय आपका व्यक्तिगत स्वाद हो सकता है।
एक समस्या वर्णन लिखें। अपने प्रस्ताव को प्रस्तुत करने के लिए, वर्णन करें कि वर्तमान स्थिति क्या है। कृपया सभी प्रासंगिक तथ्य बताएं। उदाहरण के लिए जो शामिल हैं, दिनांक और स्थान। इस खंड में अभी तक मूल्य निर्णय न करें; मौजूदा स्थिति के एक उद्देश्य स्केच के लिए खुद को सीमित करें। - कैटरर के उदाहरण में आप उदाहरण के लिए लिख सकते हैं: "कंपनी एक्स 7 साल के लिए कैटरर वाई के साथ काम कर रही है। इस अवधि के दौरान, भोजन की संख्या जिसमें से चुना जा सकता है, उसे पांच से घटाकर दो किया जा सकता है। शाकाहारी व्यंजनों की संख्या में कमी आई है, और कुछ दिनों में कोई भी शाकाहारी व्यंजन पेश नहीं किया जाता है। ”
समझाएं कि आपका समाधान क्या है। समस्या की पहचान करने के बाद, उस प्रस्ताव का वर्णन करें जिसका आप प्रस्ताव करते हैं। यदि आपके प्रस्ताव में कई तत्व हैं, तो अपने प्रस्ताव में सबसे महत्वपूर्ण तत्व से शुरू करें। दिखाएँ कि आपके निष्कर्ष शोध पर आधारित हैं। - उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: “मैं कंपनी X को एक अलग कैटरर में जाने की सलाह देता हूं। कंपनी X के यहां कई विकल्प हैं। कैटरर डब्ल्यू और कैटरर जेड दोनों भोजन में अधिक विकल्प प्रदान करते हैं और वर्तमान प्रदाता के रूप में एक तुलनीय लागत स्तर है। इसके अलावा, कैटरार जेड हमारे कर्मचारियों की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा कर सकता है, क्योंकि उनके पास शाकाहारी, शाकाहारी और लस मुक्त व्यंजनों की एक विस्तृत श्रृंखला है। हालांकि कैटरर डब्ल्यू कम शाकाहारी व्यंजन प्रदान करता है, वे भी एक अच्छा विकल्प होगा। इस वर्ष की शुरुआत में किए गए शोध से पता चलता है कि हमारे 40% कर्मचारी शाकाहारी हैं, 10% शाकाहारी हैं, और हमारे 2% कर्मचारी लस मुक्त आहार का पालन करते हैं। ”
एक योजना बनाओ। प्रस्ताव को लागू करने के लिए उठाए जाने वाले प्रत्येक कदम का वर्णन करें। प्रत्येक चरण के लिए संकेत दें कि उस कदम के साथ क्या लागतें जुड़ी हैं, और लीड समय क्या है। पारदर्शी रहें जिसमें लागत निश्चित है, और जो कुछ कारकों पर निर्भर हैं। यदि वांछित है, तो आप चरणों को संख्या दे सकते हैं। फिर अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करें। अपने प्रस्ताव के रिटर्न को नजरअंदाज न करें। संभावित रिटर्न के रूप में संभव के रूप में इंगित करें। - "कैटरर को बदलने के लिए, यह आवश्यक है: 1. कैटरर वाई के साथ वर्तमान अनुबंध रद्द करें; 2. एक परीक्षण सत्र के लिए कैटरर डब्ल्यू और कैटरर जेड को आमंत्रित करें; 3. दो कैटरर्स में से एक के लिए एक विकल्प बनाएं; 4. चयनित कैटरर के साथ एक अनुबंध में प्रवेश करें। नए अनुबंध की लागतों को कैटरर वाई के साथ वर्तमान अनुबंध की लागतों की तुलना करने की उम्मीद है। यदि हम कैटरर वाई के साथ वर्तमान अनुबंध में सहमत नोटिस अवधि का पालन करते हैं, तो रद्द करने से जुड़ी कोई लागत नहीं है। इसलिए एक अलग कैटरर पर स्विच करना लागत-तटस्थ हो सकता है, कर्मचारी संतुष्टि में संभावित सकारात्मक प्रभाव के साथ क्योंकि कैंटीन में आपूर्ति बढ़ जाती है। "
बताएं कि इसमें क्या आपत्तियां हो सकती हैं। दिखाएँ कि आपको एहसास है कि प्रस्ताव पर संभावित आपत्तियाँ हैं। उदाहरण के लिए, क्या कर्मचारियों से अपेक्षित होने के लिए प्रतिरोध है? शायद कुछ सहकर्मी वर्तमान कैटरर के बहुत बड़े प्रशंसक हैं। संकेत दें कि किसी भी आपत्ति को दूर करने और जोखिमों को कम करने के लिए क्या किया जा सकता है। 
प्रस्ताव को लागू करने के लिए क्या आवश्यक है इंगित करें। यदि आपके प्रस्ताव का अर्थ है कि वस्तुओं को खरीदा जाना है या कार्यान्वयन के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों को तैनात करना है, तो कृपया यह संकेत दें। यह भी बताएं कि किस समय प्रतिबद्धता की आवश्यकता है। आप इसे चेकलिस्ट के रूप में कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: - "आवश्यक: कार्य समूह जो विभिन्न कैटरर्स (संगठन के विभिन्न हिस्सों से 4 कर्मचारी) का आकलन करता है, परीक्षण सत्र के लिए 2 घंटे, मूल्यांकन रिपोर्ट तैयार करने के लिए 3 घंटे।"
मुख्य लाभ के साथ समाप्त करें। आप जो भी बदलाव प्रस्तावित करते हैं, उसे अंत में दोहराएं। अपने तीन सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को सारांशित करें और एक सारांश वाक्य के साथ समाप्त करें। इसे कार्यकारी सारांश समझें। उदाहरण के लिए: - जैसा कि इस प्रस्ताव से पता चलता है, कैटरर वाई ने पिछले 7 वर्षों में व्यंजनों की सीमा कम कर दी है। कैटरर डब्ल्यू और कैटरर जेड एक ही कीमत पर एक बड़ी रेंज प्रदान करते हैं। मैं हमारी कंपनी के लिए एक नया कैटरर चुनने के उद्देश्य से इन दो कैटरर्स के साथ एक परीक्षण सत्र आयोजित करने की सलाह देता हूं। उम्मीद है कि इससे कर्मचारियों की संतुष्टि और प्रतिधारण बढ़ेगा। ”
- वित्तीय और मात्रात्मक लाभों की पहचान करें। उदाहरण के लिए, क्या आपके नवाचार में लागत बचत होती है? फिर संकेत करें कि
- गुणात्मक लाभ की पहचान करें। कभी-कभी किसी प्रस्ताव के फायदे को कठिन आंकड़ों के साथ नहीं दर्शाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका प्रस्ताव कर्मचारी की संतुष्टि को बढ़ाता है, तो कृपया यह संकेत दें। गुणात्मक लाभ केवल मात्रात्मक लोगों के रूप में मूल्यवान हो सकते हैं।
भाग 2 का 2: अपना प्रस्ताव प्रस्तुत करना
प्रस्ताव को किसी सहकर्मी को पढ़ें। अपने प्रस्ताव पर प्रतिक्रिया देने के लिए किसी सहकर्मी से पूछें। हो सकता है कि आपका सहकर्मी आपके प्रस्ताव से पूरी तरह सहमत हो। यदि आपका सहकर्मी आपके प्रस्ताव से पूरी तरह सहमत नहीं है, तो उनकी आपत्तियों के बारे में सोचें। यदि आपको लगता है कि आपत्तियाँ उचित हैं, तो अपना प्रस्ताव समायोजित करें। यदि आप मानते हैं कि आपत्तियां अपने आप में उचित हैं, लेकिन एक अलग निष्कर्ष पर नहीं पहुंचती हैं, तो कृपया उस खंड में आपत्तियां बताएं जिसमें आप प्रस्ताव पर संभावित आपत्तियों की व्याख्या करते हैं। 
कुरेदना। एक बार जब आपका प्रस्ताव तैयार हो जाता है, और आप इसे किसी और के द्वारा प्रूफरीड कर चुके हैं, तो इसे फिर से अच्छी तरह से पढ़ लें। क्या सभी वाक्य अच्छी तरह से चल रहे हैं, क्या वर्तनी में कोई त्रुटि नहीं है, क्या यह पर्याप्त संक्षिप्त है। आप नहीं चाहते कि आपका प्रस्ताव बहुत लंबा हो, क्योंकि तब प्रबंधन इसे नहीं पढ़ सकता है। अधिकतम दो पृष्ठ एक अच्छी लंबाई है। 
प्रबंधन को प्रस्ताव भेजें। एक बार आपका प्रस्ताव पूरा हो जाने के बाद, यह निर्धारित करें कि इसे किसे जमा करना है। कुछ संगठनों में यह स्पष्ट है कि किसी विशेष विषय पर किसका कहना है। यह अन्य संगठनों में कम स्पष्ट है। किससे संपर्क करना है पूछें। अक्सर सचिवों को इसके बारे में अच्छी तरह से पता होता है। - एक बार जब आपको सही व्यक्ति मिल जाए, तो प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए उनके साथ एक भौतिक बैठक का समय निर्धारित करने का प्रयास करें। इस तरह से आप प्रस्ताव पर अधिक ध्यान देते हैं जब आप इसे कागज पर या ई-मेल से भेजते हैं।
