विषय

• कदम
• विधि १ का १: एजेंडा सेट करना
• टिप्स
• चेतावनी

एजेंडा उन विषयों की एक विस्तृत सूची है जिन्हें किसी मीटिंग या मीटिंग में संबोधित किया जाएगा। यह बैठकों की योजना और संचालन का एक अभिन्न अंग है, क्योंकि यह बैठक के उद्देश्य और संबोधित किए जाने वाले मुद्दों का वर्णन करता है, वक्ताओं को सूचीबद्ध करता है और प्रत्येक मुद्दे पर विचार करने के लिए समय निर्धारित करता है। यदि आपको एक बैठक निर्धारित करने की आवश्यकता है, तो अपनी जरूरत की सभी जानकारी इकट्ठा करें और इसे एजेंडे पर संरचित तरीके से व्यवस्थित करें। निम्नलिखित टिप्स आपको इसे ठीक करने में मदद करेंगे।

कदम

विधि १ का १: एजेंडा सेट करना

1. 1 बैठक के बारे में सभी प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें।
   • आप उन्हें ईमेल भेज सकते हैं, या मुद्रित रूप में सेवा नोटिस वितरित कर सकते हैं।
   • बैठक की तिथि, समय, स्थान और उद्देश्य शामिल करें।
   • प्राप्तकर्ताओं से उत्तर के लिए पूछें। उन्हें बताएं कि आमंत्रण स्वीकार करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को बैठक के लिए उपस्थित होना चाहिए।
2. 2 क्या प्रत्येक प्रतिभागी आपको पहले से बता देता है कि वे बैठक में किस मुद्दे को शामिल करने की योजना बना रहे हैं।
   • प्रत्येक सहयोगी को उस मुद्दे के सार और विवरण का वर्णन करने के लिए कहें जिसे वे बैठक में संबोधित करना चाहते हैं ताकि आप इसे सही ढंग से और सही ढंग से एजेंडा में डाल सकें।
   • निर्दिष्ट करें कि प्रतिभागी को अपने प्रश्न पर विचार करने में कितना समय लगेगा।
3. 3 एजेंडा पर सभी वस्तुओं को सूचीबद्ध करें।
   • "एजेंडा आइटम", "प्रस्तुतकर्ता" और "चर्चा का समय" शीर्षकों के साथ एक तीन-स्तंभ तालिका बनाएं।
   • विचाराधीन मुद्दों को उनकी उपस्थिति, प्रासंगिकता या महत्व के क्रम में सूचीबद्ध करें।
   • प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता द्वारा प्रदान किए गए प्रत्येक विषय का संक्षिप्त विवरण लिखें।
   • शीर्षक में, बैठक का विवरण शामिल करें - दिनांक, समय और स्थान, उद्देश्य और अवधि।
4. 4 प्रत्‍येक प्रस्‍तुतकर्ता से जांच लें कि क्‍या वे उनके बोलने के तरीके और अपने प्रश्‍न के लिए आवंटित समय से सहमत हैं।
5. 5 आवश्यकतानुसार एजेंडा ठीक करें।
6. 6 बैठक के सभी प्रतिभागियों को स्वीकृत कार्यसूची की प्रतियां भेजें। इसे समय से पहले करें ताकि वे सामग्री की समीक्षा कर सकें और बैठक की तैयारी कर सकें। दो दिन पर्याप्त होंगे।

टिप्स

• यदि आपको एजेंडे में एक आइटम शामिल करने का अनुरोध प्राप्त होता है जो बैठक के विषय से संबंधित नहीं है, तो प्रस्तुतकर्ता को अगली बैठक में इस मुद्दे पर विचार करने के लिए आमंत्रित करें।

चेतावनी

• प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता को अपना विषय प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त समय आवंटित करें। अपनी संभावनाओं के प्रति सचेत रहें और एक बैठक में बहुत अधिक जानकारी शामिल करने का प्रयास न करें। ध्यान रखें कि प्रतिभागियों के प्रश्न हो सकते हैं या वे अतिरिक्त विषयों पर चर्चा करना चाहते हैं।