विषय

• कदम
• विधि 1 में से 2: वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें
• विधि 2 में से 2: दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करना
• टिप्स
• चेतावनी

अपने मुद्रित दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना - काम और व्यक्तिगत दोनों उद्देश्यों के लिए - उन्हें वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करके बिना किसी परेशानी के किया जा सकता है। दस्तावेज़ों का यह संगठन आपको और किसी अन्य व्यक्ति को आपकी ज़रूरत की जानकारी जल्दी से खोजने की अनुमति देगा, साथ ही साथ दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित करेगा। हालाँकि, सब कुछ इतना सरल नहीं है, और दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करने में कई सूक्ष्मताएँ हैं, जिनके बारे में अब हम आपको बताएंगे।

कदम

विधि 1 में से 2: वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें

1. 1 दस्तावेज़ों को उनके शीर्षक के आधार पर वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करें। इसके लिए तथाकथित वर्णमाला सूचकांक का प्रयोग करें।
2. 2 दस्तावेज़ों को एक या दूसरे अक्षर फ़ोल्डर में रखें, जिसके आधार पर वे किस अक्षर से शुरू होते हैं। एक ही अक्षर से शुरू होने वाले दस्तावेजों की छंटाई नाम के दूसरे अक्षर पर आधारित होनी चाहिए। यदि दूसरा अक्षर समान है, तो तीसरा अक्षर। या चौथा। या पाँचवाँ। इस एल्गोरिथम से यहां कोई विचलन नहीं है और न ही हो सकता है, लेकिन यह आपको सौ गुना इनाम देगा - यह सॉर्टिंग दस्तावेज़ीकरण में सभी सफेद धब्बे मिटा देगा।
3. 3 वर्णन करें कि आपने दस्तावेज़ों को कैसे क्रमबद्ध किया है। आप चाहते हैं कि आपके द्वारा आदेशित दस्तावेज़ों तक पहुंच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को पता चले कि उन्हें कैसे व्यवस्थित किया जाता है।
4. 4 दस्तावेजों को एक दराज में रखें या जहां उन्हें क्रम में रखा जाना चाहिए। दस्तावेज़ों में कुछ नया जोड़ते समय, वर्णमाला के बारे में मत भूलना!

विधि 2 में से 2: दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करना

1. 1 वर्णमाला के अक्षरों वाले लेबल का प्रयोग करें। अनुक्रमण (दूसरे शब्दों में, हस्ताक्षर करना) दस्तावेज़ दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने में मूल बातों का आधार है। यह इस स्तर पर है कि दस्तावेज़ों को आपके कैटलॉग के उपयुक्त अनुभागों और अनुभागों में स्थानांतरित कर दिया जाएगा। दरअसल, अनुभागों के नाम उनकी सामग्री का वर्णन करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और फिर अनुभाग का नाम दस्तावेज़ का नाम भी बन जाता है। नीचे दिए गए सुझावों का उपयोग करके अनुभागों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करें।
2. 2 उचित नामों को निम्नलिखित क्रम में अनुक्रमित किया जा सकता है: उपनाम, फिर पहला नाम, फिर मध्य नाम या मध्य नाम। विराम चिह्नों की उपेक्षा की जा सकती है।
   • यदि उपसर्ग का उपयोग किया जाता है, तो उपसर्ग को उस नाम के भाग के साथ जोड़ दें जो उसके पहले आता है और इसे पहले रखें। कोई विराम चिह्न की आवश्यकता नहीं है।
   • हाइफ़न को नज़रअंदाज़ किया जा सकता है, और हाइफ़न से पहले और बाद में नाम के कुछ हिस्सों को पहले रखा जाना चाहिए।
   • संक्षिप्ताक्षर और एक-अक्षर वाले शब्दों को वैसे ही अनुक्रमित किया जाता है जैसे वे हैं। आद्याक्षर को अलग-अलग भागों में विभाजित किया गया है।
   • पदों और नाममात्र प्रत्ययों को अंतिम रूप से सूचीबद्ध किया गया है, पहले स्थिति को इंगित किया गया है, फिर प्रत्यय।
3. 3 संगठनों से संबंधित दस्तावेजों को इन उद्यमों के नाम से क्रमबद्ध किया जा सकता है। इस मामले में, संगठन के नाम के प्रत्येक शब्द को एक अलग तत्व माना जाता है। लेखांकन उसी क्रम में होता है जिसमें शीर्षक में शब्दों को प्रस्तुत किया जाता है।
   • संक्षिप्ताक्षर और एक-अक्षर वाले शब्दों को वैसे ही अनुक्रमित किया जाता है जैसे वे हैं। इस मामले में, अक्षरों को रिक्त स्थान से अलग किया जाना चाहिए और एक दूसरे से अलग तत्वों के रूप में माना जाना चाहिए।
   • इस मामले में विराम चिह्नों को छोड़ दिया जाता है, विराम चिह्नों के पहले और बाद के शब्दों को पहले तत्व में दर्शाया जाता है।
   • संख्याएं और संख्याएं अक्षर प्रारूप में लिखी जाती हैं और अनुक्रमित होती हैं जैसे कि वे मूल रूप से शब्द थे। विराम चिह्न फिर से हटा दिए जाते हैं। दस्तावेज़, जिनका नाम रोमन अंकों से शुरू होता है, समान लोगों की तुलना में पहले स्थित होते हैं, जिनका नाम अरबी अंकों से शुरू होता है, जबकि संख्याओं को सबसे छोटे से सबसे बड़े तक दर्शाया जाता है। तभी आप शब्दों से शुरू होने वाले दस्तावेज़ रख सकते हैं।
   • सभी वर्ण शब्दों में लिखे गए हैं, किसी वर्ण से सीधे जुड़े सभी नंबरों को पहले तत्व में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।
4. 4 सरकारी संगठनों के नाम पहले स्थान पर किसी विशेष संगठन के क्षेत्राधिकार के देश और क्षेत्र के साथ अनुक्रमित होते हैं। संगठन का नाम अगले तत्व में इंगित किया गया है, और "प्रबंधन", "ब्यूरो", "प्रतिनिधि" और इसी तरह के शब्दों को बहुत अंत में दर्शाया गया है।
5. 5 इस घटना में कि नाम समान हैं, दस्तावेजों को सूचीबद्ध करने के लिए पते का उपयोग करें। निम्नलिखित क्रम का प्रयोग करें: नाम> क्षेत्र> शहर> सड़क का नाम> घर का नंबर।

टिप्स

• अपने दस्तावेज़ हमेशा वहीं रखें जहाँ से आपने उन्हें लिया था।
• अनुक्रमण करते समय, सबसे पहले मानक नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है, और उसके बाद ही - कॉर्पोरेट लोगों के लिए।
• दस्तावेज़ कब और किसके द्वारा प्राप्त किया गया था, यह इंगित करने के लिए एक प्रणाली विकसित करें।

चेतावनी

• जितने अधिक लोगों के पास दस्तावेज़ कैटलॉग तक पहुंच होगी, उतनी ही अधिक अव्यवस्था होगी।