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• कदम
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• चेतावनी

कार्यालय में काम के सही संगठन के लिए दस्तावेजों के लेखांकन और भंडारण की एक प्रभावी प्रणाली का होना बहुत जरूरी है। दस्तावेजों तक पहुंच रखने वाले लोगों की संख्या के बावजूद, सिस्टम को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि हर कोई आवश्यक दस्तावेज ढूंढ सके। यदि दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने की प्रणाली का उपयोग करना मुश्किल है, तो आप फाइलिंग कैबिनेट में खो जाने के डर से सभी दस्तावेजों को हाथ में छोड़ना शुरू कर देंगे, जिसके परिणामस्वरूप आपकी डेस्क कागजों के ढेर से अटी पड़ी होगी।

कदम

1. 1 एक फाइलिंग सिस्टम चुनें। जो कुछ भी है, सबसे पहले, यह तार्किक होना चाहिए ताकि आपको प्रत्येक दस्तावेज़ का सटीक स्थान पता चल सके। संभव समाधान:
   • वर्णमाला। यदि आपके अधिकांश दस्तावेज़ों में क्लाइंट्स, मरीज़ों या ग्राहकों के नाम हैं तो यह सिस्टम सबसे अच्छा काम करता है।
   • विषय या श्रेणियाँ: अधिकांश प्रणालियाँ विषय या श्रेणी के आधार पर व्यवस्थित होती हैं, वे सही ढंग से व्यवस्थित होने पर बढ़िया काम करती हैं, लेकिन ठीक से व्यवस्थित न होने पर बहुत भ्रमित करती हैं।
   • क्रमांकित / कालानुक्रमिक। यह प्रणाली क्रमांकित या दिनांकित दस्तावेजों जैसे खरीद आदेश या नुस्खे के लिए सबसे अच्छा काम करती है।
2. 2 कैबिनेट फाइल करने में हैंगिंग फोल्डर का इस्तेमाल करें। हैंगिंग फोल्डर गैर-हटाने योग्य होते हैं, वे लिफाफे के लिए धारकों के रूप में कार्य करते हैं जिन्हें आप बॉक्स से बाहर निकालेंगे।
3. 3 ढेर में दस्तावेजों को श्रेणियों में व्यवस्थित करें। यदि स्टैक 5 सेमी से अधिक ऊंचा है, तो इसे उपश्रेणियों में विभाजित करें। यदि स्टैक बहुत कम है, तो इसे किसी अन्य स्टैक के साथ संयोजित करें और नाम बदलें। स्टैक के नाम से आप आसानी से यह निर्धारित कर सकते हैं कि आप उनमें से किसे एक विशेष दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं।
4. 4 प्रत्येक स्टैक को एक कागज़ के लिफाफे में रखें और स्पष्ट रूप से लेबल करें। अपने दस्तावेज़ों को साफ-सुथरा रूप देने के लिए कंपित होने के बजाय केंद्रित टैब्ड फ़ोल्डरों का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
5. 5 लिफाफे को हैंगिंग फोल्डर में रखें। अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए, नियमित रूप से लटकने वाले फ़ोल्डर काम करेंगे, लेकिन मोटे या उप-वर्गीकृत दस्तावेज़ों के लिए, फ्लैट-तल वाले फ़ोल्डरों का उपयोग करें। आप फ़ोल्डर्स को किसी भी क्रम में व्यवस्थित कर सकते हैं, लेकिन आमतौर पर इसके लिए एक वर्णमाला प्रणाली का उपयोग किया जाता है।
6. 6 हैंगिंग फोल्डर को लिफाफे के समान नाम से लेबल करें। यदि आप लंबवत फाइलिंग कैबिनेट का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो फ़ोल्डर के बाईं ओर सभी प्लास्टिक टैब व्यवस्थित करें। बाद के मामले में, सामने से पीछे की ओर के बजाय एक खुले दराज में बाएं से दाएं फ़ोल्डर के साथ, टैब को दाईं ओर रखें।
7. 7 अतिरिक्त फोल्डर और लिफाफों को फाइलिंग कैबिनेट के पास मोड़ा जाना चाहिए ताकि जब आपके हाथ में कोई दस्तावेज हो जो मौजूदा फोल्डर से संबंधित न हो तो आप हमेशा जल्दी से एक फोल्डर जोड़ सकें। ज्यादा मोटे या पतले फोल्डर का इस्तेमाल न करें। दस्तावेज़ों को पुनर्व्यवस्थित करते समय फ़ोल्डर नाम बदलना याद रखें।
8. 8 वर्ष के अंत में, सभी फ़ोल्डरों को हटा दें, नए पेपर फ़ोल्डरों को समान श्रेणी के नामों से लेबल करें, और उन्हें फाइलिंग कैबिनेट में रखें। कुछ दस्तावेज़ों को वर्तमान फ़ोल्डर में स्थानांतरित करने के लिए पुराने फ़ोल्डरों के माध्यम से जाएं, और बाकी को संग्रह में भेजें।

टिप्स

• आप अपने फ़ाइल कैबिनेट को अधिक प्रभावशाली बनाने के लिए अपने कंप्यूटर पर रंगीन टैग प्रिंट करके फ़ोल्डरों को रंग-कोडित करना चाह सकते हैं। लेकिन जब आपको परिवर्तन करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, एक फ़ोल्डर जोड़ें, तो आप निराश हो सकते हैं जब आप पाते हैं कि आपके पास सही रंग के फ़ोल्डर्स खत्म हो गए हैं और आपको मैन्युअल रूप से फ़ोल्डर पर हस्ताक्षर करना है। सादगी सबसे सुरक्षित चीज है।

चेतावनी

• "विविध" नामक स्टैक कभी न बनाएं, अन्यथा आप इन दस्तावेज़ों को कभी भी वर्गीकृत नहीं करेंगे।
• फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित करने के बाद फाइलिंग कैबिनेट में आदेश रखें। अपने डेस्क से दस्तावेज़ों को छाँटने और निकालने के लिए प्रत्येक दिन समय निकालें। अपने फाइलिंग कैबिनेट के ऊपर एक गहरी दस्तावेज़ टोकरी रखने के प्रलोभन का विरोध करें, अन्यथा आप इसे भर देंगे और एक गन्दा गोदाम के साथ समाप्त हो जाएंगे।