विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 का 3: अपना एसओपी सेट करना
• भाग 2 का 3: अपना एसओपी लिखना
• 3 का भाग 3: सफलता और सटीकता सुनिश्चित करना
• टिप्स

एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) में किसी कार्य को चरण-दर-चरण करने के बारे में जानकारी होती है। एक मौजूदा एसओपी को केवल संशोधित और अद्यतन करने की आवश्यकता है, लेकिन आप खुद को ऐसी स्थिति में भी पा सकते हैं जहां आपको पूरी तरह से स्थापित करना होगा।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 का 3: अपना एसओपी सेट करना

1. प्रारूप चुनें। SOP लिखने का कोई सही और गलत तरीका नहीं है। लेकिन आपकी कंपनी के पास पहले से ही कई SOP हैं जिन्हें आप वांछित सेट-अप का विचार प्राप्त करने के लिए देख सकते हैं। मौजूदा SOPs का उपयोग करें - यदि कोई हो - उदाहरण के रूप में। यदि कोई नहीं है, तो आपके पास कुछ विकल्प हैं:
   • सरल चरणों के साथ सेटअप। यह नियमित प्रक्रियाओं के लिए अच्छा है, जो कम हैं, कुछ संभावित परिणाम उत्पन्न करते हैं, और यथोचित रूप से ठोस हैं। वास्तव में, आवश्यक दस्तावेज और सुरक्षा सावधानियों से परे, यह बिंदुओं की एक सूची से ज्यादा कुछ नहीं है, पाठक को सरल वाक्यों में बताएं कि क्या करना है।
   • पदानुक्रमित चरणों के साथ सेटअप। यह लंबी प्रक्रियाओं के लिए अच्छी तरह से काम करता है - दस से अधिक चरणों के साथ, निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, स्पष्ट और शब्दावली समझाई जाती है। यह आम तौर पर एक विशिष्ट क्रम में मुख्य चरणों और उनके उप-चरणों की एक सूची है।
   • प्रवाह चार्ट के साथ सेटअप। यदि एक प्रक्रिया नक्शे की तरह अधिक है, तो कई अलग-अलग संभावित परिणामों के साथ, एक फ्लोचार्ट सबसे अच्छा समाधान है। जब परिणाम ठीक से भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है तो आपको यह सेटअप चुनना चाहिए।
2. अपने दर्शकों के बारे में सोचें। SOP लिखने से पहले विचार करने के लिए तीन महत्वपूर्ण बातें हैं:
   • आपके दर्शकों को पहले से ही क्या पता है? क्या आपकी जनता संगठन और उसकी प्रक्रियाओं से परिचित है? क्या वे शब्दावली जानते हैं? आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषा को पाठक के ज्ञान और योगदान से मेल खाना चाहिए।
   • आपके दर्शकों की भाषा क्षमता। क्या यह संभव है कि ऐसे लोग हैं जो आपकी भाषा नहीं बोलते हैं यदि वे आपका SOP "" पढ़ते हैं? यदि हां, तो कैप्शन और आरेख के साथ छवियों को शामिल करना एक अच्छा विचार है।
   • आपके दर्शकों का आकार। यदि एक ही समय में आपके एसओपी को कई लोगों (विभिन्न भूमिकाओं में) द्वारा पढ़ा जाता है, तो आपको एक नाटक में संवाद के रूप में दस्तावेज़ सेट करना होगा: उपयोगकर्ता 1 कुछ करता है, फिर उपयोगकर्ता 2, और इसी तरह। इस तरह, प्रत्येक उपयोगकर्ता यह देख सकता है कि वह आसानी से चलने वाली मशीन में एक दलदल है या नहीं।
3. "अपने" ज्ञान के बारे में सोचो। लब्बोलुआब यह है: क्या आप इसे लिखने के लिए सही व्यक्ति हैं? क्या आप समझते हैं कि यह क्या है? यह गलत कैसे हो सकता है? यह कैसे सुरक्षित होना चाहिए? यदि नहीं, तो आप किसी और को काम सौंप देते हैं। एक खराब लिखा हुआ - या इससे भी बदतर, गलत तरीके से लिखा हुआ - एसओपी न केवल कम उत्पादकता और संगठनात्मक विफलता की ओर जाता है, बल्कि आपकी टीम से पर्यावरण तक सब कुछ असुरक्षित और प्रभावित भी कर सकता है। संक्षेप में, यह कोई जोखिम नहीं है जिसे आप लेना चाहते हैं।
   • यदि यह एक ऐसी परियोजना है जिसे आप पूरा करने के लिए बाध्य महसूस करते हैं, तो मदद के लिए हर दिन प्रक्रिया से निपटने वालों से पूछने से डरो मत। साक्षात्कार आयोजित करना एसओपी निर्माण प्रक्रिया का एक सामान्य हिस्सा है।
4. एक छोटी या लंबी SOP के बीच चुनें। यदि आप ऐसे लोगों के समूह के लिए एक SOP लिख रहे हैं या अपडेट कर रहे हैं, जो प्रोटोकॉल, शब्दावली आदि से परिचित हैं और केवल एक संक्षिप्त और संक्षिप्त SOP चाहते हैं, जैसे चेकलिस्ट, तो आप इसे छोटा रख सकते हैं।
   • सामान्य उद्देश्य और अन्य प्रासंगिक जानकारी (तिथि, लेखक, आईडी नंबर, आदि) के अलावा, इसमें केवल चरणों की एक सूची है। यदि कोई और विवरण या स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो यह पर्याप्त है।
5. SOP के उद्देश्य को ध्यान में रखें। यह स्पष्ट है कि आप एक ऐसी प्रक्रिया से निपट रहे हैं जिसे आपके संगठन में बार-बार दोहराया जाता है। लेकिन क्या कोई विशिष्ट कारण यह एसओपी इतना मूल्यवान है? क्या इसमें सुरक्षा पर जोर दिया जाना चाहिए? अनुपालन के उपाय? यह प्रशिक्षण के लिए या दैनिक आधार पर उपयोग किया जाता है? यहां कुछ कारण बताए गए हैं कि आपकी टीम की सफलता के लिए आपका एसओपी क्यों आवश्यक है:
   • अनुपालन मानकों को पूरा करने के लिए
   • उत्पादन आवश्यकताओं को अधिकतम करने के लिए
   • यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रक्रिया पर्यावरण पर प्रतिकूल प्रभाव नहीं डालती है
   • सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए
   • यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ शेड्यूल के अनुसार हो
   • विनिर्माण दोष से बचने के लिए
   • प्रशिक्षण दस्तावेज के रूप में उपयोग किया जाना है
     • यह जानना कि आपके एसओपी पर जोर देने से उन बिंदुओं के आसपास दस्तावेज़ को संरचना करना आसान हो जाएगा। यह देखना भी आसान है कि आपका SOP कितना महत्वपूर्ण है।

भाग 2 का 3: अपना एसओपी लिखना

1. आवश्यक सामग्री का वर्णन करें। तकनीकी एसओपी आमतौर पर, "प्रक्रिया के अलावा", चार तत्वों से मिलकर बनता है:
   • शीर्षक पेज। इसमें 1) प्रक्रिया का शीर्षक, 2) एसओपी की एक पहचान संख्या, 3) इश्यू या संशोधन की तारीख, 4) उस कंपनी, डिवीजन या विभाग का नाम जिसमें एसओपी संबंधित है, और 5) हस्ताक्षर उन लोगों के लिए जिन्होंने एसओपी को तैयार किया और अनुमोदित किया। आप इस पृष्ठ को तब तक सेट कर सकते हैं जब तक आप चाहते हैं, जब तक कि जानकारी स्पष्ट न हो।
   • सूची। यह केवल तभी आवश्यक है जब आपका SOP लंबा हो, ताकि आप इसे आसानी से देख सकें। एक साधारण मानक सेटअप वह है जो आपको यहां चाहिए।
   • गुणवत्ता और गुणवत्ता नियंत्रण। यदि यह जाँच नहीं की जा सकती है तो एक प्रक्रिया अच्छी नहीं है। सुनिश्चित करें कि आपके पास आवश्यक सामग्री और विवरण उपलब्ध हैं ताकि पाठक यह सत्यापित कर सके कि वांछित परिणाम प्राप्त हो गया है। यह अन्य दस्तावेजों के रूप में हो सकता है, जैसे, उदाहरण के लिए, मूल्यांकन उदाहरण।
   • संदर्भ। सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी उद्धृत या उद्धृत संदर्भ पुस्तकों की सूची है। अन्य एसओपी का उल्लेख करते समय, सुनिश्चित करें कि आवश्यक जानकारी परिशिष्ट में शामिल है।
     • हो सकता है कि आपका संगठन इनकी तुलना में अन्य प्रोटोकॉल का उपयोग करे। यदि आप पहले से मौजूद SOP का उल्लेख कर सकते हैं, तो इस संरचना को जाने दें और जो पहले से है, उससे चिपके रहें।
2. प्रक्रिया में ही, निम्नलिखित का पालन करना सुनिश्चित करें:
   • स्कोप और प्रयोज्यता। दूसरे शब्दों में, प्रक्रिया के उद्देश्य, इसकी सीमाओं का वर्णन करें, लेकिन यह भी कि इसका उपयोग कैसे किया जाएगा। मानकों, विनियमों, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों, और इनपुट और आउटपुट को जोड़ें।
   • कार्यप्रणाली और प्रक्रियाएँ। यह हड्डियों पर मांस है - सभी चरणों को सूचीबद्ध करें, जिसमें आवश्यक विवरण और सभी आवश्यक उपकरण शामिल हैं। बाद की प्रक्रियाओं और निर्णय कारकों को शामिल करें।"क्या ... अगर" अंक और किसी भी संभावित उल्लंघनों या सुरक्षा चिंताओं को पहचानें।
   • शब्दावली का स्पष्टीकरण। संक्षिप्त रूप और वाक्यांशों को पहचानें जो आम बोलचाल में नहीं हैं।
   • स्वास्थ्य और सुरक्षा चेतावनी। इन्हें एक अलग अध्याय में सूचीबद्ध करें, और उन्हें उन चरणों के बगल में भी सूचीबद्ध करें जिनसे वे संबंधित हैं। इन चीजों को तुच्छ न बनाएं.
   • उपकरण और आपूर्ति। सूची की जरूरत है और क्या उपकरण या उपकरण मानकों आप कब और कहाँ पा सकते हैं।
   • चेतावनी और समस्याएं। तो समस्याएं विभाग। ऐसी किसी भी चीज़ के बारे में बात करें जो गलत हो सकती है, क्या देखना है, और अंतिम, सही उत्पाद के लिए क्या समस्या हो सकती है।
     • प्रत्येक विषय को अपने एसओपी (आमतौर पर गिने जाने वाले) को अपने एसओपी को बहुत अधिक भाषाई और भ्रमित करने और चीजों को सुलभ रखने के लिए दें।
     • यह एक विस्तृत सूची नहीं है; यह सिर्फ प्रक्रियात्मक हिमशैल का सिरा है। आपका संगठन संकेत दे सकता है कि किन अन्य पहलुओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
3. अपने लेखन को संक्षिप्त और पढ़ने में आसान रखें। संभावना है, आपके दर्शक उन्हें मज़े के लिए नहीं पढ़ रहे हैं। इसे छोटा और मीठा रखें - अन्यथा आप ध्यान खो देंगे या वे दस्तावेज़ को मुश्किल से समझ पाएंगे और समझना मुश्किल होगा। अपने वाक्यों को यथासंभव छोटा रखें।
   • यहां एक है खराब उदाहरण: उपयोग करने से पहले हवा के इनलेट्स से सभी धूल को निकालना सुनिश्चित करें।
   • यहां एक है अच्छा न उदाहरण ": उपयोग करने से पहले, हवा के इनलेट्स से सभी धूल को वैक्यूम करें।
   • सामान्य तौर पर, "आप" के बारे में बात न करें। यह अपने लिए बोलता है। सक्रिय रूप से बोलें और अपने वाक्यों को अनिवार्य के साथ शुरू करें।
4. यदि आवश्यक हो, तो इस प्रक्रिया में शामिल कर्मचारियों का साक्षात्कार करें कि वे कैसे कार्य करते हैं। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह एक एसओपी लिखना है जो सिर्फ समझ में नहीं आता है। आप अपनी टीम की सुरक्षा, प्रभावशीलता और समय को खतरे में डालते हैं और आप पहले से ही उपयोग में आने वाली प्रक्रियाओं पर ध्यान नहीं देते हैं - आपके कुछ सहयोगी आपका धन्यवाद नहीं करेंगे। यदि आवश्यक हो तो प्रश्न पूछें! यह सही किया जाना चाहिए!
   • यदि चीजें अस्पष्ट हैं, तो विभिन्न लोगों को सभी भूमिकाएं और जिम्मेदारियां लाने के लिए कहें। एक टीम सदस्य SOP का पालन नहीं कर सकता है और दूसरा केवल कुछ कार्यों में शामिल हो सकता है।
5. आरेख और प्रवाह चार्ट के साथ टुकड़ों में पाठ के बड़े हिस्से को तोड़ें। यदि आप एक या दो चरणों के साथ काम कर रहे हैं जो विशेष रूप से मुश्किल हैं, तो आप अपने पाठकों के लिए एक चार्ट या चार्ट के साथ आसान बना सकते हैं। यह पढ़ना आसान हो जाता है और यह मन को सब कुछ समझने के सभी प्रयासों से विराम देता है। और आपके लिए यह अधिक पूर्ण और अच्छी तरह से लिखा हुआ दिखता है।
   • बस उन्हें मसाले के लिए उपयोग न करें या अपने एसओपी को अधिक प्रभावशाली बनाएं; केवल तभी करें यदि यह समझ में आता है या यदि आप किसी भाषा की बाधा को दूर करने का प्रयास कर रहे हैं।
6. सुनिश्चित करें कि हर पृष्ठ में सही कोडिंग है। आपका SOP निस्संदेह कई SOP में से एक है। उस कारण से, आपके संगठन को एक प्रकार का डेटाबेस रखना चाहिए जिसमें सब कुछ एक निश्चित अनुक्रमण प्रणाली के आधार पर रखा जाता है। आपका एसओपी उस इंडेक्सिंग का हिस्सा है और इसलिए उसे पुनः प्राप्त करने के लिए कोडिंग के कुछ रूप की आवश्यकता होती है। इसलिए यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए।
   • प्रत्येक पृष्ठ पर एक लघु शीर्षक या आईडी संख्या, दिनांक और पृष्ठ संख्या होनी चाहिए। आपको फुटनोट की आवश्यकता हो सकती है; जो इस बिंदु पर आपके संगठन की नीति पर निर्भर करता है।

3 का भाग 3: सफलता और सटीकता सुनिश्चित करना

1. प्रक्रिया का परीक्षण करें। यदि आप अपनी प्रक्रिया का परीक्षण नहीं करना चाहते हैं, तो आपने शायद इसे पर्याप्त रूप से नहीं लिखा है। अपने एसओपी का उपयोग करने और इसके द्वारा निर्देशित होने के लिए प्रक्रिया (या आम पाठक के किसी प्रतिनिधि) की "सीमित समझ" वाले किसी से पूछें। वे किन समस्याओं में भागते हैं? यदि कोई है, तो आपको उन्हें संबोधित करने और आवश्यक समायोजन करने की आवश्यकता है।
   • कुछ लोगों द्वारा आपके एसओपी का परीक्षण किया जाना सबसे अच्छा है। अलग-अलग लोग अलग-अलग चीजों में चलेंगे, जो आपको कई (उम्मीद के मुताबिक उपयोगी) जवाब देंगे।
   • सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया का परीक्षण किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किया गया है जिसने कभी ऐसा नहीं किया है। फ़ॉर्केनलेज के साथ कोई व्यक्ति इस बात पर भरोसा करने वाला है कि आगे बढ़ने के लिए और अपने काम पर पहले स्थान पर नहीं, ताकि यह निशान छूट जाए।
2. एसओपी का मूल्यांकन उन लोगों द्वारा किया जाता है जो वास्तव में प्रक्रिया करते हैं। यह अंत में कोई फर्क नहीं पड़ता वास्तव में आपके बॉस एसओपी के बारे में क्या सोचते हैं। यह वहाँ के बारे में हैं वास्तव में सहयोग करना है। इसलिए इसे मालिकों के ऊपर भेजने से पहले, अपनी कलम का फल उन लोगों को दिखाएं जो काम कर रहे हैं या पहले से कर रहे हैं। क्या ढूंढें वह इसका?
   • उन्हें शामिल करने और उन्हें प्रक्रिया का हिस्सा बनाने से, उन्हें इस एसओपी को स्वीकार करने की अधिक संभावना है। और निस्संदेह उनके पास कुछ महान विचार हैं!
3. अपने सलाहकारों और गुणवत्ता नियंत्रण विभाग द्वारा अपने एसओपी की जाँच करें। एक बार टीम ठीक हो जाने के बाद, आप इसे अपने सलाहकारों को भेज सकते हैं। उनके पास काम के बारे में कहने के लिए कम हो सकता है, लेकिन वे आपको बताएंगे कि क्या सेटअप ठीक है, अगर आप कुछ भूल गए हैं, और वे आपको बताएंगे कि कैसे सब कुछ आधिकारिक और सिस्टम का हिस्सा बनाया जाए।
   • दस्तावेज़ अनुमोदन प्राप्त करने के लिए आधिकारिक रूटिंग सिस्टम का उपयोग करें, ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि अनुमोदन देने की प्रक्रिया ठीक से हस्ताक्षरित है। यह संगठन से संगठन में भिन्न होता है। आप बस यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी ने अपनी बात कही है और सभी नियमों का पालन किया गया है।
   • नीचे हस्ताक्षर होने चाहिए। ज्यादातर कंपनियों को अब इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों से कोई परेशानी नहीं है।
4. जैसे ही यह स्वीकृत हो, अपने SOP का उपयोग करना शुरू करें। आपको पहले शामिल कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन इसका मतलब यह भी हो सकता है कि आपका पेपर शौचालय में लटका हुआ है। जैसा कि हो सकता है, सुनिश्चित करें कि आपके काम का उपयोग किया जाता है! तुमने यह किया। थोड़ी पहचान के लिए समय!
   • सुनिश्चित करें कि आपका SOP अप टू डेट है। यदि यह अब नहीं है, तो तुरंत एक अपडेट की व्यवस्था करें, सुनिश्चित करें कि अपडेट स्वीकृत और दस्तावेज हैं और फिर से एसओपी भेजें। आपकी टीम की सुरक्षा, उत्पादकता और सफलता इस पर निर्भर करती है।

टिप्स

• बस चरणों को समझाने के लिए डच का उपयोग करें।
• यदि संभव हो तो लिखित प्रक्रिया को वास्तविक प्रक्रिया के अनुरूप करने के लिए हितधारकों को शामिल करना याद रखें।
• जांचें कि क्या SOP का पुराना संस्करण मौजूद है। हो सकता है कि आप अपने आप को कुछ त्वरित मोड़ तक सीमित कर सकें। सुनिश्चित करें कि आप उन्हें ठीक से दस्तावेज भी करते हैं!
• प्रत्येक नए संस्करण के साथ एक दस्तावेज़ इतिहास रखें।
• प्रवाह चार्ट और छवियों का उपयोग करें ताकि पाठक प्रक्रिया का ठीक से पालन कर सके।
• स्पष्टता पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि कई व्याख्याएं संभव नहीं हैं। इससे अपरिचित किसी व्यक्ति को प्रक्रिया दिखाएं और उनसे पूछें कि उन्हें क्या लगता है: आपको अभी भी आश्चर्य का सामना करना पड़ सकता है।
• आपके द्वारा अनुमोदित किए जाने से पहले अपने दस्तावेज़ की जाँच करें।