विषय

• कदम बढ़ाने के लिए
• भाग 1 की 4: मैपिंग और अपनी ब्रीफिंग की स्थापना
• भाग 2 का 4: मामले का वर्णन करना
• भाग 3 का 4: निष्कर्ष और सिफारिशें करना
• भाग 4 की 4: ब्रीफिंग की जाँच
• टिप्स

एक ब्रीफिंग एक विशेष विषय और उसकी पृष्ठभूमि को रेखांकित करता है, आमतौर पर एक सरकारी अधिकारी या अन्य नीति नियंता के लिए। इन निर्णय निर्माताओं को हर दिन कई अलग-अलग विषयों पर कठिन विकल्प बनाने होते हैं, और उनके पास प्रत्येक मुद्दे पर गहराई से शोध करने का समय नहीं होता है। एक ब्रीफिंग किसी भी मुद्दे को एक व्यक्ति के ध्यान में लाने में मदद करती है और महत्वपूर्ण विवरणों की रूपरेखा तैयार करती है जो उसे जानना चाहिए। ब्रीफिंग तब समाधान प्रस्तावित करता है और सुधार के लिए सुझाव देता है। एक ब्रीफिंग लिखने में सक्षम होना छात्रों, व्यापारियों, राजनेताओं और कार्यकर्ताओं के लिए एक उपयोगी कौशल है। एक ठोस ब्रीफिंग संक्षिप्त है, अच्छी तरह से व्यवस्थित है और सबसे महत्वपूर्ण और प्रासंगिक तथ्यों और समाधानों को शामिल करता है।

कदम बढ़ाने के लिए

भाग 1 की 4: मैपिंग और अपनी ब्रीफिंग की स्थापना

1. ब्रीफिंग का दायरा निर्धारित करें। दायरे में ब्रीफिंग की गहराई और लंबाई दोनों शामिल हैं। आप किस विस्तार में विषय को कवर करने जा रहे हैं? आप कितने विभिन्न विषयों को कवर करेंगे? यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपने दावों का समर्थन करने के लिए कितनी जानकारी पा सकते हैं और आपको कितनी जानकारी देने की आवश्यकता है।
   • ब्रीफिंग का दायरा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह पाठक को यह जानने की अनुमति देता है कि क्या जानकारी पर चर्चा की जा रही है और क्या नहीं।
2. अपने दर्शकों को जानें। इससे पहले कि आप अपनी ब्रीफिंग लिखना शुरू करें, यह जानना महत्वपूर्ण है कि इसे कौन पढ़ने जा रहा है। यह आपके द्वारा दस्तावेज़ में किए गए विकल्पों को नियंत्रित करता है। आरंभ करने से पहले, निम्नलिखित प्रश्नों के बारे में सोचें और यदि आप पहले से ही उत्तर नहीं जानते हैं, तो निम्नलिखित जानने की कोशिश करें:
   • इस दस्तावेज़ को कौन पढ़ेगा? सरकारी अधिकारी? व्यापार के नायक? पत्रकार? इन का एक संयोजन?
   • पाठक इस समस्या के बारे में पहले से ही कितना जानता है? क्या उन्हें भी इसके बारे में कुछ पता है? क्या जरूर पाठक को पता है?
   • पाठक का मामले पर क्या अधिकार है? वह क्या बदलाव ला सकता है?
3. मुख्य बिंदुओं की योजना बनाएं। इससे पहले कि आप अपनी ब्रीफिंग लिखना शुरू करें, आपको (या तो आपके दिमाग में या एक आउटलाइन में) मैप करना चाहिए, जिन मुख्य बिंदुओं को आप इंगित करना चाहते हैं।
   • क्योंकि एक ब्रीफिंग आमतौर पर एक या दो पृष्ठों से अधिक नहीं होती है, इसे संक्षिप्त किया जाना चाहिए। नीति निर्माता बहुत व्यस्त हैं, और आपकी समस्या केवल उनकी प्लेट पर नहीं है। अनावश्यक जानकारी या लंबे समय से हवा में स्पष्टीकरण के लिए कोई जगह नहीं है। संक्षिप्त संक्षिप्त विवरण बनाने के लिए अपने मुख्य बिंदुओं पर अग्रिम निर्णय लें।
4. टेम्पलेट का उपयोग करने पर विचार करें। जबकि ब्रीफिंग का प्रारूप अत्यधिक जटिल नहीं होता है, तो आप MS Word में ब्रीफिंग डॉक्यूमेंट बनाने के लिए कई मुफ्त ऑनलाइन टेम्प्लेट में से एक को डाउनलोड करके खुद को समय बचा सकते हैं।
   • एक टेम्पलेट आपको अपने विचारों को व्यवस्थित करने और एक ब्रीफिंग तेजी से तैयार करने में मदद कर सकता है।
5. नाम, दिनांक और विषय पंक्तियों के साथ आएं। यदि आप एक टेम्पलेट का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपको एक नाम, दिनांक और विषय पंक्ति लिखकर शुरू करना होगा।
   • नाम उस व्यक्ति से मेल खाता है जिसे ब्रीफिंग संबोधित किया जाता है।
   • तारीख ब्रीफिंग की तारीख से मेल खाती है।
   • विषय पंक्ति को कुछ शब्दों में ब्रीफिंग के मुख्य विषय का वर्णन करना चाहिए, जैसे कि `` यूट्रेक्ट क्षेत्र में स्कूल में बदमाशी की व्यापकता। '' यह पाठक को यह जानने की अनुमति देता है कि दस्तावेज पर नज़र डाले बिना भी, क्या। समस्या यह है कि इसका इलाज किया जाएगा।
6. सारांश सहित विचार करें। कुछ ब्रीफिंग में ब्रीफिंग की शुरुआत में एक सारांश शामिल होता है, पूरे पाठ को कुछ बिंदुओं में सारांशित करता है। तय करें कि क्या आप ऐसा करना चाहते हैं, और यदि हां, तो इस खंड के लिए स्थान आरक्षित करें।
   • बहुत व्यस्त पाठक के लिए, सारांश समय से पहले मुख्य बिंदु प्रदान करता है, जिससे बाकी दस्तावेज़ के माध्यम से स्किम करना आसान हो जाता है।
   • इस खंड को निरर्थक बनाने के लिए एक अच्छी तरह से तैयार की गई ब्रीफिंग अक्सर पर्याप्त होती है। हालांकि, अगर तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता वाले मुद्दे हैं, तो यह सारांश में समय सीमा को स्पष्ट रूप से इंगित करके ब्रीफिंग की तात्कालिकता को इंगित करने का एक तरीका हो सकता है।
   • सारांश तीन से चार अंक से अधिक नहीं होना चाहिए।

भाग 2 का 4: मामले का वर्णन करना

1. एक परिचय का निर्माण करें जो मामले को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। ब्रीफिंग के अगले भाग में समस्या या समस्या का विस्तार से वर्णन करना चाहिए। एक छोटी शुरुआत के साथ शुरू करें, जिसे आमतौर पर "समस्या" या "लक्ष्य" के रूप में संदर्भित किया जाता है, एक या दो वाक्यों में वर्णन करते हुए मुख्य मुद्दा ब्रीफिंग पर केंद्रित होता है और / या आपने यह ब्रीफिंग क्यों बनाई।
   • उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा लिख ​​सकते हैं: "यूट्रेक्ट क्षेत्र के स्कूलों में हिंसक बदमाशी की घटनाओं में वृद्धि हुई है।" वर्तमान अनुशासनात्मक नीतियां इस मुद्दे के समाधान के लिए पर्याप्त नहीं हो सकती हैं। "
2. सबसे महत्वपूर्ण तथ्यों / पृष्ठभूमि का अवलोकन प्रदान करें। अगले खंड, "विचार" या "पृष्ठभूमि" को समस्या या मुद्दे की स्थिति के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करनी चाहिए, हाल के विकास और / या वर्तमान मामलों की स्थिति पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
   • इस अनुभाग में पाठक को इस मामले पर निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए। इस उद्देश्य के लिए आवश्यक जानकारी, हालांकि यह दिलचस्प हो सकता है, छोड़ा जा सकता है।
   • यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो इस खंड को लिखने से पहले कुछ शोध करें। इस अनुभाग की जानकारी यथासंभव सटीक, विशिष्ट और अद्यतित होनी चाहिए।
   • यदि आवश्यक हो, तो इस अनुभाग को स्पष्ट और सरल बनाने के लिए अपने दर्शकों के लिए जानकारी का अनुवाद करें। शब्दजाल, तकनीकी भाषा या ऐसी जानकारी से बचें जो सीधे जनता के हित में न हो।
   • जहाँ उचित हो, वहाँ आँकड़ों और डेटा का उपयोग करें, लेकिन ऐसी चीज़ों को समझाएँ, जिन्हें आपके दर्शक जल्दी और आसानी से समझ पाएँगे।
3. अपनी खुद की राय छोड़ दें। इस स्थिति और / या इसके बारे में क्या किया जाना चाहिए, इस बारे में आपकी राय इस खंड में नहीं है। तथ्यों पर टिके रहें।
   • हालांकि, आप विभिन्न प्रस्तावित या वर्तमान कार्यों के पेशेवरों और विपक्षों पर चर्चा करने के लिए चुन सकते हैं, प्रत्येक की ताकत और कमजोरियों की पहचान कर सकते हैं।

भाग 3 का 4: निष्कर्ष और सिफारिशें करना

1. इसे प्रासंगिक बनाएं। आपकी ब्रीफिंग को "निष्कर्ष" और / या "सिफारिशें" या "अगले चरण" जैसे वर्गों के साथ समाप्त किया जाना चाहिए। इस तरह के बंद को स्पष्ट करना चाहिए कि क्यों इस मामले को आपके पाठक द्वारा महत्वपूर्ण माना जाना चाहिए।
   • अपने ब्रीफिंग को अधिक सम्मोहक बनाने के लिए मामले को सीधे पाठक के स्व-हित से जोड़ने की कोशिश करें।
   • उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "बदमाशी की घटनाएं माता-पिता को निजी स्कूल पर विचार करने के लिए प्रेरित करती हैं। वे कम स्कोर स्कोर और पास दर से जुड़े होते हैं, जिससे हमारे स्कूल समाज की नज़र में कम प्रभावी होते हैं। वे सरकारी अनुदान और निजी धन मुहैया कराने के क्षेत्र की संभावनाओं को कम करते हैं। ”
2. कोई उपाय सुझाएं। कई ब्रीफिंग समस्या को सुधारने के लिए नीति में बदलाव के साथ मुद्दे को जोड़ने, वर्णित समस्या का एक प्रस्तावित समाधान प्रदान करते हैं।
   • कुछ ब्रीफिंग "सिफारिशें" लेबल वाले एक खंड में प्रस्तावित समाधान को रेखांकित करते हैं, लेकिन कुछ लेखक "नेक्स्ट स्टेप्स" को पसंद करते हैं, क्योंकि उन्हें लगता है कि इसमें नरम अनुभव है और यह कम या आक्रामक है। याद रखें, यह पाठक है जो अंतिम कहता है और मामले पर निर्णय लेता है, न कि आप।
   • इस खंड को पृष्ठभूमि / विचार अनुभाग की तरह "संतुलित" नहीं होना चाहिए। यह क्या किया जाना चाहिए, इस पर अपनी राय व्यक्त करने का स्थान हो सकता है।
   • हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आपको कोई विशेष समाधान प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है। वैकल्पिक रूप से, आप बस उनके पेशेवरों और विपक्षों के साथ कुछ विकल्पों को सूचीबद्ध कर सकते हैं, और पाठक को इन विकल्पों पर विचार करने के लिए आग्रह कर सकते हैं, और इस मुद्दे को हल करने के लिए किसी तरह से कार्रवाई कर सकते हैं। आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है कि कौन सी कार्रवाई सबसे उपयुक्त होगी।
3. अपने तर्क का समर्थन करने के लिए तथ्यों का उपयोग करें। इस अंतिम खंड में आपके प्रस्ताव पिछले अनुभागों की जानकारी से तार्किक रूप से प्रवाहित होने चाहिए। आपके द्वारा प्रस्तुत किए गए तथ्यों का उपयोग यह दिखाने के लिए करें कि आप जिस समाधान का प्रस्ताव कर रहे हैं वह एक अच्छा समाधान क्यों है।
   • सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा प्रस्तावित कोई भी समाधान स्पष्ट है और सीधे मुद्दे से संबंधित है जैसा कि आपने इसे रेखांकित किया है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपने पिछले अनुभाग में बदमाशी निवारण कार्यक्रमों की कमी का उल्लेख किया है। इस खंड में, इस तरह के एक कार्यक्रम का प्रस्ताव करने के लिए समझ में आता है और शायद अन्य स्कूलों को उनकी प्रभावशीलता को इंगित करता है। यदि आपने अभी तक किसी भी रोकथाम कार्यक्रम का उल्लेख नहीं किया है, तो इस तरह का समाधान नीले रंग से बाहर निकलता है।

भाग 4 की 4: ब्रीफिंग की जाँच

1. ब्रीफिंग को और संक्षिप्त करें। एक ब्रीफिंग दो पृष्ठों से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि ब्रीफिंग इससे अधिक लंबी हो गई है, तो आपको पहले नियंत्रण चरण में टुकड़ों की तलाश करनी होगी जिसे छोड़ा जा सकता है।
   • विषय से संबंधित या उससे कम महत्वपूर्ण जानकारी के लिए देखें और उस सामग्री को हटा दें, खासकर अगर यह आपके द्वारा प्रस्तुत समाधान (नों) से संबंधित नहीं है।
   • उसी प्रकाश में, आपके तर्क को स्पष्ट और आश्वस्त करने के लिए आवश्यक जानकारी का कोई भी महत्वपूर्ण टुकड़ा नहीं होना चाहिए। आपको किसी अन्य जानकारी के कुछ टुकड़ों का आदान-प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है।
   • अपने पाठ को संपादित करते समय एक राजनेता या नौकरशाह के जूते में खुद को डालने की कोशिश करें। सोचें कि ये लोग हर दिन कितनी जानकारी प्राप्त करते हैं। समस्या में योगदान न करें। निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करके समाधान का हिस्सा बनें - कोई और अधिक, कोई कम नहीं।
2. तकनीकी भाषा निकालें। संपादन चरण के दौरान, तकनीकी भाषा या शब्दजाल पर ध्यान दें जो आपकी ब्रीफिंग को कम सुलभ बना देगा। यदि आप ब्रीफिंग लिखते समय इससे बचने की कोशिश करते हैं, तो भी यह संभव है कि कुछ जटिल शब्दों ने दस्तावेज़ में अपना रास्ता खोज लिया हो।
   • खासकर यदि आप किसी ऐसे विषय पर विशेषज्ञ हैं जिसके बारे में आप लिख रहे हैं, तो एक पल के लिए यह भूलना आसान है कि आपके लिए रोजमर्रा की भाषा दूसरों के लिए समझना मुश्किल हो सकता है।
   • ध्यान रखें कि जो लोग किसी विषय से बहुत ज्यादा परिचित नहीं हैं, उनके लिए भी यह तुरंत स्पष्ट नहीं है कि कुछ महत्वपूर्ण क्यों है। नीति निर्माता आमतौर पर हर उस विषय के विशेषज्ञ नहीं हो सकते हैं जिनके बारे में उन्हें निर्णय लेने की आवश्यकता होती है।
3. सुनिश्चित करें कि संरचना समझ में आती है। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा दर्ज किए गए मुख्य तथ्य इस मामले से तार्किक रूप से उत्पन्न हुए हैं क्योंकि आपने इसे संक्षेप में प्रस्तुत किया है। यह भी दोहराएं कि आपके द्वारा प्रस्तावित सभी समाधान वास्तव में उन सबसे महत्वपूर्ण विचारों को संबोधित करते हैं।
4. त्रुटियों के लिए अपने काम को ध्यान से देखें। ब्रीफिंग की लंबाई और प्रवाह की जाँच करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई गलती नहीं हुई है, पाठ की एक बार फिर से समीक्षा करें।
   • वर्तनी, शैली या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ एक संक्षिप्त विवरण पाठक द्वारा कम गंभीर बना दिया जाता है। आप इस तरह के एक संक्षिप्त को प्रस्तुत करके नुकसान से अधिक अच्छा कर सकते हैं, क्योंकि यह आपके दृष्टिकोण को बदनाम कर सकता है।

टिप्स

• उनके अनुनय शैली के बारे में जानने के लिए प्रमुख नेताओं और प्रोफेसरों द्वारा लिखित ब्रीफिंग देखें।
• ध्यान रखें कि जब आपकी ब्रीफिंग किसी विशिष्ट व्यक्ति, अन्य - कर्मचारियों, सहकर्मियों और यहां तक ​​कि मीडिया पर भी निर्देशित की जा सकती है - तो इसे पढ़ सकते हैं। अपनी भाषा को यथासंभव सुलभ रखने का यह एक अच्छा कारण है, भले ही इच्छित पाठक को विषय का कुछ ज्ञान हो।