विषय

• कदम
• विधि 1 में से 2: फ़ैक्स भेजने से पहले
• विधि २ का २: फ़ैक्स भेजना
• टिप्स
• चेतावनी
• आपको किस चीज़ की जरूरत है

यदि आप उन अज्ञानी लोगों में से हैं, जिन्होंने पहले कभी फैक्स के बारे में नहीं सुना है, या एक बार जानते हैं लेकिन भूल गए हैं, तो यह आपकी याददाश्त को ताज़ा करने और नई तकनीकों के बारे में अधिक जानने का समय है। कृपया ध्यान दें कि फ़ैक्स मशीनों की एक बड़ी संख्या है, इसलिए आपको पहले इस उपकरण के लिए निर्देश पुस्तिका का अध्ययन करना चाहिए जो किट के साथ आता है। अधिकांश फ़ैक्स मशीनों के लिए आपको पहले एक कवर लेटर भेजने की आवश्यकता होती है, फिर नंबर डायल करें और फ़ैक्स को सीधे भेजें।

कदम

विधि 1 में से 2: फ़ैक्स भेजने से पहले

1. 1 एक कवर लेटर बनाएं। फ़ैक्स मशीनों का उपयोग अक्सर कार्यालय या लोगों के एक विशिष्ट समूह में सभी के द्वारा किया जाता है। चूंकि आसपास का कोई भी व्यक्ति फैक्स पढ़ सकता है, इसलिए एक कवर लेटर भेजना एक अच्छा विचार हो सकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि सही व्यक्ति को आपका फैक्स मिले।
   • कवर पत्र में प्राप्तकर्ता का नाम, फैक्स की सामग्री और पृष्ठों की संख्या शामिल है। इसमें प्रेषक के बारे में जानकारी भी होनी चाहिए, जैसे नाम और फैक्स नंबर, ताकि प्राप्तकर्ता जरूरत पड़ने पर प्रतिक्रिया भेज सके।
2. 2 फैक्स नंबर डायल करें। इसके बाद, आपको फ़ैक्स नंबर डायल करना होगा, जैसे आप आमतौर पर फ़ोन नंबर डायल करते हैं। अधिकांश नई फ़ैक्स मशीनों को किसी शहर के भीतर दस्तावेज़ भेजने के लिए कोड दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन लंबी दूरी की भेजने के लिए यह अभी भी आवश्यक है। कुछ फ़ैक्स मशीनों के लिए आपको अपने स्थान की परवाह किए बिना एक क्षेत्र कोड दर्ज करने की आवश्यकता होती है। स्वयं का पता लगाएं या किसी से अपनी मशीन के बारे में पूछें।
   • देश कोड (उदाहरण के लिए, रूस टेलीफोन और फैक्स नंबर की शुरुआत में "7" नंबर से मेल खाता है) कभी-कभी स्थानीय कॉल के लिए भी लागू होता है, लेकिन केवल क्षेत्र कोड के संयोजन में। अंतर्राष्ट्रीय कॉल का उपयोग करते समय देश कोड का उपयोग लगभग हमेशा आवश्यक होता है।
   • साथ ही, किसी देश के भीतर लंबी दूरी के संचार के लिए, आपको अक्सर "8" डायल करना होगा। निर्देश पढ़ें या किसी से अपनी विशेष फ़ैक्स मशीन की विशेषताओं के बारे में पूछें।
   • सुनिश्चित करें कि आप फ़ैक्स नंबर का उपयोग कर रहे हैं, न कि उस व्यक्ति का फ़ोन नंबर जिससे आप संपर्क करना चाहते हैं। अक्सर ये नंबर एक बिजनेस कार्ड पर एक साथ छपे होते हैं और गलत लाइन देखकर उन्हें भ्रमित करना बहुत आसान होता है।
3. 3 कागज खिलाने की विधि निर्धारित करें। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने फैक्स के दाईं ओर भेजी जाने वाली सामग्री के साथ शीट डाली है। किसी दस्तावेज़ की सामग्री को स्कैन करना केवल तभी संभव है जब कागज एक निश्चित तरीके से स्थित हो, और यदि आप शीट को उल्टा डालते हैं तो आप एक खाली फैक्स भेजेंगे। फैक्स भेजने से पहले सुनिश्चित करें कि पेपर सही स्थिति में है।
   • पेपर फीड विधि फैक्स मशीन से फैक्स मशीन में भिन्न होती है। सौभाग्य से, सभी फ़ैक्स में सही पेपर स्थिति को इंगित करने के लिए निशान होते हैं। पेपर फीड एरिया के पास पेपर सिंबल की मुड़ी हुई शीट देखें। आप देखेंगे कि इस शीट का एक किनारा साफ है और दूसरी तरफ रेखाएं हैं।
     • यदि रेखाएँ मुड़ी हुई तरफ हैं, तो कागज़ को खाली तरफ अपनी ओर करके डालें।
     • यदि मुड़ा हुआ कोना खाली है, तो शीट को फैक्स मशीन में सामने की ओर रखते हुए डाला जाना चाहिए।
4. 4 सही प्रारूप में फैक्स करें। फैक्स मशीनों को मानक आकार की चादरों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यदि आप एक गैर-मानक आकार का दस्तावेज़ भेजने का प्रयास करते हैं, तो आप ऐसा नहीं कर पाएंगे। इसके अलावा, यह पेपर जाम का कारण बन सकता है या फ़ैक्स मशीन को भी नुकसान पहुंचा सकता है।यदि, फिर भी, गैर-मानक आकार का दस्तावेज़ भेजने की आवश्यकता है, तो आपको एक फोटोकॉपियर का उपयोग करके उपयुक्त आकार की एक प्रति बनानी चाहिए और इसे पहले ही भेज देना चाहिए, मूल नहीं।
   • फ़ैक्स और प्रिंटर के लिए सबसे आम कागज़ के आकार A4 और लेटरहेड हैं।

विधि २ का २: फ़ैक्स भेजना

1. 1 दस्तावेज़ भेजने के लिए अपनी फ़ैक्स मशीन का उपयोग करें। उपरोक्त सभी चरणों को पूरा करने के बाद, आप फैक्स भेजना शुरू कर सकते हैं। अब कागज को दाईं ओर से डालें, अपनी जरूरत का नंबर डायल करें और फिर "भेजें" बटन पर क्लिक करें। यह आमतौर पर एक बड़ा और दृश्यमान बटन होता है। बधाई हो! आपने एक फैक्स भेजा है!
   • आप देखेंगे कि कैसे, सेंड बटन दबाने के बाद, डिवाइस कई बार बीप करता है और थोड़ा बजता है। यह ठीक है। इस प्रकार फैक्स एक दूसरे के साथ संवाद करते हैं। फैक्स सफलतापूर्वक भेजने के कुछ मिनटों के बाद, आपको इसकी पुष्टि करने के लिए एक स्पष्ट संकेत सुनाई देगा। यदि भेजने के दौरान कोई समस्या है और फैक्स नहीं गुजरा है, तो आपको एक विशिष्ट अप्रिय ध्वनि सुनाई देगी। आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं, उसे निर्धारित करने के लिए अब आपको अपनी फ़ैक्स मशीन की जाँच करनी होगी।
2. 2 फैक्स भेजने के लिए इंटरनेट का उपयोग करें। इंटरनेट का उपयोग करके फैक्स से फैक्स सामग्री भी भेजी जा सकती है। ऐसी कई कंपनियाँ हैं जो इस प्रकार की सहायता प्रदान करती हैं, जिनकी सेवाएँ, अधिकांश मामलों में, पैसे खर्च करती हैं। यह एक बुद्धिमान निवेश हो सकता है, लेकिन केवल तभी जब आप शायद ही कभी फ़ैक्स भेजते हैं और इसलिए इस उद्देश्य के लिए फ़ैक्स मशीन खरीदना या कूरियर सेवाओं का उपयोग नहीं करना चाहते हैं।
   • पामफैक्स एक उत्कृष्ट स्काइप फैक्स सेवा है। हालांकि, इस मामले में आपको थोड़ा भुगतान करना होगा।
   • हैलोफैक्स एक ऐसी सेवा है जो Google ड्राइव के साथ बहुत अच्छी तरह से एकीकृत होती है और Google डॉक्स दस्तावेज़ों को फ़ैक्स करना आसान बनाती है। आपको परीक्षण सेवा के रूप में कई फ़ैक्स निःशुल्क भेजने का विकल्प दिया जाएगा, लेकिन शुल्क बाद में लागू होंगे।
3. 3 फैक्स भेजने के लिए ईमेल का प्रयोग करें। प्राप्तकर्ता के फ़ैक्स नंबर के आधार पर, आप दस्तावेज़ को निःशुल्क भेज सकते हैं। लेकिन यहां यह विचार करने योग्य है कि यह सुविधा सीमित संख्या में फैक्स नंबरों पर लागू होती है और आपको सीमित मात्रा में जानकारी भेजने की अनुमति देती है।
   • आप इंटरनेट पर किसी विशिष्ट फैक्स नंबर के लिए इस विकल्प की उपलब्धता की जांच कर सकते हैं।
   • जिस पते पर आप ईमेल भेजेंगे, उसे बनाने के लिए इस टेम्पलेट का उपयोग करें: "रिमोट-प्रिंटर.फर्स्ट_लास्ट@12345678910.iddd.tpc.int"
   • उद्धरण हटाएं और उस व्यक्ति को फैक्स नंबर (देश और क्षेत्र कोड सहित) और पहला और अंतिम नाम ("प्रथम" और "अंतिम") बदलें जिसे आप फ़ैक्स भेज रहे हैं।
   • ध्यान दें कि इस तरह से केवल पाठ प्रसारित किया जा सकता है। आप पत्र के साथ एक पीडीएफ फाइल या कोई अन्य सामग्री संलग्न नहीं कर सकते।

टिप्स

• देश कोड और क्षेत्र कोड सहित हमेशा पूर्ण संख्या दर्ज करें।
• अधिकांश फ़ैक्स मशीनें निर्देश पुस्तिका के साथ आती हैं। कार्रवाई करने से पहले इसका अच्छी तरह से अध्ययन करें।

चेतावनी

• गोपनीय जानकारी भेजते समय, आपको इस तथ्य को ध्यान में रखना चाहिए कि कोई भी प्राप्तकर्ता पक्ष पर छपे फैक्स को पढ़ सकेगा। भेजने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता फ़ैक्स के पास है, संख्या की दोबारा जाँच करें।

आपको किस चीज़ की जरूरत है

• कवर पत्र
• फैक्स किए जाने वाले दस्तावेज
• प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर
• फैक्स मशीन या कंप्यूटर