विषय

• कदम

बेहतर करने के लिए कर्मचारियों या छात्रों की मदद करने के लिए प्रतिक्रिया आवश्यक है। फीडबैक न केवल महत्वपूर्ण है, यह अधिकांश कंपनियों और कक्षाओं में भी आवश्यक है। यह विशेष रूप से सच है यदि आप कर्मचारियों का प्रबंधन कर रहे हैं या दूसरों का मार्गदर्शन करने के लिए जिम्मेदार हैं। अधिक से अधिक कर्मचारियों को दूरस्थ रूप से संवाद करने और काम करने के साथ, ईमेल द्वारा प्रतिक्रियाएं लिखना तेजी से महत्वपूर्ण होता जा रहा है। यदि आप अन्य स्टाफ सदस्यों की देखरेख कर रहे हैं, तो आप प्रदर्शन मूल्यांकन में प्रतिक्रिया लिख ​​सकते हैं। यदि आप एक शिक्षक हैं, तो आपको अक्सर अपने छात्रों को टिप्पणी देने की आवश्यकता होगी।

कदम

विधि 1 की 3: ईमेल द्वारा कर्मचारी की प्रतिक्रिया लिखें

1. 

   ईमेल भेजने के कारण की पुष्टि करें। आप विषय में या ईमेल के मुख्य भाग में लिख सकते हैं। आमतौर पर, प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए सबसे अच्छा है कि विषय वाक्य से ईमेल में क्या अपेक्षा की जाए।
   • एक विषय लिखें जैसे "प्रोजेक्ट प्रस्तावों पर प्रतिक्रिया - शानदार शुरुआत!"

2. 

   
   
   एक अनुकूल टिप्पणी के साथ शुरू करो। इससे आपके दर्शकों को पता चल जाएगा कि आप आलोचना करने के बजाय मित्रवत लहजे में टिप्पणी कर रहे हैं। यह इस संभावना को बढ़ा देगा कि प्राप्तकर्ता आपकी समीक्षा को सकारात्मक दिशा में पढ़ेगा।
   • कुछ ऐसा लिखें, "मुझे आशा है कि आपके पास एक अच्छा सप्ताह है!"

3. 

   उन्होंने जो काम पूरा किया है, उसे स्वीकार करें। संभावना है कि प्रतिवादी ने आपके द्वारा मूल्यांकन किए जा रहे कार्य में बहुत प्रयास किया है। पहले यह उल्लेख करें, उन्हें बताएं कि आप उनके प्रयासों को पहचानते हैं।
   • आप कह सकते हैं “इस प्रस्तावित योजना को लागू करने के लिए धन्यवाद। मैंने बहुत प्रयास किया है ”।

4. 

   
   
   पहले सकारात्मक प्रतिक्रिया दें। प्राप्तकर्ता को यह बताना कि वे पहले क्या कर रहे हैं बाद में आलोचना को नरम कर देते हैं। हालांकि, ईमानदार रहें, कुछ सकारात्मक खोजने की कोशिश करें। आप काम पर या पिछले काम के प्रयासों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
   • कहो, "यहाँ एक और सम्मोहक प्रस्ताव है। आपने कई अद्भुत लक्ष्य इकट्ठे किए हैं, और मैं आपकी पद्धति में बहुत प्रगति देख सकता हूं।

5. 

   
   
   सलाह के रूप में नकारात्मक प्रतिक्रिया लिखें। यहां तक ​​कि अगर आवश्यक परिवर्तनों को सूचीबद्ध करने के लिए यह अधिक प्रभावी है, तो प्राप्तकर्ता के लिए उन्हें पढ़ना और उन्हें निराश करना कठिन हो सकता है। इसके बजाय, वाक्य बनाओ जैसे कि यह परिवर्तन थे जो आप करने जा रहे हैं।
   • आप लिख सकते हैं, "मैं भागों 1 और 2 को हटा दूंगा, और मसौदा बजट को शामिल करने के लिए भाग 3 का विस्तार करूंगा", या "मैं दूसरे पैराग्राफ में कटौती करूंगा लेकिन चल रही परियोजनाओं का मूल्यांकन जोड़ देगा।" उस भाग के अंत में ”।

6. 

   नकारात्मक प्रतिक्रिया बताएं। प्राप्तकर्ता को बताएं कि समस्या कहां है, यदि आवश्यक हो तो समस्या का कारण स्पष्ट रूप से बताएं। यदि आलोचना अपेक्षा या दिशा से परिवर्तन के कारण होती है, तो उन्हें यह बताएं, कि परिवर्तन क्यों किया गया था।
   • मान लीजिए, “हम अधिक विस्तृत प्रस्तावों की ओर कंपनी-व्यापी बदलाव कर रहे हैं, इसलिए हमें कुछ खंडों में जानकारी का विस्तार करना होगा। मैंने उन स्थानों को सूचीबद्ध किया है जिन्हें अधिक जानकारी की आवश्यकता है ”।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता के व्यवहार पर टिप्पणी करते हैं, तो हमेशा उदाहरण दें कि आप क्या संदेश देना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप क्लाइंट मीटिंग में अनप्रोफेशनल ड्रेसिंग के बारे में बात कर रहे हैं, तो उन्होंने जो गलत किया, उसका उदाहरण दें। आप कह सकते हैं, "पिछली बार जब हम ग्राहक से मिले थे, तो आप फ्लिप फ्लॉप पहने हुए थे, और इससे पहले कि आप एक टी-शर्ट पहने हुए थे। इस तरह के आकस्मिक पहनने से पेशेवर छवि नहीं बनती है जिसे हम कंपनी का प्रतिनिधित्व करना चाहते हैं। ty ”।

7. 

   निर्धारित करें कि समस्या को कैसे ठीक किया जाए। आपकी प्रतिक्रिया समस्या के हल के बिना मददगार नहीं होगी। प्रतिक्रिया विषय के आधार पर, यह विशिष्ट समाधानों की सूची और काम करने के लिए लक्ष्यों की एक सामान्य सूची हो सकती है।
   • आप उन तरीकों के उदाहरण दे सकते हैं जिनमें वे समस्या को ठीक कर सकते हैं। यह एक बढ़िया विकल्प है जब आपके पास एक विशिष्ट समाधान होता है। आप कह सकते हैं, "अपनी अगली प्रस्तुति के लिए, तटस्थ रंगों का उपयोग करें और संक्रमण से बचें। हमारे बैठक ग्राहकों के बाद से, आपको बात करने से भी बचना चाहिए। कंपनी में"।
   • दूसरा तरीका यह है कि ऐसे सवाल पूछे जाएँ जो उन्हें बेहतर बनाने के तरीकों के बारे में सोचने में मदद करें। यह उस समस्या की पहचान करने के लिए उपयोगी होगा जिसके लिए कई संभावित समाधान हैं। उदाहरण के लिए, "क्या आपके द्वारा यहां से सामग्री को सुधारने के कोई तरीके हैं?" या "आप अपनी प्रस्तुति के लिए आवेदन करने के लिए क्या बदलाव करते हैं?"

8. 

   उन्हें किसी भी संभावित परिणाम की याद दिलाएं। काम में कुछ समस्याएं संगठन को नुकसान पहुंचा सकती हैं, और कर्मचारियों को इसके बारे में जागरूक होने की आवश्यकता है। कई मामलों में, कुछ परिणाम होंगे, और कभी-कभी कर्मचारी विफल होने के कारण आप ग्राहकों को खो देंगे या अप्रभावी ग्राहक सेवा प्रदान करेंगे। स्थिति के आधार पर, यदि वे नहीं बदलते हैं, तो कर्मचारी के लिए भी परिणाम होंगे। यदि कोई समस्या है, तो कर्मचारियों को बताएं।
   • उदाहरण के लिए, उन्हें उन चिंताओं के बारे में बताएं जो कंपनी कागज त्रुटियों के कारण ग्राहकों को खो सकती है।
   • एक और तरीका यह है कि आप उन्हें बताएं कि अगर उन्हें अपने दस्तावेज में सुधार करने की कोशिश नहीं की गई तो उन्हें परियोजना से निकाल दिया जा सकता है।

9. 

   अपनी प्रतिक्रिया के लिए स्पष्टीकरण और स्पष्टीकरण के अनुरोध के साथ समाप्त करें। यह ईमेल को समाप्त करने का एक अनुकूल तरीका है जो लोगों को यह जानने में मदद करता है कि आप उनका समर्थन करते हैं। इसके अलावा, यह उन्हें स्पष्टीकरण के लिए पूछने में सहज महसूस कराएगा यदि वे नहीं समझते कि आपने क्या लिखा है।
   • लिखें, "कृपया मुझे बताएं कि क्या आपके पास कोई प्रश्न है या समस्या के बारे में स्पष्टीकरण की आवश्यकता है"।
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विधि 2 का 3: योग्यता मूल्यांकन में फीडबैक लेखन

1. 

   दक्षताओं का आकलन करने के लिए लक्ष्य निर्धारित करें। इसीलिए आप समीक्षा कर रहे हैं। अपने लक्ष्यों को जानने से आपको बेहतर प्रतिक्रिया लिखने में मदद मिल सकती है और आपके कर्मचारियों को यह जानने में मदद मिलेगी कि क्या उम्मीद की जाए।
   • उदाहरण के लिए, क्या आप कर्मचारी सुधार पर ध्यान केंद्रित करते हैं? क्या आप यह तय करने के लिए कंपनी-व्यापी मूल्यांकन कर रहे हैं कि आपकी कंपनी को किस प्रकार के कैरियर विकास से सबसे अधिक लाभ होगा? क्या आप त्रैमासिक समीक्षा कर रहे हैं?
   • प्रतिक्रिया देते समय अपने लक्ष्यों के बारे में कर्मचारियों से बात करें। आप कह सकते हैं, "कंपनी की कर्मचारियों की जरूरतों के आधार पर एक कैरियर विकास कार्यक्रम का समर्थन करने की योजना है, इसलिए मैं प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक प्रदर्शन मूल्यांकन कर रहा हूं"।

2. 

   उनके बारे में पिछली प्रतिक्रिया की समीक्षा करें। इसमें पिछली समीक्षा की प्रतिक्रिया, साथ ही समीक्षा के दौरान जारी अनौपचारिक जानकारी शामिल हो सकती है। आपको यह भी मूल्यांकन करना चाहिए कि उन्होंने उस फीडबैक के खिलाफ क्या किया है। क्या उन्होंने इसे सुधारने के लिए इस्तेमाल किया है? क्या वे इस पर ध्यान नहीं दे रहे थे?
   • यदि उन्होंने अतीत में प्रतिक्रिया पर काम किया है, तो इसे इस बार सकारात्मक रेटिंग के रूप में देखा जा सकता है।
   • यदि उन्होंने पहले फीडबैक पर ध्यान नहीं दिया है, तो आप पिछले मुद्दे और प्रतिक्रिया पर ध्यान न देने के आत्म-जागरूकता दोनों की कमी पर चर्चा कर सकते हैं।

3. 

   सकारात्मक प्रतिक्रिया बताएं, विशिष्ट उदाहरण दें। हमेशा सकारात्मक टिप्पणियों के साथ शुरुआत करना सबसे अच्छा है। कर्मचारियों को बताएं कि वे क्या अच्छा कर रहे हैं, और उन्होंने जो भी उपलब्धियां हासिल की हैं उन्हें इंगित करें। ईमानदार रहें, लेकिन यथासंभव सकारात्मक और नकारात्मक को शामिल करने का प्रयास करें।
   • उदाहरण दें, जैसे "आपने किसी परियोजना का नेतृत्व करने के लिए स्वेच्छा से आत्म-जागरूकता दिखाई, और आपने टीम के साथ अच्छी तरह से काम करके अच्छे नेतृत्व का प्रदर्शन किया, जिसमें सुझाव शामिल थे अन्य सदस्यों से, और कार्य असाइन करना ”।
   • प्रशंसा करें कि आप उन्हें क्या करना चाहते हैं।

4. 

   रचनात्मक आलोचना प्रदान करें, ठोस उदाहरण प्रदान करें। अपनी आलोचना पर ध्यान केंद्रित करें कि कंपनी के लिए सबसे ज्यादा फायदेमंद है या कर्मचारी की नौकरी के लक्ष्य। उन्हें बताएं कि आप उन्हें किस समस्या से परेशान कर रहे हैं, और यह समस्या क्यों है।
   • ठोस उदाहरण दें। उदाहरण के लिए, "पिछली 3 प्रस्तुतियों में, आप बजट के मसौदे को भूल गए, परियोजना को धीमा कर दिया", या "पिछली तिमाही में प्राप्त खातों की औसत संख्या 6 थी, लेकिन आप सिर्फ गारंटी हैं। 2. यह अक्षम माना जाता है ”।

5. 

   अगले मूल्यांकन चरण के लिए कार्य लक्ष्य निर्धारित करें। यह कर्मचारियों को यह जानने में मदद करेगा कि उन्हें भविष्य में क्या ध्यान केंद्रित करना चाहिए, जिससे आपको यह सूचित करने की अनुमति मिल सके कि कंपनी को आपके कर्मचारियों से क्या चाहिए। यह प्रतिक्रिया को और अधिक उपयोगी बना देगा क्योंकि कर्मचारी जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं कि वे समीक्षा सत्र से उन्हें समझ सकें।
   • लक्ष्य छोटा और विशिष्ट होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "औसतन, एक कर्मचारी प्रति दिन 4 उत्पाद बेचेगा", "कर्मचारी ग्राहकों के साथ संचार बढ़ाएगा", या "कर्मचारी नेतृत्व प्रशिक्षण पूरा करेगा"।
   • सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारियों के लिए आपके द्वारा किया जाने वाला अगला ऑडिट इन कार्य लक्ष्यों पर केंद्रित होगा, जैसा कि वे उम्मीद करेंगे।

6. 

   कैरियर के विकास के अवसरों का प्रस्ताव। आपके द्वारा पहले दिए गए रचनात्मक टिप्पणी सुझाव प्रदान करें। संसाधन के आधार पर, यह एक ज्ञान विनिमय, प्रशिक्षण, इन-कंपनी प्रशिक्षण या जीवन अनुभव साझाकरण सत्र हो सकता है। यहां तक ​​कि संसाधनों की कमी होने पर आप ऑनलाइन पाठ्यक्रम भी खोज सकते हैं।
   • कर्मचारी के साथ मूल्यांकन पर चर्चा करने के बाद इन सिफारिशों को बदलने के लिए तैयार रहें। उदाहरण के लिए, कर्मचारी आपके द्वारा कभी नहीं सोचा गया कैरियर विकास के लिए पूछ सकता है।
   • आपको कर्मचारी के कैरियर के लक्ष्यों पर विचार करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी प्रबंधकीय स्थिति में जाना चाहता है, तो आप एक कैरियर प्रशिक्षण विकल्प के रूप में एक नेतृत्व प्रशिक्षण सत्र की सिफारिश कर सकते हैं। एक अन्य विकल्प यह है कि यदि कर्मचारी को ग्राफिक डिजाइन में रुचि है, तो आप उन्हें प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में भाग लेने की अनुमति दे सकते हैं ताकि वे कंपनी के लिए इन कौशलों का उपयोग कर सकें।

7. 

   प्रोत्साहन के शब्दों के साथ अंत। प्रदर्शन मूल्यांकन कितना सकारात्मक है, कोई भी कमियों की याद दिलाता है या उन्हें क्या सुधार करने की आवश्यकता है। प्रोत्साहन के शब्दों के साथ बंद करने से किसी कर्मचारी को दबाव या हतोत्साहित होने के बजाय प्रेरित करने में मदद मिल सकती है।
   • यह कहें, “आपको पिछली तिमाही में अप्रत्याशित समस्याएं हुई थीं, लेकिन आपने अपने कार्यभार को समायोजित करते समय अपना काम अच्छी तरह से पूरा किया। हम आपके प्रदर्शन को पसंद करते हैं और इस तिमाही में अधिक अच्छे परिणाम देखने की उम्मीद करते हैं। ”

8. 

   प्राप्तकर्ताओं से प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करें। आपके द्वारा मूल्यांकन पर चर्चा करने के बाद यह एक मौखिक प्रतिक्रिया हो सकती है, या आप उन्हें पूरा करने के लिए एक प्रतिक्रिया फ़ॉर्म दे सकते हैं। यदि आप कर्मचारियों को प्रदर्शन मूल्यांकन पर टिप्पणी करने और आपकी अनुपस्थिति में जानकारी को संश्लेषित करने की अनुमति देते हैं तो आपको अधिक प्रभावी प्रतिक्रिया प्राप्त होगी।
   • दूसरों से अपनी प्रतिक्रिया पर टिप्पणी करने के लिए कहें। उदाहरण के लिए, "यदि आप प्रतिक्रिया देने के तरीके के बारे में एक बात सुधार सकते हैं, तो यह क्या होगा?" और "क्या प्रतिक्रिया स्पष्ट और सहायक है?"
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विधि 3 की 3: छात्रों को प्रतिक्रिया प्रदान करें

1. 

   सीखने पर ध्यान दें। प्रतिक्रिया का उद्देश्य छात्रों को सीखने में मदद करना है, इसलिए मददगार टिप्पणियां करें जो उन्हें गलतियों की आलोचना करने के बजाय अपने काम को बेहतर बनाने के लिए मार्गदर्शन करें। इसे मार्गदर्शन के लिए लें न कि केवल आलोचना के लिए।
   • आप छात्र कार्य प्रकारों पर लिखित प्रतिक्रिया प्रदान कर सकते हैं, जिसमें लेखन कार्य, प्रस्तुतियाँ और परियोजनाएं शामिल हैं।

2. 

   सामग्री और संरचना पर प्रतिक्रिया दें। दोनों हिस्से महत्वपूर्ण हैं, और छात्रों को यह जानना होगा कि उन्हें कैसे सुधारना है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर एक छात्र एक भाग में दूसरे की तुलना में बेहतर करता है। उदाहरण के लिए, किसी छात्र को टाइपो, गलत विराम चिह्न, अपूर्ण पैराग्राफ और इंडेंटेशन त्रुटियों के होते हुए भी सामग्री विकास का एक उत्कृष्ट विचार हो सकता है।
   • यदि आप मौखिक प्रस्तुतियों या परियोजनाओं पर टिप्पणी कर रहे हैं, तो व्यायाम के प्रत्येक भाग पर प्रतिक्रिया देना सुनिश्चित करें।
   • उदाहरण के लिए, एक मौखिक प्रस्तुति में सामग्री और सार्वजनिक बोलने के कौशल दोनों पर टिप्पणियां शामिल होंगी, जबकि एक परियोजना सामग्री, रचनात्मकता और कौशल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकती है। वर्तमान।

3. 

   विशिष्ट सकारात्मक और नकारात्मक प्रतिक्रिया दें। "अच्छी नौकरी", "वास्तव में अच्छा", या "काम करने की आवश्यकता" जैसी टिप्पणियां लिखना छात्रों को यह नहीं बताता है कि उन्हें सुधार करने के लिए क्या करना चाहिए या वे क्या कर रहे हैं। प्रतिक्रिया के प्रभावी होने के लिए, छात्रों को यह जानना होगा कि उन्होंने क्या अच्छा किया या नहीं।
   • इस तरह लिखें, “आपकी थीसिस स्पष्ट, अच्छी तरह से लिखी गई है, और आवश्यक प्रारूप का उपयोग करती है। दूसरी ओर, विषय वाक्यों को अधिक प्रयास की आवश्यकता है क्योंकि वे थीसिस से जुड़े नहीं हैं ”।
   • इस तरह से सुझाव दें, "मेरे विचार अच्छी तरह से विकसित हैं, लेकिन मैं चाहता हूं कि आप मुझे निर्देश देखें कि अल्पविराम और अधूरे वाक्यों का उपयोग कहां करें"।
   • इसमें सकारात्मक टिप्पणियों और रचनात्मक आलोचना का मिश्रण शामिल है।

4. 

   बग को ठीक करने के बजाय सुधार के तरीके सुझाएं। आप कुछ त्रुटियों को उजागर कर सकते हैं, लेकिन पृष्ठ पर सुधार करने से बचें। उस समस्या की पहचान करें जिसे आपने लेख में खोजा था, जैसे कि बहुत से अल्पविरामों का उपयोग करना, और फिर उन कौशल का सुझाव देना जो आपके छात्र सुधार सकते हैं।
   • उदाहरण के लिए, “मैंने अपने निबंध में बहुत सारे कॉमा का इस्तेमाल किया। शिक्षक ने सुझाव दिया कि आप अल्पविराम का उपयोग करने के नियमों की समीक्षा करें और अल्पविराम त्रुटियों से कैसे बचें। यदि आप प्रशिक्षक के पास जाते हैं, तो हम एक साथ पारित होने की समीक्षा कर सकते हैं।

5. 

   अगले मसौदे या अभ्यास के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करें। यह छात्रों को अब से ध्यान केंद्रित करने के लिए विशिष्ट बिंदु देगा। असाइनमेंट के प्रकार के आधार पर, आप अपने विद्यार्थियों के सीखने के लक्ष्य या जरूरतों को प्राथमिकता दे सकते हैं।
   • कहते हैं, "अभी, मैं चाहता हूं कि आप सक्रिय विषयों का उपयोग करने पर ध्यान दें और अधूरे वाक्यों से बचें।"

6. 

   समस्या होने पर एक टुकड़े या एक कौशल के लिए प्रतिक्रिया सीमित करें। उन विद्यार्थियों के वर्तमान सीखने के लक्ष्यों या आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करें जिनका आप आकलन कर रहे हैं। सुनिश्चित करें कि छात्रों को पता है कि आप केवल उनके लेखन के विशिष्ट भागों का मूल्यांकन कर रहे हैं, इसलिए उन्हें नहीं लगता कि अन्य अनुभाग परिपूर्ण हैं।
   • आपको टिप्पणियों को रंग या हाइलाइट करने की आवश्यकता हो सकती है।
   • छात्रों को असाइनमेंट वापस करने से पहले, उन्हें बताएं कि आप केवल असाइनमेंट के हिस्से पर प्रतिक्रिया दे रहे हैं।
   • आप छात्रों को वह कौशल या अनुभाग चुनने की अनुमति दे सकते हैं जिसके लिए वे प्रतिक्रिया प्राप्त करना चाहते हैं।

7. 

   छात्रों पर दबाव डालने से बचें। यदि कई त्रुटियां हैं, तो उन्हें एक टिप्पणी में ठीक करने का प्रयास न करें। एक बार में बहुत अधिक जानकारी देना छात्रों को अभिभूत कर सकता है। इसके बजाय, मूल tweaks या सबसे आसान जगह से शुरू करें।
   • उदाहरण के लिए, आप अधूरे वाक्यों पर ध्यान केंद्रित करके और ऐसे शब्दों को देखकर शुरू कर सकते हैं जिन्हें आप नहीं जानते कि कैसे वर्तनी है।
   • आप केवल सीखने के लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जिसका अभ्यास करना है।

8. 

   छात्रों को प्रयास करते रहने के लिए प्रोत्साहित करें। एक सकारात्मक नोट के साथ समाप्त करें जो उन्हें प्रयास करते रहने के लिए प्रोत्साहित करता है। आप उनके अभ्यास में अन्य सुधारों का उल्लेख कर सकते हैं, जिससे उन्हें उच्च लक्ष्यों की ओर बढ़ने की प्रेरणा मिलती है।
   • लिखें, “यह महसूस करने के बाद कि स्कूल वर्ष के दौरान आपके लेखन में बहुत सुधार हुआ है, मुझे पता है कि आप इन सुझावों का पालन करते हुए एक उत्कृष्ट काम करेंगे। मैं आपके अगले निबंध को पढ़ने के लिए उत्सुक हूं! "
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