इवेंट व्यवस्थापन - युक्तियाँ

वीडियो: चहक कार्यक्रम एवम चहक कार्यक्रम के आयोजन का तरीका

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कदम
सलाह
चेतावनी

कार्यक्रम आयोजित करना एक बहुत ही मुश्किल काम लगता है, और अगर आपके पास योजना और योजना आगे नहीं है, तो चीजें और भी जटिल हो जाती हैं। इसलिए इससे बचने की कोशिश करें - पहले से महीनों की तैयारी करके और आयोजन के दौरान शांत रहें।

कदम

विधि 1 की 4: घटना के महीनों पहले की योजना बनाएं

घटना का उद्देश्य निर्धारित करें। आपके संगठन का उद्देश्य निर्धारित करने से आपके ईवेंट को ट्रैक पर रखने में मदद मिलेगी। क्या आप समुदाय को शिक्षित करने के लिए एक कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं? संभावित प्रायोजकों को मनाओ? एक निश्चित व्यक्ति या समूह की प्रशंसा करें? इस उद्देश्य को अधिक से अधिक विस्तार दें। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या कर रहे हैं (शिक्षित, अनुनय, प्रशंसा, आदि), क्यों क्या आप फिर से ऐसा करते हैं
- इसे मिशन के अपने बयान के रूप में सोचें, या अपनी सफलता का आधार। एक बार जब आप जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो आप इसे बहुत आसान पाएंगे!
लक्ष्य बनाना।बिल्कुल सही आपकी क्या प्राप्त करने की इच्छा है? घटना में दिखाई देने वाले लोगों की संख्या नहीं, इस तथ्य से नहीं कि यह हुआ - आप घटना को कैसे चाहते हैं? आपके संगठन के 5 नए सदस्य? 20 मिलियन डोंग उठाए? दूसरे लोगों की मानसिकता बदलें? सभी को उत्साहित करें?
- उस 3 परिणामों के बारे में सोचें जो आप घटना से सबसे अधिक चाहते हैं और उन्हें होने पर ध्यान केंद्रित करें। आप एक वित्तीय लक्ष्य, एक सामाजिक लक्ष्य और एक व्यक्तिगत लक्ष्य का वजन कर सकते हैं - यह आपके ऊपर है!
स्वयंसेवकों को इकट्ठा करो। आपको आयोजन समिति के कई अलग-अलग क्षेत्रों में अच्छे और अच्छे सदस्यों की आवश्यकता है। वे शेड्यूलिंग से लेकर, निमंत्रण भेजने के लिए बजट, पोस्टर डिजाइन करने, मेहमानों का स्वागत करने और कार्यक्रम के बाद सफाई करने तक हर चीज में आपकी सहायता कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, वे काम पूरा करने में आपकी मदद करेंगे। यदि संभव हो तो, स्वयंसेवकों को खोजें जिन पर आप भरोसा कर सकते हैं!
- सुनिश्चित करें कि आयोजकों के साथ-साथ इवेंट मैनेजर आपके द्वारा निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार काम करते हैं। पार्टियों के बीच सहयोग से आपका काम आसान हो जाएगा। किसी से मदद मांगते समय, शुरू से ही उनकी उम्मीदों और घटना में उनकी भागीदारी की सीमा के बारे में स्पष्ट रहें।
- यदि आप एक स्वयंसेवक नहीं पाते हैं, तो एक इवेंट टीम को किराए पर लें! यह पूरी तरह से उस प्रकार की घटना पर निर्भर करता है जिस पर आप होस्ट कर रहे हैं। आप इवेंट टीम के साथ स्थल किराए पर ले सकते हैं, या किसी तीसरे पक्ष से किराए पर ले सकते हैं।
अनुमानित बजट। सभी व्यय, आय, अनुदान और अन्य असाधारण खर्चों को बजट में शामिल किया जाना चाहिए। यदि आप बजट नहीं करते हैं, तो आप इस घटना को समाप्त कर देंगे बिल के मोटे बिल और खाली बटुए के बिना यह समझे कि आपने अभी क्या खर्च किया है। पहले दिन से यथार्थवादी बनें ताकि आप बाद में आश्चर्यचकित न हों!
- लागत कम रखने के तरीके खोजें। क्या आप स्वयंसेवकों को मुफ्त में काम पर रख सकते हैं? उन स्थानों पर विचार करें जो किराए के लिए सस्ते हैं (उदाहरण के लिए किसी के घर)? याद रखें कि एक छोटी, सरल लेकिन सफल बैठक एक लक्जरी पार्टी की तुलना में बहुत बेहतर है जो विफल हो जाती है।
घटना का समय और स्थान निर्धारित करें। यह कारक है सबसे महत्वपूर्ण घटना की। आपकी घटना का समय और स्थान लोगों के कहने के लिए क्या होना चाहिए, "हाँ, मैं वहाँ रहूँगा!" आप एक ऐसे समय में कार्यक्रम की मेजबानी करना चाहते हैं जब हर कोई स्वतंत्र हो और एक सुविधाजनक स्थान पर जहां आप किराए पर ले सकें!
- उस समुदाय का शेड्यूल देखें जिसमें आप रहते हैं और विचार करते हैं कि आयोजन में कौन भाग लेता है। यदि आप गृहिणियों को लक्षित कर रहे हैं, तो दिन और पड़ोस की घटनाओं का आयोजन सबसे अच्छा विकल्प है (आप अतिरिक्त बच्चा सम्भालना सेवाएँ प्रदान कर सकते हैं)। एक छात्र प्रतिभागी के मामले में, सप्ताह के दौरान एक शाम शहर के केंद्र में कार्यक्रम का आयोजन करें। यदि संभव हो, तो आपको उनके स्थान पर जाना चाहिए सभा.
- बेशक कई घटना स्थल होंगे जिन्हें आपको पहले से आरक्षित करना होगा। इन स्थानों को जल्द से जल्द किराए पर लेने के लिए संपर्क करें। वे आपके विचार से अधिक महंगे हो सकते हैं!
रसद पर विचार करें। आपको हर लिहाज से लॉजिस्टिक्स के बारे में सोचने की जरूरत है। पार्किंग कैसे होगी? विकलांग लोगों की भागीदारी की क्षमता? आप इवेंट स्पेस के साथ क्या कर सकते हैं? आपको किस उपकरण की ज़रूरत है? क्या आपको शुल्क के लिए कुछ अतिरिक्त चाहिए होगा (जैसे स्पीकर पेय, बैज, प्रकाशन)? इवेंट को सुचारू रूप से चलने में कितने लोगों को लगेगा?
- आयोजन के सभी पहलुओं पर विचार करने के लिए आयोजकों के सदस्यों के साथ विचार-विमर्श करना और चर्चा करना बहुत महत्वपूर्ण है। क्या कोई बाधाएं हैं जिन्हें आप दूर कर सकते हैं और बच सकते हैं? क्या मेहमानों को रहने के लिए जगह चाहिए? किन अपवादों की आवश्यकता है?
मार्केटिंग और विज्ञापन के बारे में सोचें। घटना की तैयारी करते समय, पोस्टर का एक मसौदा तैयार करें। इस पोस्टर में तिथि, समय, स्थान, मुख्य अतिथि, घटना का नाम और घटना की थीम या टैगलाइन के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए। चूंकि तैयारी का समय बहुत जल्दी है, आप इन चीजों के बारे में ध्यान से सोचने में बहुत समय बिता सकते हैं - लेकिन आपको यह देखने के लिए प्रारंभिक मसौदा तैयार करना चाहिए कि अनुभाग सभी एक साथ क्या हैं!
- घटना को बढ़ावा देने के अन्य तरीकों के बारे में सोचें। ईमेल भेजिए? मेल मेल? फेसबुक, ट्विटर, या ऑनलाइन इवेंट साइटों की एक श्रृंखला (इन पर बाद में) की जानकारी प्रदान करना? तुम्हे क्या चाहिए इससे पहले लोगों को संलग्न करने के लिए और आपको क्या चाहिए में घटनाओं उन्हें वापस पकड़ने के लिए?
पुनर्व्यवस्थित करने का काम। हो सकता है कि अभी आप बहुत उलझन महसूस कर रहे हों। एक गहरी सांस लें और एक्सेल सॉफ्टवेयर खोलें। घटना पर गतिविधियों का एक मसौदा कार्यक्रम तैयार करें। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए कुछ एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करें। यह इस बिंदु पर अनावश्यक कागजी कार्रवाई की तरह लग सकता है, लेकिन अगले दो महीनों के भीतर आप अपना ख्याल रखने के लिए खुद के प्रति आभारी होंगे।
- प्रत्येक गतिविधि के लिए एक कार्य अनुसूची (एक समय सीमा के साथ) विकसित करें। आयोजकों के सभी सदस्यों को लिखें कि आपको कब और कहाँ उनकी आवश्यकता है। इस तरह, आप अपने काम को निर्धारित कर सकते हैं और बाद में सवालों से बच सकते हैं।
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विधि 2 की 4: घटना से पहले 2 सप्ताह के लिए काम अनुसूची

सुनिश्चित करें कि सब कुछ तैयार है। समय, स्थान, मुख्य अतिथि, ईवेंट आयोजक, ईवेंट नाम और टैगलाइन की पहचान करें। क्या वहाँ होगा कुछ भी क्या हम भटक सकते हैं? क्या अंतिम मिनट में परिवर्तन हो सकता है? इस बिंदु पर, सब कुछ उतना ही स्पष्ट होना चाहिए जितना कि काले और सफेद कागज पर हो।
आयोजकों के सदस्यों के साथ बैठक करें। बजट, अनुसूची आदि के लिए अनुमोदन का अनुरोध करें। आयोजकों के साथ-साथ इवेंट मैनेजरों से भी। अब सवालों से निपटने का सही समय है। सभी ने अपने दायित्वों को अभी तक समझा है? क्या वे हर चीज से सहज हैं?
- एक बार फिर, आयोजकों के साथ-साथ स्वयंसेवकों से मिलकर संभावित समस्याओं पर विचार करें। अपनी कार्य योजना बनाने का यह सही समय भी है।
- सुनिश्चित करें कि आयोजकों के पास कोई आंतरिक समस्या नहीं है। सभी विभाग प्रमुखों, आयोजकों के साथ-साथ स्वयंसेवकों के संपर्क में रहें।
विभिन्न लोगों के बीच काम को विभाजित करें और अनुभव वाले व्यक्ति को सभी गतिविधियों का समन्वय करने दें। यदि यह एक विशेष रूप से बड़े पैमाने पर घटना है, तो एक व्यक्ति की देखरेख में विभिन्न गतिविधियों के समन्वय के लिए कई लोगों को असाइन करें। इस नेता को आयोजकों के सदस्यों पर भरोसा करना चाहिए।
- आपको मेहमानों का स्वागत करने और कार्यक्रम से पहले बातचीत करने के लिए समय बिताने के लिए एक से दो सदस्यों को नियुक्त करना चाहिए।मूल रूप से, वे रिसेप्शनिस्ट हैं, जो सभी मेहमानों के उत्थान के लिए जिम्मेदार हैं और उन्हें देखते हैं कि उनकी देखभाल की जा रही है।
सभी घटना-संबंधी ऑनलाइन पृष्ठों को अद्यतित रखना सुनिश्चित करें। आप शायद पहले से ही फेसबुक और ट्विटर को जानते हैं, लेकिन कई अन्य ऑनलाइन साइटें हैं जिन्हें आप बढ़ावा देने के लिए उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि इवेंटब्राइट, ईवाइट और मीटअप। यदि आपने इन पृष्ठों के बारे में कभी नहीं सुना है, तो अभी खोजें! यदि आपका ईवेंट विदेशों में है और आप ऑनलाइन टिकट बेचना चाहते हैं, तो टिकटबुड काफी उपयोगी है।
- और हां, यदि उपलब्ध हो तो घटना के ऑनलाइन पेज, ब्लॉग या फेसबुक पेज को अपडेट करें। आप ईवेंट अनुस्मारक भेज सकते हैं, फ़ोटो पोस्ट कर सकते हैं और ईवेंट प्रतिक्रियाओं का प्रबंधन कर सकते हैं। आप जितने अधिक सक्रिय होते हैं, उतनी ही व्यापक घटना बन जाती है। यदि आप बागवानी, घर की सजावट या अन्य रचनात्मक क्षेत्रों से संबंधित घटना की मेजबानी कर रहे हैं, तो आप Pinterest का उपयोग भी कर सकते हैं।
मेहमानों से प्रायोजन और पैसे के अन्य स्रोतों को इकट्ठा करें। कई प्रकार के खर्च हैं जो आने वाले हफ्तों में पैदा होंगे और आप इसके लिए खुद भुगतान नहीं करना चाहते हैं! स्टार्ट-अप की लागत के लिए थोड़ा स्क्रैम्बल करें - क्या यह एक इवेंट स्थल किराये, उपकरण या भोज पार्टी है? घटना की तैयारी शुरू करने से पहले आपको उपरोक्त कुछ राशियों का भुगतान भी करना पड़ सकता है।
- सुनिश्चित करें कि आपने दस्तावेज़, प्रमाणपत्र, चालान और अन्य दस्तावेज़ों को संभालने के लिए एक सिस्टम बनाया है। आपको भविष्य के संदर्भ के लिए सभी दस्तावेजों को रखने की आवश्यकता है, इसलिए जितनी जल्दी आप संगठित होंगे, भविष्य उतना ही सुविधाजनक होगा, खासकर जब आपका साथी अनप्रोफेशनल तरीके से काम करता है।
घटना का प्रचार। प्रकाशन तैयार करें, विज्ञापन प्रकाशित करें, प्रेस को प्रकाशित करें, निमंत्रण भेजें, फोन कॉल, ईमेल संपर्क समूह, संभावित प्रतिभागियों या प्रायोजकों से मिलें। आपके आयोजन में लोग कैसे जानेंगे और भाग लेंगे? सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दी गई जानकारी पूरी हो गई है, कुछ प्रश्न कारकों को छोड़कर - अतिथि की जिज्ञासा को भी उत्तेजित करने की आवश्यकता है!
- अपने लक्षित दर्शकों के बारे में सोचें। यदि आप बड़ों को आमंत्रित करना चाहते हैं, तो आप स्नैपचैट सॉफ्टवेयर के माध्यम से संदेश भेजने में समय बर्बाद नहीं करेंगे। उन जगहों पर जाएं जहां वे जाते हैं या उन उपकरणों का उपयोग करते हैं जो आपके दर्शक उपयोग कर रहे हैं।
घटना के लिए आवश्यक वस्तुओं को इकट्ठा करें। इन वस्तुओं में एक पदक, खेल, स्मारिका, इनाम या प्रमाण पत्र शामिल हो सकते हैं। ऐसी कई छोटी और तुच्छ बातें हैं जिन्हें अनुभवहीन लोग ध्यान नहीं दे सकते हैं, लेकिन आपको सभी छोटे कारकों को जानना चाहिए। फर्नीचर, साउंड इक्विपमेंट, टेबल, टेबलक्लॉथ और अन्य बड़े, महत्वपूर्ण सामान न भूलें!
- यह एक और बात है जिसे आपको प्रतिबिंबित करने के लिए समय लेना चाहिए। जब तक आप तैयार करने के लिए भूल गए 5 आइटम नहीं ढूंढते हैं, तब तक - बॉलपॉइंट पेन और प्राथमिक चिकित्सा किट से लेकर बैटरी, बर्फ के टुकड़े और विस्तार डोरियों तक सब कुछ। आप किसी भी स्थिति के लिए तैयार रहना चाहेंगे।
तरह सब कुछ. वीडियो रिकॉर्डिंग की व्यवस्था करें। मेहमानों के लिए परिवहन व्यवस्थित करें। सफाई टीम के लिए भोजन की व्यवस्था करें। सूची हमेशा के लिए जा सकती है, लेकिन बिना क्रमबद्ध किए आप घटना को व्यवस्थित नहीं कर पाएंगे!
- खाना-पीना तैयार करो। यह विशेष आवास की व्यवस्था करने का भी एक अच्छा समय है, जैसे विकलांग लोगों के लिए आवास। जांचें कि क्या कोई मेहमान शाकाहारी हैं या भोजन की अन्य विशिष्ट आवश्यकताएं हैं। कई ऑनलाइन ईवेंट टिकटिंग साइटों में एक "स्व-प्रश्न पूछें" अनुभाग होगा, जो आपको अपने मेहमानों के विशेष अनुरोधों का मूल्यांकन करने में मदद करेगा।
- टेबल, कुर्सियां, पृष्ठभूमि, माइक्रोफोन, स्पीकर, कंप्यूटर, प्रोजेक्टर, पोडियम तैयार करें - कुछ भी जो घटना स्थल पर पाए जाने की आवश्यकता है।
अपनी संपर्क सूची तैयार करें। आपको आयोजकों के फोन नंबर, पते और ईमेल पते होने चाहिए। वीआईपी (विशेष रूप से महत्वपूर्ण मेहमान) और माल या सेवाओं के प्रदाताओं के साथ एक समान सूची बनाएं। जब कोई दिखाई नहीं देता है या देर हो जाती है, तो यह एक सूची है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं।
- मान लीजिए कि भोज की टीम देर हो चुकी है। आप क्या करोगे? तुरंत उनकी संपर्क सूची प्राप्त करें और उन्हें कॉल दें। ओह, उन्हें लगता है कि आप करेंगे इसे प्राप्त करने के लिए जगह के लिए 90 पाउंड कटा हुआ सूअर का मांस? जो कुछ। आप श्री ए को सूची दें, वह ट्रक को ले जाता है और कागज पर मांस संग्रह पते पर जाता है। आपने कोई आपदा टाली है। अब आप जानते हैं कि आपको इस सेवा दल को नियुक्त नहीं करना चाहिए और न ही स्पष्ट निर्देश देना चाहिए!
आयोजकों के साथ कार्यक्रम स्थल पर जाएं। पार्किंग स्थल, शौचालय, कमरे और दरवाजों के आसपास निरीक्षण करें। आस-पास के स्थानों की तलाश करें जहां आप फोटोकॉपी कर सकते हैं, फोन कॉल कर सकते हैं और आवश्यक खरीद सकते हैं। सामान्य तौर पर, कार्यक्रम स्थल हाथ में होता है।
- उस व्यक्ति से बात करें जिससे आपने उस स्थान को किराए पर लेने के लिए संपर्क किया है। उन्हें किसी और की तुलना में आयोजन स्थल की बेहतर समझ होनी चाहिए। क्या कोई समस्या है जिसके बारे में आपको पता होना चाहिए? सीमित समय? क्या निश्चित समय में दरवाजा बंद कर दिया जाता है? उम्मीद है कि ऐसा नहीं होगा - लेकिन आपको फायर अलार्म चेक शेड्यूल के बारे में भी पता लगाना चाहिए।
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विधि 3 की 4: घटना से 24 घंटे पहले तैयार करें

शान्ति बनाये रखें। तुम कर सकते हो। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि आप शांत रहें और भ्रमित या चिंतित न हों। आप महीनों से तैयारी कर रहे हैं! सब कुछ ठीक होने वाला है। आप जितने शांत होंगे, आपके टीम के साथी जितने शांत होंगे, उतनी ही आसानी से घटना होगी। इसके अलावा, सब कुछ जल्द ही खत्म हो जाएगा!
- गंभीरता से, आप इसे कर सकते हैं। आपने सभी संभव समस्याओं के बारे में सोचकर, जो कुछ भी गलत किया है - सब कुछ किया है, तो आप समस्या को हल करना जानते हैं। और याद रखें: कोई भी आपको दोष नहीं दे सकता है। एक शोर अतिथि, भोजन अच्छा नहीं है - लोग समझेंगे कि आप इसे नियंत्रित नहीं कर सकते। आराम करें। तुम ठीक होंगे।
आयोजकों के सदस्यों के साथ अंतिम जांच। सुनिश्चित करें कि आप सभी से घटना स्थल पर आने के तरीकों और आने के समय के बारे में बात करेंगे। जब आप पूरे आयोजकों को कार्यक्रम के दिन बुलाते हैं, तो आप सबसे अधिक नहीं चाहते हैं क्योंकि आपको नहीं पता कि पिछला प्रवेश द्वार कहां है।
- यहां तक कि अगर कोई कुछ भी नहीं कहता है या आपसे कोई सवाल पूछता है, तो दूसरों के नजरिए को समझने की पूरी कोशिश करें। क्या वे सभी अपने काम से संतुष्ट हैं? क्या उन्हें एक-दूसरे का साथ मिलता है? यदि नहीं, तो सभी से बात करें और गाँठ को हटाने का प्रयास करें। हो सकता है कि कोई अन्य विभाग में फिट होगा या दूसरों के साथ काम करेगा।
सभी निमंत्रण और प्रतिक्रियाओं की जाँच करें। एक एक्सेल स्प्रेडशीट में मेहमानों की सूची बनाएं और लोगों की संख्या का मिलान करें। अधिकांश घटनाओं के लिए, पुष्टि किए गए प्रतिभागियों की संख्या होगी नहीं हैं इस घटना में वास्तव में भाग लेने वाले लोगों की संख्या को दर्शाता है। आपके पास 50 सत्यापनकर्ता हो सकते हैं, लेकिन अंत में केवल 5 हैं या 500 तक लोग भाग लेते हैं। जब आपको सत्यापनकर्ताओं की संख्या पता होनी चाहिए, तब स्थिति को संभालने के लिए तैयार रहें जब बहुत कम या बहुत अधिक उपस्थित हों!
- आयोजन के बारे में वीआईपी मेहमानों को याद दिलाएं। "ओह, ठीक है। कल नहीं है?" एक साधारण कॉल या पाठ संदेश के साथ, आप इससे बच सकते हैं।
घटना स्थल पर जाएं और जांचें कि क्या सभी तैयार हैं। क्या कमरा साफ-सुथरा और तैयार है? क्या इलेक्ट्रॉनिक उपकरण स्थापित और काम कर रहे हैं? जरूरत पड़ने पर क्या आप किसी डिवाइस को प्री-इंस्टॉल कर सकते हैं? क्या कर्मचारी पूरी तरह से आयोजन के लिए तैयार है?
- यह देखने के लिए जांचें कि क्या घटना में पर्याप्त समर्थक हैं। स्वाभाविक रूप से, यह सबसे अच्छा है अगर आपके पास ज़रूरत से ज़्यादा समर्थक हों। आपको किसी से किसी आपात स्थिति के लिए पूछना पड़ सकता है, किसी को अतिथि की सूचना लेने या किसी समस्या का समाधान करने की आवश्यकता है जिसका आप अनुमान नहीं लगा सकते। या, आप जानते हैं, आपको अधिक कॉफी डालने के लिए किसी की आवश्यकता हो सकती है।
इवेंट प्रतिभागियों के लिए किट तैयार करें। इस किट में एक पानी की बोतल, एक कैंडी बार, एक चिपचिपा नोट, एक बॉलपॉइंट पेन, एक ब्रोशर, और किसी भी अन्य जानकारी को शामिल किया जा सकता है जिसकी उन्हें आवश्यकता है। इसके अलावा एक अच्छा विचार है यदि आप छोटे स्मृति चिन्ह जोड़ना चाहते हैं।यह एक बड़ा आकर्षण है जो दिखा रहा है कि कार्यक्रम ठीक से आयोजित किया गया था, और एक ही समय में मेहमानों को महत्वपूर्ण लगता है।
- यह किट मेहमानों या आयोजकों, या दोनों के लिए हो सकती है! एक ग्रेनोला बार और बॉलपॉइंट पेन को कौन नापसंद करता है?
शेड्यूल इवेंट जानकारी (रनिंग शीट या रन शीट)। यहां समय और / या विभाग द्वारा विभाजित सभी आवश्यक जानकारी की एक सूची है। महत्वपूर्ण गतिविधियों के साथ मिनटों में एक कार्य कार्यक्रम तैयार करें। निर्णय लेने के लिए रनिंग शीट का टेम्प्लेट पूरी तरह से आपके ऊपर होगा। बस आसान पढ़ने के लिए जानकारी को न्यूनतम रखने की कोशिश करें।
- यदि आप वास्तव में कठिन हैं, तो इनका निर्माण करें जाति एक अलग चल रही शीट उपयोगी हो सकती है। वक्ताओं को अन्य मेहमानों की सूची जानना चाहते हैं, जो कहाँ और कब होंगे। आयोजक उपकरण, समयसीमा और सफाई योजनाओं की सूची चाहते हैं। जब आपके पास रनिंग शीट बनाने के लिए पर्याप्त समय होगा, तो आपको यह काफी मददगार लगेगा।
घटना स्थल पर लाने के लिए वस्तुओं की एक सूची बनाएं। इवेंट में आने पर कितना बुरा लगेगा, सब कुछ तैयार है, हर वहाँ हैं, और आप महसूस करते हैं कि आप घर पर 12,000 कप भूल गए हैं? ये गलत है। तुमने यह सब बर्बाद कर दिया। तो एक सूची बनाएं, इसे एक बार और जांचें और तैयार करने के लिए सभी सामग्रियों को साथ लाएं!
- यदि आइटम अलग-अलग स्थानों में बिखरे हुए हैं, तो प्रत्येक व्यक्ति को एक विशिष्ट कार्य असाइन करें। ऐसा करने में, आपको 8 घंटे इधर-उधर दौड़ने और इन वस्तुओं को दहशत में इकट्ठा करने में खर्च नहीं करना पड़ेगा। "एक पेड़ एक युवा, तीन पेड़ों को एक साथ नहीं बनाता है ताकि पहाड़ ऊंचा हो" - प्राचीन लोगों ने कहा।
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विधि 4 की 4: घटना की तारीख को नियंत्रित करें

आयोजकों और स्वयंसेवकों के साथ घटना स्थल पर जल्दी पहुँचें। सुनिश्चित करें कि हर कोई मौजूद है और इलेक्ट्रॉनिक्स ठीक से काम कर रहे हैं। कोई अंतिम मिनट प्रश्न? अगर समय है, तो शीतल पेय पीएं, साझा करें, सभी को प्रोत्साहित करें और आराम करें! तुम कर सकते हो। आप तैयार हैं।
- सुनिश्चित करें कि आयोजक एक विशेष बैज पहनता है या हाथ में कुछ पहचानने योग्य सामान ले जाता है, इसलिए जब आवश्यक हो तो इवेंट प्रतिभागी मदद मांग सकते हैं। कभी-कभी खाकी सूट पर्याप्त नहीं होते हैं।
हर तरह की चीजें, अंदर तथा बाहर। क्या आपको मेलबॉक्स पर गुब्बारे की आवश्यकता है? कमरे के कोने में पोस्टर? दरवाजे और दालान के बारे में क्या? यदि आपके मेहमानों को कार्यक्रम स्थल तक पहुंचने के लिए अराजक भूलभुलैया से गुजरना पड़ता है, तो आपको मार्गदर्शन करने के लिए बहुत सारे संकेत देने चाहिए।
- भवन के सामने स्वागत बैनर और अन्य सूचना बोर्ड विशेष रूप से सहायक होंगे। आप चाहते हैं कि लोग सड़क से घटना स्थल को पहचान सकें। इसमें आश्चर्य करने की कोई बात नहीं है!
- आयोजन में एक फ्रंट डेस्क और पंजीकृत अतिथि हैं। जब मेहमान दरवाजे में प्रवेश करते हैं, तो उन्हें यह देखना चाहिए कि उन्हें क्या करना है। अन्यथा, वे अनिश्चितता और परेशानी की स्थिति में घूमेंगे। क्या आपको ऊपर उल्लिखित रिसेप्शन सेक्शन याद है? कृपया अतिथि के सभी प्रश्नों के स्वागत और उत्तर देने के लिए किसी को दरवाजे से खड़े होने के लिए कहें।
- चल संगीत! संगीत समारोह में शर्मीले माहौल को मिटा देगा।
सुनिश्चित करें कि ईवेंट प्रतिभागी जानते हैं कि क्या हो रहा है। यदि कोई स्पीकर देर से आता है, तो आपको इवेंट में देरी की सूचना देनी होगी। यदि भोजन अपेक्षा से अधिक समय लेता है, तो कार्यक्रम के मेहमानों को शेड्यूल में किसी भी बदलाव के बारे में पता होना चाहिए। घटनाओं के लिए योजनाबद्ध रूप से जाना बहुत दुर्लभ है - इसलिए जब शेड्यूल का बारीकी से पालन नहीं किया जाता है, तो सुनिश्चित करें कि पार्टियां बात करती रहें।
एक तस्वीर लें! आप इस पर ध्यान देना चाहते हैं। इसी समय, लोग किसी को इस आयोजन के क्षणों को कैद करने के लिए कैमरा पकड़े हुए देखकर उत्साहित होंगे। अपने प्रायोजक के बैनर, अपने बैनर, स्वागत द्वार, स्वागत क्षेत्र आदि की तस्वीर लें। आप इन तस्वीरों का इस्तेमाल अगले साल भी कर सकते हैं!
- यदि संभव हो, तो किसी दोस्त या पेशेवर फोटोग्राफर को काम करने दें। आपके पास करने के लिए पर्याप्त काम है! आपको मेहमानों के साथ चैट करने और खाने की ज़रूरत है, इसलिए किसी और को फोटो शूट का ध्यान रखना चाहिए।
घटना के बाद दस्तावेज लगाना। आपने अपने मेहमानों की धारणा में कुछ विचार लगाए होंगे, और आप उन्हें विशिष्ट विचारों, प्रतिबिंब या अभिनय के लिए दृढ़ संकल्प के साथ घटना छोड़ना चाहते हैं। इसलिए एक ब्रोशर या कोई भी वस्तु तैयार करें, जिसे वे अपने साथ ला सकें उपरांत प्रतिस्पर्धा।
- आप इस अनुभाग के लिए हाल की घटना के लिए मतदान पर विचार कर सकते हैं। उनके लिए अपने मन की बात कहने के लिए एक साधन प्रदान करें, अगली घटना में वे क्या सुधारें और क्या चाहते हैं। और हां, वे कैसे शामिल हो सकते हैं!
घटना स्थलों को साफ! अपने पावर काउंटर की जाँच करें, बैनर, साफ फर्नीचर, और बहुत कुछ हटा दें। आप साइट को उसकी मूल स्थिति में वापस चाहते हैं - विशेष रूप से जब आप किराए का भुगतान करते हैं और वापस जाना चाहते हैं। आप अपने स्थान प्रदाता द्वारा लगाए गए अतिरिक्त शुल्क से भी बच सकते हैं। काम को समान रूप से विभाजित करें ताकि सफाई प्रक्रिया यथासंभव त्वरित और कोमल हो।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई कीमती सामान पीछे नहीं छोड़ा गया है, वापस जांचें। यदि ऐसा है, तो खोए हुए आइटम का दावा फ़ॉर्म तैयार करें।
- यदि आप किसी चीज़ को नुकसान पहुंचाते हैं, तो कृपया उस व्यक्ति को सूचित करें जिसे आपने जगह किराए पर देने के लिए संपर्क किया था। ईमानदारी और स्पष्टता हमेशा सबसे अच्छा रवैया है।
- जितना संभव हो उतना कचरा निकालें। उसके बाद मेंटेनेंस डिपार्टमेंट संभालेंगे।
घटना के बाद के सभी अभियानों का ध्यान रखें। आपके द्वारा आयोजित किए जाने वाले कार्यक्रम के प्रकार के आधार पर, आपके पास घटना के बाद कुछ भी नहीं हो सकता है, या लंबित रसीदों के साथ-साथ धन्यवाद करने के लिए लोगों की एक लंबी सूची होगी। आरंभ करने के लिए यहां कुछ विचार दिए गए हैं:
- आयोजन समिति के सभी सदस्यों, विशेष रूप से प्रायोजकों और स्वयंसेवकों को धन्यवाद। आप उनके बिना एक कार्यक्रम का आयोजन नहीं कर सकते!
- धन संबंधी मामलों को पूरा करें और संभालें। यह जितनी जल्दी हो सके किया जाना चाहिए, कम दोष बेहतर है।
- उन लोगों की कृतज्ञता की पार्टी की मेजबानी करें जिन्होंने आपकी मदद की है। आप अपने साथियों को कृतज्ञ महसूस करना चाहते हैं, और साथ ही अपने प्रायोजकों को यह देखना चाहते हैं कि वे बदलाव और एक अच्छा कारण लेकर आए हैं।
- इच्छुक पार्टियों को स्मृति चिन्ह या अन्य प्रकाशन वितरित करें।
- प्रायोजकों और अन्य लोगों के लिए स्थानांतरण स्थानांतरण।
- घटना के ऑनलाइन पेज पर तस्वीरें पोस्ट करें।
अनुभवों से सीखने और अगली बार बेहतर करने के लिए एक बैठक करें। सब कुछ खत्म होने के बाद, आप क्या चाहते हैं कि आप अलग तरीके से करेंगे? क्या काम करता है और क्या नहीं है? क्या आप उस तरह के किसी कार्यक्रम की मेजबानी करना चाहेंगे? तुमने क्या सीखा?
- यदि आपको सभी से प्रतिक्रिया मिलती है, तो उन सभी को पढ़ें। यहां तक कि अगर आपको मेहमानों से कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो आयोजकों से पूछें! वे कैसे सोचते हैं? क्या उन्होंने उस समय का आनंद लिया था? शायद सिर्फ इसलिए कि ग्रेनोला बार और पेन स्वतंत्र थे, है ना?
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सलाह

तैयार करने के लिए दस्तावेजों की सूची:
- अनंतिम बजट
- घटनाओं की अनुसूची (कार्यक्रम में प्रत्येक कार्यक्रम का समय)
- निमंत्रण
- मेहमानों की सूची
- कार्य योजना
- काम की अनुसूची (पूरा होने का कार्यक्रम)
- प्रेस विज्ञप्ति के लिए प्रलेखन
- भाषण
- उपस्थित लोगों की सूची
- पार्टियों के भाषण (स्पीकर के फिर से शुरू संलग्न)
- कार्यक्रम
- शेड्यूल को मिनटों में बांटा गया है
- संपर्क नेटवर्क सूची (आयोजक का फोन नंबर)
- लाने के लिए वस्तुओं की सूची
- पूर्ण होने वाले कार्यों की सूची
- घटना की रिपोर्ट (प्रेस और अन्य के लिए)
घटना से पहले, निम्नलिखित क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार होने के लिए व्यक्तियों / विभागों को असाइन करें:
- दाताओं
- उपस्थित लोग
- महत्वपूर्ण अतिथि, वक्ता
- डिज़ाइन, प्रिंट, लेखों को इकट्ठा करना और उन उत्पादों का मूल्यांकन करना
- पुरस्कार, स्मृति चिन्ह, उपहार, बैनर, प्रमाण पत्र
- वाहन, खानपान, कार्यक्रम स्थल की व्यवस्था, सजावट, पृष्ठभूमि, पार्किंग
- मीडिया, पीआर (बाहरी संबंध), मार्केटिंग
स्थान चुनने और कीमतों पर बातचीत करते समय विचार करने के लिए कारक:
- साइट की क्षमता (प्रतिभागियों की संख्या, उन लोगों को छोड़कर जो आधिकारिक तौर पर उपस्थित नहीं हैं)
- भोजन की उपलब्धता (उस स्थान पर भोजन भी उपलब्ध कराया जाता है)
- समय (घटना का आरंभ और अंत समय)
- प्रकाश (यदि रात में घटना घटती है)
- एयर कंडीशनिंग है या नहीं
- आवश्यक उपकरण प्रदान किए गए हैं (माइक्रोफोन, स्पीकर, आदि)
- फर्नीचर (फर्नीचर, टेबल तौलिए, आदि)
- क्या संगीत और मनोरंजन कार्यक्रम स्थल पर आयोजित किए जा सकते हैं (कम औपचारिक शो के साथ)
- जनक
- आयोजन स्थल तक आसान पहुँच - चाहे वह शहर के केंद्र में हो या नहीं (चाहे प्रतिनिधि बिना किसी कठिनाई के उपस्थित हो सकते हैं)
- आयोजकों के लिए विशेष कमरा, चेंजिंग रूम आदि।
- कुल लागत
घटना के दिन, निम्नलिखित के लिए जिम्मेदार होने के लिए व्यक्ति / विभाग को असाइन करें:
- सामान्य समन्वय
- पाख़ाना
- खाना
- मैदान पर काम करता है
- होस्ट (MC)
- कंप्यूटर, प्रोजेक्टर
- फोटोग्राफर
- रिसेप्शनिस्ट
- भीड़ के साथ भीड़ नियंत्रण और पीआर
- पार्किंग क्षेत्र
- रक्षा करना
- सामग्री और आपूर्ति (विशिष्ट व्यक्तियों के साथ-साथ सभी ईवेंट प्रतिभागियों को उपहार और प्रमाण पत्र) वितरित करें
घटना की तारीख तय करते समय विचार करने के लिए कारक:
- क्या मुख्य अतिथि और अन्य वीआईपी मेहमान दिन के लिए उपलब्ध होंगे
- आपके लक्षित दर्शकों के लिए कौन सा दिन सबसे अच्छा है?
हर समय, आप अपने काम और जिम्मेदारियों को किसी दूसरे व्यक्ति को नहीं सौंप सकते हैं।
काम जिम्मेदार है।
समय पर। यदि आपको देरी हो रही है, तो पूरी तरह से तुरंत उस व्यक्ति को काम की रिपोर्ट करें जिसे आपको रिपोर्ट करने की आवश्यकता है।
जब समस्याएं उत्पन्न होती हैं, तो दूसरों को दोष न दें, बहुत अधिक न सोचें और अधिक तनाव का कारण बनें, समस्या को हल करने के तरीके खोजें।
सुनिश्चित करें कि आपात स्थिति के लिए आपके पास निकासी योजना है। यदि आपकी घटना बड़े पैमाने पर है, तो सुनिश्चित करें कि पुलिस और डॉक्टर ड्यूटी पर हैं।

चेतावनी

घबराहट या तनाव न करें। एक शांत मुद्रा बेहतर परिणाम देगा।
किसी भी स्थिति के लिए तैयार रहें। कभी-कभी आपके नियंत्रण से बाहर चीजें होंगी। यदि आप आयोजकों के सदस्य हैं, तो जब कोई व्यक्ति आप पर चिल्लाता है, तो वह गुस्सा न करें, वह व्यक्ति तनावपूर्ण हो सकता है। यदि आप एक समन्वयक हैं, तो तनाव या घबराहट न करें। कृपया शांति से सब कुछ करें। संभव स्थितियों पर विचार करने की कोशिश करें, और आप उन स्थितियों में क्या करेंगे।