विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• 3 का भाग 1: फोन का जवाब देना
• भाग 2 का 3: कॉल ट्रांसफर करें
• भाग 3 की 3: मुश्किल फोन कॉल से निपटना
• टिप्स
• चेतावनी

ईमेल, लाइव चैट, ऑनलाइन पूछताछ और सोशल मीडिया सभी महत्वपूर्ण हैं, लेकिन फोन अभी भी व्यापार के लिए पसंदीदा विकल्प है। आपने कितनी बार फोन पर किसी से बात की है जो आपने सोचा था कि वह लाभहीन था? दूसरों को आपके बारे में ऐसा ही न सोचने दें। यहां आपको पेशेवर फोन कॉल करने के तरीके के बारे में जानने की जरूरत है।

कदम बढ़ाने के लिए

3 का भाग 1: फोन का जवाब देना

1. एक पेन और पेपर तैयार है। व्यक्ति के नाम, उनके द्वारा बुलाए गए समय और कारण को लिखकर अपने फोन कॉल पर नज़र रखें। नोटबंदी में जानकारी को लिखना सबसे अच्छा है। यह फोन कॉल को बड़े करीने से एक स्थान पर व्यवस्थित रखता है, और आप इस बात की प्रतिलिपि दे सकते हैं कि जिस व्यक्ति को कॉल करना है, यदि वह आपके लिए नहीं था।
2. जितनी जल्दी हो सके फोन का जवाब दें। किसी को इंतजार करना पसंद नहीं है। फोन का जवाब देने से फोन करने वाले को जल्दी से पता चलता है, जो सबसे अधिक ग्राहक है, आपके पास एक कुशल व्यवसाय है। इससे कॉल करने वाले को भी पता चल जाता है कि उसका कॉल महत्वपूर्ण है।
3. अपनी और अपनी कंपनी की पहचान करें। उदाहरण के लिए, कहें: “IJzerhandel de Zwaard को बुलाने के लिए धन्यवाद। आप ब्रैम से बात करें। ” पूछें कि कौन कॉल कर रहा है और वे कहां से कॉल कर रहे हैं यदि वे उस जानकारी को प्रदान नहीं करते हैं, खासकर यदि आपकी कंपनी अवांछित कॉल के खिलाफ एक सख्त नीति है।
4. सही सवाल पूछें। अधिक से अधिक जानकारी एकत्र करें। यह अवांछित फोन कॉल की पहचान करने में मदद करता है। हालाँकि, यह उन पर दोषारोपण के रूप में आ सकता है जब आप अन्य लोगों से सवाल कर रहे हों, खासकर जब आप प्रश्नों की एक श्रृंखला पूछ रहे हों। आप धक्का-मुक्की नहीं करना चाहते हैं, इसलिए खुद को शांत रखें और शांत और संयत स्वर का इस्तेमाल करें।
   • कॉलर: "क्या मैं टिम से बात कर सकता हूं?"
   • प्रतिवादी: "मैं पूछ सकता हूँ कि कौन बुला रहा है?"
   • कॉलर: "टॉम।"
   • प्रतिवादी: "आप कहाँ से बुला रहे हैं?"
   • कॉलर: "इंग्लैंड।"
   • प्रतिवादी: "आपकी कंपनी का नाम क्या है?"
   • कॉलर: "यह निजी है।"
   • प्रतिवादी: "क्या टिम आपके फोन की उम्मीद कर रहा है?"
   • कॉलर: "नहीं।"
   • प्रतिवादी: "ठीक है, मैं आपको आगे बढ़ाने की कोशिश कर रहा हूं"
5. मान लें कि आपके संगठन का कोई व्यक्ति वार्तालाप सुन रहा है। आने वाली कॉल की निगरानी करने वाली कंपनियां आमतौर पर आपको पहले से दर्ज संदेश में बताती हैं। यहां तक ​​कि अगर वे नहीं करते हैं, तो अधिक पेशेवर बोलें जब आपको लगता है कि वे करते हैं। यदि वे करते हैं, तो आपके पास यह सुनने का अवसर है कि आप फोन पर क्या पसंद करते हैं, और यदि आवश्यक हो तो अपने आप को सुधारें।

भाग 2 का 3: कॉल ट्रांसफर करें

1. किसी को रखने से पहले, उसके जवाब के लिए पूछें और प्रतीक्षा करें। कई कंपनियों के साथ एक बड़ी समस्या यह है कि वे कॉल करने वालों को बहुत देर तक रोक कर रखते हैं। ज़ेन स्वामी के अलावा, ज्यादातर लोग लंबे समय तक इंतजार करना पसंद नहीं करते हैं। लोगों को भी हमेशा लगता है कि वे दो बार इंतजार करते हैं जब तक वे वास्तव में करते हैं। जितनी जल्दी हो सके उन्हें पकड़ लेना जब आप फिर से लाइन उठाते हैं तो एक नाराज कॉलर के जोखिम को कम करता है!
2. सुनिश्चित करें कि वह व्यक्ति जिसके लिए कॉल का जवाब देना है। जब कॉलर किसी विशेष व्यक्ति के लिए पूछता है, तो उन्हें बताएं कि आप उन्हें होल्ड पर रखने से पहले "स्थानांतरण करने की कोशिश कर रहे हैं"। फिर जांचें कि प्राप्तकर्ता व्यक्ति के लिए बोलने के लिए तैयार है) और उपलब्ध है। यदि नहीं, तो एक विस्तृत संदेश लेना सुनिश्चित करें।
3. सही व्याकरण का उपयोग करें। हमेशा "जॉन और मैं" विषय के रूप में और "जॉन और मुझे" प्रमुख वस्तु के रूप में उपयोग करें (उदाहरण के लिए, "जॉन और मैं स्टोर में गए" नहीं "वह जॉन और मैं से बात कर रहे थे")।
4. अपनी वाणी पर ध्यान दें। कॉलर आपकी आवाज और आपके लहजे से आपके इरादों को सुनता है। चाहे टेलीफोन द्वारा या व्यक्ति में; यह आपके मुंह से निकलने वाले शब्दों से अधिक कहता है। एक पेशेवर फोन कॉल में सफलता की कुंजी अंदर से बाहर हंसना है!
   • यह बिंदु एक कॉल सेंटर के वरिष्ठ प्रबंधन के साथ पकड़ा गया, जिसने पढ़ने वाले प्रत्येक कॉल सेंटर कर्मचारी के कार्यस्थल में छोटे दर्पण लटका दिए, "आप जो देखते हैं वही सुनते हैं!"
5. जब भी संभव हो कॉलर के नाम का उपयोग करें। यह कुछ व्यक्तिगत जोड़ता है और दिखाता है कि आप सुन रहे हैं। सॉरी जॉन, लेकिन फिलहाल मार्क उपलब्ध नहीं है। क्या मैं आपकी कुछ मदद कर सकता हूं या संदेश स्वीकार कर सकता हूं? "
6. जब आप किसी को कॉल करते हैं तो सबसे पहले खुद को पहचानें। उदाहरण के लिए, कहो: "मेरा नाम मेरीजे हंटर है और मैं लोरा डे व्रिज की तलाश कर रहा हूं"। हालांकि, चिंता मत करो। दूसरे शब्दों में, अनावश्यक विवरणों पर विस्तार किए बिना प्रत्यक्ष रहें।
7. बातचीत को पेशेवर तरीके से समाप्त करें। साभार, “कॉल करने के लिए धन्यवाद। आपको बेहतर दिन की शुभकामनाएं! "

भाग 3 की 3: मुश्किल फोन कॉल से निपटना

1. सक्रिय श्रवण कौशल का अभ्यास करें। ग्राहक से बहस या कटौती न करें। यहां तक ​​कि जब व्यक्ति गलत है या आप जानते हैं कि वह क्या कहने जा रहा है। व्यक्ति को वह कहने दें जो वह कहना चाहता है। अच्छा सुनने से आत्मविश्वास बढ़ता है और गुस्सा करने वाले को शांत करने में मदद मिलती है।
2. कम आवाज़ का प्रयोग करें और एक समान स्वर में बोलें। यदि ग्राहक जोर से बोलना शुरू करता है, तो अपने आप को और धीमी आवाज में बोलें। शांत व्यवहार (बनाम चिढ़ या उत्तेजित) एक हैरान व्यक्ति को शांत करने का एक अच्छा तरीका है। एक ग्राहक की मात्रा या टोन से बह नहीं होने से नाराज व्यक्ति को खुद पर पकड़ बनाने में मदद मिल सकती है।
3. सहानुभूति के माध्यम से विश्वास का निर्माण करें। अपने आप को ग्राहक के जूते में रखो। कॉलर को बताएं कि आप उनकी हताशा और शिकायत को समझते हैं। यह अकेले व्यक्ति को शांत करने में एक जबरदस्त मदद है। इसे "वर्बल नोड" कहा जाता है और यह कॉलर को समझने में मदद करता है।
4. गुस्सा या परेशान होने से बचें। यदि क्लाइंट मौखिक रूप से आक्रामक है या डांटता है, तो एक गहरी सांस लें और आगे बढ़ें जैसे कि आपने इसे नहीं सुना। उसी तरह से प्रतिक्रिया देने से कुछ हल नहीं होता है और इससे स्थिति हाथ से निकल सकती है। इसके बजाय, उस ग्राहक को याद दिलाएं जिसे आप मदद करना चाहते हैं और समस्या को हल करने के लिए आप उसका सबसे अच्छा शॉट हैं - अक्सर यह कथन स्थिति को शांत करता है।
5. व्यक्तिगत रूप से चीजें लेने से बचें। इस मुद्दे पर टिके रहें और ग्राहक न करें तो भी व्यक्तिगत न हों। याद रखें, ग्राहक आपको नहीं जानता है, और वह आपको बिक्री प्रतिनिधि के रूप में निराश कर रहा है। व्यक्तिगत रूप से टिप्पणियों को नजरअंदाज करते हुए बातचीत को इस मुद्दे पर वापस लाएं और आप इसे कैसे हल करने की कोशिश कर रहे हैं।
6. यह मत भूलो कि तुम एक मानव से बात कर रहे हो। हम सभी के बुरे दिन हैं। हो सकता है कि उस व्यक्ति का उसके पति के साथ झगड़ा हुआ हो, उस पर जुर्माना लगाया गया हो, या बस कुछ बुरा हुआ हो। हम सभी कुछ हद तक वहाँ रहे हैं। शांत और बेफिक्र रहकर उनके दिन को बेहतर बनाने की कोशिश करें - जिससे आपको भी अच्छा महसूस हो!

टिप्स

• अपने मुंह में गम न रखें, या फोन पर खाते या पीते रहें।
• "आह", "एह" और अन्य अर्थहीन "भराव शब्दों" या ध्वनियों के उपयोग से बचें।
• म्यूट बटन का उपयोग न करें: इसका उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब पर्यवेक्षक या प्रशिक्षण कोच से अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता हो।

चेतावनी

• याद रखें, हर कोई पेशेवर होना नहीं जानता। आपसी न होने पर भी विनम्र बने रहें।
• समस्या से निपटने के बाद, यह न भूलें कि अगला कॉलर नया व्यक्ति है। किसी भी भावनाओं को जारी करें जो पिछले कॉलर से प्रकट हुई हो।
• ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को मुश्किल फोन कॉल के बाद 5 या 10 मिनट का ब्रेक लेना चाहिए।