विषय

• कदम
• 4 का भाग 1 : आने वाले महीनों की योजना बनाना
• भाग 2 का 4: 2 सप्ताह पहले तैयार करें
• भाग ३ का ४: घटना से २४ घंटे पहले काम करना
• भाग ४ का ४: घटना के दिन चल रहा है
• टिप्स
• चेतावनी

एक कार्यक्रम आयोजित करना एक अविश्वसनीय रूप से कठिन काम की तरह लग सकता है। और आगे की योजना और सोच के बिना, यह हो सकता है। ठीक है, हम इसे होने से रोकने के लिए काम करेंगे - तैयारी के महीनों से लेकर उस दिन शांत रहने की कला तक।

कदम

4 का भाग 1 : आने वाले महीनों की योजना बनाना

1. 1 घटना के उद्देश्य को परिभाषित करें। एक या दो वाक्यों की परिभाषा को ध्यान में रखने से आपको सही दिशा में जाने में मदद मिलेगी। क्या आप अपने इलाके में व्याख्यात्मक कार्य करने की योजना बना रहे हैं? संभावित प्रायोजकों को निवेश के लिए प्रोत्साहित करें? किसी विशिष्ट व्यक्ति या लोगों के समूह के लिए उत्सव का आयोजन करें? जितना हो सके अपने लक्ष्य निर्धारण को सीमित करें। आप जो कुछ भी करते हैं (चाहे वह ज्ञानोदय, अनुनय, उत्सव, आदि हो), किसलिए आप इसे करते हैं?
   • इसे अपना मिशन समझें। आपकी सफलता की अवधारणा। जब आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आप क्या करना चाहते हैं, तो यह करना बहुत आसान हो जाता है!
2. 2 अपने लिए लक्ष्य निर्धारित करें। क्या बिल्कुल क्या आप हासिल करना चाहते हैं? न कि आप कितने लोगों से मिलने की उम्मीद करते हैं, इस तथ्य से भी नहीं कि घटना हो रही है - परिणामस्वरूप आप क्या चाहते हैं? 5 लोगों को अपने संगठन के नए हिस्से में लाने के लिए? $1,000 कमाएँ? अपना विश्वदृष्टि बदलें? लोगों में दिलचस्पी है?
   • उन शीर्ष तीन चीजों के बारे में सोचें जो आप इस घटना के परिणाम को देखना चाहते हैं और इसे वास्तविकता बनाने के लिए उन पर ध्यान केंद्रित करें। शायद लक्ष्यों में से एक वित्तीय है, एक सार्वजनिक है, और दूसरा व्यक्तिगत है। यह आप पर निर्भर करता है!
3. 3 स्वयंसेवकों को इकट्ठा करो। विभिन्न कौशल के साथ एक अच्छी टीम को इकट्ठा करना आवश्यक है।वे कार्यक्रम और बजट तैयार करने से लेकर निमंत्रण और पोस्टर बनाने, मेहमानों का अभिवादन करने और कार्यक्रम के अंत में गंदी सफाई का काम करने तक हर चीज में मदद कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, वे सब कुछ जीवन में लाने में आपकी सहायता करेंगे। और यदि आप कर सकते हैं, तो कुछ विश्वसनीय स्वयंसेवक प्राप्त करें!
   • सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के सदस्य और पर्यवेक्षक आपकी योजनाओं पर लगातार "अप टू डेट" हैं। सहयोग करने से आप अपना काम बहुत आसान कर देते हैं। जब आप उनसे मदद मांगते हैं, तो कृपया शुरुआत से ही उनकी अपेक्षाओं और उनकी भागीदारी की डिग्री के बारे में यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी प्रदान करें।
   • यदि आप ऐसी स्थिति में हैं जो आपको स्वयंसेवकों की तलाश करने की अनुमति नहीं देता है, तो एक टीम किराए पर लें! यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार के आयोजन का आयोजन कर रहे हैं। स्थल आपको ऐसी टीम प्रदान कर सकता है, या आप भर्ती एजेंसियों की मध्यस्थ सेवाओं से संपर्क कर सकते हैं।
4. 4 बजट तैयार करें। सभी संभावित खर्चों, आय, प्रायोजकों और अप्रत्याशित खर्चों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। यदि आप बजट नहीं करते हैं, तो आप रसीदों के ढेर के साथ समाप्त हो जाते हैं, एक खाली बटुआ, और पता नहीं क्या हुआ। दिन में आश्चर्य से बचने के लिए पहले दिन से यथार्थवादी बनें!
   • लागत कम रखने के तरीके खोजें। क्या आप मुफ्त में काम करने के लिए स्वयंसेवकों की भर्ती कर सकते हैं? सस्ते स्थानों पर विचार करें (जैसे किसी का घर?) याद रखें: एक छोटी, साधारण घटना जो अच्छी तरह से चली गई वह हमेशा उस पार्टी की तुलना में अधिक रोमांचक होती है जो विफल रही।
5. 5 एक समय और स्थान तय करें। ये है मुख्य पहलू जब आपके ईवेंट की बात आती है। किस समय और स्थान पर लोग कहेंगे, "हाँ, मैं वहाँ जाऊँगा!"? आपको ऐसा समय चुनना होगा जब हर कोई स्वतंत्र हो और सुविधाजनक स्थान वाला स्थान हो। और कुछ ऐसा जिसे आप ऑर्डर कर सकते हैं!
   • अपना समुदाय कैलेंडर देखें और अपने दर्शकों के बारे में सोचें। यदि आप घर पर रहने वाली माताओं के एक समूह को लक्षित कर रहे हैं, तो आपका सबसे अच्छा दांव दिन के समय कहीं आस-पास होगा (शायद बच्चों की देखभाल के अवसरों के साथ भी?) यदि आप छात्रों को लक्षित कर रहे हैं, तो इसे सप्ताह के मध्य में शाम को सिटी सेंटर में करें। अगर आप कर सकते हैं, तो वहीं करें जहां वे हैं पहले से ही कर रहे हैं.
   • निश्चित रूप से कुछ स्थानों को बुक करने की आवश्यकता है। उस स्थान से संपर्क करें जहाँ आप जल्द से जल्द कार्यक्रम की मेजबानी करने की योजना बना रहे हैं। यह आपसे ज्यादा व्यस्त हो सकता है!
6. 6 रसद के बारे में सोचो। सब कुछ के लिए रसद। कैसी होगी पार्किंग अक्षम पहुंच के बारे में क्या? आप अपने स्थान के आयामों के साथ क्या कर सकते हैं? आपको किस उपकरण की ज़रूरत है? अतिरिक्त लागतों को जोड़ने के लिए आपको किन अतिरिक्त मदों (व्याख्याताओं के लिए मिनरल वाटर, नेम प्लेट, ब्रोशर) की आवश्यकता है? चीजों को वास्तव में सुचारू रूप से चलाने के लिए कितने लोगों को शामिल करने की आवश्यकता है?
   • कुछ समय के लिए स्वयं (और अपनी टीम के साथ) बैठना और घटना के सभी पहलुओं पर विचार करना महत्वपूर्ण है। क्या ऐसी कोई बाधाएँ हैं जिनका पूर्वाभास किया जा सकता है और उन्हें रोका जा सकता है? कोई विशेष अतिथि जिसे आपको समायोजित करने की आवश्यकता है? कोई अपवाद बनाया जाना है?
7. 7 मार्केटिंग और विज्ञापन के बारे में सोचें। जब आप अच्छे समय में हों, तो पोस्टर डिज़ाइन तैयार करें। इसमें प्रारंभिक तिथि, समय, स्थान, मुख्य अतिथि, कार्यक्रम का नाम और कार्यक्रम का विषय या नारा शामिल होना चाहिए। चूंकि यह बहुत जल्दी है, आप अपना समय निकालना चाह सकते हैं - लेकिन यह देखने के लिए पूर्वावलोकन को अभी स्केच करना सबसे अच्छा है कि यह सब एक साथ कैसा दिखता है!
   • अन्य सभी तरीकों के बारे में सोचें जिनसे आप इसके बारे में भी सभी को बता सकते हैं। ईमेल न्यूज़लेटर्स? नियमित मेल? फेसबुक, ट्विटर, अन्य दो दर्जन वेबसाइट (उस पर एक पल में और अधिक)? आपको क्या लेने की आवश्यकता है सामने लोगों के वहां आने के लिए कार्यक्रम, और क्या करने की आवश्यकता है पर उन्हें रखने के लिए घटना?
8. 8 स्वयं को व्यवस्थित करें। यह संभव है कि आप अब एक फेर्रेट की तरह महसूस कर रहे हों जिसका सिर अभी-अभी काटा गया हो। एक सांस लें और स्प्रेडशीट को एक्सेल में खोलें। पूरे आयोजन के लिए घटनाओं का एक अस्थायी कार्यक्रम तैयार करें। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए कुछ स्प्रेडशीट बनाएं। यह अब अनावश्यक कागजी कार्रवाई की तरह लग सकता है, लेकिन दो महीने बाद, आप अपनी दूरदर्शिता के लिए अतीत में खुद को उदारतापूर्वक धन्यवाद देंगे।
   • प्रत्येक प्रारंभिक गतिविधि के लिए एक समय सीमा (समय सीमा के साथ) परिभाषित करें। प्रत्येक के नाम लिखिए, और आपको उनकी आवश्यकता कहाँ और कब पड़ेगी। इस तरह, आप स्वयं को व्यवस्थित कर सकते हैं और दूसरों से भविष्य के सभी प्रश्नों की पहचान कर सकते हैं।

भाग 2 का 4: 2 सप्ताह पहले तैयार करें

1. 1 सुनिश्चित करें कि सब कुछ हमेशा की तरह चलता रहे। दिनांक, स्थान, (मुख्य अतिथि), कर्मचारी, घटना का नाम और नारा पर मुहर लगाएं। क्या कोई है कुछक्या गलत जा सकता है? क्या ऐसी स्थितियां होंगी जिन्हें अंतिम समय में फिर से खेलना होगा? इस स्तर पर, सब कुछ पहले से ही अंतिम रूप से तय किया जाना चाहिए।
2. 2 अपनी टीम से मिलें। टीम के सदस्यों के साथ-साथ पर्यवेक्षकों के साथ अपना बजट, शेड्यूल और बाकी सब कुछ स्वीकृत करें। अभी सभी प्रश्नों का पता लगाने का सबसे अच्छा समय है। क्या हर कोई अपनी जिम्मेदारी जानता है? वे विभिन्न मुद्दों और समस्याओं से कैसे संबंधित हैं?
   • किसी भी समस्या पर विचार-मंथन करने के लिए टीम के सदस्यों और स्वयंसेवकों के साथ फिर से मिलें। कार्य योजना बनाने का भी यह सही समय है।
   • सुनिश्चित करें कि टीम में कोई आंतरिक समस्या नहीं है। टीम के सभी नेताओं, साथ ही टीम के सदस्यों और स्वयंसेवकों से जुड़ें।
3. 3 काम को अलग-अलग लोगों में बांटें और एक अनुभवी व्यक्ति को सभी गतिविधियों का समन्वय करने दें। यदि घटना एक बड़ी घटना है, तो एक व्यक्ति के निर्देशन में अलग-अलग लोगों से अलग-अलग घटनाओं का समन्वय करें। टीम के सदस्यों को नेता पर भरोसा करना चाहिए।
   • यह एक अच्छा विचार है कि कुछ लोग मिलने के लिए अपना समय समर्पित करें, मेहमानों का स्वागत करें, और लोगों के आने और कार्यक्रम शुरू होने पर कार्यक्रम को ताना मारें। मूल रूप से, वे एक आयोजन समिति हैं जो मनोबल बनाती हैं और लोगों को यह महसूस कराती हैं कि वे यहां एक कारण से आए हैं।
4. 4 सुनिश्चित करें कि घटना से जुड़ी सभी वेबसाइटें अप टू डेट हैं। आप शायद इसे फेसबुक और ट्विटर पर कवर करते हैं, लेकिन ऐसी कई अन्य वेबसाइटें भी हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं जो आपको घटना के बारे में प्रचार करने में मदद करेंगी। Eventbrite, Evite, और Meetup तीन सबसे आधिकारिक हैं जो दिमाग में आते हैं। यदि आपने अभी तक उनके बारे में नहीं सुना है, तो अभी इंटरनेट ब्राउज़ करें!
   • और, ज़ाहिर है, आपकी वेबसाइट/ब्लॉग/फेसबुक पेज, यदि आपके पास एक है। आप रिमाइंडर भेज सकते हैं, चित्र सेट कर सकते हैं और आमंत्रण प्रतिक्रियाएँ देख सकते हैं। आप जितने सक्रिय होंगे, उतना ही उसे आपके अस्तित्व के बारे में पता चलेगा।
5. 5 प्रतिनिधियों से प्रायोजन और धन के अन्य स्रोत एकत्र करें। आने वाले हफ्तों में बहुत सारे खर्च होंगे और आपको उन सभी को अपनी जेब से कवर करने की आवश्यकता नहीं है! स्टार्ट-अप लागतों को कवर करने के लिए कम से कम कुछ फंड इकट्ठा करें - शायद एक स्थल, उपकरण, आपूर्तिकर्ताओं को किराए पर लेना? इनमें से कुछ लोगों / कंपनियों / उत्पादों को घटना शुरू होने से पहले ही भुगतान करना पड़ सकता है।
   • सुनिश्चित करें कि आपके पास रसीदों, पुष्टिकरणों, चालानों और सामान्य दस्तावेज़ीकरण की एक प्रणाली है। आपको भविष्य में सब कुछ बचाने और इसका उल्लेख करने की आवश्यकता होगी, इसलिए, जितना अधिक आप शुरू से ही कागजात के संगठन के लिए आदेश लाते हैं, उतना ही बेहतर है। खासकर यदि आप जिस कंपनी के साथ काम करते हैं, वह आपको बेकार की बकवास के साथ भुगतान करती है।
6. 6 आयोजन का प्रचार करें। ब्रोशर तैयार करें, घोषणाएं जारी करें, मीडिया को रिपोर्ट करें, ई-मेल भेजें, फोन कॉल करें, नेटवर्क पर समूहों को संदेश भेजें, और संभावित सदस्यों और प्रायोजकों से मिलें।और लोगों को आने का पता कैसे चलेगा? सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी पूरी तरह से पूर्ण है, बस कुछ प्रश्नों को बंद कर दें - लोगों को थोड़ी सी दिलचस्पी लेने की आवश्यकता है!
   • अपने लक्षित दर्शकों के बारे में सोचें। यदि आप अधिक उम्र की आबादी तक पहुंचने का प्रयास कर रहे हैं, तो आपको मोबाइल एप्लिकेशन के माध्यम से समय पर संदेश भेजने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। उन जगहों पर जाएं और उन टूल का इस्तेमाल करें जिनका आपके दर्शक इस्तेमाल करते हैं. इसे यथासंभव सुलभ और यथासंभव नियमित बनाएं।
7. 7 घटना के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए उसे इकट्ठा करें। इन मदों में पदक, खेल, स्मृति चिन्ह, पुरस्कार या प्रमाण पत्र शामिल हो सकते हैं। सभी प्रकार की छोटी-छोटी चीजें और नैक्कनैक हैं जो अप्रशिक्षित आंखों से किसी का ध्यान नहीं जा सकता है, लेकिन आप हर नुक्कड़ और क्रैनी, नुक्कड़ और क्रैनी, और उन्हें भरने वाली हर चीज को जानते हैं। और मेज, कुर्सियाँ, ध्वनि उपकरण, संकेत, मेज़पोश और उन सभी बड़ी बड़ी वस्तुओं को मत भूलना!
   • यह एक और बात है जिसके बारे में आपको बैठकर सोचना चाहिए। इसके बारे में तब तक सोचना बंद न करें जब तक आपको ऐसी 5 चीजें न मिलें जिनके बारे में आप भूल गए थे - पेन, प्राथमिक चिकित्सा किट, बैटरी, बर्फ और एक्सटेंशन कॉर्ड सहित सब कुछ। आपको यह जानने की जरूरत है कि चाहे कुछ भी हो जाए, आपके पास सब कुछ है।
8. 8 पर सहमत सेवा में, सभी ग्. फोटो और वीडियो फिल्मांकन की व्यवस्था करें। मेहमानों के लिए परिवहन की व्यवस्था करें। सफाई टीम के लिए भोजन की व्यवस्था करें। सूची और आगे बढ़ सकती है, लेकिन अन्यथा आप कभी भी अपने कार्यक्रम का आयोजन नहीं करेंगे!
   • खाने-पीने की व्यवस्था करें। इसके अलावा अब विशेष आवास तैयार करने का एक अच्छा समय है, उदाहरण के लिए विकलांग लोगों के लिए और इसी तरह। जाँच करें कि क्या कोई प्रतिभागी शाकाहारी है या उसकी अन्य विशिष्ट आहार आवश्यकताएँ हैं।
   • कुर्सियों, तालिकाओं, कला सजावट, माइक्रोफोन, स्पीकर, मीडिया प्रोजेक्टर, स्टैंड - कुछ भी व्यवस्थित करें जिसे आयोजन स्थल पर स्थापित करने की आवश्यकता है।
9. 9 संपर्क पत्रक तैयार करें। आपको टीम के सदस्यों के सभी नंबर, पते और ईमेल पते की आवश्यकता होगी जिनकी आपको आवश्यकता है। साथ ही, वीआईपी और वस्तुओं और सेवाओं के सभी आपूर्तिकर्ताओं की एक समान सूची बनाएं। अगर कोई नहीं आता है या देर से आता है, तो यह वह सूची होगी जिसका आप उल्लेख करेंगे।
   • मान लीजिए कि खाद्य विक्रेता समय पर नहीं आए। आप क्या करने जा रहे हैं? आप अपनी आसान कक्षा सूची लें और उन्हें कॉल करें। ओह, उन्होंने सोचा कि तुम जा रहे थे लेना 90 किलो ब्रेज़्ड पोर्क? ठीक है कोई बात नहीं। आप स्टु को सूची सौंपते हैं, वह अपने ट्रक को पकड़ लेता है और कागज पर लिखे पते पर पहुंच जाता है। संकट टल गया है। और अब आप जानते हैं कि या तो आपको उनसे फिर कभी आदेश नहीं देना चाहिए या अपनी इच्छाओं को अधिक स्पष्ट रूप से व्यक्त करना चाहिए!
10. 10 टीम के सदस्यों के साथ कार्यक्रम स्थल पर जाएं। संपत्ति के चारों ओर देखें और पार्किंग स्थल, शौचालय, ड्रेसिंग रूम, व्यवस्था, विभिन्न प्रवेश द्वार और निकास की सराहना करें। आस-पास के स्थानों की तलाश करें जहां आप फोटोकॉपी कर सकते हैं, कॉल कर सकते हैं और आपातकालीन आपूर्ति पर स्टॉक कर सकते हैं। सामान्य तौर पर, अपने आप को पूरे क्षेत्र से परिचित कराएं, और आपको इसे अपने हाथ के पिछले हिस्से की तरह जानना चाहिए।
    • अपने संपर्क व्यक्ति से बात करें। उन्हें वस्तु के बारे में सब कुछ किसी और से बेहतर पता होना चाहिए। क्या ऐसे कोई मुद्दे हैं जिनसे आपको अवगत होना चाहिए? कोई समय सीमा? क्या दरवाजे एक निश्चित समय पर बंद होते हैं? भगवान न करे, क्या कोई फायर अलार्म चेक निर्धारित है?

भाग ३ का ४: घटना से २४ घंटे पहले काम करना

1. 1 शांत रहें। आपने यह हासिल किया है। अपने सिर को ऊपर रखना और परिणाम के बारे में चिंता न करना अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है। आप महीनों से तैयारी कर रहे हैं! सब कुछ ठीक हो जाएगा। आप जितने अधिक संतुलित होंगे, आपकी टीम उतनी ही शांत होगी और घटना उतनी ही शांत होगी। इसके अलावा, यह सब जल्द ही खत्म हो जाएगा!
   • गंभीरता से। आपको यह मिला। आपने सभी आवश्यक चीजों का पूर्वाभास कर लिया है, आपने सभी संभावित समस्याओं के बारे में सोचा है - अगर कुछ गलत हो जाता है, तो आप जानते हैं कि इससे कैसे निपटना है। और मत भूलो: कोई भी आपको दोष नहीं देगा।एक निंदनीय अतिथि, खराब भोजन - लोग समझते हैं कि सब कुछ आपके हाथ में नहीं है। तो शांत रहो। तुम ठीक हो जाओगे।
2. 2 अपनी टीम के साथ प्रत्येक आइटम की अंतिम जांच करें। सुनिश्चित करें कि आप स्थान पर कैसे और कब पहुंचे, इस बारे में सभी को जानकारी दें। आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह यह है कि आपकी पूरी टीम आपको घटना के दिन एक ही समय पर कॉल करे और आश्चर्य करे कि पिछला दरवाजा कहाँ है।
   • यहां तक ​​​​कि अगर कोई सामने नहीं आता है और सवाल नहीं पूछता है, तो उनके व्यवहार का मूल्यांकन करने की पूरी कोशिश करें। क्या हर कोई जानता है कि क्या करना है? क्या लोग आपस में मिलते हैं? यदि नहीं, तो उनसे बात करें और देखें कि आप मुद्दों को सुलझाने के लिए क्या कर सकते हैं। शायद कोई दूसरे विभाग में या अन्य लोगों के साथ काम करने के लिए अधिक उपयुक्त है।
3. 3 सभी आमंत्रणों और प्रतिक्रियाओं की जाँच करें। आमंत्रितों की सूची के साथ एक स्प्रेडशीट बनाएं और उनकी संख्या गिनें। अधिकांश घटनाओं के लिए, पुष्टि करने वाले लोगों की संख्या नहीं वास्तव में आने वाले लोगों की संख्या का प्रतिनिधित्व करता है। आप पा सकते हैं कि 50 लोगों ने पुष्टि की कि वे आएंगे, लेकिन अंत में उनमें से 5 होंगे। या 500. इसलिए जब आपको उस संख्या का पता होना चाहिए, तो किसी भी सीमा से निपटने के लिए भी तैयार रहें!
   • घटना के वीआईपी मेहमानों को याद दिलाएं जब आप दूसरों में शामिल हों। आपको आश्चर्य होगा कि कितने लोग कहेंगे, “अरे हाँ! यह कल है, है ना?" एक साधारण फोन कॉल या एसएमएस से आप इससे बच सकते हैं।
4. 4 सुविधा पर जाएं और जांचें कि क्या सब कुछ तैयार है। क्या हॉल साफ और सुलभ है? क्या सभी इलेक्ट्रॉनिक उपकरण स्थापित हैं और क्या ऐसा लगता है कि यह काम कर रहा है? यदि आवश्यक हो, तो क्या आप कोई उपकरण पूर्व-वितरित कर सकते हैं? क्या कर्मचारी पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित हैं?
   • जांचें कि क्या रखरखाव कर्मियों के रूप में सेवा करने के लिए पर्याप्त लोग हैं। निश्चित रूप से आपकी आवश्यकता से अधिक होना हमेशा बेहतर होता है। आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता हो सकती है जो किसी आपातकालीन कार्य से भाग जाए, या किसी अतिथि या ऐसी समस्या की देखभाल करे जिसकी आपने कल्पना नहीं की थी। या, आप जानते हैं, अपने लिए कॉफी लाएँ।
5. 5 प्रतिभागियों के लिए किट बनाएं। इस किट में पानी की एक बोतल, एक बार, नोट पेपर, एक पेन, एक ब्रोशर और आपके लिए आवश्यक कोई भी जानकारी शामिल हो सकती है। छोटे स्मृति चिन्ह शामिल करना भी एक अच्छा विचार है। यह एक अच्छा स्पर्श है जो वास्तव में लोगों को विश्वास दिलाएगा कि यह एक सुविचारित, संगठित कार्यक्रम है। और यह उन्हें सराहना का एहसास कराएगा!
   • यह मेहमानों, या आपकी टीम, या दोनों के लिए किया जा सकता है! पोषण बार और पेन अपने साथ ले जाना किसे पसंद नहीं है?
6. 6 एक स्लाइडर बनाओ। यह आपके लिए आवश्यक सभी सूचनाओं की एक सूची है, जो समय और / या कमरे के अनुसार क्रमबद्ध है। महत्वपूर्ण घटनाओं के लिए एक मिनट की योजना तैयार करें। इसका प्रारूप आप पर निर्भर है। पढ़ने में आसान बनाने के लिए बस जानकारी को न्यूनतम रखने का प्रयास करें।
   • यदि आप वास्तव में उच्च स्तरीय और अत्यधिक मेहनती हैं, तो आपके लिए विभिन्न कार्य करना उपयोगी हो सकता है प्रकार स्लाइडर्स प्रस्तुतकर्ताओं को बाकी प्रस्तुतकर्ताओं की सूची की आवश्यकता होगी और वे कहाँ हैं, किस समय पर हैं। आपकी टीम को उपकरणों की एक सूची, एक समय कार्यक्रम और एक सफाई प्रोटोकॉल की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास समय है तो यह मददगार हो सकता है।
7. 7 अपने साथ कार्यक्रम स्थल पर ले जाने के लिए चीजों की एक चेकलिस्ट बनाएं। कितना भयानक होगा यदि आप पहले से ही हैं, सब कुछ ठीक है, सब वहाँ, और आप महसूस करते हैं कि केवल एक चीज गायब है वह 12,000 कप है जिसे आप घर पर भूल गए थे? दुर्भाग्यपूर्ण स्थिति। आपने अभी इसे गड़बड़ कर दिया है। तो अपने आप को एक चेकलिस्ट बनाएं, दोबारा जांचें, और जो कुछ भी आपको लाने की जरूरत है उसे लाएं!
   • यदि यह सब एक दर्जन अलग-अलग स्थानों पर है, तो लोगों को प्रत्येक विशिष्ट जिम्मेदारी सौंपें। इस तरह, एक बड़े दिन पर, आप 8 घंटे इधर-उधर भाग-दौड़ और सब कुछ इकट्ठा करने और चिंता करने में नहीं बिताएंगे। काम बांटकर आप हाथ छुड़ाते हैं... या जैसा वे कहते हैं।

भाग ४ का ४: घटना के दिन चल रहा है

1. 1 टीम के सदस्यों और स्वयंसेवकों के साथ जल्दी पहुंचें। जांचें कि क्या सब कुछ ठीक है और सभी इलेक्ट्रॉनिक उपकरण कार्य क्रम में हैं। एक ज्वलंत प्रश्न है? यदि आपके पास समय है, तो एक गिलास लें, एक उत्साहजनक बिदाई शब्द दें, और तितर-बितर हो जाएं! तुमने यह किया। आपने इतनी अच्छी तैयारी की है।
   • सुनिश्चित करें कि आयोजकों के पास चमकीले रंग के बैज या कुछ अन्य विशिष्ट चिन्ह हैं ताकि आवश्यकता पड़ने पर प्रतिभागी मदद के लिए उनकी ओर रुख कर सकें। कभी-कभी सिर्फ खाकी वर्दी ही काफी नहीं होती।
2. 2 सब कुछ स्थापित करें। के भीतर तथा बाहर। अपने मेलबॉक्स पर गुब्बारे चाहिए? क्या कोने में कोई पोस्टर है? और दरवाजे पर और गलियारे के साथ? यदि मेहमानों को वास्तविक भूलभुलैया से भटकना है, तो जितने अधिक संकेत, उतना अच्छा।
   • भवन के सामने एक ग्रीटिंग बैनर और अन्य जानकारी विशेष रूप से सहायक होगी। आप चाहते हैं कि लोग गली से देख सकें कि यह वह जगह है जहां उन्हें होना चाहिए। इस बारे में कोई सवाल नहीं!
   • एक स्वागत और पंजीकरण तालिका बनाएं। जब मेहमान दरवाजे से गुजरते हैं, तो उन्हें पता होना चाहिए कि उन्हें क्या करना है। अन्यथा, वे अनिश्चित रूप से घूमेंगे और असहज महसूस करेंगे। और उस प्रवेश समिति को याद रखें जिसके बारे में हमने बात की थी? मेहमानों का अभिवादन करने और उनके सवालों के जवाब देने के लिए किसी को दरवाजे पर खड़े होने के लिए कहें।
   • संगीत पर रखो! यह किसी भी अजीबता को बुझा देगा जो अन्यथा हवा में हो सकती है।
3. 3 सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण लोग जानते हैं कि क्या हो रहा है। यदि प्रस्तुतकर्ता देर से आता है, तो आपको समय के लिए रुकना होगा। यदि भोजन की गणना से अधिक समय लगता है, तो उन्हें शेड्यूल में बदलाव के प्रति सचेत किया जाना चाहिए। यह बहुत ही दुर्लभ है कि आयोजन बिल्कुल योजना के अनुसार हो - इसलिए यदि आप पाठ्यक्रम से विचलित होते हैं, तो सुनिश्चित करें कि संचार लाइनें खुली हैं।
4. 4 तस्वीरें ले! आप अपने लिए कुछ याद रखना चाहेंगे। और लोग किसी को कैमरे के साथ घूमते हुए देखकर प्रभावित होंगे। प्रायोजक के बैनर, अपने बैनर, प्रवेश द्वार, रिसेप्शन टेबल आदि पर ध्यान दें। शायद आप उन्हें अगले साल इस्तेमाल कर सकते हैं!
   • यदि संभव हो तो किसी मित्र या पेशेवर फोटोग्राफर को इसका ध्यान रखने दें। इसके बिना आपके पास पर्याप्त चिंताएं हैं। आपको अपने मेहमानों के साथ घुलना-मिलना और पीना होगा, इसलिए किसी और को फोटोग्राफिक सामग्री की देखभाल करने दें।
5. 5 हैंडआउट्स दें। आपने शायद अपने मेहमानों के सिर में कुछ लगाया है और चाहते हैं कि वे चले जाएं, इसके बारे में सोचें, कुछ सोच रहे हैं, या कुछ कार्रवाई की प्रतीक्षा कर रहे हैं। इसलिए ब्रोशर या कुछ और तैयार कीजिए जो वे अपने साथ निजी इस्तेमाल के लिए ले जा सकते हैं। बाद में आयोजन।
   • इसका एक हिस्सा एक टिप्पणी मंच हो सकता है। उन्हें साथ चलने का एक तरीका प्रदान करें और उन्हें बताएं कि वे क्या सोचते हैं, क्या सुधार कदम उठाए जा सकते हैं, और वे अगली बार क्या देखना चाहेंगे। और, ज़ाहिर है, वे कैसे भाग ले सकते हैं!
6. 6 कमरा साफ करो! बिजली के मीटर की जांच करें, खिंचाव के निशान, टेबल आदि हटा दें। आपको उस स्थान को वैसे ही छोड़ना होगा जैसे वह मूल रूप से था - खासकर यदि आपने इसके लिए भुगतान किया है और किसी दिन वापस लौटना चाहते हैं। वे शुल्क ले सकते हैं जिन्हें अन्य मामलों में टाला जा सकता है। काम को विभाजित करें ताकि यह जितनी जल्दी हो सके दर्द रहित हो।
   • यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि कुछ भी मूल्यवान नहीं बचा है, और यदि ऐसा है, तो एक खोई और मिली तालिका बनाएं।
   • यदि आपने कुछ क्षतिग्रस्त किया है, तो कृपया अपने संपर्क व्यक्ति को बताएं। ईमानदार और सीधा होना बेहतर है।
   • अपनी क्षमता के अनुसार कूड़ेदान की देखभाल करें। तकनीकी सेवा बाकी का ख्याल रखेगी।
7. 7 आयोजन के बाद सभी जिम्मेदारियों का ध्यान रखें। आपकी घटना के आधार पर, वे बिल्कुल कुछ भी नहीं से लेकर धन्यवाद और प्राप्तियों की लंबी सूची तक हो सकते हैं। आप आरंभ करने हेतु यहाँ कुछ आयडियाज है:
   • टीम के सभी सदस्यों, विशेष रूप से प्रायोजकों और स्वयंसेवकों को धन्यवाद। आपने उनके बिना ऐसा नहीं किया होता!
   • बंद करें और सभी बिलों का भुगतान करें। यह जल्द से जल्द किया जाना चाहिए।जितना कम अधूरा काम, उतना अच्छा।
   • मदद करने वाले सभी लोगों के लिए धन्यवाद पार्टी दें। आप चाहते हैं कि आपकी टीम के सदस्य सराहना महसूस करें और प्रायोजकों को लगे कि उन्होंने एक अच्छे कारण में योगदान दिया है।
   • उपयुक्त लोगों को स्मृति चिन्ह या अन्य प्रकाशन वितरित करें।
   • प्रायोजकों और अन्य लोगों को रसीदें वितरित करें।
   • अपनी ईवेंट वेबसाइट पर फ़ोटो लगाएं.
8. 8 निम्नलिखित चिंतन समीक्षा की व्यवस्था करें ताकि आप अगली बार बेहतर कर सकें। आखिरकार जो कहा और किया गया है, आप अलग तरीके से क्या करेंगे? क्या काम किया और क्या नहीं? क्या आप फिर कभी इसी तरह का आयोजन करने की हिम्मत करेंगे? आपने क्या सीखा?
   • अगर आपको कोई प्रतिक्रिया मिलती है, तो उस पर गौर करें। और यदि आप उन्हें मेहमानों से नहीं प्राप्त करते हैं, तो अपनी टीम से पूछें! वे क्या सोचते हैं? क्या उन्होंने खुद का भी आनंद लिया? यह एक मुफ़्त बार और पेन था, है ना?

टिप्स

• विभिन्न संगठनात्मक कार्य विभिन्न व्यावसायिक जिम्मेदारियों के समान हैं। बिलिंग और बजटिंग वित्त की तरह है, प्रतिनिधियों से संवाद करना और उन्हें भाग लेने के लिए आमंत्रित करना मार्केटिंग की तरह है, टीम प्रबंधन उद्यम कर्मियों के प्रबंधन की तरह है, परिवहन एक लॉजिस्टिक की तरह है, एक घटना एक उत्पादन गतिविधि की तरह है, अच्छे मीडिया संबंध पीआर की तरह हैं। .. .
• दस्तावेजों की सूची (और इसी तरह) तैयार करने के लिए
  • बजट
  • घटना कार्यक्रम (घटना में प्रत्येक कार्यक्रम की अनुसूची)
  • निमंत्रण
  • आमंत्रितों की सूची
  • कार्य योजना
  • समय सीमा (कार्य पूरा करने की अनुसूची)
  • प्रेस कॉन्फ्रेंस सामग्री
  • भाषण
  • प्रतियोगियों की सूची
  • तुलनात्मक नोट्स (वक्ताओं के भाषणों के साथ)
  • कार्यसूची
  • प्रति मिनट का कार्यक्रम
  • संपर्क सूची (आयोजकों के मोबाइल नंबर)
  • लाने के लिए चीजों की सूची
  • किए जाने वाले कार्यों की चेकलिस्ट
  • घटना रिपोर्ट (मीडिया और अन्य के लिए)
• निर्धारित करें कि कौन से कार्य आउटसोर्स किए जाने चाहिए और कौन से टीम के सदस्यों द्वारा किए जाने चाहिए। आउटसोर्सिंग बजट, समय, गुणवत्ता, काम के महत्व आदि पर निर्भर करती है।
• बहुत बड़ी मुस्कान। टीम के अंदर और बाहर सभी के प्रति विनम्र रहें।
• आयोजन से पहले, निम्नलिखित के लिए जिम्मेदार होने के लिए एक व्यक्ति/समिति को नामित करें
  • प्रायोजकों
  • स्थानीय योगदानकर्ता
  • मुख्य अतिथि, वक्ता,
  • डिजाइन का निर्माण, छपाई, लेखों का संग्रह और हर चीज का मूल्यांकन
  • पुरस्कार, स्मृति चिन्ह, उपहार, बैनर, प्रमाण पत्र
  • परिवहन, खाद्य आपूर्तिकर्ता, स्थल किराये की व्यवस्था, सजावट, सजावट, पार्किंग
  • मीडिया, पीआर, मार्केटिंग
• स्थान चुनते समय और लागत पर बातचीत करते समय विचार करने वाले कारक
  • हॉल क्षमता (प्रतिनिधियों की संख्या - अस्थायी प्रतिनिधियों को छोड़कर)
  • खानपान (यदि उपलब्ध हो)
  • समय सीमा (जब घटना शुरू होती है और समाप्त हो सकती है)
  • प्रकाश विकल्प (रात की घटनाओं के मामले में)
  • क्या एयर कंडीशनर हैं
  • आवश्यक उपकरण (माइक्रोफ़ोन, स्पीकर, आदि) का प्रावधान
  • निर्धारक फर्नीचर (टेबल, कुर्सियाँ, मेज़पोश)
  • क्या संगीत, मनोरंजन की अनुमति है (अनौपचारिक आयोजनों के लिए)
  • बैकअप बिजली की आपूर्ति
  • अभिगम्यता - शहर के केंद्र में स्थान है (क्या प्रतिभागी वहां निर्बाध रूप से पहुंच सकेंगे)
  • आयोजकों के लिए विशेष कमरे, कपड़े बदलने आदि के लिए।
  • कुल लागत
• जब कोई मदद (पैसे सहित) की पेशकश करता है, तो तुरंत प्रतिक्रिया दें और ईमानदारी से धन्यवाद दें।
• योजना बनाना जरूरी है। टीम मीटिंग में "क्या करें" योजना (महत्वपूर्ण बातें) को अंजाम दिया जाता है। डटे रहो।
• घटना के दिन, एक व्यक्ति को इसके लिए जिम्मेदार नियुक्त करें
  • समग्र समन्वय
  • नेपथ्य
  • भोजन
  • मंच पर क्या होता है
  • प्रमुख
  • कंप्यूटर, मीडिया प्रोजेक्टर,
  • फोटोग्राफर
  • मेहमानों का स्वागत
  • जन प्रबंधन और जनसंपर्क
  • पार्किंग क्षेत्र
  • सुरक्षा
  • विभिन्न चीजों का वितरण (उपहार, चयनित लोगों के साथ-साथ प्रतिभागियों को प्रमाण पत्र)
• तिथि निर्धारित करते समय विचार करने वाले कारक
  • क्या मुख्य अतिथि और अन्य वीआईपी विशिष्ट तिथि (तारीखों) पर उपलब्ध हैं
  • आपके दर्शकों के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है
• लेकिन छोटे समूहों में "यह कैसे करना है," "यह कैसे होना चाहिए," और इसी तरह की योजना बनाना उतना ही महत्वपूर्ण है।
• यदि आप कुछ उधार लेते हैं, तो जिम्मेदार बनें और वादा किए गए समय तक उसे वापस कर दें।
• पहल करें, घूमें और उन खामियों की तलाश करें जिन्हें आप ठीक कर सकते हैं, उन्हें पूरा कर सकते हैं।
• सभी महत्वपूर्ण विवरणों पर ध्यान दें।
• आपको सौंपे गए कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को कभी भी किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित न करें।
• सही क्रियान्वयन का बहुत महत्व है, सफलता प्राप्त करने की योजना आखिरी तक...
• अपना निर्धारित क्षेत्र/काउंटर जहां आपको होना चाहिए, वहां से न छोड़ें।
• उस व्यक्ति को स्वेच्छा से सूचित करें जिसने आपको कार्य सफलतापूर्वक पूरा किया या नहीं। लेकिन निर्धारित समय पर।
• अच्छे मूड में रहें, खासकर जब आप लोगों के आसपास हों।
• अपने काम के लिए जिम्मेदार बनें।
• आप जो कुछ भी करते हैं उसमें समय के पाबंद रहें। यदि आपको देर हो रही है, तो उस व्यक्ति को सूचित करें जिसे आप समय पर रिपोर्ट करते हैं।
• जब तक आपके पास कोई सुझाव या समाधान न हो, किसी की आलोचना न करें।
• धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से कार्य करें। संवाद करते समय अपना समय लें। तुम बस अपना समय बर्बाद कर रहे हो।
• हमेशा अपना नैतिक चरित्र और सबके प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण बनाए रखें। कृपया किसी से भीख न मांगें।
• यदि कोई समस्या आती है तो दूसरों को दोष न दें - और तनाव पैदा करते हुए सब कुछ अपने सिर पर न डालें, बल्कि इसे हल करने का प्रयास करें।
• कोई गलती न दोहराएं।

चेतावनी

• किसी भी स्थिति के लिए तैयार रहें। कभी-कभी चीजें हाथ से निकल जाती हैं। यदि आप किसी टीम के सदस्य हैं, तो यदि कोई आप पर चिल्लाए तो क्रोधित न हों (व्यक्ति तनावग्रस्त हो सकता है)। यदि आप सूत्रधार हैं, तो कभी भी तनाव या घबराहट न करें। ठंडे खून में अधिनियम। यह पता लगाने की कोशिश करें कि क्या हुआ और जब ऐसा हुआ तो आप क्या कर सकते हैं।
• घबराएं/तनाव न करें। ठंडा दिमाग सही समय पर बेहतरीन परिणाम देगा।