ग्राहक सेवा कैसे ईमेल करें (फोटो के साथ) - युक्तियाँ

वीडियो: अब अपना खुद का ग्राहक सेवा केन्द्र खोलना हुआ बहुत ही आसान ।। Grahak Seva Kendra Kaise khole?

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कदम
चेतावनी

जब ग्राहक सेवा को ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है, तो कुछ लोगों को यह मुश्किल लगता है। जब आप हमेशा कागज पर पत्र लिखते हैं तो आपको ईमेल द्वारा पत्र कैसे लिखना चाहिए? ग्राहक देखभाल अनुरोधों के लिए कौन से सम्मेलन या प्रोटोकॉल हैं? यद्यपि प्रत्येक पेशे, क्षेत्र और संस्कृति के अलग-अलग नियम होंगे, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए सामान्य दिशानिर्देश हैं कि आप ग्राहक सेवा को ईमेल करते समय अपने लक्ष्य तक पहुंचें।

कदम

भाग 1 का 3: वेब साइट अनुसंधान

उत्तर की तलाश है। इससे पहले कि आप किसी कंपनी के ग्राहक सेवा विभाग को ईमेल करें, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कंपनी की वेबसाइट पर आपके प्रश्न का उत्तर नहीं है। एफएक्यू और सपोर्ट पेज पर कई कंपनियों ने आम सवालों के जवाब दिए हैं।
- आप पेज के नीचे मँडरा करके "संपर्क", "सहायता" या "ग्राहक सेवा" लिंक पर क्लिक करके कंपनी की वेबसाइट पर इन सहायता अनुभागों तक आसानी से पहुँच सकते हैं।
कस्टमर केयर पेज ढूंढें। यदि आपको वेब पेज के नीचे कस्टमर केयर लिंक नहीं मिल रहा है, तो आप खोज बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। यह डेटा प्रविष्टि या होमपेज के शीर्ष दाएं कोने में एक आवर्धक कांच के प्रतीक के लिए एक पाठ क्षेत्र हो सकता है। "ग्राहक सेवा" या "संपर्क" जैसे खोज शब्दों में टाइप करें और Enter बटन दबाएं।
- आमतौर पर, "हमसे संपर्क करें" पृष्ठ पर, कंपनियां ग्राहकों को टिप्पणी करने या शिकायत करने के लिए एक ईमेल सूचना फॉर्म प्रदान करेंगी।
  - यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको एक प्रति प्राप्त हो; अन्यथा, एक ईमेल पता खोजें, जिससे आप मेल भेजने के लिए अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करेंगे, जो आपको संदेशों को संग्रहीत करने में मदद करता है।
खोज बार का उपयोग करें। विषय को उसी खोज पट्टी पर खोजने की आवश्यकता है जिसे आपने ग्राहक सेवा ईमेल पते को खोजने के लिए उपयोग किया था। इस तरह से विषयों या प्रश्नों की खोज करने से आपको ईमेल के बिना उत्तर प्राप्त करने में मदद मिलेगी।
- जब आप वास्तव में ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है तो सावधानीपूर्वक खोज आपको सराहना पाने में मदद करती है। यदि समस्या के बारे में एक ईमेल लिखना वेबसाइट पर पहले से ही है, तो ग्राहक सेवा दल शायद आपको लगता है कि आप एक कठिन और निष्क्रिय अतिथि हैं, और इसलिए एक संभावित ग्राहक हैं।
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न देखें। कई मामलों में, आपके प्रश्न का पहले से ही उत्तर दिया गया प्रश्न अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न अनुभाग में है। कई वेबसाइट ग्राहक सेवा को भेजे गए ईमेल की संख्या को कम करने के लिए इस अनुभाग का समर्थन करती हैं।
कंपनी की नीति अनुसंधान। यदि आपको खोज बार या FAQs में आपकी समस्या का उत्तर नहीं मिल रहा है, तो आप "हमारे बारे में" अनुभाग या रिटर्न नीति पृष्ठ में अधिक पा सकते हैं। अपने माउस को वेब पेज के निचले भाग पर जाएँ और लिंक ढूंढें। किसी भी लिंक को ढूंढें जिसमें आपके प्रश्न का उत्तर शामिल है: हमारे बारे में, सामग्री तालिका, क्रेडिट कार्ड, उपलब्ध उत्पाद, वापसी नीति, गोपनीयता नीति, उपयोग की शर्तें आदि।
- भले ही इन लिंक्स में उत्तर न मिला हो, लेकिन जानकारी के माध्यम से पढ़ने से आपको अपने अतिरिक्त कंपनी ज्ञान का उपयोग करने में मदद मिलेगी जो आप ईमेल के माध्यम से चाहते हैं।
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भाग 2 का 3: ईमेल लिखना

इसे एक शिकायत या तारीफ ईमेल के रूप में पहचानें। ग्राहक सेवा को भेजे गए सभी ईमेल शिकायत या सवाल नहीं हैं। हो सकता है कि आप सिर्फ उनके समर्थन के लिए उन्हें धन्यवाद देना चाहते हैं। अधिकांश कंपनियां इन सकारात्मक ईमेल के साथ-साथ सवाल पूछने वाले ईमेल का स्वागत करने के लिए खुश हैं।
- वास्तव में, कभी-कभी शिकायतें ईमेल की तुलना में तेज और अधिक प्रत्यक्ष होती हैं। ईमेल केवल तभी उपयुक्त है जब आप एक धन्यवाद भेजते हैं या तत्काल उत्तर के बिना एक प्रश्न पूछते हैं, लेकिन यदि आप समस्या को तुरंत हल करना चाहते हैं, तो कॉल करना सबसे अच्छा है।
अपना शीर्षक स्पष्ट रूप से लिखें। सार्थक शीर्षक लिखें और बिंदु पर पहुँचें। यह ग्राहक सेवा के कर्मचारियों को आपके ईमेल को पहले इनबॉक्स में देखने में मदद करेगा, इस प्रकार तेजी से प्रतिक्रिया दे रहा है। संक्षिप्त सुर्खियां लिखें, ईमेल सारांश शामिल करें, और जीतने की प्रतिक्रिया के लिए पूछें।
- उदाहरण: "मेरे जीवन काल की वारंटी के साथ कुत्ते द्वारा काट लिया गया था - विनिमय करने की आवश्यकता"
अभिवादन के साथ शुरुआत करें। एक बार जब आप एक स्पष्ट शीर्षक लिख लेते हैं, तो अगला कदम ग्राहक सेवा के कर्मचारियों को बधाई देना है। मुद्दे को जल्दबाज़ी में न उठाएँ। आपको कॉल करने या व्यक्तिगत रूप से मिलने पर बधाई याद नहीं होगी, है ना? आप बस "प्रिय ग्राहक सेवा" लिख सकते हैं।
- नमस्ते कहने के लिए एक नाम खोजें। कुछ छोटी और midsize कंपनियां अपने ग्राहक सेवा एजेंटों के नामों को सूचीबद्ध करती हैं, और एक कर्मचारी का नाम लिखने से उन्हें आपके जैसे प्यारे और दयालु किसी का समर्थन करने में खुशी होगी।
- आप अल्पविराम या बृहदान्त्र के साथ ग्रीटिंग को समाप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा, या ग्राहक सेवा:
मानक वर्तनी का उपयोग करें। मानकों को लिखकर प्राप्तकर्ताओं के लिए सम्मान दिखाएं। लिखावट की तरह दिखने के लिए डिज़ाइन किए गए सभी बड़े अक्षरों, गन्दे ऊपरी और निचले केस संयोजनों, या फोंट का उपयोग न करें आपको बस मानक विराम चिह्न, वर्तनी और कैपिटलाइज़ेशन के साथ टाइप करना होगा। यह आपके ईमेल की सराहना करने में मदद करेगा।
विनम्र स्वर बनाए रखें। विनम्र रहें कि आप शिकायत ईमेल लिख रहे हैं या क्रोध व्यक्त कर रहे हैं। आप एक महत्वपूर्ण अतिथि होंगे और बदले में अधिक विनम्र उपचार प्राप्त करेंगे।
अपना परिचय दो। अभिवादन के बाद, आपको अपना परिचय देना होगा। अपना नाम पेश करें और दिखाएं कि आप अपने पहले ग्राहक हैं या कई बार खरीद चुके हैं। दोनों ही मामलों में, कर्मचारी आपको खुश करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो, तो अपने भौगोलिक स्थान (बाहरी उत्पादों या सेवाओं के लिए) का उल्लेख करें।
विशिष्ट होना। ईमेल में विशिष्ट शब्दों का प्रयोग करें। सामान्य शब्दों का उपयोग करने से बचें, जैसे "मेरे उत्पाद"; इसके बजाय, आपको उत्पाद या सेवा का विस्तृत विवरण देना चाहिए और आपको ईमेल लिखने की आवश्यकता क्यों है। किसी भी उत्पाद / सेवा संबंधी घटना का वर्णन करें ताकि कर्मचारी समस्या की सही पहचान कर सकें। पहले ईमेल में इस आवश्यक जानकारी को शामिल करने से लम्बी ईमेल जोड़ने से बचने में मदद मिलेगी।
- यदि उपलब्ध हो, तो उत्पाद लिंक का उपयोग करें, ताकि कर्मचारी आपके द्वारा बताए गए आधार पर उसे तुरंत संदर्भित कर सके।
- ईमेल में क्रम संख्या लिखें, क्योंकि अधिकांश कर्मचारी उस जानकारी के लिए पूछेंगे। इस नंबर का उपयोग ऑर्डर को ट्रैक करने और सिस्टम में स्टोर करने के लिए किया जाता है।
स्पष्ट प्रश्न पूछें। ईमेल में सीधे समस्या पर जाएं। चारों ओर मत बजना। एक बार जब आप अपने कर्मचारियों का अभिवादन करते हैं और अपना परिचय देते हैं, तो एक नया पैराग्राफ लिखना शुरू करते हैं, जो दिखाता है कि विशिष्ट शब्दों का उपयोग करके क्या चल रहा है।
- यदि वांछित हो तो सीधे प्रोत्साहन का अनुरोध करें। हालाँकि, आप छूट के बारे में पूछने से कतरा सकते हैं, ईमेल में इसे छोड़ दें। यदि आप दोषपूर्ण उत्पादों के बदले में कुछ प्राप्त करना चाहते हैं, तो सीधे पूछें।
छोटे पैराग्राफ लिखें। संक्षिप्त मार्ग लिखें। आसान पढ़ने के लिए एक पैराग्राफ में 1, 2, या 3 वाक्य तक लिखें। इससे कर्मचारियों को यह जानने में मदद मिलती है कि ईमेल को कैसे प्राथमिकता दी जाए। यदि ईमेल में बहुत अधिक शब्द हैं, तो वे अक्सर कम रैंक करेंगे क्योंकि उनके पास पढ़ने और समझने के लिए समय नहीं है कि आप क्या चाहते हैं।
एक साधारण हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें। अनुरोध या प्रशंसा को संक्षेप में देने के लिए एक ईमेल के साथ समाप्त करें, और अंत में अलविदा कहें। "ईमानदारी से" समाप्त होने से काम चल जाएगा, लेकिन आप विदाई को भी छोड़ सकते हैं और बस अपना ईमेल हस्ताक्षर डाल सकते हैं। आप "मैं आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहा हूं" कहकर तात्कालिकता का संकेत दे सकता हूं।
- ईमेल हस्ताक्षर में आपका नाम, व्यवसाय और संपर्क जानकारी शामिल है। आप ईमेल सेटिंग्स में ईमेल हस्ताक्षर को प्रारूपित कर सकते हैं और नए ईमेल लिखते समय इसे स्वचालित रूप से प्रदर्शित करने के लिए सेट कर सकते हैं।
फ़ाइलें संलग्न न करें। आपको पहली बार किसी को ईमेल में कुछ भी संलग्न नहीं करना चाहिए। कई वेबसाइटों में स्पैम फिल्टर होते हैं जो ईमेल युक्त फाइलों को लक्षित करते हैं, जिससे ईमेल पढ़ने से पहले स्पैम बॉक्स में भेजे जाते हैं।
- यदि आप किसी जॉब एप्लिकेशन को ईमेल कर रहे हैं और आपको वर्ड फॉर्मेट में अपना रिज्यूमे संलग्न करने के लिए कहा गया है, तो आपको निश्चित रूप से फाइल को संलग्न करना चाहिए।
- अपना उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड या क्रेडिट खाता / बिलिंग जानकारी प्रदान न करें।
भेजने से पहले ध्यान से पढ़ें। ईमेल लिखने के बाद, सेंड बटन को हिट करने में जल्दबाजी न करें। आपको ईमेल को ध्यान से पढ़ने की ज़रूरत है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके चयन के शब्दों में हस्तक्षेप न करने वाली कोई त्रुटि हो। चाहे फोन पर एक ईमेल लिखना, स्वचालित "मेरे iPhone से भेजा गया" व्याकरण की त्रुटियों और विराम चिह्न के लिए एक बहाना नहीं हो सकता है, इस प्रकार आपके व्यावसायिकता को कम कर सकता है।
पूछना। यदि आपको कुछ दिनों के बाद प्रतिक्रिया ईमेल नहीं मिला है, तो हो सकता है कि आपका ईमेल स्पैम फ़िल्टरिंग द्वारा अवरुद्ध कर दिया गया हो या नीचे दिए गए ईमेल पृष्ठ पर भेज दिया गया हो। पिछले ईमेल का रिमाइंडर भेजें और पूछें कि क्या उन्हें आपका पहला ईमेल मिला है। विज्ञापन

भाग 3 का 3: विनम्र बने रहें

सही व्याकरण और वर्तनी लिखें। आपको इसका एहसास नहीं हो सकता है, लेकिन विनम्र स्वर बनाए रखने का एक हिस्सा सही व्याकरण और वर्तनी का उपयोग कर रहा है। अपने संदेश को सुसंगत तरीके से व्यक्त करने पर ध्यान दें, यह दर्शाता है कि आप प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं, और आप एक विनम्र व्यक्ति हैं।
योग्यता और ज्ञान दिखाएं। अभिमानी मत बनो, लेकिन शब्दों के सही उपयोग के माध्यम से अपनी प्रवीणता दिखाएं। इसके अलावा, यदि आपने कंपनी की वेबसाइट पर शोध किया है और उनकी नीतियों के बारे में थोड़ा बहुत जानते हैं, तो कहेंगे कि आप पढ़ चुके हैं, लेकिन अपनी समस्या का जवाब नहीं पा सकते हैं।
मजाक करने से बचें। मजाकिया टिप्पणियों और चुटकुलों को सही जगह पर उपयोग करने की आवश्यकता है, इसलिए उन्हें एक गंभीर ईमेल में नहीं दिखाई देना चाहिए, कम से कम पहली बार इसे भेजा जाता है। मजाकिया भाषा को अनुचित माना जाता है और इसे व्यापार में टाला जाना चाहिए।
- एक बार जब आप कुछ ईमेल के माध्यम से एक कर्मचारी के साथ संबंध स्थापित कर लेते हैं, तो मज़ाक स्वीकार किया जाएगा और समझने में आसान होगा।
बिना किसी हमले के खुद को व्यक्त करें। चाहे आप एक खराब उत्पाद या सेवा के बारे में गुस्से में हैं, एक ईमेल में भावनाओं को व्यक्त करने से वांछित परिणाम नहीं मिलेंगे। समस्या को सम्मान और विनम्रता के साथ प्रस्तुत करना एक कष्टप्रद या आक्रामक ईमेल की तुलना में अधिक प्रभावी है।
- याद रखें कि आप अपनी भावनाओं को शब्दों के साथ सही ढंग से व्यक्त करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। यदि आप किसी ऐसी समस्या से परेशान हैं जिसके लिए तत्काल समाधान की आवश्यकता है, तो फोन कॉल अधिक प्रभावी होंगे।
अपनी प्रतिबद्धता और प्रशंसा का उल्लेख करें। अंततः, कंपनी के प्रति आपकी प्रतिबद्धता और वर्षों में उनकी सेवाओं के लिए आपकी प्रशंसा का उल्लेख करने से कर्मचारियों को आपके ईमेल पढ़ने और प्रतिक्रिया करने में अधिक सहज महसूस होगा। और तेज। विज्ञापन