व्यावसायिक रिपोर्ट कैसे लिखें (फोटो के साथ) - युक्तियाँ

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व्यावसायिक रिपोर्टिंग आज व्यावसायिक कार्यों को संप्रेषित करने के सबसे प्रभावी साधनों में से एक है। अपने व्यापक लक्ष्यों के बावजूद, उनका उपयोग आमतौर पर तब किया जाता है जब किसी व्यवसाय या व्यक्ति को महत्वपूर्ण निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। प्रभावी व्यावसायिक रिपोर्ट लिखने के लिए, आपको पहले यह समझने की आवश्यकता है कि वे क्या हैं और उनका उपयोग कैसे किया जा सकता है।

कदम

भाग 1 का 2: लिखने के लिए रिपोर्ट का प्रकार निर्धारित करें

विचार प्रस्तुत करें। यह प्रकार है व्याख्यात्मक रिपोर्ट / प्रस्ताव। इन रिपोर्टों का उपयोग कंपनी में प्रमुख प्रबंधन या निर्णय लेने वालों के लिए सिफारिशें करने के लिए किया जा सकता है, आमतौर पर दो भागों से बना होता है: सारांश और सामग्री। सारांश आपके सुझाव पर प्रकाश डालता है। सामग्री (निकाय) अनुभाग लाभ, लागत, जोखिम आदि का विश्लेषण करता है। इसके साथ आओ।
- मान लीजिए कि आप अपने विभाग के लिए 3 डी प्रिंटर की पेशकश करना चाहते हैं। इस उपकरण की खरीद को अनुमोदित करने के लिए अपने प्रबंधक को मनाने के लिए, आपको प्रबंधन को औपचारिक रूप से याचिका देने के लिए एक स्पष्टीकरण / अनुशंसा रिपोर्ट लिखनी होगी।
किसी विशेष अवसर से जुड़े जोखिमों का वर्णन करें।जांच प्रतिवेदन कार्रवाई के एक निश्चित पाठ्यक्रम से जुड़े जोखिम की डिग्री निर्धारित करने में मदद करना। संभावित परिणामों की भविष्यवाणी करने में किसी कंपनी की सहायता करने में इस प्रकार की रिपोर्ट बेहद मददगार होती है। इसमें एक परिचय, खोजी सामग्री और निष्कर्ष शामिल हैं। परिचय विचाराधीन मुद्दे पर प्रकाश डालता है। सर्वेक्षण सामग्री का उपयोग तथ्यों और जांच के परिणामों पर चर्चा करने के लिए किया जाता है। निष्कर्ष का उपयोग समस्या को संक्षेप करने के लिए किया जाता है।
- मान लीजिए कि फार्मास्युटिकल कंपनी एक्स फार्मास्युटिकल कंपनी वाई के साथ काम करना चाहती है, लेकिन अभी भी चिंताएं हैं। कंपनी X वर्तमान या पिछली वित्तीय समस्याओं वाली कंपनी के साथ सहयोग नहीं करना चाहती है। यह कंपनी एक जांच करेगी और जांच रिपोर्ट का उपयोग करने के लिए कंपनी वाई और उसके निदेशकों की वित्तीय जानकारी की गहराई से चर्चा करेगी।
किसी विशेष नियामक एजेंसी के अनुपालन के बारे में जानकारी प्रस्तुत करता है। ये है अनुपालन रिपोर्टका उपयोग किसी कंपनी को उसकी जिम्मेदारी प्रदर्शित करने में मदद करने के लिए किया जाता है। यह शासी निकायों (शहर, प्रांतीय, सरकार, आदि) के सामने कानूनों / विनियमों और उचित कंपनी के खर्च के अनुपालन का प्रदर्शन करता है। इस रिपोर्ट में परिचय, रिपोर्ट की सामग्री और निष्कर्ष शामिल हैं। परिचय में आमतौर पर रिपोर्ट में मुख्य सामग्री का अवलोकन होता है। सामग्री अनुभाग डेटा, घटनाओं आदि का प्रतिनिधित्व करता है। कार्यकारी एजेंसियों को पता होना चाहिए। संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए निष्कर्ष का उपयोग किया जाता है।
- उदाहरण के लिए, नेस्ले को अपने शासी बोर्ड को दिखाने की आवश्यकता है कि यह वर्षों से मेजबान देश की नीति और कानून के निर्देशों के अनुपालन में है। परिणामस्वरूप, उन्होंने अपनी वार्षिक अनुपालन रिपोर्टों का उपयोग वर्ष के लिए अपनी गतिविधियों के बारे में पारदर्शी होने के लिए किया है।
प्रस्तावित विचार या परियोजना की व्यवहार्यता का वर्णन करें। यह पता लगाने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली अन्वेषण रिपोर्टें कि कोई विचार व्यावहारिक है या नहीं संभव रिपोर्ट। इस रिपोर्ट को दो भागों में संरचित किया जाना चाहिए: सारांश और रिपोर्ट की सामग्री। सामग्री लाभ, संभावित समस्याओं, लागतों को शामिल करती है, इत्यादि। प्रस्तावित विचार का। एक कंपनी निम्नलिखित के समान प्रश्नों का पता लगाने के लिए व्यवहार्यता रिपोर्ट का उपयोग कर सकती है:
- क्या यह परियोजना बजट के भीतर पूरी हो सकती है?
- क्या यह परियोजना लाभदायक होगी?
- क्या यह परियोजना आवंटित समय सीमा के भीतर पूरी हो सकती है?
खोजी शोध परिणामों की प्रस्तुति।खोजी अनुसंधान रिपोर्ट किसी समस्या या समस्या पर शोध प्रस्तुत करना। यह आमतौर पर एक विशेष विषय वस्तु पर गहराई से नज़र रखता है, और इसमें अनुभाग शामिल होने चाहिए: सारांश, परिचय, शोध पद्धति, प्राप्त परिणाम, निष्कर्ष और सिफारिशें। प्रासंगिक अनुसंधान को भी इस रिपोर्ट में शामिल किया जाना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, एक कंपनी कर्मचारी लॉबी में धूम्रपान पर प्रतिबंध लगाने या न करने के लिए कंपनी-व्यापी शोध कर सकती है। ऑपरेटर एक खोजी अनुसंधान रिपोर्ट तैयार करेगा।
अपनी कंपनी को निरंतर निगरानी के माध्यम से अपनी नीति, उत्पाद या व्यवसाय प्रक्रिया को बेहतर बनाने में मदद करें। निर्धारित अंतराल पर, जैसे कि सप्ताह, महीने, क्वार्टर, आदि। समय-समय पर रिपोर्ट प्रदर्शन, लाभ और हानि या किसी अन्य मानदंड की समीक्षा एक निश्चित समय अवधि में विस्तार से की जा सकती है।
- उदाहरण के लिए, हर महीने, एक दवा बिक्री प्रतिनिधि संभवतः अपनी बिक्री कॉल की संख्या को सारांशित करते हुए एक तालिका बनाएगा।
किसी विशिष्ट स्थिति पर रिपोर्ट। निश्चित समय अवधि के विपरीत, विशिष्ट स्थितियों की आवश्यकता होती है स्थिति की रिपोर्ट करें। यहां स्थिति एक संगोष्ठी से प्राप्त जानकारी के रूप में या प्राकृतिक आपदा की प्रतिक्रिया पर रिपोर्टिंग के रूप में जटिल हो सकती है। इस रिपोर्ट में अनुभाग शामिल हैं: परिचय, सामग्री और निष्कर्ष। घटना की पहचान करने के लिए परिचय का उपयोग करें और रिपोर्ट की सामग्री में जो कवर किया जाएगा, उसके माध्यम से जाएं। निष्कर्ष का उपयोग इस स्थिति में आवश्यक प्रतिबद्धता या कार्रवाई को बताने के लिए किया जाता है।
- उदाहरण के लिए, एक बड़े तूफान के बाद, शासी निकाय को स्थिति रिपोर्ट की आवश्यकता होगी।
समस्या या स्थिति का समाधान प्रस्तुत करें।तुलना रिपोर्ट किसी दिए गए स्थिति के कई संभावित समाधानों पर विचार करें। परिणामों के आधार पर, लेखक कार्रवाई के एक विशिष्ट पाठ्यक्रम का प्रस्ताव देगा। इसमें आमतौर पर तीन भाग होते हैं: परिचय, सामग्री और निष्कर्ष। परिचय रिपोर्ट के उद्देश्य को रेखांकित करता है। मध्य खंड स्थिति या समस्या और संभावित समाधानों / विकल्पों का वर्णन करता है। निष्कर्ष से सबसे अच्छा समाधान या विकल्प का पता चलता है।
- विचार करें कि कार निर्माता एबीसी एशिया में एक कारखाना खोलना चाहता है। कंपनी को क्या चाहिए, इसके आधार पर, रिपोर्ट तीन देशों के चयन को कम कर सकती है। इसके बाद यह निष्कर्ष निकाला जाएगा कि तीन देशों में से सबसे अच्छा कारखाना स्थल कौन सा है।
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भाग 2 का 2: व्यावसायिक रिपोर्ट लिखना

अपने रिपोर्ट लक्ष्यों और प्रारूप को परिभाषित करें। अपने आप से पूछें कि आप रिपोर्ट के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं। अपने इच्छित लक्ष्य के आधार पर, ऊपर सूचीबद्ध सूची से उपयुक्त रिपोर्ट प्रकार का चयन करें।
- जो भी उत्तर हो, आपको अपने लक्ष्य की संक्षिप्तता सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। यदि लक्ष्य स्पष्ट नहीं है, तो रिपोर्ट केवल पाठकों को भ्रमित करेगी और संभवतः इसकी विश्वसनीयता से समझौता करेगी।
- उदाहरण के लिए, यदि आप अपने विभाग के लिए एक बड़ा विज्ञापन बजट प्राप्त करना चाहते हैं। रिपोर्ट को तब आपके वर्तमान बजट पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और आप अपने बड़े बजट का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे कर सकते हैं।
दर्शकों को पहचानें। पाठकों में बाहरी लोग (आपकी कंपनी में काम नहीं करने वाले) या इंटर्नल शामिल हो सकते हैं। उनके मौजूदा ज्ञान या उनके लक्षित विषय के साथ परिचित पर विचार करें, और इस बारे में सोचें कि वे रिपोर्ट में प्रस्तुत जानकारी का उपयोग कैसे करेंगे।
- याद रखें कि आपका दर्शक चाहे कोई भी हो, आपकी कंपनी या ग्राहकों के लिए आपके पास जितना पैसा है, उससे अधिक कोई ठोस निष्कर्ष नहीं है।
- मान लें कि आप अपने विभाग में एक जॉब शेयरिंग प्रोग्राम चलाना चाहते हैं और परिभाषित करते हैं कि यहां के दर्शक मुख्य मानव संसाधन अधिकारी, मुख्य कार्यकारी अधिकारी और महाप्रबंधक हैं। इस कार्यक्रम में उनके मौजूदा स्तर पर विचार करें। उत्तर रिपोर्ट के स्वर को आकार देगा। यदि कंपनी ने इस तरह के कार्यक्रम पर कभी विचार नहीं किया है, तो यह रिपोर्ट रणनीतिक और सूचनात्मक दोनों होगी। विपरीत मामले में, रिपोर्ट कम जानकारीपूर्ण और अधिक ठोस होनी चाहिए।
निर्धारित करें कि क्या सीखना है। सबसे कठिन हिस्सा लेखन में नहीं है, लेकिन निष्कर्ष निकालने और इसे समर्थन करने के लिए आवश्यक डेटा एकत्र करने में है। यह डेटा संग्रह और बाजार विश्लेषण सहित कई कौशल लेता है। आपको और फिर प्रबंधन को यह जानने की जरूरत है कि किस विषय पर एक सूचित निर्णय लिया जा रहा है?
रिपोर्ट के लिए सही डेटा प्राप्त करें। यह महत्वपूर्ण है कि आपके डेटा पर अच्छी तरह से शोध किया जाए। अन्यथा, रिपोर्ट में विश्वसनीयता की कमी हो सकती है। डेटा संग्रह आपके द्वारा लिखी जाने वाली रिपोर्ट के प्रकार पर निर्भर करता है। सुनिश्चित करें कि चयनित डेटा पैरामीटर संक्षिप्त और रिपोर्ट के अनुरूप हैं।
- डेटा जानकारी के अंदर हो सकता है - मतलब आप इसे जल्दी से इकट्ठा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल एक कॉल के साथ बिक्री विभाग से बिक्री के आंकड़े प्राप्त कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, आप डेटा प्राप्त कर सकते हैं और रिपोर्ट में जल्दी से प्राप्त कर सकते हैं।
- बाहरी डेटा को आंतरिक रूप से भी संग्रहीत किया जा सकता है। यदि कुछ विभागों ने ग्राहक विश्लेषण डेटा एकत्र किया है, तो कृपया उनसे पूछें। आपको स्वयं उस जाँच को करने की आवश्यकता नहीं है। यद्यपि यह विभिन्न व्यावसायिक प्रकारों में असंगत है, अक्सर व्यवसाय रिपोर्टर को प्रत्यक्ष जांच करने की आवश्यकता नहीं होती है।
- मान लीजिए कि आप एक स्पष्टीकरण / प्रस्ताव रिपोर्ट लिख रहे हैं। फिर आपको उन सभी लाभों का अध्ययन करना होगा जो आपके सुझावों से आते हैं और उन अध्ययनों को अपनी रिपोर्ट में शामिल करते हैं।
रिपोर्ट व्यवस्थित करें और लिखें। लेआउट कैसे चुनें और एक रिपोर्ट लिखें यह आपके लक्ष्यों पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, अनुपालन रिपोर्ट का लेआउट व्यवहार्यता रिपोर्ट के लेआउट से अलग होगा। एक बार जब आपको यह पता चल जाए कि रिपोर्ट को कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए, तो आप अपनी सामग्री के साथ शुरू कर सकते हैं।
- संबंधित डेटा को अलग-अलग भागों में विभाजित करें। डेटा और सूचनाओं के भार के साथ व्यावसायिक रिपोर्ट को गड़बड़ नहीं किया जा सकता है। डेटा को अलग-अलग टुकड़ों में व्यवस्थित करना एक सफल व्यवसाय रिपोर्ट की कुंजी है। उदाहरण के लिए, आप ग्राहक विश्लेषण डेटा से बिक्री डेटा को अलग कर सकते हैं और उनके लिए अलग शीर्षक सेट कर सकते हैं।
- रिपोर्ट को प्रासंगिक शीर्षकों के साथ व्यवस्थित करें, जिसे स्वतंत्र अध्ययन के रूप में शीघ्रता से प्रकट किया जा सकता है, लेकिन साथ ही रिपोर्ट के मूल उद्देश्य का भी समर्थन करते हैं।
- चूंकि कुछ खंड विश्लेषण या दूसरे के इनपुट पर निर्भर हो सकते हैं, इसलिए विश्लेषण के परिणामों की प्रतीक्षा करते समय प्रत्येक भाग पर अलग से काम करना अक्सर संभव होता है।
विशिष्ट प्रस्तावों के साथ निष्कर्ष निकालें। किए गए निष्कर्ष स्पष्ट होना चाहिए और रिपोर्ट में प्रस्तुत आंकड़ों की सावधानीपूर्वक परीक्षा से एक उचित परिणाम होना चाहिए। यदि उपयुक्त है, तो स्पष्ट रूप से उन निष्कर्षों के आधार पर कार्रवाई के सर्वोत्तम पाठ्यक्रम का प्रस्ताव करें।
- प्रत्येक लक्ष्य में विशिष्ट और औसत दर्जे की क्रियाएं होनी चाहिए। नई योजना को पूरा करने के लिए आवश्यक नौकरी विवरण, अनुसूची या व्यय में कोई भी बदलाव लिखें। प्रत्येक दावे को प्रत्यक्ष नए दृष्टिकोण पेश करने चाहिए - जो रिपोर्ट में उल्लिखित लक्ष्य / समाधान को पूरा करने में मदद करेंगे।
एक परियोजना सारांश लिखें। प्रोजेक्ट सारांश आपकी रिपोर्ट का पहला पृष्ठ होना चाहिए लेकिन आपके द्वारा लिखी गई अंतिम बात भी होनी चाहिए। यह सारांश शोध परिणामों और निष्कर्षों के साथ-साथ पाठक द्वारा पूरी रिपोर्ट को पढ़ना जारी रखने का विकल्प चुनने पर एक बहुत संक्षिप्त अवलोकन प्रस्तुत करता है। यह फिल्म के ट्रेलर की तरह है या विद्वतापूर्ण लेख का अमूर्तन है।
- कार्यकारी सारांश का नाम ऊपर दिया गया है क्योंकि यह लगभग एक ही चीज है जिसे एक व्यस्त बोर्ड सदस्य पढ़ेगा। अपने बॉस के लिए महत्वपूर्ण सब कुछ यहां प्रस्तुत करें, अधिकतम 200-300 शब्द। यदि वे अधिक जानना चाहते हैं तो शेष की अधिक बारीकी से जांच की जा सकती है।
जरूरत पड़ने पर उपयोग किए जाने वाले डेटा के लिए इन्फोग्राफिक का उपयोग करें। कुछ मामलों में, चार्ट या ग्राफ़ के माध्यम से मात्रात्मक डेटा पेश करने में मदद मिल सकती है। अपनी प्रस्तुति में रंगों का उपयोग करें, क्योंकि वे अधिक ध्यान आकर्षित करेंगे और जानकारी को भेद करने में मदद करेंगे। जब भी संभव हो, बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें, संख्याओं का उपयोग करें या उन्हें पढ़ने में आसान बनाने के लिए डेटा को फ्रेम करें। इस तरह, आप डेटा को बाकी रिपोर्ट से अलग कर देंगे और दिखा देंगे कि इसका क्या मतलब है।
- कुल मिलाकर, दृश्य प्रभाव एक बड़ा कारक है, जिससे व्यापार की रिपोर्टिंग अधिक दिलचस्प हो जाती है जब पाठ और आंकड़े स्वयं अपेक्षाकृत शुष्क हो सकते हैं। लेकिन बहुत दूर न जाएं, केवल उचित और आवश्यक होने पर उपयोग करें।
- एक पृष्ठ जो पाठ से भरा है और जिसमें कोई तालिका या आंकड़े नहीं हैं, थकाऊ हो सकता है। कृपया वहां की सामग्री तैयार करें। सूचना बॉक्स भी प्रभावी ढंग से आपकी प्रस्तुति को सारांशित कर सकता है।
आवश्यकतानुसार स्रोतों का हवाला दें। किए जा रहे शोध के प्रकार के आधार पर, आपको अपनी जानकारी के स्रोत की व्याख्या करने की आवश्यकता हो सकती है। व्यावसायिक रिपोर्ट में दस्तावेज़ पृष्ठ या संदर्भ स्रोत का उद्देश्य सूचना का एक स्रोत प्रदान करना है ताकि अन्य लोग अधिक जानकारी प्राप्त कर सकें या चाहें तो डेटा पा सकते हैं।
- आपके उद्योग के आधार पर, उद्धरणों की रिपोर्टिंग के लिए सही प्रारूप का उपयोग करें।
इसे दो बार फिर से पढ़ें। वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियां पाठकों को यह महसूस करने का कारण बन सकती हैं कि आप रिपोर्ट में पर्याप्त प्रयास नहीं कर रहे हैं और शोध परिणामों की विश्वसनीयता पर सवाल उठाते हैं। इसके अलावा, स्पष्ट, संक्षिप्त तरीके से जानकारी प्रस्तुत करना सुनिश्चित करें।
- उदाहरण के लिए, फैंसी शब्दों की अति न करें या बहुत लंबे वाक्यों का उपयोग न करें।
- कठबोली का उपयोग करने से बचें।
- यदि रिपोर्ट और रीडर दोनों एक विशेष उद्योग से निकटता से संबंधित हैं, तो आप तकनीकी शब्दजाल या शब्दावली का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन सावधान रहें, उन्हें ज़्यादा मत करो।
- सामान्य तौर पर, व्यावसायिक रिपोर्टें निष्क्रिय रूप में लिखी जाती हैं और उन कुछ उदाहरणों में से एक हैं जहां वाक्य बेहतर है।
- जिस समय आप लिखते हैं, उससे परिचित महसूस करके आप अपने काम को पुनर्जागरण करते समय अक्सर त्रुटियों को याद कर सकते हैं। कमरे में किसी और के होने पर विचार करें, जो सफलता की रिपोर्ट करना चाहता है, के माध्यम से पढ़ें। प्राप्त प्रतिक्रिया के लिए खुले रहें। यह बेहतर है जब त्रुटि वरिष्ठ अधिकारियों के बजाय सहकर्मियों द्वारा इंगित की जाती है। प्रत्येक टिप्पणी की समीक्षा करें और रिपोर्ट को फिर से लिखें।
सामग्री की एक तालिका बनाएँ। व्यापार रिपोर्ट को जितना संभव हो उतना औपचारिक रूप दें, आसान अनुवर्ती और त्वरित पढ़ने के लिए सामग्री की तालिका बनाएं। सभी महत्वपूर्ण वर्गों को शामिल करें, विशेष रूप से शासन सारांश और निष्कर्ष।
अपनी व्यावसायिक रिपोर्ट का कवर बनाएं। एक अच्छी, पूरी तरह से खोजी रिपोर्ट को पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका इसे उचित रूप से कवर करना है। आप बांधने की मशीन, कफ या अच्छे कागज का उपयोग कर सकते हैं। यहां लब्बोलुआब यह है कि व्यावसायिक रिपोर्ट को आंख-मिचौनी, आसानी से देखना, पाठकों की रुचि जगाने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।
- यह रिपोर्ट में शामिल सभी तालिकाओं और रेखांकन पर भी लागू होता है।
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