विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• 3 का भाग 1: स्पष्ट रूप से संवाद करें
• भाग 2 का 3: एक अच्छा श्रोता बनें
• भाग 3 का 3: इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचार करना
• टिप्स

गलत और हास्यास्पद दोनों तरह का हो सकता है। यदि आप गलतफहमी को कम करना चाहते हैं, तो स्पष्ट रूप से बोलें और कुछ भी न मानें। यह सुनिश्चित करने के लिए व्यक्ति के साथ जांचें कि आप समझ गए हैं। इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचार करते समय, स्पष्ट, संक्षिप्त और सूचनात्मक रहें। एक अच्छा श्रोता होने के कारण गलत सूचना से बचने में भी मदद मिल सकती है। यदि आप अपनी बातचीत पर अपना ध्यान रखते हैं, तो आप गलतफहमी की संभावना को कम कर सकते हैं।

कदम बढ़ाने के लिए

3 का भाग 1: स्पष्ट रूप से संवाद करें

1. बोलने से पहले सोचो। पहले क्या कहना है, इसके बारे में सोचने से आप अपने विचारों को व्यवस्थित कर सकते हैं और कुछ सार्थक कहने के लिए तैयार हो सकते हैं। खासकर यदि आप एक महत्वपूर्ण बातचीत करने वाले हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके शब्द व्यवस्थित हैं ताकि आप कह सकें कि आपका क्या मतलब है।
   • याद रखें कि आपका दृष्टिकोण और लहजा बहुत कुछ बता सकता है। इस विषय पर अपना ध्यान सीमित करें और इससे न भटकने की कोशिश करें।
   • यदि आपको यह कहने में परेशानी हो रही है कि आप क्या कहना चाहते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ बिंदु लिखें कि आप जो कुछ भी कहना चाहते हैं उसे भूल न जाएं।
   • बोलने से पहले सचेत ब्रेक लें। हमारे पास अक्सर बातचीत में सुर्खियां बटोरने की प्रवृत्ति होती है, लेकिन जानबूझकर रुकने और बोलने से पहले अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए एक पल लेने से संभावना बढ़ जाती है कि हमारा संचार स्पष्ट होगा और समझने वाले सुनने के लिए तैयार हैं।
2. ध्यान आकर्षित करना। एक व्यक्ति का ध्यान रखने का मतलब है कि वह यह सुनिश्चित करता है कि आप सुन रहे हैं या समझ रहे हैं। आंखों से संपर्क बनाएं और सुनिश्चित करें कि व्यक्ति सुन रहा है। यदि दूसरा व्यक्ति विचलित होता है या किसी और चीज में व्यस्त होता है, तो उनका ध्यान मांगें या किसी अन्य समय की कोशिश करें। यदि दूसरा व्यक्ति किसी और चीज़ से विचलित होता है, तो यह कहकर ध्यान आकर्षित करें, "मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि आप समझें," या, "मैं आपके पूर्ण ध्यान की सराहना करूंगा।"
   • यदि व्यक्ति विचलित लगता है, तो उन्हें बताएं कि आप बाद में बात करेंगे जब वह अधिक उपलब्ध होगा।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी से बात करने की आवश्यकता है, लेकिन वे कुछ और कर रहे हैं, तो उन्हें बताएं कि आपको बात करने की आवश्यकता है और आप उनका ध्यान चाहते हैं।
   • ध्यान आकर्षित करने के लिए किसी को चिल्लाएं या न बुलाएं - उस व्यक्ति के पास जाएं और जब संभव हो तो उन्हें व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें।
3. अपनी मान्यताओं की जाँच करें। आप यह मान सकते हैं कि हर कोई समझता है कि आप क्या कहते हैं या आप उन्हें क्या करने के लिए कहते हैं, लेकिन बस सुरक्षित पक्ष पर रहने के लिए, कुछ भी स्पष्ट करें जो व्यक्ति के बारे में निश्चित नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप निर्देश दे रहे हैं, तो बताएं कि तैयारी के लिए व्यक्ति को और क्या करने की आवश्यकता है। आप किसी के ज्ञान या कौशल को कम या ज्यादा कर सकते हैं, इसलिए आप बेहतर पूछें।
   • यह विशेष रूप से सच है, जब आप से अलग संस्कृति के किसी व्यक्ति से बात कर रहे हैं। आप मान सकते हैं कि वे शब्दजाल या अन्य भाषा समझते हैं, लेकिन यह पूछने के लिए चोट नहीं करता है। यदि कोई भ्रमित दिखता है, तो उसे बेहतर तरीके से समझाने की कोशिश करें।
4. विनम्र रहें। संवाद करने में विनम्र होने का मतलब है खुला, ईमानदार और दयालु होना। आप कुछ भी ऐसा नहीं कहते हैं जो निष्क्रिय-आक्रामक, व्यंग्यात्मक, या उस व्यक्ति के बारे में या जिसके बारे में आप बात कर रहे हैं, उसके प्रति हानिकारक हो सकते हैं। दयालु होने और यह कहने पर ध्यान केंद्रित करें कि आपका क्या मतलब है जिसे समझना आसान है। यदि आप बाधा डालते हैं, अन्य लोगों के साथ असभ्य या असम्मान करते हैं, तो आप प्रभावी ढंग से संवाद नहीं करेंगे।
   • सारस्काम को आसानी से गलत समझा जा सकता है। हालांकि यह मज़ेदार हो सकता है, यह अभी भी गलतफहमी पैदा कर सकता है यदि आप इसके विपरीत कहते हैं कि आप वास्तव में क्या मतलब है। लोग भ्रमित हो सकते हैं कि आपके वास्तव में क्या मतलब है। व्यंग्य भी अनायास ही हो सकता है।
5. समझने के लिए जाँच करें। सुनिश्चित करें कि वह व्यक्ति आपको समझ गया है। आप इसे केवल यह पूछकर करते हैं, "क्या यह स्पष्ट है?" या, "क्या आपके पास कोई प्रश्न हैं?" इससे व्यक्ति को किसी भी संदेह या चिंताओं को सुनने का अवसर मिलता है जो उनके पास हो सकता है।
   • इससे लोगों को सवाल पूछने या स्पष्टीकरण के लिए सहज महसूस करने में मदद मिल सकती है।
   • दिशा-निर्देश देते समय, व्यक्ति को उन्हें दोहराने के लिए कहें, ताकि आप जान सकें कि वह समझ रही है।
   • कुछ मामलों में, एक संक्षिप्त सारांश प्रदान करना उचित है।
     • उदाहरण के लिए: "तो, स्पष्ट होने के लिए, हम पहले रमेकर खाते से निपटने जा रहे हैं, और फिर हम संचार समस्याओं को ठीक करने के बारे में एक त्वरित बैठक करेंगे। समझ में आ?'
6. ऊपर का पालन करें। उस व्यक्ति तक पहुंचें जिसे आप स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने के लिए सुनिश्चित कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक ईमेल भेजा है, तो दूसरे से पूछें, "आप कैसे हैं?" क्या आपके पास कोई सवाल है? "यदि आपने किसी से बात की है, तो कुछ दिन बाद उनसे पूछें," कृपया जाँच करें। सब कुछ अच्छा?'
   • यदि आपको लगता है कि आपने गलत तरीके से संचार किया होगा, तो इस क्षण का उपयोग सब कुछ स्पष्ट रूप से करने के लिए करें और स्पष्ट करें कि क्या भ्रमित हो सकता है।

भाग 2 का 3: एक अच्छा श्रोता बनें

1. बॉडी लैंग्वेज को समझें। अधिकांश संचार गैर-मौखिक हैं। इस पर ध्यान दो; यह बहुत महत्वपूर्ण हो सकता है। आंखों के संपर्क को बनाए रखें और अपने स्वयं के नेत्र संपर्क या किसी अन्य व्यक्ति के नेत्र संपर्क में किसी भी बदलाव के लिए देखें। किसी व्यक्ति की मुद्रा और चेहरे के भावों पर ध्यान दें और देखें कि क्या कोई विसंगतियां हैं। यदि आपको कोई अंतर दिखाई देता है, तो फिर से पूछें या स्पष्टीकरण के लिए पूछें।
2. ध्यान से सुनो। किसी के बोलने पर अपना पूरा ध्यान दें। बहुत से लोग यह सोचने की कोशिश करते हैं कि आगे क्या कहना है, लेकिन बोलने वाले व्यक्ति के साथ जुड़े रहें। जब लोग सुना और समझा महसूस करते हैं, तो लोग इसकी सराहना करते हैं और ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका सक्रिय रूप से सुनना है। अपने शरीर को उनकी ओर मोड़ें और उनकी ओर झुकें। विचलित न हों (जैसे सेल फोन द्वारा) और व्यक्ति के साथ मौजूद रहें।
   • केवल उन शब्दों को न सुनें जो व्यक्ति कहता है, बल्कि सूचना और जिस तरह से वह संवाद करता है, उसे भी सुनें। उदाहरण के लिए, व्यक्ति की आवाज तब बदल सकती है जब वह कुछ भावनात्मक या असहज महसूस कर रहा हो।
3. दूसरे को बाधित न करें। अगर कोई और बोल रहा है, तो उन्हें बाधित करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन न करें। किसी और चीज को जोड़ने या कहने से पहले व्यक्ति को अपने विचार खत्म करने दें। इस तरह आप दिखाते हैं कि आप सुन रहे हैं और आप उस मूल्य को समझते हैं जो व्यक्ति कह रहा है। यदि आप अक्सर लोगों को बाधित करते हैं, तो वे निराश महसूस कर सकते हैं और वे सब कुछ नहीं कहेंगे जो वे कहना चाहते हैं।
   • किसी को अपने विचार खत्म करने का मतलब है कि आप पूरी तरह से सुनते हैं और अपने स्वयं के शब्दों से चिंतित नहीं हैं। इस तरह, वह व्यक्ति सब कुछ साझा करने में अधिक सहज महसूस करेगा और वह कुछ भूल नहीं पाएगा या वह कहना चाहता था क्योंकि वार्तालाप को दरकिनार कर दिया गया था।
4. सवाल पूछो। यदि कुछ स्पष्ट नहीं है या यदि आप कुछ नहीं समझते हैं, तो इसके बारे में एक प्रश्न पूछना सुनिश्चित करें। कुछ ऐसा कहने का प्रयास करें, "क्या आप ___ द्वारा स्पष्ट करने का मतलब चाहेंगे?" या "मुझे यकीन नहीं है कि मैं ___ समझ रहा हूं। क्या आप उसे समझा सकते हैं? '
   • यदि व्यक्ति अभी भी बात कर रहा है और आप उन्हें बाधित नहीं करना चाहते हैं, तो सवाल लिख दें ताकि आप पूछना न भूलें।

भाग 3 का 3: इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचार करना

1. जानकारी व्यवस्थित करें। यदि आप जानकारी को संप्रेषित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सूचना प्रभावी रूप से उस व्यक्ति तक पहुँचे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक घटना की योजना बना रहे हैं, तो आपको महत्वपूर्ण विवरण प्रदान करने की आवश्यकता है: स्थान, समय और लोगों को क्या लाना चाहिए। लोगों को जानकारी स्पष्ट करने के लिए स्पष्ट निर्देश या कदम प्रदान करें।
   • जानकारी या निमंत्रण भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि इसमें सभी आवश्यक जानकारी शामिल हैं।
2. कम शब्दों का प्रयोग करें। जब आप पाठ संदेश या ईमेल के माध्यम से संवाद करते हैं, तो बिंदु पर पहुंचें। एक लंबा ईमेल भ्रमित कर सकता है कि आप क्या बताना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक अनुरोध करते हैं, तो सीधे बिंदु पर जाएं और अपना अनुरोध करें। आप कह सकते हैं कि अनुरोध क्यों किया जाना चाहिए, लेकिन अनिश्चित काल के लिए मत जाओ। बस यह कहें कि आपको क्या चाहिए और कुछ ही समय बाद ईमेल खत्म करें।
   • यदि आप लंबे ईमेल या ग्रंथ लिखना चाहते हैं, तो लोग उन्हें अच्छी तरह से पढ़ने के बजाय उनके माध्यम से फ्लिक करेंगे। यदि आप अपने लंबे अक्षरों से दूर नहीं हो सकते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण चीजों को शीर्ष पर रखने पर विचार करें।
   • ध्यान रखें कि ईमेल चेहरे के भाव और स्वर की तरह सामाजिक संकेत नहीं भेजते हैं। इसलिए, स्पष्ट भाषा का उपयोग करें और व्यंग्य से बचें।
     • Emojis सामाजिक ईमेल में उपयोगी हैं, लेकिन अधिकांश व्यावसायिक ईमेल में नहीं।
3. एक विषय पर ध्यान दें। संदेश को यथासंभव सरल रखें। बहुत अधिक अतिरिक्त विवरणों पर खड़खड़ाहट न करें, न ही एक ईमेल में कई विषयों से निपटें। एक ईमेल में कई चीजों की तुलना में एक समय में एक आइटम या विषय पर ध्यान देना बेहतर होता है। यदि आपके पास चर्चा करने के लिए कई चीजें हैं, तो ईमेल पर एक बार चर्चा करें। इस तरह, व्यक्ति हर ईमेल को डिलीट कर सकता है जब वह प्रत्येक विषय के साथ किया जाता है, और कुछ करना या कुछ पता करना न भूलें।
   • यदि आप एक ही समय में कई विषयों को कवर करना चाहते हैं, तो स्पष्ट सीमांकन करें। बुलेट पॉइंट का उपयोग करें या सामग्री को स्पष्ट करने में मदद के लिए इसे फिर से व्यवस्थित करें।
4. सीधे काम की बात पे आओ। हालांकि, "आप कैसे हैं?" या किसी अन्य प्रकार की मस्ती के साथ अपने ईमेल को शुरू करना ठीक है, बहुत अधिक समय उस चीज़ के बारे में बात करने में खर्च न करें जिसका कोई लेना देना नहीं है जिसे आप बताना चाहते हैं। अपने अनुरोध या उस जानकारी पर ध्यान केंद्रित करें जिसे आप व्यक्ति के साथ साझा करना चाहते हैं। झाड़ी के आसपास मत मारो या एक लंबा परिचय दें। इसके बजाय, जो आप चाहते हैं या कहने की जरूरत है उसके दिल में उतरो।

टिप्स

• चैट्स, इंस्टेंट मैसेजिंग या ईमेल में बिना इमोजी के कटाक्ष करने से बचें। सारस्काम का अक्सर पाठ के माध्यम से ठीक से संचार नहीं किया जाता है, इसलिए इसे व्यक्तिगत रूप से करना बेहतर है।