ग्राहक सेवा के लिए एक ईमेल भेजें

वीडियो: बैंकइट | ग्राहक सेवा केंद्र | कौन सर्विस कैसे इस्तेमाल करे | बैंकइट रिटेलर जरूर देखे | #kakainfotech

विषय

कदम बढ़ाने के लिए
भाग 1 का 3: वेबसाइट देखना
भाग 2 का 3: ईमेल लिखें
भाग 3 का 3: विनम्र बने रहें
चेतावनी

कुछ लोगों को किसी कंपनी के ग्राहक सेवा विभाग को ईमेल भेजना मुश्किल लगता है। आप इस तरह के पत्र को ई-मेल के रूप में कैसे लिखते हैं, जब उन्हें वास्तव में अतीत में कागज पर रखा गया था? जब आप ग्राहक सेवा से कोई प्रश्न पूछते हैं तो कौन से प्रकार या प्रोटोकॉल लागू होते हैं? हालांकि यह उद्योग, क्षेत्र और संस्कृति द्वारा भिन्न होता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ सामान्य दिशानिर्देश हैं कि आपका ईमेल ग्राहक सेवा द्वारा ठीक से प्राप्त किया जाएगा।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 3: वेबसाइट देखना

उत्तर के लिए देखो। कंपनी की ग्राहक सेवा टीम को ईमेल लिखने से पहले, सुनिश्चित करें कि उत्तर सिर्फ वेबसाइट पर नहीं है। कई कंपनियां अपनी वेबसाइट के एक विशेष पृष्ठ पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर देती हैं, आमतौर पर "अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न" या "अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न"।
- आप आमतौर पर इन पृष्ठों को पृष्ठ के निचले भाग तक स्क्रॉल करके और फिर "संपर्क" या "ग्राहक सेवा" पर क्लिक करके पा सकते हैं।
"ग्राहक सेवा" पृष्ठ ढूंढें। यदि आपको वेबसाइट के नीचे एक लिंक दिखाई नहीं देता है, तो आप कभी-कभी खोज बॉक्स में शब्द लिखकर पृष्ठ पा सकते हैं। आपको आमतौर पर होम पेज के ऊपरी दाएं कोने में एक आवर्धक ग्लास आइकन वाला फ़ील्ड दिखाई देगा। "ग्राहक सेवा" या "संपर्क" जैसे शब्दों में टाइप करें और फिर एंटर दबाएं।
- "संपर्क" पृष्ठ में आमतौर पर एक ईमेल फ़ॉर्म शामिल होता है जहाँ ग्राहक शिकायत या टिप्पणी लिख सकते हैं।
  - यह देखने के लिए कि क्या आपको भेजे गए संदेश की एक प्रति प्राप्त होगी, इस पृष्ठ की जाँच करें; यदि नहीं, तो ईमेल पते के लिए वेबसाइट खोजें जिसे आप अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते से प्राप्त कर सकते हैं ताकि आपके पास पत्राचार का सबूत हो।
खोज बॉक्स का उपयोग करें। जिस विषय पर आप ग्राहक सेवा ईमेल पता ढूंढते थे, उसी विंडो के बारे में एक प्रश्न पूछना चाहते हैं। यदि आप विषय की खोज करते हैं या इस तरह से सवाल करते हैं, तो आपको ईमेल भेजे बिना उत्तर मिल सकता है।
- यह महत्वपूर्ण है अगर आप ईमेल भेजते समय बुद्धिमान दिखना चाहते हैं। यदि आप कुछ पूछते हैं जब उत्तर पहले से ही वेबसाइट पर स्पष्ट रूप से कहा जाता है, तो वे ग्राहक सेवा के लिए सोच सकते हैं कि आप मांग कर रहे हैं और आलसी हैं, और इसलिए लाभहीन हैं।
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (एफएक्यू) को भी देखें। अक्सर आप जो प्रश्न पूछना चाहते हैं, वह अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों में शामिल होता है। यही कारण है कि ज्यादातर वेबसाइटों में ऐसा पेज भी होता है, जिससे ई-मेल को ग्राहक सेवा तक न्यूनतम रखा जा सके।
कंपनी की नीतियों की समीक्षा करें। यदि आप खोज बॉक्स या FAQs के माध्यम से अपने प्रश्न का उत्तर नहीं पा सकते हैं, तो भी आप "हमारे बारे में" पृष्ठ पर या वापसी नीति में खोज कर सकते हैं। वेबसाइट के नीचे फिर से स्क्रॉल करें और देखें कि कौन से लिंक हैं। एक ऐसे लिंक की तलाश करें जिसमें आपके प्रश्न का उत्तर हो: हमारे बारे में, ऑर्डर और डिलीवरी, रिटर्न, वारंटी और मरम्मत इत्यादि।
- भले ही आप इन लिंक पर जवाब न पा सकें, फिर भी यह उन पृष्ठों को देखने के लिए उपयोगी हो सकता है, ताकि आप अपने ईमेल में उपयोग करने के लिए कंपनी के बारे में अतिरिक्त जानकारी पा सकें।

भाग 2 का 3: ईमेल लिखें

यह निर्धारित करें कि यह शिकायत है या तारीफ। ग्राहक सेवा के सभी संदेशों को शिकायत या सवाल नहीं होना चाहिए। शायद आप उन्हें अच्छी सेवा के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं। सकारात्मक ईमेल भी स्वागत योग्य हैं, जैसे प्रश्न के साथ ईमेल हैं।
- यह एक तथ्य है कि टेलीफोन द्वारा शिकायत दर्ज करने के लिए कभी-कभी यह तेज और अधिक प्रत्यक्ष होता है। ईमेल आपके कृतज्ञता को व्यक्त करने या एक प्रश्न पूछने के लिए बेहतर काम करता है, जिसके लिए तत्काल उत्तर की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन यदि आप इस मुद्दे को तुरंत हल करना चाहते हैं, तो कॉल करें।
स्पष्ट विषय लिखिए। सुनिश्चित करें कि ईमेल का विषय स्पष्ट और सार्थक है। आप चाहते हैं कि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि आपके ईमेल को सबसे पहले देखें, ताकि आपको तेजी से प्रतिक्रिया मिले। विषय को छोटा रखें, सुनिश्चित करें कि यह संक्षिप्त रूप से आपके ई-मेल को सारांशित करता है और कर्मचारी ई-मेल को जल्दी से खोलने के लिए मजबूर महसूस करता है।
- उदाहरण के लिए: "कुत्ते ने वारंटी कार्ड खाया - प्रतिस्थापन की आवश्यकता है"
नमस्कार के साथ शुरू करें। एक बार जब आप एक अच्छे विषय के साथ आए हैं, तो अगला कदम ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को शुभकामना देना है। तुरंत अपनी समस्या से शुरू न करें। आप किसी को फोन पर नमस्कार करते हैं, है ना? यह "बेस्ट कस्टमर सर्विस" जितना सरल हो सकता है।
- अपने ग्रीटिंग में जोड़ने के लिए एक नाम खोजने का प्रयास करें। छोटी कंपनियों में, ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के नाम कभी-कभी वेबसाइट पर सूचीबद्ध होते हैं, इसलिए उनका उपयोग करने से आपका संदेश अधिक व्यक्तिगत हो जाएगा, जिससे काम करना अधिक सुखद होगा।
- आप अल्पविराम या बृहदान्त्र के साथ ग्रीटिंग को समाप्त कर सकते हैं। प्रिय ग्राहक सेवा, या सर्वश्रेष्ठ ग्राहक सेवा:
मानक लेखन विधियों से चिपके रहें। मानक लेखन विधियों का उपयोग करके कर्मचारी का सम्मान प्राप्त करें। बड़े अक्षरों में सब कुछ टाइप न करें, और अतिरिक्त बड़े या मोटे फोंट का उपयोग न करें। सामान्य विराम चिह्न, वर्तनी और बड़े अक्षरों का उपयोग करें। फिर आपके ई-मेल को गंभीरता से लिया जाएगा।
विनम्र लहजे में लिखें। विनम्रता से लिखें, भले ही आप शिकायत करें या अपनी निराशा व्यक्त करना चाहते हैं। फिर आपको एक ग्राहक के रूप में अधिक महत्व दिया जाएगा और संभवतः अधिक विनम्रता से व्यवहार किया जाएगा।
बताओ तुम कौन हो अभिवादन के बाद अपना परिचय दें। अपना नाम लिखें और बताएं कि आप किस तरह के ग्राहक हैं, और क्या आपने पहली बार कुछ ऑर्डर किया है या वापस करने वाले ग्राहक हैं। दोनों मामलों में, कर्मचारी आपको ग्राहक के रूप में रखना पसंद करेगा। यदि प्रासंगिक हो तो अपनी भौगोलिक स्थिति शामिल करें।
विशिष्ट होना। अपने ईमेल में विशिष्ट भाषा का उपयोग करें। "मेरे उत्पाद" जैसे सामान्य शब्दों से बचें। इसके बजाय, विस्तार से वर्णन करें कि कौन सा उत्पाद या सेवा शामिल है और आप इसके बारे में ईमेल क्यों कर रहे हैं। सभी प्रासंगिक घटनाओं का वर्णन करें ताकि कर्मचारी को पता चले कि समस्या क्या है। यदि आप तुरंत इस जानकारी को पहले ई-मेल में डालते हैं, तो आप एक लंबा ई-मेल एक्सचेंज से बचेंगे।
- यदि आपके पास एक उत्पाद है, तो URL का उपयोग करें, ताकि कर्मचारी तुरंत देख सके कि यह क्या है।
- ई-मेल में अपना ऑर्डर नंबर भी डालें, क्योंकि ज्यादातर कर्मचारी आपसे वैसे भी पूछेंगे। यह आदेश संख्या उनके सिस्टम में क्रम कैसे है, को संदर्भित करता है।
प्रश्न स्पष्ट रूप से पूछें। अपने ईमेल में स्पष्ट रहें। झाड़ी के आसपास मत मारो। जब आपने कर्मचारी का अभिवादन किया हो और अपना परिचय दिया हो, तो पिछले चरण में उल्लिखित समान विशिष्ट भाषा में, जो कुछ भी हो रहा है, यह बताते हुए एक नया खंड शुरू करें।
- आप जो मुआवजा चाहते हैं, उसे तुरंत मांगें। आप पूछने की हिम्मत नहीं कर सकते हैं, लेकिन अपने ईमेल में अपनी शर्म को अलग रखें। यदि आप एक दोषपूर्ण उत्पाद के बदले में कुछ चाहते हैं, तो कहें।
छोटे पैराग्राफ लिखें। सुनिश्चित करें कि आपके पैराग्राफ छोटे हैं। एक, दो या अधिकतम तीन वाक्यों के एक पैराग्राफ को पढ़ना आसान है। कर्मचारी इसलिए यह देखने के लिए ई-मेल को तेज़ी से स्कैन कर सकता है कि क्या उसकी प्राथमिकता है, और यदि आपने पाठ का एक बड़ा ब्लॉक लिखा है, तो आपका संदेश स्टैक के निचले भाग में रखा जा सकता है क्योंकि वह / वह तुरंत समझ नहीं पाता है कि आपका क्या मतलब है ।
एक साधारण हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें। एक समापन वाक्य के साथ ईमेल को समाप्त करें जो आपके अनुरोध या प्रशंसा का सारांश देता है, उसके बाद एक अभिवादन। आप "तरह का संबंध" के साथ समाप्त कर सकते हैं, लेकिन आप अभी अपना नाम या ई-मेल हस्ताक्षर भी कर सकते हैं। आप यह भी दिखा सकते हैं कि आप यह कहकर एक त्वरित प्रतिक्रिया चाहेंगे: "आपके उत्तर की प्रतीक्षा", या उस प्रभाव के लिए कुछ।
- एक ईमेल हस्ताक्षर आपके नाम, व्यवसाय और संपर्क जानकारी वाले पाठ का एक छोटा खंड है। आप अपने ई-मेल खाते की सेटिंग में एक ई-मेल हस्ताक्षर बना सकते हैं, ताकि यह हमेशा एक नए संदेश के तहत दिखाई दे।
अभी तक कोई अटैचमेंट न भेजें। अभी पहले संदेश के साथ अटैचमेंट न भेजें। कई वेबसाइटों में स्पैम फिल्टर होते हैं जो अटैचमेंट के साथ ईमेल को फिश करते हैं, अपने संदेश को पढ़ने से पहले कूड़ेदान में डालते हैं।
- जब आपको वर्ड डॉक्यूमेंट के रूप में अपना रेज़्यूमे जोड़ने के लिए कहा जाता है, तो आपको निश्चित रूप से एक कवर लेटर से लगाव जोड़ना चाहिए।
- उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड या क्रेडिट कार्ड की जानकारी कभी भी शामिल न करें।
भेजने से पहले अपना संदेश फिर से पढ़ें। जब आपका ईमेल तैयार हो जाए, तो उत्साह से "भेजें" भी न दबाएँ। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए पहले ईमेल को फिर से लिखना चाहिए कि कोई टाइपोस या वर्तनी की त्रुटियां नहीं हैं जो आपके संदेश से हट जाएंगी। यहां तक कि अगर आपने अपने स्मार्टफोन पर ईमेल लिखा है, तो स्वचालित संदेश "मेरे आईफोन से भेजा गया" वर्तनी गलतियों या व्याकरण संबंधी गलतियों के लिए कोई बहाना नहीं है।
एक अनुस्मारक भेजें। यदि आपको कुछ दिनों के बाद अपने ईमेल का उत्तर नहीं मिला है, तो हो सकता है कि आपका संदेश स्पैम बॉक्स में या स्टैक के नीचे समाप्त हो गया हो। एक ईमेल लिखें जिसमें आप पिछले ईमेल का उल्लेख करें और पूछें कि क्या यह ठीक से प्राप्त हुआ था।

भाग 3 का 3: विनम्र बने रहें

सुनिश्चित करें कि आपके पास अच्छा व्याकरण और वर्तनी है। आप इसे महसूस नहीं कर सकते हैं, लेकिन अच्छा व्याकरण और वर्तनी एक विनम्र स्वर का हिस्सा है। यदि आप स्पष्ट रूप से संवाद करने की पूरी कोशिश करते हैं, तो आप दूसरे पक्ष के प्रति सम्मान दिखाते हैं और दिखाते हैं कि आप आम तौर पर एक विनम्र व्यक्ति हैं।
दिखाओ कि तुम स्मार्ट हो। दिखावा मत करो, लेकिन यह दिखाएं कि आप एक व्यापक शब्दावली प्रदर्शित करके स्मार्ट हैं। यदि आपने कंपनी की वेबसाइट पर एक नज़र डाली है और उनकी नीतियों के बारे में पता लगाया है, तो आप यह दिखा सकते हैं कि आपने सब कुछ सही पढ़ा है लेकिन फिर भी आपको अपने प्रश्न का उत्तर नहीं मिला है।
मजाक मत करो। समझदार टिप्पणियों और चुटकुलों की अपनी जगह है, और यह एक ईमेल में नहीं है जिसे गंभीरता से लिया जाना चाहिए, कम से कम पहले पत्राचार में नहीं। उस तरह की भाषा को अनुचित माना जा सकता है, और आप किसी कंपनी के साथ काम करते समय उससे बचना चाहते हैं।
- एक बार जब आप एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के साथ कई ईमेल वापस भेजते हैं, तो चुटकुले को स्वीकार किए जाने और समझने की अधिक संभावना होती है।
अपने आप को आक्रामक रूप से व्यक्त न करें। जबकि आप इस बात से निराश हो सकते हैं कि किसी उत्पाद या सेवा को कैसे संभाला गया है, इसे गुस्से में ईमेल में डालने से आपको कहीं नहीं मिलेगा। यदि आप सम्मान और शिष्टाचार के साथ अपनी समस्या पर चर्चा करते हैं, तो आपको वही मिलेगा जो आप जल्द चाहते हैं।
- याद रखें कि अपनी भावनाओं को शब्दों में बयां करना मुश्किल है। यदि आप किसी समस्या से परेशान हैं और आपको तत्काल समाधान चाहिए, तो आप बेहतर कॉल करें।
अपनी निष्ठा और कृतज्ञता का उल्लेख करें। यदि आप अपने ईमेल में लिखते हैं कि आप हमेशा कंपनी के प्रति कितने वफादार रहे हैं, तो कर्मचारी आपके संदेश की सराहना करेगा और अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया देगा।