लेखक:
Christy White
निर्माण की तारीख:
7 मई 2021
डेट अपडेट करें:
21 जून 2024
विषय
यह जानना कि पत्र लिखना एक महत्वपूर्ण कौशल है जिसे आप अपने काम, स्कूल और व्यक्तिगत संबंधों में जानकारी, परोपकार, या स्नेह के लिए उपयोग कर सकते हैं। इस गाइड में आप सीखेंगे कि अपने विचारों को सही प्रारूप में कागज पर कैसे रखा जाए।
कदम बढ़ाने के लिए
विधि 1 की 1: एक पत्र लिखें
- निर्धारित करें कि आपका पत्र कितना औपचारिक होना चाहिए। आप अपना पत्र कैसे लिखते हैं, यह प्राप्तकर्ता को आपके रिश्ते पर निर्भर करता है। इन दिशानिर्देशों पर विचार करें:
- यदि आप एक सरकारी अधिकारी, भावी नियोक्ता, गणमान्य, अकादमिक, या किसी और के साथ लिख रहे हैं, जिनके साथ आपके पेशेवर संबंध हैं, तो पत्र औपचारिक होना चाहिए।
- यदि आप अपने वर्तमान नियोक्ता को लिख रहे हैं, तो एक सहकर्मी जिसे आप अपने खाली समय में, दूर या पुराने रिश्तेदार के साथ नहीं जोड़ते हैं, या कोई व्यक्ति जिसे आप बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, पत्र को अर्ध-औपचारिक होना चाहिए।
- तय करें कि हस्तलिखित पत्र या एक ईमेल भेजना है या नहीं। जिस तरह से आप अपने पत्र भेजते हैं, वह भी औपचारिकता की डिग्री है।
- अधिकांश औपचारिक पत्रों को टाइप और मेल किया जाना चाहिए। इसका एक अपवाद यह है कि यदि पत्र को प्राप्तकर्ता तक बहुत जल्दी पहुंचना है, या यदि आप जानते हैं कि प्राप्तकर्ता ई-मेल को पसंद करता है।
- अनौपचारिक पत्रों के लिए, या तो ईमेल या हस्तलिखित स्वीकार्य है।
- एक अर्ध-औपचारिक पत्र के लिए, आपको अपने लिए फैसला करना होगा। यदि अन्य व्यक्ति ने मुख्य रूप से आपको ईमेल के माध्यम से संपर्क किया है, तो यह संभवतः सबसे अच्छा है। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो हस्तलिखित पत्र के लिए जाएं।
- एक लेटरहेड का उपयोग करें, या पत्र के शीर्ष पर अपना पता लिखें (केवल औपचारिक पत्र)। यदि आप किसी कंपनी की ओर से लिख रहे हैं और कंपनी लेटरहेड है, तो उसका उपयोग करें। या, यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र थोड़ा और अधिक पेशेवर दिखे, तो आप वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में लेटरहेड डिज़ाइन कर सकते हैं। अन्यथा, आप बस अपना पूरा पता लिख सकते हैं या ऊपर बाईं ओर अपना पूरा पता टाइप कर सकते हैं। अपने सड़क का नाम और घर का नंबर, और ज़िप कोड और शहर अगली पंक्ति पर लिखें।
- तारीख लिख दें। जब आपने अपना पता लिखा हो, तो दो लाइनें छोड़ें और तारीख लिखें। यदि आपने कोई पता नहीं लिखा है, तो बस कागज़ के बाईं ओर तारीख से शुरू करें।
- पूरी तारीख लिखें। "जून 6, 2014" "6/6/2014" या "जून 6, 2014" से बेहतर है।
- यदि आप ई-मेल के माध्यम से एक अर्ध-औपचारिक या अनौपचारिक पत्र भेज रहे हैं, तो आपको एक तारीख शामिल करने की आवश्यकता नहीं है - यह पहले से ही आपके ई-मेल में होगा।
- प्राप्तकर्ता का नाम, शीर्षक और पता (केवल औपचारिक पत्र) लिखें। अपने स्वयं के पते के बाद दो पंक्तियों को छोड़ दें और प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक पूर्ण रूप से लिखें। अगली पंक्ति में, कंपनी या संगठन का नाम लिखें (यदि लागू हो)। तीसरी पंक्ति पर पता, और चौथे पर ज़िप कोड और शहर का नाम लिखें।
- ई-मेल के लिए यह आवश्यक नहीं है।
- यह अर्ध-औपचारिक या अनौपचारिक हस्तलिखित पत्रों के लिए भी आवश्यक नहीं है। लिफाफे पर नाम और पता पर्याप्त है।
- यदि आप सूचना प्राप्त करने के लिए पत्र लिख रहे हैं और आपके पास कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है, तो केवल कंपनी या संगठन का नाम और पता लिखें।
- एक सलाम से शुरू करो। आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला अभिवादन पत्र के प्राप्तकर्ता और पत्र की औपचारिकता के लिए आपके संबंध पर निर्भर करता है। यहाँ कुछ विकल्प दिए गए हैं:
- औपचारिक पत्रों के लिए जिन्हें आप किसी विशिष्ट संपर्क में नहीं लिखते हैं, आप प्रिय सर / मैडम के साथ शुरू कर सकते हैं।
- यदि आप जानते हैं कि आप पुरुष या महिला को लिख रहे हैं, तो प्रिय महोदय या प्रिय महोदया से शुरू करें।
- यदि आप एक औपचारिक पत्र लिख रहे हैं और आप एक संपर्क व्यक्ति को जानते हैं, तो आप प्रिय महोदय से शुरुआत कर सकते हैं ... तो उदाहरण के लिए "प्रिय श्री Derksen,"।
- यदि आप एक अर्ध-औपचारिक पत्र लिख रहे हैं, तो आप सलाम के रूप में "प्रिय" या "प्रिय" का उपयोग कर सकते हैं।
- एक अनौपचारिक पत्र के लिए आप "डियर", "डियर" या "हाय" या "हैलो" जैसे अधिक अनौपचारिक अभिवादन के साथ शुरुआत कर सकते हैं।
- सलाम के बाद प्राप्तकर्ता का नाम लिखें।
- यदि पत्र औपचारिक है, तो श्रीमती, सर, डॉ जैसे शीर्षक का उपयोग करें, या प्राप्तकर्ता के पास जो भी शीर्षक है, वह अंतिम नाम है।
- यदि पत्र अर्ध-औपचारिक है, तो आपको यह तय करना होगा कि प्राप्तकर्ता को उनके पहले नाम से बुलाया जाए या नहीं। यदि आप निश्चित नहीं हैं तो विनम्र शीर्षक से चिपके रहना बेहतर है।
- एक अनौपचारिक पत्र के साथ, आप आमतौर पर मान सकते हैं कि आप दूसरे व्यक्ति को उनके पहले नाम से बुला सकते हैं। एक अपवाद हो सकता है अगर यह एक पुराने परिवार का सदस्य है, जिसे आप चाची या दादा कहते हैं, उदाहरण के लिए, (पहले) नाम के बाद।
- पत्र शुरू करो। यदि आप टाइप कर रहे हैं, तो प्रणाम करने के बाद दो पंक्तियों को छोड़ दें या यदि आप हाथ से लिख रहे हैं तो अगली पंक्ति पर जाएं।
- यदि आप एक व्यक्तिगत पत्र लिख रहे हैं, तो यह पूछकर शुरू करें कि प्राप्तकर्ता कैसे कर रहा है। यह बहुत अनौपचारिक हो सकता है जैसे "मुझे आशा है कि सब कुछ ठीक चल रहा है" या "आप कैसे हैं?"।
- यदि आप एक व्यवसाय या औपचारिक पत्र लिखते हैं, तो आप तुरंत बिंदु पर पहुंच जाएंगे। समय पैसा है, और आप प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं।
- अपने आप से पूछें कि आप वास्तव में क्या कहना चाहते हैं। पत्र का मुख्य उद्देश्य संचार है। जैसा कि आप लिखते हैं, अपने आप से पूछें कि प्राप्तकर्ता को क्या जानकारी चाहिए और उसे पत्र में डाल दें। क्या आप अपने उत्पाद की कीमत के बारे में बात करना चाहते हैं, आप दूसरे व्यक्ति को कितना याद करते हैं, या क्या आप उसे उसके जन्मदिन के अवसर के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं? जो भी हो, पत्र को जानकारी साझा करने का लक्ष्य होना चाहिए।
- जानिए क्या है आप नहीं लिखना ही चाहिए। बेहतर है कि लिखित पत्र न भेजें क्योंकि आप क्रोधित हैं या खेद महसूस करना चाहते हैं। यदि आपने ऐसा पत्र लिखा है और आपको यकीन नहीं है कि आपको भेजना चाहिए, तो इसे पोस्ट करने से पहले कुछ दिनों के लिए छोड़ दें - आप अपना मन बदल सकते हैं।
- पत्र फिर से पढ़ें। पत्र भेजने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ समय पढ़ें कि आप जो कहना चाहते थे वह सही है और वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियां नहीं हैं। अपने कंप्यूटर पर वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें या एक मित्र को इसे पढ़ें। आवश्यक बदलाव करें।
- पत्र को बंद करें। पत्र को दाहिने स्वर में बंद करें और सुनिश्चित करें कि आप प्राप्तकर्ता के साथ एक अच्छा संबंध बनाते हैं। दो पंक्तियों को छोड़ दें और फिर समापन लिखें।
- औपचारिक पत्रों के लिए, "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से" से चिपके रहें।
- अर्ध-औपचारिक पत्रों के लिए आप इसे थोड़ा छोटा रख सकते हैं, उदाहरण के लिए "का संबंध है" या "अभिवादन"।
- अनौपचारिक पत्रों के साथ, बंद को प्राप्तकर्ता के साथ अपने रिश्ते को प्रतिबिंबित करना चाहिए। किसी दोस्त, रिश्तेदार, भाई-बहन को लिखते समय, आप "लव" या "द बेस्ट" के साथ समाप्त हो सकते हैं।
- अपने नाम के साथ ड्रा करें। आप अपना नाम कैसे लिखते हैं यह आपके पत्र की प्रकृति पर निर्भर करता है।
- टाइप किए गए औपचारिक पत्रों के लिए, अपने समापन और आपके टाइप किए गए पूर्ण नाम के बीच लगभग चार लाइनें छोड़ दें। फिर बीच में नीली या काली स्याही से अपना नाम या हस्ताक्षर लिखें।
- यदि आप एक औपचारिक ईमेल लिख रहे हैं, तो समापन के बाद अपना पूरा नाम लिखें।
- यदि आप चाहते हैं, तो आप श्री या श्रीमती या अपने स्वयं के शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं यदि आपके पास एक है।
- अर्ध-औपचारिक पत्रों के साथ आपको अपने लिए तय करना होगा कि आप अपने पहले नाम का उपयोग करें या अपने पूर्ण नाम का।
- आपको अनौपचारिक पत्र के लिए अपना पूरा नाम लिखने की आवश्यकता नहीं है। बस अपना पहला नाम लिखें या लिखें।
अक्षर को मोड़ो (वैकल्पिक)। यदि आप पत्र भेज रहे हैं, तो इसे तिहाई में मोड़ो। शीट के निचले हिस्से को दो-तिहाई और क्रीज तक मोड़ो। फिर शीर्ष को नीचे मोड़ो ताकि कागज के नीचे के साथ क्रीज फ्लश हो। यदि आप पत्र को इस तरह से मोड़ते हैं तो आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि यह अधिकांश लिफाफे में फिट होगा। - लिफाफे का पता (वैकल्पिक) लिफाफे के केंद्र का पता लगाएं, लंबाई और चौड़ाई दोनों। यहाँ आप प्राप्तकर्ता का पूरा पता लिखते हैं, जैसे:
- श्री एन। Derksen
- जीसट्रैट 43
- 3456AA पोरव्लिएट
- लिफाफे पर रिटर्न एड्रेस लिखें। यदि किसी कारण से मेल आपके पत्र को वितरित नहीं कर सकता है, तो आपका पत्र आपको वापस किया जा सकता है। लिफाफे के पीछे या ऊपरी बाएं कोने में अपना पता लिखें।
टिप्स
- प्रणाम करने के बाद हमेशा अल्पविराम लिखें।
- पाठक की रुचि क्या होगी, इसे ध्यान में रखने की कोशिश करें।
- आप अपनी कृतज्ञता, सहानुभूति, प्रेम, हास्य, चिंता, या अन्य भावनाओं को व्यक्त करने के लिए पत्र लिख सकते हैं।
- उचित और विनम्र रहें जब आप शिकायत पत्र लिखते हैं - यदि आप करते हैं, तो आपको एक अच्छा परिणाम मिलने की संभावना है।
- एक पत्र में बहुत अधिक अनावश्यक जानकारी शामिल न करें, खासकर अगर यह एक व्यावसायिक पत्र है।
- यदि आप एक औपचारिक पत्र छाप रहे हैं, तो सामान्य कागज की तुलना में भारी उपयोग करें।
- यदि आप एक औपचारिक या अर्ध-औपचारिक ईमेल भेज रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल पता सम्मानजनक लगता है। "स्वीटस्टार 189" के एक पत्र को "जेनिन.स्मिट" से एक की तुलना में कम गंभीरता से लिया गया है।
- नीली या काली स्याही से अक्षर लिखें।
चेतावनी
- एक लिफाफे पर हस्ताक्षर सही वितरण में बाधा डाल सकते हैं। यदि आप अपने लिफाफे को सजाने या स्टिकर जोड़ना चाहते हैं, तो इसे पीठ पर करें।
