इवेंट रिपोर्ट कैसे लिखें

विषय

कदम
3 का भाग 1 : अपनी घटना रिपोर्ट की संरचना करें
3 का भाग 2: अपनी रिपोर्ट के लिए सही सामग्री खोजें
भाग ३ का ३: एक घटना रिपोर्ट लिखने के लिए अंतिम स्पर्श
टिप्स
आपको किस चीज़ की जरूरत है

शायद आपको घटना पर एक रिपोर्ट लिखने और यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि यह कितना सफल रहा और लक्ष्यों के साथ परिणामों की तुलना करें। यह महत्वपूर्ण है ताकि आयोजन की मेजबानी करने वाले लोग या कंपनियां समझ सकें कि क्या उन्हें कुछ बदलना चाहिए। ऐसे तरीके हैं जिनसे आप अपनी ईवेंट रिपोर्ट को और अधिक सफल बना सकते हैं। यदि आप कोई अन्य कार्यक्रम आयोजित करने जा रहे हैं तो यह महत्वपूर्ण है!

कदम

3 का भाग 1 : अपनी घटना रिपोर्ट की संरचना करें

1 विशिष्ट दर्शकों के लिए अपनी प्रस्तुति की शैली और प्रारूप निर्धारित करें। इवेंट रिपोर्ट्स को सिलवाया जा सकता है, स्टेपल किया जा सकता है, पीडीएफ प्रारूप में ईमेल किया जा सकता है, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन का उपयोग करके निष्पादित किया जा सकता है, और बहुत कुछ।
- अपनी ईवेंट रिपोर्ट को अनुभाग द्वारा संरचित करना सुनिश्चित करें। आपको अपने द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के साथ ईवेंट के परिणामों की तुलना करनी चाहिए। घटना के मुख्य परिणामों को सारांशित करें।
- प्रत्येक प्रायोजक और दर्शकों की जरूरतों और रुचियों के अनुसार इवेंट रिपोर्ट तैयार करें। प्रायोजकों के लक्ष्यों पर विचार करें। कुछ हद तक, प्रायोजक आपकी इवेंट रिपोर्ट के मुख्य दर्शक होते हैं। वे जानना चाहते हैं कि क्या यह आपके कार्यक्रम को प्रायोजित करने लायक था। इसलिए इस बात पर विचार करना न भूलें कि वे क्या जानना चाहते हैं और कौन से पहलू वास्तव में उनके लिए महत्वपूर्ण हैं।
- ईवेंट की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने और विशिष्टता को प्रायोजित करने के लिए ईवेंट रिपोर्ट भी तैयार करें। आपको एक मानक, विशिष्ट रिपोर्ट नहीं लिखनी चाहिए।यह विचार करने योग्य है कि आपकी रिपोर्ट को कंपनी के प्रबंधन और वित्तीय प्रबंधकों के ध्यान में भी लाया जाएगा।
2 प्रक्रिया को व्यवस्थित करें ताकि आप पूरे आयोजन के दौरान आवश्यक जानकारी रिकॉर्ड कर सकें। सिर्फ अपनी याददाश्त पर भरोसा न करें।
- घटना के पहले, दौरान और बाद में जानकारी लिखने से आप अधिक विस्तृत और इसलिए अधिक प्रभावी रिपोर्ट तैयार कर सकेंगे। यह आपको कालानुक्रमिक क्रम में जानकारी प्रस्तुत करने में भी मदद करेगा।
- निरंतर डेटा संग्रह सुनिश्चित करें, इस उद्देश्य के लिए यदि आवश्यक हो तो (संभावित इंटर्न सहित) अधिक लोगों की भर्ती करें। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको रिपोर्ट बनाने के लिए ईवेंट के अंत तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है।
3 रिपोर्ट को प्रमुख बिंदुओं तक कम करें। कुछ ईवेंट रिपोर्ट के साथ समस्या यह है कि वे केवल ईवेंट के क्रम को सूचीबद्ध करते हैं या प्रचार ऑफ़र पर ध्यान केंद्रित करते हैं। ऐसा मत करो। इसके बजाय, प्रमुख बिंदुओं पर स्पष्ट और विश्लेषणात्मक रूप से जोर दें।
- विस्तृत विश्लेषण के लिए ईवेंट की कुछ घटनाओं का चयन करें। इस बारे में सोचें कि कौन सी तीन घटनाएं सबसे अच्छी रहीं और कौन सी तीन सबसे अप्रत्याशित थीं।
- दोपहर के भोजन के मेनू या मुख्य वक्ता की विस्तृत प्रस्तुति जैसे अनावश्यक विवरणों के साथ अपनी रिपोर्ट को ओवरलोड न करें। आपको हाइलाइट करना चाहिए कि वास्तव में क्या मायने रखता है।

3 का भाग 2: अपनी रिपोर्ट के लिए सही सामग्री खोजें

1 परियोजना का सारांश लिखें। गतिविधि रिपोर्ट में परियोजना का सारांश होना चाहिए, जो कि अधिक विस्तृत पूर्ण रिपोर्ट का संक्षिप्त रूप है। इस रिज्यूमे को एक परिचय के रूप में लें।
- आप दो रिपोर्ट बना सकते हैं - कार्यक्रम के परिणामों में रुचि रखने वाले लोगों के लिए डिज़ाइन किया गया एक प्रोजेक्ट सारांश, और उन लोगों के लिए अधिक विस्तृत पूर्ण रिपोर्ट जो किसी ईवेंट को प्रायोजित या व्यवस्थित करना चाहते हैं।
- प्रोजेक्ट सारांश में, आपको मुख्य बिंदुओं और परिणामों पर ध्यान देना चाहिए। परियोजना का सारांश संक्षिप्त होना चाहिए - एक या दो पृष्ठ। इसे घटना के प्रमुख विवरणों को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए और डेटा की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल करनी चाहिए।
2 अपनी घटना रिपोर्ट में निदर्शी सामग्री शामिल करें। दर्शकों को अनगिनत संख्याओं और तिथियों के साथ बोर करने के बजाय, सांख्यिकीय जानकारी को दर्शाने वाले चार्ट के साथ दर्शकों को प्रस्तुत करना अधिक प्रभावी है।
- यदि ईवेंट में कोई नया उत्पाद शामिल है, तो आप उसकी एक फ़ोटो संलग्न कर सकते हैं। घटना की तस्वीरें ही घटना की रिपोर्ट को स्पष्ट करने में मदद करेंगी। अपनी रिपोर्ट का समर्थन करने के लिए अपनी साइट पर प्रायोजक विज्ञापन पोस्ट करने का प्रयास करें। फिर, इनमें से कोई भी घटना के अंत तक इंतजार नहीं कर सकता।
- साइट के लिए नमूने, प्रतिकृतियां और अन्य उदाहरण शामिल करना अच्छा होगा। प्रायोजकों आदि से कूपन प्राप्त करने वाले लोगों की संख्या की रिपोर्ट करें। दर्शकों के लिए, प्रायोजकों के लिए, प्रेस में ऑन-साइट और ऑफ-साइट दोनों घटनाओं की कवरेज की पेशकश करें।
3 किसी भी प्रेस या प्रचार कवरेज का दस्तावेजीकरण करें। आपको यह मूल्यांकन करना चाहिए कि आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के विरुद्ध प्रेस में क्या कवर किया गया है।
- संख्या और विज्ञापन रैंकिंग एकत्र करने के अलावा, प्रिंट विज्ञापनों और लेखों पर ध्यान दें, जिनमें प्रायोजक के नाम और विज्ञापन होते हैं।
- दस्तावेज़ टीवी विज्ञापन, सार्वजनिक घोषणाएँ, रेटिंग और समाचार उल्लेख।
- रेडियो पर जानकारी, मूल्य सूचियों की घोषणा, विज्ञापन और प्रचार के मूल्य, ऑडिट रिपोर्ट, और बहुत कुछ पर ध्यान देना न भूलें।
4 अपनी रिपोर्ट में घटना के उद्देश्य का उल्लेख अवश्य करें। परिणाम के साथ घटना के लक्ष्यों को सहसंबंधित करना बहुत महत्वपूर्ण है, इसलिए यह उल्लेख करना न भूलें कि परियोजना के मिशन और लक्ष्य क्या थे।
- आप कार्यक्रम के कार्यक्रम को भी शामिल कर सकते हैं। आपको घटना में प्रमुख प्रतिभागियों का भी उल्लेख करना चाहिए। संक्षिप्तता के बारे में मत भूलना।
- अपना अधिकांश समय घटना के प्रमुख परिणामों को सूचीबद्ध करने और चर्चा करने और सूचीबद्ध लक्ष्यों से उनकी तुलना करने में व्यतीत करें।यथार्थवादी बनें और उन पहलुओं पर प्रकाश डालने से बचें जो बहुत सफल नहीं रहे हैं।
5 अपनी इवेंट रिपोर्ट में फंडिंग की जानकारी शामिल करें। घटना के लिए बजट की विस्तृत चर्चा प्रदान करना महत्वपूर्ण है और वास्तव में कितना खर्च किया गया था (या संभावित रूप से निवेश किया गया था)। वास्तविक लागतों के साथ संभावित लागतों की तुलना करना सुनिश्चित करें, और दिखाएं कि क्या अच्छा हुआ और आगे क्या काम करने की आवश्यकता है।
- आपको विपणन और प्रचार गतिविधियों, कर्मचारी मुआवजे और प्रायोजन लागतों सहित सभी लागतों को कवर करना चाहिए। एक विस्तृत बजट विकसित करना महत्वपूर्ण है। वित्त प्रबंधक और वरिष्ठ प्रबंधन उन तथ्यों को देखना चाहेंगे जो परिणामों का समर्थन करते हैं।
- शुद्ध आय गणना जैसे कमीशन, प्रायोजन और नमूने शामिल करें। लेकिन यह न भूलें कि आप आय की तुलना अनुमानित आय से कर रहे हैं। किसकी तुलना में? अच्छा प्रश्न।
6 ऐसे आँकड़े शामिल करें जो पाठक के लिए सार्थक हों। ऐसी रिपोर्ट न बनाएं जिसमें केवल ऐसी जानकारी सूचीबद्ध हो जो आपको अच्छा महसूस कराती हो। आगंतुकों की संख्या भी इंगित की जानी चाहिए। मापने योग्य डेटा प्रदान करना एक अच्छा विचार है।
- अन्य प्रासंगिक आँकड़े कुल बिक्री और आगंतुक हैं। इस प्रकार का डेटा आपकी ईवेंट रिपोर्ट में विश्वसनीयता जोड़ता है। अपनी आगंतुक जानकारी दर्ज करें। जनसांख्यिकी, विज़िट नंबर और सार्वजनिक शोध (जैसे खरीदारी की आदतें) शामिल करें।
- उन लोगों की संख्या की रिपोर्ट करें जिन्होंने प्रायोजित अभियानों और दान के लिए दान का जवाब दिया है। आर्थिक प्रभाव और कर्मचारी भागीदारी का दस्तावेजीकरण करें।
7 एक गुणवत्ता तत्व के साथ डेटा का समर्थन करें। आपकी रिपोर्ट में सांख्यिकीय जानकारी शामिल होनी चाहिए, लेकिन गुणवत्ता फ़ीडबैक प्रदान करने के लिए आपको लोगों के इनपुट की भी आवश्यकता होती है।
- उपस्थित लोगों और टीम के सदस्यों से प्रतिक्रिया एकत्र करें ताकि घटना की सफलता और विफलता डेटा केवल रिपोर्ट के लेखक से ही न आए। इस तरह, आपकी रिपोर्ट अधिक विश्वसनीय दिखाई देगी।
- स्वतंत्र अनुसंधान सहित विचार करें। प्रेस कवरेज मूल्यांकन एक उदाहरण है जहां स्वतंत्र शोध किया जा सकता है।
- स्थल और सेटिंग का आकलन करें। आपको दूसरों के नजरिए से आयोजन स्थल और सेटिंग का मूल्यांकन करने के लिए कुछ समय निकालना चाहिए। चर्चा करें कि सम्मेलन, कार्यक्रम आदि में स्थान का कितना अच्छा उपयोग किया गया था।

भाग ३ का ३: एक घटना रिपोर्ट लिखने के लिए अंतिम स्पर्श

1 समय पर अपनी रिपोर्ट तैयार करें। घटना के तुरंत बाद एक रिपोर्ट बनाने और प्रकाशित करने का प्रयास करें। इस घटना को अपने कैलेंडर पर चिह्नित करना न भूलें। कुछ लोग सोचते हैं कि रिपोर्ट को घटना के एक महीने के भीतर प्रकाशित किया जाना चाहिए, लेकिन दूसरों का तर्क है कि इसे कुछ दिनों में करना बेहतर है।
- जब भी कोई समय सीमा हो, तो आपको समय पर अपनी रिपोर्ट देनी चाहिए। शायद आप किसी एजेंसी के लिए एक रिपोर्ट लिख रहे हैं जिसे एक ग्राहक ने आदेश दिया है। सभी आवश्यकताओं पर ध्यान दें।
- जो मायने रखता है वह यह है कि आपके दर्शक एक गहरी और समय पर रिपोर्ट की अपेक्षा करेंगे। इसलिए इसे ठीक करने के लिए समय निकालें, लेकिन प्रक्रिया में देरी न करें।
2 अपनी रिपोर्ट ठीक करें। सुनिश्चित करें कि आपकी ईवेंट रिपोर्ट अच्छी तरह से लिखी गई है और वर्तनी या विराम चिह्न त्रुटियों से मुक्त है।
- सुनिश्चित करें कि आपकी रिपोर्ट काफी गहरी है। अंगूठे के एक अच्छे नियम पर ध्यान दें - "दिखाओ, बोलो नहीं।" इसका मतलब है कि रिपोर्ट में उल्लिखित अधिक सामान्य बिंदुओं का समर्थन करने के लिए विशिष्ट उदाहरण प्रदान करना एक अच्छा विचार है।
- अपने दर्शकों को न भूलें और सुनिश्चित करें कि आप जो लिखते हैं वह औपचारिक और पेशेवर लगता है। एक घटना रिपोर्ट एक नियमित दस्तावेज नहीं है; यह निर्धारित करने के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है कि क्या गतिविधि उस पर खर्च किए गए संसाधनों के लायक थी, इसलिए रिपोर्ट को ठोस होना चाहिए।

टिप्स

जितना आपको लगता है, उससे अधिक तस्वीरें लें।जब आप अपनी रिपोर्ट लिखते हैं, तो आप इस सलाह की उपयोगिता की सराहना करेंगे।
मेज़बानों और कार्यक्रम की योजना बनाने वाले लोगों से प्रतिक्रिया एकत्र करते समय, आपको इसे तुरंत नहीं करना चाहिए। वे आयोजन के समाप्त होने के बाद भी यथावत रहेंगे, आपको पहले भीड़ से लोगों से पूछना चाहिए; वे इस कार्यक्रम को छोड़ने वाले पहले व्यक्ति होंगे। इसके अलावा, प्रस्तुतकर्ता को परेशान न करें यदि वह किसी और चीज में व्यस्त है, तो आप उसे बाद में पाएंगे और हर चीज के बारे में पूछ सकते हैं।
प्रतिक्रिया एकत्र करते समय, बातचीत करें और स्वाभाविक रूप से प्रश्न पूछें, फिर आपका वार्ताकार ईमानदारी से बताएगा कि वह घटना के बारे में क्या सोचता है।
आपको जितना लगता है उससे अधिक समीक्षाएं एकत्र करें। आपको इसके बारे में बाद में खुशी होगी।
अच्छी तस्वीरें दिखाती हैं कि इवेंट में क्या हो रहा था और साथ ही लोगों की प्रतिक्रियाएं भी।
पाठक को यह बताने के लिए कि घटना कितनी बड़ी थी, एक तस्वीर में लोगों और प्रस्तुतकर्ता सहित पूरी तस्वीर की तस्वीरें लेने की कोशिश करें।