विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• विधि 1 की 2: मूल बातें
• विधि 2 की 2: सामग्री
• टिप्स

सारांश एक व्यापार दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह पहला (और अक्सर एकमात्र) हिस्सा है जिसे अन्य लोग पढ़ेंगे और अंतिम भाग आपको लिखना चाहिए। यह पूरे दस्तावेज़ का एक संक्षिप्त अवलोकन है, व्यस्त लोगों को दिखाने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो आपके दस्तावेज़ को एक नज़र में पढ़ेंगे कि कितना पढ़ना है और क्या कार्रवाई होने की संभावना है।

कदम बढ़ाने के लिए

विधि 1 की 2: मूल बातें

1. समझें कि एक सारांश एक व्यापार टुकड़े का एक संक्षिप्त अवलोकन है। "संक्षिप्त" और "अवलोकन" यहाँ शब्द हैं। सारांश किसी भी तरह से व्यापक नहीं है, न ही यह मूल टुकड़े के लिए एक विकल्प है। एक सारांश मूल दस्तावेज के 10% से अधिक नहीं होना चाहिए। 5% से 10% के बीच पाने की कोशिश करें।
   • एक सारांश एक अंश से अलग है। एक अंश पाठक को एक अवलोकन और अभिविन्यास प्रदान करता है, जबकि एक सारांश अधिक जिस्ट व्यक्त करता है और दिशा प्रदान करता है। अर्क का उपयोग अक्सर अकादमिक पत्रों में किया जाता है, व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अधिक सार।
2. सुनिश्चित करें कि आप शैली और संरचना के दिशानिर्देशों का पालन करते हैं। अधिकांश प्रभावशाली सारांश स्रोत इस बात से सहमत हैं कि कुछ शैली और संरचना दिशानिर्देश लागू किए जाने चाहिए। इसमे शामिल है:
   • पैराग्राफ छोटे और बिंदु तक होना चाहिए।
   • मूल रिपोर्ट को पढ़े बिना सारांश को समझना चाहिए।
   • सारांश को ऐसे तरीके से लिखा जाना चाहिए जो श्रोताओं के अनुकूल हो, जिसके लिए पाठ लिखा गया है।
3. समस्या को परिभाषित करें। एक सारांश को एक स्पष्ट समस्या को परिभाषित करना चाहिए, चाहे वह विदेश में श्रृंखला प्रबंधन या विपणन अभियानों की आपूर्ति करता हो। सारांश में स्पष्ट समस्या की परिभाषा विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि अंतर्निहित दस्तावेज अक्सर ऐसे तकनीशियनों द्वारा लिखे जाते हैं जिन्हें वैचारिक मामलों की थोड़ी समझ होती है। सुनिश्चित करें कि समस्या स्पष्ट, समझदार शब्दों में लिखी गई है।
4. समाधान मुहैया कराएं। एक समस्या हमेशा एक समाधान की जरूरत है। एक स्पष्ट उद्देश्य देने के लिए (और कारण को निधि देने के लिए), आपको इस तरह से समाधान प्रस्तुत करना होगा कि यह समस्या को प्रभावी ढंग से हल करे। यदि आपकी समस्या को स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं किया गया है, तो आपके समाधान का कोई मतलब नहीं है।
5. यदि दस्तावेज़ को नेविगेट करने में आसान बनाता है, तो छवियों, गोलियों, शीर्षकों का उपयोग करें। एक सारांश एक निबंध नहीं है; उन्हें पाठ के लंबे खंड नहीं होने चाहिए। यदि वे समझ बढ़ाते हैं, तो आप सही रास्ते पर हैं:
   • मूर्ति। एक अच्छी तरह से प्रस्तुत छवि जो ग्राहक की समस्या की प्रकृति को ठीक से उजागर करती है, सारांश का मूल स्पष्ट कर सकती है। दृश्य को उत्तेजित करना अक्सर विश्लेषण के रूप में प्रभावी होता है।
   • गणना। सूचना के लंबे टुकड़ों को अधिक प्रबंधनीय सूचियों में विभाजित किया जा सकता है।
   • प्रमुखों। यदि आवश्यक हो, तो शीर्षकों के तहत सारांश में विषयों को व्यवस्थित करें। यह सारांश को शुरू करने के साथ पाठक को ट्रैक पर रहने में मदद करेगा।
6. सारांश को ताजा रखें और शब्दजाल से मुक्त करें। शब्दजाल समझ का दुश्मन है। यह व्यापार की दुनिया में अभी काफी लोकप्रिय है। "इंटरफ़ेस", "लीवरेज", "मुख्य दक्षताओं" जैसे शब्द और सभी ऐसे शब्द हैं जिनसे बचा जाना चाहिए। वे सही अर्थ को अस्पष्ट करते हैं और सारांश को अस्पष्ट और अनिर्दिष्ट बनाते हैं।

विधि 2 की 2: सामग्री

1. मूल दस्तावेज से शुरू करें। चूंकि सारांश एक और दस्तावेज़ को सारांशित करता है, इसलिए आपको इसे एक प्रबंधनीय और सूचनात्मक संस्करण में संपीड़ित करने में सक्षम होने के लिए मूल टुकड़े से परिचित होना चाहिए। चाहे वह मूल दस्तावेज एक रिपोर्ट, एक व्यवसाय योजना, एक प्रस्ताव, एक मैनुअल या कुछ और हो, इसके माध्यम से चलें और मुख्य बिंदुओं को ढूंढें।
2. एक संक्षिप्त अवलोकन लिखें दस्तावेज़ का समर्थन करने वाली कंपनी का उद्देश्य क्या है, या मूल दस्तावेज़ ही? स्कोप क्या है?
   • उदाहरण: महिला वर्ल्ड वाइड एक गैर-लाभकारी संगठन है जिसका उद्देश्य घरेलू हिंसा के प्रभावी समाधान के माध्यम से और घरेलू हिंसा के पीड़ितों के लिए एक सहायता नेटवर्क प्रदान करके दुनिया की सभी महिलाओं को जोड़ना है। कनाडा के अल्बर्टा में इसके मुख्यालय से संचालन, दुनिया भर के 170 देशों की महिलाओं से रेफरल प्राप्त हुए हैं। ”
3. एक लग प्रवेश प्रदान करें। यह शायद सारांश का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। एक या दो वाक्यों में आपको पाठक को स्पष्ट करना होगा कि आपके व्यवसाय के बारे में क्या खास है। सारांश पढ़ने वाले लोगों का ध्यान, व्यापार या सहयोग क्यों लायक है?
   • हो सकता है कि माइकल जॉर्डन आपका ग्राहक हो और उसने आपके उत्पाद को मुफ्त में ट्विटर पर टाल दिया हो। हो सकता है कि आपने Google के साथ साझेदारी की हो। हो सकता है कि आपको सिर्फ पेटेंट से सम्मानित किया गया हो, या हो सकता है कि आप एक बड़े ऑर्डर पर आए हों।
   • कभी-कभी किसी से छोटा उद्धरण या एक अनुभव ही काफी होता है। यह आपके दर्शकों का ध्यान खींचने, मामले को यथासंभव सम्मानजनक बनाने और पाठक को बाकी दस्तावेज़ में खींचने के बारे में है।
4. बड़ी समस्या को परिभाषित करें। सारांश का पहला वास्तविक भाग एक समस्या की चर्चा है, इसलिए कृपया अपने उत्पाद या सेवा द्वारा संबोधित की जा रही समस्या का वर्णन करें। सुनिश्चित करें कि समस्या को यथासंभव स्पष्ट रूप से वर्णित किया गया है। एक खराब परिभाषित समस्या ठोस नहीं दिखती है और उच्चतम प्रभाव के साथ आपके समाधान को वितरित नहीं करेगी।
   • उदाहरण: “लॉस एंजिल्स यातायात से भरा हुआ है। वाशिंगटन डीसी के बाद, लॉस एंजिल्स में यातायात देश में सबसे खराब है। यह न केवल कष्टप्रद है। ट्रैफ़िक से निकलने वाला स्मॉग और प्रदूषण लोगों की उत्पादकता को कम करता है, अस्थमा के स्तर को बढ़ाता है और धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से एक गंभीर स्वास्थ्य समस्या पैदा करता है। ला में अधिक कारें हैं जो लोगों के लिए ड्राइव करने के लिए पर्याप्त हैं। ”
5. अपने अद्वितीय समाधान के साथ आओ। बड़ी समस्या आसान हिस्सा है। अब आपको पाठक को विश्वास दिलाना है कि आपके पास बड़ी समस्या का हल है। जब आप इन दो सामग्रियों को प्रस्तुत करते हैं, तो आप एक सुपर विचार के पथ पर हैं।
   • उदाहरण: “इनोटेक ने एक ज़बरदस्त ट्रैफिक कंट्रोल सिस्टम तैयार किया है, जो ट्रैफ़िक लाइटों के लिए पूर्व-छँटाई वाली गलियों में पेटेंटेड in स्मार्ट लूप’ स्थापित करने में लगने वाले समय को कम करता है, जो एक निश्चित समय में कारों की मात्रा को पंजीकृत करता है और मुड़ता है रोशनी। उस आधार की सेवा। ड्राइवरों को अब मिनटों के लिए ट्रैफिक लाइट के सामने खड़ा नहीं होना पड़ता है, जबकि दूसरी तरफ हरी बत्ती शून्य कारों की एक पंक्ति के लिए है। ”
6. बाजार के अवसरों के बारे में बात करना। अपने उद्योग के आंकड़ों को शामिल करके बड़ी समस्या का विस्तार करें। सुनिश्चित करें कि आप अपने से बड़े होने का दिखावा नहीं करते हैं! तथ्य यह है कि चिकित्सा उपकरण उद्योग की कीमत $ 100 बिलियन सालाना है, सार्थक नहीं है क्योंकि आपका नया चिकित्सा उपकरण केवल उस उद्योग के एक छोटे से हिस्से का कार्य करता है। इसे बाजार हिस्सेदारी के यथार्थवादी भाग में काटें।
7. अपने अद्वितीय बिक्री प्रस्ताव का नाम दें। यह वह जगह है जहाँ आप अपने अद्वितीय समाधान पर विस्तार से बताते हैं। आपका उत्पाद या सेवा प्रतिस्पर्धा से बेहतर क्यों है? हो सकता है क्योंकि आपका होम केयर संगठन नर्सिंग विशेषज्ञों के बजाय घर पर लोगों को डॉक्टर भेजता है, या शायद इसलिए क्योंकि आप गारंटी देते हैं कि लोगों को उसी दिन सेवा दी जाती है, इसलिए आपको आगे की योजना नहीं बनानी चाहिए। स्पष्ट करें कि आप विशेष क्यों हैं।
   • उदाहरण: “जब किसी के घर नहीं है, तो तुरंत पता लगाने का अतिरिक्त मूल्य है। यदि एक खाली कमरे में प्रकाश रहता है, तो यह अपने आप बंद हो जाएगा और जैसे ही कमरे में हलचल का पता चलेगा। इससे बिजली के बिल पर ग्राहक का पैसा बचता है और कम ऊर्जा बर्बाद होती है। ”
8. यदि आवश्यक हो तो अपने व्यवसाय मॉडल के बारे में बात करें। कुछ सारांशों को व्यवसाय मॉडल की आवश्यकता नहीं है (उदाहरण के लिए, गैर-लाभकारी संगठन आमतौर पर व्यवसाय मॉडल नहीं रखते हैं)। लेकिन अगर आपके व्यवसाय में एक है, तो व्यापार मॉडल स्पष्ट और पालन करने में आसान होना चाहिए। वास्तव में, आप इस प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं कि "आप लोगों को उनके बटुए से पैसे देने के लिए कैसे प्राप्त करेंगे?" मॉडल को सरल रखें, विशेष रूप से सारांश में। एक त्वरित सारांश यह सब लेता है।
9. यदि आवश्यक हो तो अपनी प्रबंधन टीम के बारे में बात करें। आपके द्वारा काम करने वाले क्षेत्र के आधार पर, यह आपके सारांश के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक हो सकता है। आपके निवेशक या बैंकर टीम पर भरोसा करते हैं, विचार नहीं। विचारों के साथ आना आसान है, लेकिन उन विचारों को लागू करना एक मजबूत टीम द्वारा ही किया जा सकता है। तुरंत दिखाएं कि आपकी टीम के पास आपकी व्यावसायिक योजना को निष्पादित करने का अनुभव और ज्ञान क्यों है।
10. अपने बाजार, व्यवसाय मॉडल और पिछले प्रदर्शन के आधार पर अपने दावों का समर्थन करने के लिए वित्तीय सहायता और भविष्यवाणी प्रदान करें। आपको नीचे से ऊपर की ओर एक वित्तीय तस्वीर विकसित करनी होगी। उन भविष्यवाणियों का बिंदु आपकी क्षमता और ध्वनि मान्यताओं के आधार पर वित्तीय तस्वीर पेंट करने की आपकी क्षमता को इंगित करना है।
    • निवेशकों के समूह के लिए एक योजना बनाते समय, इस पर बहुत अधिक समय खर्च न करें, क्योंकि वे जानते हैं कि आपको पता नहीं है कि आप कितना पैसा कमा सकते हैं। निवेशक आमतौर पर आपकी वित्तीय तस्वीर के आधार पर निर्णय नहीं लेते हैं। वे अंततः अपने वित्तीय निर्णय लेते हैं।
11. धीरे से लेकिन निश्चित रूप से आपके अनुरोध का जवाब। अब आपके सारांश के उद्देश्य के आधार पर निवेश या ऋण के लिए पूछने का समय है। आप फिर से समझा सकते हैं कि आपकी कंपनी मूल्य क्यों जोड़ती है। उस बड़ी समस्या के पाठक को याद दिलाएं जिसे आप हल करने जा रहे हैं और आपकी संभावित बाजार हिस्सेदारी। अंत में, एक बार अपनी टीम और काम करने की क्षमता पर जोर दें। अपने व्यवसाय के लिए अगले महत्वपूर्ण मील के पत्थर तक पहुंचने में लगने वाली राशि के लिए पूछें। यह न दिखाएं कि आप कितने शेयर देने को तैयार हैं या आप किस ब्याज का भुगतान करने को तैयार हैं। यह बाद में व्यक्तिगत बातचीत में किया जाना है।
12. अपना सारांश फिर से पढ़ें। मूल बातें लिखने के बाद, इसे ध्यान से पढ़ें। आपको सारांश को ध्यान से देखना चाहिए। जैसा कि आप वापस पढ़ते हैं, अपने नाटक के लिए दर्शकों के बारे में सोचें। सुनिश्चित करें कि नए संदर्भों की व्याख्या की गई है और भाषा विषय से अपरिचित किसी व्यक्ति के लिए स्पष्ट है। जहाँ आवश्यक हो, फिर से लिखें।
    • क्या किसी और ने आपके सारांश को एक नए दृष्टिकोण के साथ पढ़ा, इस पर विशेष ध्यान दिया:
      • स्पष्टता। क्या शब्द स्पष्ट हैं, विचार स्पष्ट हैं, और सारांश शब्दजाल-मुक्त है?
      • दोष। व्याकरण, विराम चिह्न और वर्तनी की गलतियाँ अभी भी मौजूद हो सकती हैं। किसी व्यक्ति की संख्या और आंकड़ों को दोबारा जांचना भी एक अच्छा विचार हो सकता है।
      • शक्ति। क्या विचारों का अनुवाद एक रोमांचक प्रस्ताव है? यदि प्रस्ताव बिल्कुल विफल हो जाता है, तो क्या होगा?
      • जुटना। कौन से हिस्से एक साथ अच्छे से नहीं चलते हैं? जो लोग?

टिप्स

• सारांश जितना संक्षिप्त होगा, उतना ही कम पढ़ा जाएगा।
• देखें कि क्या आप अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में उपलब्ध दस्तावेज़ टेम्प्लेट से शुरू कर सकते हैं।
• इन चार घटकों का उपयोग विभिन्न व्यावसायिक वातावरणों में सारांश के लिए भी किया जा सकता है।