विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 2: यह तय करें कि किस तरह की रिपोर्ट लिखनी है
• भाग 2 का 2: व्यवसाय रिपोर्ट लिखना

व्यावसायिक रिपोर्ट आज के व्यापार की दुनिया में संचार के सबसे प्रभावी साधनों में से एक है। एक व्यवसाय रिपोर्ट के लिए कई उद्देश्य हैं, और कंपनियां या व्यक्ति इसका उपयोग महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए कर सकते हैं। एक प्रभावी व्यवसाय रिपोर्ट लिखने के लिए आपको पहले समझना चाहिए कि यह क्या है और इसका उपयोग कैसे किया जा सकता है।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 2: यह तय करें कि किस तरह की रिपोर्ट लिखनी है

1. एक विचार प्रस्तुत करें। एक रिपोर्ट जो एक विचार प्रस्तुत करती है उसे एक सिफारिश रिपोर्ट / सलाहकार रिपोर्ट कहा जाता है। आप प्रबंधन या अन्य महत्वपूर्ण निर्णय निर्माताओं को सलाह प्रदान करने के लिए इन रिपोर्टों का उपयोग कर सकते हैं। इस रिपोर्ट में आमतौर पर एक सारांश और एक निकाय होता है। सारांश आपकी सलाह पर जोर देता है।
   • आप अपने विभाग के लिए एक 3D प्रिंटर चाहते हैं। अपने प्रबंधक को एक खरीदने के लिए मनाने के लिए, आप एक सलाहकार रिपोर्ट औपचारिक रूप से एक प्रिंटर के लिए प्रबंधन टीम से पूछ सकते हैं।
2. एक विशिष्ट अवसर के जोखिम पेश करें। एक जांच रिपोर्ट एक विशिष्ट कार्रवाई के जोखिमों को निर्धारित करने में मदद कर सकती है। यह रिपोर्ट एक कंपनी को यह देखने में मदद करती है कि इसके संभावित परिणाम क्या हो सकते हैं। इस रिपोर्ट में एक परिचय, मध्य खंड और निष्कर्ष शामिल हैं। परिचय जांच के तहत समस्या पर प्रकाश डालता है। मध्य खंड का उपयोग जांच के तथ्यों और परिणामों पर चर्चा करने के लिए किया जाता है। और निष्कर्ष यह सब ऊपर है।
   • मान लीजिए कि दवा कंपनी X फार्मास्युटिकल कंपनी Y के साथ सहयोग करना चाहती है, लेकिन अभी भी उसके पास आरक्षण है। कंपनी X उस कंपनी के साथ सहयोग नहीं करना चाहती है, जिसके पास (या) वित्तीय समस्याएं अभी या अतीत में हैं। कंपनी एक्स एक जांच आयोजित करती है और कंपनी वाई और उसके निदेशकों के बारे में वित्तीय जानकारी के बारे में विस्तार से चर्चा करने के लिए एक शोध रिपोर्ट का उपयोग करती है।
3. एक शासी निकाय को अनुपालन जानकारी प्रस्तुत करें। अनुपालन रिपोर्ट नामक यह रिपोर्ट कंपनियों को उनकी जिम्मेदारी प्रदर्शित करने में मदद करती है। एक कंपनी एक शासी निकाय (नगर परिषद, सरकार, आदि) को साबित करने के लिए एक अनुपालन रिपोर्ट का उपयोग करती है कि यह सभी लागू कानूनों / नियमों का पालन करती है और यह बुद्धिमानी से पैसा खर्च करती है। इस रिपोर्ट में एक परिचय, एक निकाय और निष्कर्ष शामिल है। परिचय में आमतौर पर रिपोर्ट में सबसे महत्वपूर्ण अध्यायों का अवलोकन होता है। मध्य खंड में विशिष्ट डेटा, तथ्य आदि शामिल हैं, जिसे शासी निकाय को जानना आवश्यक है। निष्कर्ष सब कुछ सारांशित करता है।
   • CALPERS (कैलिफ़ोर्निया वर्कर्स पेंशन प्लान) को बोर्ड को प्रदर्शित करना था कि 2010 में उसने सभी लागू कानूनों और नियमों का पालन किया। CALPERS ने अपनी वार्षिक गतिविधियों को प्रदर्शित करने के लिए एक वार्षिक अनुपालन रिपोर्ट तैयार की।
4. किसी विचार या प्रस्तावित परियोजना की व्यवहार्यता प्रस्तुत करें। एक शोध रिपोर्ट जो यह निर्धारित करती है कि एक विचार काम करता है या नहीं, इसे व्यवहार्यता अध्ययन कहा जाता है। इस रिपोर्ट में एक सारांश और निकाय शामिल होना चाहिए। सारांश विचार प्रस्तुत करता है। शरीर में लाभ, संभावित समस्याएं और विचार की संबंधित लागत शामिल हैं। एक कंपनी इन जैसे सवालों के जवाब देने के लिए व्यवहार्यता अध्ययन का उपयोग कर सकती है:
   • क्या यह परियोजना बजट के भीतर पूरी हो सकती है?
   • क्या यह परियोजना लाभदायक है?
   • क्या यह परियोजना समय-सीमा के भीतर पूरी हो सकती है?
5. अन्य अध्ययनों से वर्तमान शोध परिणाम। इस तरह की शोध रिपोर्ट किसी विशेष समस्या की जांच प्रस्तुत करती है। यह एक बहुत ही विशिष्ट समस्या पर एक विस्तृत दृष्टिकोण प्रदान करता है। रिपोर्ट में एक सार (सारांश), एक परिचय, तरीके, परिणाम, निष्कर्ष और एक सिफारिश शामिल होनी चाहिए। यह उद्धृत अध्ययन के स्रोतों का भी हवाला देना चाहिए।
   • उदाहरण के लिए, एक कंपनी यह जांच करने के लिए एक कंपनी की जांच कर सकती है कि क्या कर्मचारी लाउंज में धूम्रपान को समाप्त किया जाना चाहिए। शोध लिखने वाले व्यक्ति को एक शोध रिपोर्ट बनाना होगा।
6. निगरानी के माध्यम से एक कंपनी की नीतियों, उत्पादों या प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने में मदद करें। यह रिपोर्ट, जिसे एक आवधिक रिपोर्ट कहा जाता है, को हर बार लिखा जाता है, उदाहरण के लिए साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, आदि। यह एक चुने हुए अंतराल पर दक्षता, लाभ और हानि, या अन्य औसत दर्जे के आंकड़ों की जांच करता है।
   • उदाहरण के लिए, एक फार्मास्युटिकल कंपनी में एक बिक्री सहयोगी अपनी बिक्री कॉल का मासिक सारांश प्रदान कर सकता है।
7. किसी विशिष्ट स्थिति पर रिपोर्ट। एक विशिष्ट स्थिति - एक विशिष्ट अंतराल के विपरीत - स्थितिजन्य विश्लेषण की आवश्यकता होती है। एक स्थिति एक सम्मेलन में प्रस्तुत की गई जानकारी या एक प्राकृतिक आपदा की प्रतिक्रिया पर एक रिपोर्ट के रूप में जटिल के रूप में सरल हो सकती है। इन रिपोर्टों में एक परिचय, शरीर और निष्कर्ष शामिल हैं। घटना का वर्णन करने के लिए परिचय का उपयोग करें और मध्य भाग में आप क्या चर्चा करेंगे, इसका संक्षिप्त पूर्वावलोकन प्रदान करें। निष्कर्ष स्थिति में किए गए या आवश्यक कार्यों पर चर्चा करता है।
   • उदाहरण के लिए: एक सरकारी निकाय तूफान के बाद स्थितिजन्य विश्लेषण / रिपोर्ट चाहता है।
8. किसी समस्या या स्थिति के विभिन्न समाधान प्रस्तुत करें। किसी दिए गए स्थिति के लिए विभिन्न समाधान प्रदान करने के लिए एक मूल्यांकन रिपोर्ट का उपयोग करें। परिणामों के आधार पर, लेखक एक विशेष कार्रवाई या कार्रवाई का प्रस्ताव कर सकता है। रिपोर्ट में एक परिचय, निकाय और निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। परिचय रिपोर्ट का उद्देश्य बताता है। मध्य खंड स्थिति या समस्या को प्रस्तुत करता है, इसके बाद संभावित समाधान / विकल्प। निष्कर्ष से सबसे अच्छा समाधान या विकल्प का पता चलता है।
   • उदाहरण के लिए: वीडीएल नेडकर एशिया में अपना कारखाना लगाना चाहता है। रिपोर्ट व्यवसाय की जरूरतों के आधार पर तीन देश विकल्प प्रदान कर सकती है। फिर रिपोर्ट यह निष्कर्ष निकाल सकती है कि तीनों देशों में से कौन सा एक नए संयंत्र के लिए सबसे अच्छा स्थान है।

भाग 2 का 2: व्यवसाय रिपोर्ट लिखना

1. अपने उद्देश्य और प्रारूप का निर्धारण करें। अपने आप से पूछें कि आप रिपोर्ट के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं। वांछित लक्ष्य के आधार पर उपरोक्त रिपोर्ट में से किसी एक को चुनें।
   • उत्तर की परवाह किए बिना एक सटीक लक्ष्य बनाएं। यदि यह गड़बड़ है, तो आपकी रिपोर्ट केवल आपके पाठक को भ्रमित करेगी, रिपोर्ट की विश्वसनीयता को प्रभावित करेगी।
   • उदाहरण के लिए, आप अपने विभाग के लिए एक बड़ा विज्ञापन बजट चाहते हैं। अपनी रिपोर्ट वर्तमान विज्ञापन बजट पर केंद्रित करें और आप बड़े बजट का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे कर सकते हैं।
2. निर्धारित करें कि आपका पाठक कौन है। आपका पाठक एक बाहरी पार्टी (कोई व्यक्ति जो आपकी कंपनी में काम नहीं करता है) या आपकी कंपनी में कोई व्यक्ति हो सकता है। विषय के बारे में अपने पाठक के ज्ञान के बारे में सोचें और वह इसके प्रति कितना आश्वस्त है। यह भी सोचें कि पाठक रिपोर्ट में जानकारी का उपयोग कैसे करेगा।
   • याद रखें, आपके पाठक की परवाह किए बिना, कंपनी या क्लाइंट को पैसे से ज्यादा स्पष्ट रूप से कुछ भी नहीं बोलता है।
   • उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप अपने विभाग के लिए एक कार्यक्रम लागू करना चाहते हैं जिसमें कार्यात्मक कार्य साझा किए जाते हैं। आप तय करते हैं कि आपके लक्षित दर्शकों में कंपनी के एचआर निदेशक, सीईओ और सीओओ शामिल हैं। सोचें कि इस प्रकार के कार्यक्रमों के बारे में उन्हें पहले से ही कितना पता होगा। इसका उत्तर रिपोर्ट के लिए टोन सेट करता है। यदि कंपनी ने इस तरह के कार्यक्रम के बारे में कभी नहीं सोचा है, तो रिपोर्ट को जानकारीपूर्ण और रणनीतिक दोनों होना चाहिए। यदि कंपनी ने इसके बारे में पहले सोचा है, तो रिपोर्ट कम जानकारीपूर्ण और अधिक ठोस होनी चाहिए।
3. तय करें कि क्या सीखना है। व्यवसाय रिपोर्ट लिखने का सबसे कठिन हिस्सा स्वयं लेखन नहीं है। यह निष्कर्ष को संकलित कर रहा है और उस निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए आवश्यक डेटा एकत्र कर रहा है। इसके लिए विभिन्न प्रकार के कौशल की आवश्यकता होती है, जिसमें डेटा संग्रह और बाजार विश्लेषण शामिल है। आप क्या - और अंततः प्रबंधन - विषय पर एक सूचित निर्णय लेने में सक्षम होने के लिए पता करने की आवश्यकता है?
4. अपनी रिपोर्ट के लिए सही डेटा एकत्र करें। यह महत्वपूर्ण है कि आपका डेटा पूरी तरह से अनुसंधान से आता है; अन्यथा आप विश्वसनीयता को प्रभावित करने का जोखिम उठाते हैं। डेटा संग्रह उस रिपोर्ट के प्रकार पर निर्भर करता है जिसे आप लिख रहे हैं। रिपोर्ट के उद्देश्य के लिए प्रासंगिक सटीक संकेतकों का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
   • आप आंतरिक रूप से डेटा पा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप इसे काफी जल्दी से एकत्र कर सकते हैं।उदाहरण के लिए, आप बिक्री विभाग को बिक्री के आंकड़ों के लिए कॉल कर सकते हैं, ताकि आप अपनी रिपोर्ट में अपने डेटा को जल्दी से संसाधित कर सकें।
   • बाहरी डेटा आंतरिक रूप से भी उपलब्ध हो सकता है। यदि एक विभाग ने पहले से ही ग्राहक विश्लेषण किया है, तो आप इसे उधार ले सकते हैं। आपको स्वयं शोध करने की आवश्यकता नहीं है। यह कंपनी द्वारा भिन्न होता है, लेकिन व्यवसाय रिपोर्ट के लेखक को आमतौर पर प्रारंभिक शोध करने की आवश्यकता नहीं होती है।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप एक सिफारिश / सलाहकार रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको अपने प्रस्तावित विचार के सभी लाभों का अनुसंधान करना चाहिए और उन परिणामों को अपनी रिपोर्ट में शामिल करना चाहिए।
5. अपनी रिपोर्ट संकलित करें। आप अपनी रिपोर्ट कैसे संकलित करते हैं यह आपके उद्देश्य पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, आप एक व्यवहार्यता अध्ययन की तुलना में अलग से एक अनुपालन रिपोर्ट संकलित करते हैं। एक बार जब आपको यह पता चल जाए कि आप अपनी रिपोर्ट को एक साथ कैसे रखना चाहते हैं, तो आप सामग्री लिख सकते हैं।
   • प्रासंगिक डेटा को विभिन्न अध्यायों में विभाजित करें। एक व्यावसायिक रिपोर्ट में संख्याओं और सूचनाओं का एक प्रलय नहीं होना चाहिए। सफलतापूर्वक लिखित व्यवसाय रिपोर्ट के लिए डेटा को अलग-अलग अध्यायों में विभाजित करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, बिक्री के आंकड़ों को ग्राहक विश्लेषण से अलग रखें, और उन्हें एक अलग शीर्षक दें।
   • रिपोर्ट की संरचना करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें ताकि रिपोर्ट के मूल उद्देश्य का समर्थन करते हुए इसे स्वतंत्र अध्ययन के रूप में जल्दी से पढ़ा जा सके।
   • चूंकि कुछ भाग दूसरों से विश्लेषण या इनपुट पर निर्भर करते हैं, आप अक्सर विश्लेषण की प्रतीक्षा करते हुए अलग-अलग हिस्सों पर काम कर सकते हैं।
6. विशिष्ट सिफारिशों के साथ निष्कर्ष निकालें। रिपोर्ट में डेटा से तार्किक रूप से अनुसरण करने वाले स्पष्ट निष्कर्ष निकालें। निष्कर्ष के आधार पर सबसे अच्छी नीति पर स्पष्ट सिफारिश दें।
   • किसी भी उद्देश्य में विशिष्ट और औसत दर्जे की कार्रवाई शामिल होनी चाहिए। नई योजना को लागू करने के लिए आवश्यक नौकरी विवरण, शेड्यूल या लागत में कोई भी बदलाव लिखें। प्रत्येक कथन को तुरंत प्रदर्शित करना चाहिए कि नई विधि रिपोर्ट में दिए गए उद्देश्य / समाधान को प्राप्त करने में कैसे मदद करती है।
7. प्रबंधन सारांश लिखें। कार्यकारी सारांश रिपोर्ट के पहले पृष्ठ पर होना चाहिए, लेकिन यह आखिरी चीज होनी चाहिए जो आप लिखते हैं। कार्यकारी सारांश को आपके परिणाम और निष्कर्ष प्रस्तुत करने चाहिए, और यदि वे पूरी रिपोर्ट पढ़ने के लिए चुनते हैं तो किसी को क्या पढ़ना है, इसका संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। एक फिल्म में एक ट्रेलर की तरह या एक शैक्षिक निबंध में एक सार।
   • कार्यकारी सारांश को नाम दिया गया है क्योंकि यह शायद एक ही बात है जो एक व्यस्त प्रबंधक पढ़ेगा। अपने बॉस को 200-300 से अधिक शब्दों में मुख्य बिंदु न बताएं। यदि आपका बॉस उत्सुक है, तो वह बाकी रिपोर्ट पढ़ सकता है।
8. यदि आवश्यक हो, तो डेटा के लिए इन्फोग्राफिक्स का उपयोग करें। कुछ मामलों में मात्रात्मक डेटा को प्रस्तुत करने के लिए ग्राफ या आरेखों का उपयोग करना उपयोगी हो सकता है। रंग का उपयोग करें क्योंकि यह ध्यान आकर्षित करता है और जानकारी को बाहर खड़ा करता है। जहां संभव हो, रिपोर्ट को पढ़ने में आसान बनाने के लिए बुलेट पॉइंट, नंबर या टेक्स्ट बॉक्स का उपयोग करें। यह आपके डेटा को बाकी रिपोर्ट से अलग करता है और इसके अर्थ को पुष्ट करता है।
   • सामान्य तौर पर, विज़ुअल नंबर व्यावसायिक रिपोर्टों के लिए एक अच्छा विचार है क्योंकि पाठ और डेटा स्वयं थोड़ा सूखा हो सकता है। हालांकि, इसे ज़्यादा मत करो। सभी इन्फोग्राफिक्स प्रासंगिक और आवश्यक होने चाहिए।
   • तालिकाओं या छवियों के बिना बहुत सारे पाठ वाले पृष्ठों पर पाठ फ़्रेम का उपयोग करें। पाठ का पूरा पृष्ठ पाठक को थका सकता है। मुख्य बिंदुओं के सारांश के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स भी प्रभावी हो सकता है।
9. यदि आवश्यक हो तो अपने स्रोतों का हवाला दें। आपके द्वारा किए गए शोध के प्रकार के आधार पर, आपको यह समझाने की आवश्यकता होगी कि आपको अपनी जानकारी कहाँ से मिली। व्यवसाय रिपोर्ट में एक ग्रंथ सूची या संसाधन पृष्ठ का उद्देश्य अन्य लोगों को जानकारी के स्रोत के साथ प्रदान करना है, जब वे स्वयं डेटा देखना चाहते हैं।
   • अपने उद्योग के आधार पर अपनी रिपोर्ट में स्रोतों को उद्धृत करने के लिए एक उपयुक्त तरीके का उपयोग करें।
10. अपनी रिपोर्ट फिर से पढ़ें। वर्तनी की गलतियाँ या साधारण व्याकरण की गलतियाँ आपके पाठकों को यह आभास दे सकती हैं कि आपने पर्याप्त प्रयास नहीं किया है। ये गलतियाँ आपके परिणामों की विश्वसनीयता को प्रश्न में भी कह सकती हैं। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप अपनी जानकारी को स्पष्ट, सटीक तरीके से प्रस्तुत करते हैं।
    • उदाहरण के लिए, महंगे शब्दों या जटिल वाक्यों के साथ इसे ज़्यादा न करें।
    • बोली या स्लैंग से बचें।
    • यदि आपकी रिपोर्ट और आपके दर्शक किसी विशिष्ट उद्योग से जुड़े हैं, तो आप शब्दजाल या तकनीकी शब्दों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन आपको सावधान रहना होगा कि आप इसका इस्तेमाल न करें।
    • सामान्य तौर पर, व्यवसाय लेखन निष्क्रिय रूप में बेहतर है, और यह उन कुछ मामलों में से एक है जहां निष्क्रिय रूप सक्रिय रूप से बेहतर है।
    • जब आप अपने स्वयं के काम को फिर से शुरू करते हैं तो आप अक्सर गलतियाँ याद कर सकते हैं क्योंकि आप इससे परिचित हैं। इस बारे में सोचें कि आपके विभाग में कौन रिपोर्ट से लाभान्वित होता है और यह आपके लिए पढ़ सकता है। प्रतिक्रिया के लिए खुले रहें। किसी कर्मचारी की गलतियों को बॉस की तुलना में सुनना बेहतर है। प्रत्येक टिप्पणी को पढ़ें और टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए रिपोर्ट को फिर से लिखें।
11. सामग्री की एक तालिका लिखें. व्यवसाय रिपोर्ट को यथासंभव औपचारिक बनाएं और सामग्री की एक तालिका बनाएं ताकि यह पारदर्शी हो और लोग जल्दी से एक अध्याय तक स्क्रॉल कर सकें। सभी प्रासंगिक अध्यायों को शामिल करें, विशेष रूप से कार्यकारी सारांश और निष्कर्ष।
12. अपनी व्यवसाय रिपोर्ट को एक साथ बांधें। एक सुंदर, पूरी तरह से शोध की गई रिपोर्ट एक सुंदर प्रस्तुति के साथ सर्वश्रेष्ठ बन जाती है। इसमें एक अच्छा फ़ोल्डर, बुकबाइंडर या पेपर शामिल हो सकते हैं। मुद्दा यह है कि आपकी व्यावसायिक रिपोर्ट इतनी तेज है कि आपका पाठक इसे पढ़ने के लिए उत्सुक है।
    • यह रिपोर्ट में किसी भी ग्राफ़ और चार्ट पर भी लागू होता है।