लेखक:
Mark Sanchez
निर्माण की तारीख:
6 जनवरी 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
यदि आपको किसी Word दस्तावेज़ से डेटा की सूची या तालिका को एक्सेल स्प्रेडशीट में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो आपको तालिका के संबंधित सेल में जानकारी के प्रत्येक टुकड़े को कॉपी और पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने वर्ड दस्तावेज़ को पहले सही ढंग से प्रारूपित करते हैं तो आप कुछ ही क्लिक में एक संपूर्ण दस्तावेज़ को एक्सेल प्रारूप में आसानी से आयात कर सकते हैं।
कदम
विधि २ में से १: सूची को रूपांतरित करें
1 सबसे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि एप्लिकेशन दस्तावेज़ को कैसे रूपांतरित करता है। जब आप एक्सेल में एक दस्तावेज़ आयात करते हैं, तो प्रोग्राम यह निर्धारित करता है कि टेक्स्ट में कुछ वर्णों का उपयोग करके जानकारी का कौन सा टुकड़ा तालिका के एक अलग सेल में रखा जाएगा। आयात करने से पहले दस्तावेज़ में डेटा को स्वरूपित करके, आप अंतिम तालिका की उपस्थिति को नियंत्रित कर सकते हैं और दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से प्रारूपित करने की आवश्यकता को कम कर सकते हैं। यह विधि सुविधाजनक है जब आपको किसी Word दस्तावेज़ से Excel स्प्रेडशीट में एक बड़ी सूची आयात करने की आवश्यकता होती है। - यह विधि विशेष रूप से प्रभावी है यदि आप एक ही प्रारूप में कई वस्तुओं की सूची आयात कर रहे हैं (पते, फोन नंबर, ईमेल पते, और इसी तरह की सूची)।
2 स्वरूपण त्रुटियों के लिए अपने दस्तावेज़ की जाँच करें। रूपांतरण प्रक्रिया शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि सूची के सभी आइटमों का स्वरूपण समान है। यदि आवश्यक हो, तो संभावित विराम चिह्न त्रुटियों को ठीक करें या उन आइटमों को पुनर्व्यवस्थित करें जो बाकी से मेल नहीं खाते। यह सही डेटा ट्रांसफर सुनिश्चित करेगा। 
3 अपने Word दस्तावेज़ में स्वरूपण वर्णों का प्रदर्शन चालू करें। छिपे हुए स्वरूपण चिह्न दिखाने से आपको सूची आइटम को अलग करने का सबसे अच्छा तरीका चुनने में मदद मिलती है।स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित करने के लिए, होम टैब पर सभी वर्ण दिखाएं बटन पर क्लिक करें, या कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं Ctrl+शिफ्ट+*- अधिकांश सूचियों में प्रत्येक पंक्ति के अंत में या तो एक पैराग्राफ चिह्न होगा, या एक पंक्ति के अंत में और एक आइटम के बीच एक रिक्त रेखा पर होगा। आप इन वर्णों का उपयोग उन वर्णों को सम्मिलित करने के लिए करेंगे जिनका उपयोग Excel तालिका कक्षों में डेटा वितरित करने के लिए करता है।
4 रिक्त रेखाओं से छुटकारा पाने के लिए तत्वों के बीच अनुच्छेद चिह्न हटा दें। एक्सेल डेटा की अलग-अलग पंक्तियों की पहचान करने के लिए सूची आइटम के बीच रिक्त लाइनों का उपयोग करता है, लेकिन स्वरूपण प्रक्रिया को सही ढंग से आगे बढ़ने के लिए उन्हें हटाया जाना चाहिए। चिंता न करें, आप उन्हें थोड़ी देर बाद फिर से जोड़ देंगे। यह विधि तब उपयुक्त होती है जब किसी सूची आइटम के अंत में एक अनुच्छेद चिह्न हो और अनुच्छेदों के बीच एक रिक्त रेखा पर (दो प्रति पंक्ति)। - पर क्लिक करें Ctrl+एच ढूँढें और बदलें विंडो खोलने के लिए।
- खोज बॉक्स में दर्ज करें ^ पी ^ पी... यह प्रति पंक्ति दो अनुच्छेद वर्णों के लिए कोड है। यदि प्रत्येक सूची आइटम में एक ठोस रेखा होती है, और आइटम के बीच कोई रिक्त रेखा नहीं होती है, तो कमांड का उपयोग करें ^ पी.
- बदलें बॉक्स में, एक पृथक्करण वर्ण दर्ज करें। इस दस्तावेज़ में इस चिह्न को कहीं और नहीं दोहराया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप चिह्न का उपयोग कर सकते हैं ~.
- सभी बदलें बटन पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि सूची के सभी तत्व एक साथ विलीन हो गए हैं, लेकिन चिंता न करें, क्योंकि उपयुक्त स्थानों पर (प्रत्येक तत्व के बाद) सीमांकक हैं।
5 प्रत्येक आइटम को एक अलग बॉक्स में चुनें। अब जब सूची आइटम अलग हो गए हैं ताकि वे अनुक्रमिक पंक्तियों में प्रदर्शित हों, हमें यह इंगित करने की आवश्यकता है कि प्रत्येक फ़ील्ड में कौन सा डेटा प्रदर्शित किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि प्रत्येक आइटम की पहली पंक्ति में नाम है, दूसरे में पता है, और तीसरे में क्षेत्र और डाक कोड है, तो आप कर सकते हैं - क्लिक Ctrl+एच ढूँढें और बदलें विंडो खोलने के लिए।
- पात्रों में से एक को हटा दें ^ पी ढूँढें बॉक्स में।
- फ़ील्ड में वर्ण बदलें अल्पविराम से बदलें ,.
- सभी बदलें बटन पर क्लिक करें। शेष पैराग्राफ चिह्नों को अल्पविराम से बदल दिया जाएगा, जो प्रत्येक पंक्ति को एक अलग फ़ील्ड में अलग कर देगा।
6 स्वरूपण प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विभाजकों को बदलें। जब आप उपरोक्त दो खोज का अनुसरण करते हैं और चरणों को प्रतिस्थापित करते हैं, तो आपकी सूची अब सूची की तरह नहीं दिखती। सभी जानकारी एक सतत पंक्ति में प्रस्तुत की जाएगी, और इसके अंश अल्पविराम द्वारा अलग किए जाएंगे। अंतिम खोज और बदलें ऑपरेशन आपके डेटा को एक सूची दृश्य में लौटा देगा, जिसमें अलग-अलग टुकड़े अल्पविराम से अलग होंगे। - पर क्लिक करें Ctrl+एच ढूँढें और बदलें विंडो खोलने के लिए।
- ढूँढें बॉक्स में, वर्ण दर्ज करें ~ (या कोई अन्य चरित्र जिसे आपने पहले चुना था)।
- बदलें बॉक्स में, दर्ज करें ^ पी.
- सभी बदलें बटन पर क्लिक करें। आपकी सूची के सभी आइटम अल्पविराम द्वारा अलग किए गए अलग-अलग समूहों में विभाजित हो जाएंगे।
7 अपने दस्तावेज़ को एक साधारण टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेजें। अब जब स्वरूपण पूरा हो गया है, तो आप अपने दस्तावेज़ को टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। यह एक्सेल को डेटा को पढ़ने और विश्लेषण करने और प्रत्येक खंड को उपयुक्त क्षेत्र में रखने की अनुमति देगा। - फ़ाइल टैब पर जाएं और "इस रूप में सहेजें" चुनें।
- ड्रॉपडाउन मेनू "फ़ाइल प्रकार" खोलें और "सादा पाठ" चुनें।
- अपनी फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और सहेजें बटन पर क्लिक करें।
- यदि कनवर्ट फ़ाइल विंडो प्रकट होती है, तो बस ठीक क्लिक करें।
8 एक्सेल एप्लिकेशन के साथ फाइल खोलें। अब जब आपने फ़ाइल को सादे पाठ के रूप में सहेज लिया है, तो आप इसे एक्सेल के साथ खोल सकते हैं। - फाइल टैब पर जाएं और ओपन चुनें।
- ऑल एक्सेल फाइल्स ड्रॉप-डाउन मेन्यू खोलें और टेक्स्ट फाइल्स चुनें।
- टेक्स्ट विजार्ड (आयात) विंडो में, अगला> क्लिक करें।
- सीमांकक सूची में, अल्पविराम चुनें। पूर्वावलोकन विंडो में, आप देखेंगे कि तालिका में आपकी सूची आइटम कैसे विभाजित होंगे। अगला> क्लिक करें।
- प्रत्येक कॉलम के लिए एक डेटा प्रारूप चुनें और समाप्त पर क्लिक करें।
विधि २ का २: तालिका को रूपांतरित करें
1 Word दस्तावेज़ में डेटा के साथ एक तालिका बनाएँ। यदि आपके दस्तावेज़ में डेटा की एक सूची है, तो आप इसे Word में किसी तालिका में परिवर्तित कर सकते हैं और फिर उस तालिका को Excel में तुरंत कॉपी कर सकते हैं। यदि आपका डेटा पहले से ही तालिका के रूप में है, तो अगले चरण पर आगे बढ़ें। - उस सभी टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप किसी तालिका में प्रारूपित करना चाहते हैं।
- सम्मिलित करें टैब पर जाएं और तालिका बटन पर क्लिक करें।
- "टेबल में कनवर्ट करें" चुनें।
- कॉलम की संख्या फ़ील्ड में, रिकॉर्ड में पंक्तियों की संख्या निर्दिष्ट करें। यदि अभिलेखों को रिक्त रेखाओं से अलग किया जाता है, तो कुल में एक पंक्ति जोड़ें।
- ओके पर क्लिक करें।
2 तालिका के स्वरूपण की जाँच करें। Word आपकी सेटिंग्स के आधार पर एक टेबल बनाएगा। ध्यान से जांचें कि सभी डेटा जगह पर है। 
3 तालिका के ऊपरी बाएँ कोने में दिखाई देने वाले छोटे "+" बटन पर क्लिक करें। यह तब प्रकट होता है जब आप अपने माउस को टेबल पर घुमाते हैं। इस बटन पर क्लिक करके आप टेबल के सभी डेटा को सेलेक्ट कर लेंगे। 
4 क्लिक करें।Ctrl+सीचयनित डेटा की प्रतिलिपि बनाने के लिए... यह होम टैब पर "कॉपी करें" बटन पर क्लिक करके भी किया जा सकता है। 
5 एक्सेल एप्लिकेशन खोलें। एक बार जब आप चयनित डेटा की प्रतिलिपि बना लेते हैं, तो आप एक्सेल खोल सकते हैं। यदि आप पहले से तैयार एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा डालना चाहते हैं, तो इसे खोलें। कर्सर को उस सेल पर ले जाएँ जहाँ आप कॉपी की गई तालिका के ऊपरी-बाएँ सेल को पेस्ट करना चाहते हैं। 
6 क्लिक करें।Ctrl+वीकॉपी किए गए डेटा को पेस्ट करने के लिए... Word दस्तावेज़ से अलग-अलग तालिका कक्ष Excel तालिका में संबंधित कक्षों में रखे जाएंगे। 
7 शेष स्तंभों को विभाजित करें। आपके द्वारा आयात किए जा रहे डेटा के प्रकार के आधार पर, आपको अतिरिक्त स्वरूपण समायोजन करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप पते आयात कर रहे हैं, तो शहर का नाम, राज्य और डाक कोड सभी एक ही सेल में आ सकते हैं। आप एक्सेल को स्वचालित रूप से विभाजित कर सकते हैं। - उस संपूर्ण कॉलम का चयन करें जिसे आप उसके शीर्षलेख पर क्लिक करके विभाजित करना चाहते हैं
- डेटा टैब पर जाएं और टेक्स्ट बाय कॉलम बटन पर क्लिक करें।
- अगला> क्लिक करें और विभाजक वर्ण मेनू से अल्पविराम चुनें। हमारे उदाहरण के मामले में, शहर का नाम क्षेत्र के संक्षिप्त नाम और पोस्टल कोड से अलग किया जाएगा।
- अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।
- उस कॉलम का चयन करें जिसे आप भी अलग करना चाहते हैं, और एक विभाजक के रूप में अल्पविराम के बजाय "स्पेस" का उपयोग करके समान चरणों को दोहराएं। यह क्षेत्र के संक्षिप्त नाम को ज़िप कोड से अलग कर देगा।
