लेखक:
Joan Hall
निर्माण की तारीख:
6 फ़रवरी 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
- कदम
- विधि 1 में से 3: एक सूची का प्रयोग करें
- विधि 2 का 3: ग्राफ का प्रयोग करें
- विधि 3 का 3: विकर्षणों को दूर करें
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आप एक पूर्णकालिक छात्र हो सकते हैं जो अपने समय के प्रबंधन में बेहतर होने की कोशिश कर रहे हैं, या आप एक नियोक्ता हो सकते हैं जो एक रास्ता खोजने की कोशिश कर रहे हैं ताकि उनके कर्मचारी समय बर्बाद करना बंद कर दें। आपकी भूमिका जो भी हो, आप शायद इस बात पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं कि एक दैनिक दिनचर्या कैसे बनाई जाए जिससे आप समय बर्बाद करना बंद कर सकें और अपने दिन का अधिकतम लाभ उठा सकें। संगठनात्मक रणनीतियाँ जैसे कि सूचियाँ और कार्यक्रम, साथ ही मूल्यवान समय बर्बाद करने वाले विकर्षणों को कम करने के उपाय मददगार हो सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 3: एक सूची का प्रयोग करें
1 दिन के लिए इमारतों की सूची बनाएं। कागज का एक टुकड़ा और एक कलम लें। उन कार्यों के बारे में सोचें जिन्हें आप उस दिन करने की योजना बना रहे हैं या उस दिन की जिम्मेदारियों के बारे में सोचें और उन सभी को कागज पर लिख लें। सूची निम्न में से एक के समान हो सकती है: "खरीदारी, कपड़े धोने, सफाई, गृहकार्य" या "ग्राहकों के लिए रिपोर्ट, मेल की जांच करना और पत्र भेजना, बैठक करना, दस्तावेजों के साथ काम करना"। - सूची में छोटे से लेकर बड़े तक जितने कार्य आप सोच सकते हैं, जोड़ें। प्राथमिकताओं की सूची में उन्हें रखना सुनिश्चित करने के लिए आपको दिन के लिए सभी प्रतिबद्धताओं और कार्यों को याद रखना होगा।
2 कार्यों को प्राथमिकता दें। प्रभावी ढंग से काम करने का एक तरीका यह है कि पहले सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित किया जाए और फिर सूची को सबसे कम प्राथमिकता वाले कार्यों में ले जाया जाए। इसे 80/20 नियम कहा जाता है, जहां सबसे अधिक लाभ प्रदान करने वाली गतिविधियों में आपका 80% समय लगना चाहिए और कम से कम लाभ प्रदान करने वाली गतिविधियों में 20% का समय लगना चाहिए। - सूची का अध्ययन करें और प्रत्येक सत्रीय कार्य को एक संख्या दें जो उसके महत्व के अनुरूप हो। फिर उन्हें व्यवस्थित करें ताकि सूची सर्वोच्च प्राथमिकता और सबसे उपयोगी कार्यों से शुरू हो और कम से कम प्राथमिकता और लाभदायक कार्यों के साथ समाप्त हो।
3 समूह संबंधित कार्य एक साथ। एक बार जब आप अपने कार्यों की सूची बना लेते हैं और प्राथमिकता देते हैं, तो आपको छोटे कार्यों को समूहों में समूहित करने की आवश्यकता होती है ताकि वे एक प्रक्रिया बना सकें। उदाहरण के लिए, आप ईमेल का जवाब देने और ग्राहकों को एक समूह में कॉल करने जैसे कार्यों को समूहबद्ध कर सकते हैं, उनके लिए एक घंटा अलग रख सकते हैं और उन्हें "ग्राहकों से बात करना" कह सकते हैं। फिर आप आवंटित समय सीमा में प्रत्येक असाइनमेंट पर आसानी से और शांति से काम कर सकते हैं। - सभी कार्यों को इस तरह से समूहित करने का प्रयास करें ताकि आपको अलग-अलग प्रक्रियाओं पर स्विच न करना पड़े और यह पता लगाने में समय व्यतीत करना पड़े कि कौन सा कार्य आगे काम करना है। संबंधित कार्यों को समूहीकृत करने से आपको अपना समय अधिक कुशलता से व्यवस्थित करने और सूची से कार्यों पर काम करते समय तनाव के स्तर को कम करने में मदद मिल सकती है।
4 हर काम के लिए खुद को कम समय दें। पार्किंसन के नियम के अनुसार, किसी कार्य को पूरा करने के लिए आपको कम समय देने से उस कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय कम हो जाता है। खाली समय को अलग रखने के बजाय, प्रत्येक कार्य के लिए आपके द्वारा निर्धारित समय को सीमित करें ताकि आपको इसे तेजी से पूरा करना पड़े। आप इसे धीरे-धीरे कर सकते हैं, धीरे-धीरे प्रत्येक कार्य के लिए समर्पित समय को कम कर सकते हैं जब तक कि आप उस सुनहरे मतलब तक नहीं पहुंच जाते जहां आप बहुत अधिक दबाव और जल्दबाजी महसूस नहीं करते हैं, लेकिन आपके पास समय बर्बाद करने या समय बर्बाद करने का समय नहीं है। - कुछ बिंदु पर, आप समय प्रबंधन की एक अच्छी समझ विकसित करेंगे, खासकर यदि आपको केवल प्रत्येक कार्य पर सीमित समय बिताना है। यह बहुत मददगार हो सकता है यदि आप हर दिन एक ही दिनचर्या या समान कार्यों की सूची रखते हैं।
5 सूची में सभी कार्यों को पूरा करने के बाद स्वयं को पुरस्कृत करें। जब आप सूची से सभी असाइनमेंट को पार कर लेते हैं, आमतौर पर दिन के अंत में, आपको अपने आप को थोड़ी तारीफ और लाड़ देना चाहिए। यह एक स्वादिष्ट डिनर, एक ग्लास वाइन या फुरसत का समय हो सकता है जब आप कुछ मजेदार और आनंददायक कर सकते हैं। एक छोटा सा इनाम दिन के सभी कार्यों को पूरा करने के लिए एक प्रोत्साहन के रूप में काम करेगा। - आप अपना दिन शुरू करने से पहले ही यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपका इनाम क्या होगा ताकि आप कार्यों को पूरा करने के लिए पुरस्कार को प्रेरणा के रूप में उपयोग कर सकें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपको एक परीक्षा की तैयारी करनी है और दोस्तों के साथ डिनर करने की योजना है। शाम के लिए अपनी योजनाओं का उपयोग पूरे दिन सीखने और असाइनमेंट पूरा करने के बहाने के रूप में करें ताकि आपको बाद में रात का खाना याद न करना पड़े।
विधि 2 का 3: ग्राफ का प्रयोग करें
1 अपने दिन के हर घंटे के लिए एक शेड्यूल बनाएं। अपने कार्यदिवस के हर घंटे या हर जागने के घंटे के लिए सेल बनाने के लिए कागज का एक टुकड़ा लें या अपने कंप्यूटर कैलेंडर का उपयोग करें। यह नौ से पांच या दस से सात तक हो सकता है। जबकि आपको हर समय अवधि को मिनट तक भरने की ज़रूरत नहीं है, यह सुनिश्चित करने में मददगार होगा कि आपके दिन के हर घंटे को आपके शेड्यूल में शामिल किया गया है। - प्रत्येक घंटे को उन असाइनमेंट से भरना शुरू करें जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है। आप सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से शुरू कर सकते हैं और कम महत्वपूर्ण कार्यों के लिए नीचे जा सकते हैं। साथ ही अगर आप खुद को मॉर्निंग पर्सन मानते हैं तो कोशिश करें कि दिन का पहला आधा हिस्सा ज्यादा मुश्किल कामों के लिए निकालें। लेकिन अगर आप जानते हैं कि दोपहर के भोजन के बाद आपके पास दूसरी हवा है, तो आप दिन के इस समय के लिए महत्वपूर्ण कार्यों को अलग रख सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं और काम करने की आदतों के अनुरूप अपना शेड्यूल तैयार करने का प्रयास करें। यह आपको सफलता के लिए तैयार करेगा और आपके शेड्यूल को और अधिक कुशल बनाएगा।
- आप चॉकबोर्ड या कैलेंडर पर अपने शेड्यूल के लिए एक टेम्प्लेट बना सकते हैं ताकि आप इसे किसी विशिष्ट दिन के लिए अपने असाइनमेंट के अनुसार हर दिन अपडेट कर सकें।
2 हर एक या दो घंटे में दस मिनट का ब्रेक लें। किसी असाइनमेंट या असाइनमेंट के समूह पर दो घंटे से अधिक समय तक ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो सकता है। हर घंटे या दो घंटे में दस मिनट का ब्रेक शेड्यूल करना सुनिश्चित करें ताकि आप काम से तनावग्रस्त या अभिभूत महसूस न करें। इस मिनी-ब्रेक के दौरान, आप अपने कार्यस्थल से बाहर निकल सकते हैं और कार्यालय के चारों ओर घूम सकते हैं या कार्यालय के रसोई घर में किसी सहकर्मी के साथ चैट कर सकते हैं। आप अपने लिए एक कप कॉफी बना सकते हैं या ताजी हवा में थोड़ी देर टहलने जा सकते हैं। अपने शेड्यूल के साथ बने रहने के लिए 10 मिनट तक टिके रहने की कोशिश करें। - आप अपने दिमाग को तरोताजा करने और एक छोटा ब्रेक लेने के लिए हर घंटे 10 लंबी, धीमी, गहरी सांसें भी ले सकते हैं। यह आपको उस कार्य के बारे में एक नया दृष्टिकोण प्राप्त करने में मदद कर सकता है जो आप कर रहे हैं या पूरा करने वाले हैं, और यह सुनिश्चित करता है कि आप व्यस्त दिन के बावजूद अपने बारे में न भूलें।
3 कार्य को पहली बार सही ढंग से पूरा करने का प्रयास करें। सभी कार्यों को जल्द से जल्द पूरा करने के लिए जल्दबाजी करने और प्रयास करने के बजाय, प्रत्येक कार्य को पहली बार सही ढंग से करने के लिए आवश्यक समय निकालें। मेल के माध्यम से भागना आपके ईमेल एक्सचेंज को खींच सकता है, खासकर यदि आप ग्राहक को समझ से बाहर या अस्पष्ट संदेश भेज रहे हैं। धीमा करें और स्पष्ट ईमेल लिखने के लिए पर्याप्त समय लें या अपने अध्ययन नोट्स को ध्यान से पढ़ें। इसे पहली बार सही तरीके से करने से लंबे समय में आपका बहुत सारा समय बर्बाद होने से बच जाएगा। 
4 समय-समय पर अपनी प्रगति की जांच करने के लिए किसी मित्र या सहकर्मी से पूछें ताकि आप ट्रैक पर रहें। कभी-कभी हमें काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए दूसरों के समर्थन की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप समय पर हैं, एक करीबी दोस्त, माता-पिता, सहकर्मी, भाई या बहन से हर दो घंटे में आपकी जाँच करें। - आपका साथी आपके लिए एक कप कॉफी ला सकता है या अच्छे शब्दों के साथ आपको खुश कर सकता है ताकि आप थोड़ा विचलित हो सकें, हंस सकें या मुस्कुरा सकें, और अपने दैनिक कार्यों पर वापस आ सकें। जबकि आप व्यस्त हो सकते हैं, एक दोस्त के साथ कुछ मिनट आपको खुश करेंगे और आपको अपना समय अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करेंगे।
विधि 3 का 3: विकर्षणों को दूर करें
1 आपको लगातार अपने मेल की जांच करने की आवश्यकता नहीं है। यह आपके कार्यदिवस में स्टार्ट-स्टॉप-स्टार्ट पैटर्न बना सकता है और समय बर्बाद कर सकता है। कोशिश करें कि दिन के दौरान अपना मेल न खोलें, खासकर यदि आपको किसी अन्य कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। अपने मेल को अपने शेड्यूल में जांचने के लिए तीन समय स्लॉट अलग रखें: सुबह जल्दी, दोपहर के भोजन के बाद, और दिन के अंत में। यह आपको पूरे दिन ईमेल की निरंतर स्ट्रीम से विचलित होने से बचाएगा और आपको ईमेल के साथ काम करने के लिए समर्पित समय की गारंटी देगा। - संचार के अन्य साधनों, जैसे ध्वनि मेल, पाठ संदेश और फोन कॉल पर समान सिद्धांत लागू किए जा सकते हैं। कोशिश करें कि हर समय अपने फोन को इधर-उधर न करें, जब तक कि आप एक महत्वपूर्ण टेक्स्ट मैसेज या फोन कॉल की उम्मीद नहीं कर रहे हों। यह वर्कफ़्लो में ब्रेक को सीमित करने में मदद करेगा और आपको शेड्यूल पर बने रहने में मदद करेगा।
2 अपने फोन को म्यूट करें और इंटरनेट बंद कर दें। यदि संभव हो, तो अपने कार्यदिवस में कम से कम एक घंटे का चयन करें जब आप अपने फोन को म्यूट कर सकते हैं और अपना इंटरनेट कनेक्शन बंद कर सकते हैं। यह आपको उस काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा जिसमें आपके फोन या इंटरनेट जैसे पूर्ण एकाग्रता और ध्यान भंग की कमी की आवश्यकता होती है। - इन कारकों को समाप्त करना, जो आपको आसानी से विचलित कर सकते हैं, विशेष रूप से तब सहायक होंगे जब आप किसी स्कूल प्रोजेक्ट या किसी बड़ी रिपोर्ट पर काम कर रहे हों। अपने फोन को अनप्लग करें ताकि आपके पास इसे हर पांच मिनट में जांचने का कोई कारण न हो या सोशल नेटवर्क पर समाचार देखने के लिए प्रेरित न हो।
3 दूसरों को चेतावनी दें कि वे आपको विचलित न करें। कोशिश करें कि दूसरों को आपको विचलित करने के लिए प्रोत्साहित न करें और दूसरों को स्वयं विचलित न करने के लिए प्रोत्साहित करें। बस उन्हें बताएं कि आप काम कर रहे हैं। आप दरवाजा बंद कर सकते हैं या एक व्यस्त चिन्ह लगा सकते हैं।आप अपने कार्यालय को यह याद दिलाने के लिए एक ईमेल भी भेज सकते हैं कि कार्यालय में एक निश्चित समय शांत काम करने का समय है। 
4 कोशिश करें कि अपनी दिनचर्या से विचलित न हों। एक बार जब आप एक कार्यसूची या शेड्यूल तैयार कर लेते हैं और खुद को विकर्षणों से सुरक्षित कर लेते हैं, तो अपनी इच्छा शक्ति और एकाग्रता का उपयोग अपनी दिनचर्या पर टिके रहने के लिए करें। अधिकांश लोग समय को अच्छी तरह से व्यतीत करने और समय को बर्बाद करने के बीच के अंतर को समझते हैं, इसलिए कोशिश करें कि समय बर्बाद करने के जाल में न पड़ें। अपने शेड्यूल पर निर्माण करें और दिन के अंत में आप उपलब्धि की भावना और अच्छी तरह से बिताए गए समय का आनंद ले सकते हैं।
इसी तरह के लेख
- उत्पादक दिवस कैसे व्यवस्थित करें
- उत्पादक कैसे बनें
- अपने समय को अच्छी तरह से व्यवस्थित कैसे करें
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