विषय

• कदम
• टिप्स
• चेतावनी

व्यवसाय में, दो मुख्य क्षेत्र हैं जिन्हें एक लेखाकार को बनाए रखना चाहिए - प्राप्य खाते और देय। ये दो दिशाएँ हैं, जिनके नाम अपने लिए बोलते हैं। यदि पहला माल और सेवाओं की बिक्री से धन प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार है, तो दूसरा व्यवसाय के लिए आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं के भुगतान के लिए जिम्मेदार है। यह लेख आपको सिखाएगा कि कैसे प्राप्य खातों का ट्रैक रखा जाए, यह मानते हुए कि ग्राहक को सामान या सेवाएं पहले ही मिल चुकी हैं और चालान भी भुगतान के लिए भेजा गया है।

कदम

1. 1 अपनी लेखा प्रणाली में प्रत्येक ग्राहक के लिए एक अलग खाता बनाएँ। छोटे-छोटे रिकॉर्ड रखने के लिए आप एक्सेल (माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल) का इस्तेमाल कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आपके पास बड़ी मात्रा में लेन-देन है, तो 1C, QuickBooks जैसे विशेष लेखांकन कार्यक्रमों का उपयोग करना बेहतर है।
   • आपके पास कंपनी के बारे में जानकारी होनी चाहिए: नाम, संपर्क व्यक्ति, पता, टेलीफोन नंबर और फैक्स।
   • इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में उन्हें एक खाता संख्या या पहचान कोड निर्दिष्ट करके जानकारी दर्ज करें।
   • जब आप इस ग्राहक को सामान या सेवाएं बेचते हैं, तो उनके चालान में जानकारी दर्ज करें।
   • इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिकॉर्ड रखें, और यदि लेखांकन नीतियों के लिए आवश्यक हो तो कागजी प्रतियां रखें।
2. 2 मासिक लेखांकन के लिए लेखा कार्यक्रम में 30 दिनों से अधिक के अतिदेय ऋण वाले व्यक्तियों की एक रिपोर्ट बनाएं। सुनिश्चित करें कि आपके चालान पेशेवर रूप से तैयार किए गए हैं और इसमें आपकी कंपनी का लोगो और नाम, साथ ही पता और टेलीफोन और फैक्स नंबर शामिल हैं।
   • प्राप्य खातों का उपयोग केवल उन ग्राहकों के लिए करें जिन पर आप का बकाया है। इन ग्राहकों को लेनदेन की एक सूची भेजें। इस दस्तावेज़ में खरीद की तारीख, बकाया राशि, डिलीवरी से जुड़ी लागत और अतिरिक्त सेवाओं का भी उल्लेख होना चाहिए।
   • भुगतान के लिए प्रत्येक चालान में देर से भुगतान की स्थिति में लागू दंड का संकेत होना चाहिए। क्लाइंट के साथ ऐसी शर्तों पर बातचीत की जानी चाहिए।
   • सहमत देय तिथि के बाद भुगतान किए गए चालानों को भी रिपोर्ट में शामिल किया जाना चाहिए। एक सूची बनाएं जिसमें खरीदारी की तारीख और देर से भुगतान की तारीख शामिल हो (उदाहरण के लिए, 30, 60, 90 और 120 दिन या उससे अधिक)।
3. 3 भुगतान जानकारी दर्ज करें क्योंकि ग्राहक से धन प्राप्त होता है, जिससे आपकी कंपनी पर उसका कर्ज बंद हो जाता है।
4. 4 यदि आपके पास दीर्घकालिक अतिदेय ऋण है, तो संग्रह एजेंसी से संपर्क करें। इस प्रकार, आप खराब ऋणों को कम करेंगे और संचलन में अपनी संपत्ति में वृद्धि करेंगे।

टिप्स

• कई लेखांकन कार्यक्रमों में आवश्यक रिपोर्ट तैयार करने के लिए प्रपत्र होते हैं। हालाँकि, आप इंटरनेट पर फ़ॉर्म भी पा सकते हैं। sampleWords.com के अंग्रेजी में कई प्रकार के फॉर्म हैं जो डाउनलोड करने के लिए स्वतंत्र हैं।

चेतावनी

• ऑर्डर के स्कैन, शिपिंग दस्तावेज़, साथ ही अन्य दस्तावेज़ों को अलग-अलग इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डरों में संग्रहीत करना आपके हित में है, यदि आप उन्हें कागज़ के रूप में संग्रहीत करना आवश्यक नहीं समझते हैं। यदि आपको ग्राहक के कर्ज को साबित करना है तो पर्याप्त नहीं होने से बहुत सारे दस्तावेज होना बेहतर है।