विषय

• कदम
• विधि १ का ९: एक एजेंडा विकसित करें
• विधि २ का ९: आमंत्रण भेजें
• विधि ३ का ९: बैठक स्थान तैयार करें
• विधि ४ का ९: मीटिंग के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करें
• विधि ५ का ९: एक प्रश्नावली या प्रश्नावली तैयार करें
• 9 की विधि 6: मीटिंग रिमाइंडर भेजें
• विधि ७ की ९: बैठक सही समय पर शुरू करें
• विधि ८ का ९: बैठक के विषय पर टिके रहें
• विधि ९ का ९: यथासंभव अधिक से अधिक प्रश्नों के उत्तर दें

कोई भी जो मध्यस्थता करता है या मीटिंग आयोजित करता है उसे इन युक्तियों से लाभ होगा। आयोजक की जिम्मेदारियों में प्रतिभागियों को आमंत्रित करना और उन्हें यथासंभव कुशलता से काम करने के लिए आवश्यक हर चीज प्रदान करना शामिल है।मेजबान भी बैठक के पाठ्यक्रम के लिए ही जिम्मेदार है। उसे बैठक के विषय पर अधिकतम एकाग्रता सुनिश्चित करनी चाहिए, प्रतिभागियों को व्यक्तिगत होने और बैठक के नियमों पर चर्चा करने से रोकना चाहिए। यह सामग्री बैठक के आयोजन और संचालन को सुगम बनाएगी ताकि यह सफल हो।

कदम

विधि १ का ९: एक एजेंडा विकसित करें

1. 1 बैठक के प्रारंभ और समाप्ति समय और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के लिए समय सीमा निर्दिष्ट करें। बैठक के प्रतिभागी इसे आपकी ओर से शिष्टाचार के रूप में लेंगे।
2. 2 अपने संगठन के लोगों या बैठक बुलाने वाले व्यक्ति से पूछें कि कौन से विषयों को एजेंडे में शामिल करने की आवश्यकता है, और प्रत्येक मुद्दे का संक्षिप्त विवरण भी मांगें।

विधि २ का ९: आमंत्रण भेजें

1. 1 निमंत्रण भेजने का सबसे अच्छा तरीका ईमेल द्वारा है, खासकर यदि आपके कर्मचारियों के पास एक ऐसा प्रोग्राम है जो ईमेल कार्यों को कैलेंडर और अनुस्मारक के साथ जोड़ता है।
2. 2 सीटों को आरक्षित करने की समय सीमा निर्दिष्ट करें। यह आपको आवश्यक मात्रा में संसाधन तैयार करने की अनुमति देगा ताकि आप लापता सामग्री तैयार करने के लिए बैठक में बाधा न डालें।

विधि ३ का ९: बैठक स्थान तैयार करें

1. 1 एक सुचारू बैठक के लिए, आपको कमरे को ठीक से तैयार करने की आवश्यकता है। एक जगह किराए पर लेते समय जिसका उपयोग अक्सर बैठकों के लिए किया जाता है (उदाहरण के लिए, एक होटल के कमरे या समर्पित सेवा में), आप स्थानीय कर्मचारियों पर भरोसा कर सकते हैं कि वे अंतरिक्ष तैयार करने की बारीकियों से परिचित और परिचित हों।
   • लेक्चर प्लेसमेंट - कुर्सियों को इस तरह से संरेखित किया जाता है कि लेक्चरर ध्यान के केंद्र में हो। ऐसी नियुक्ति विशेष रूप से प्रभावी होती है यदि मुख्य उद्देश्य कुछ सूचनाओं को संप्रेषित करना है।
   • नाट्य व्यवस्था - कमरे के सामने एक प्रेसीडियम स्थापित किया गया है (एक मेज जिस पर वक्ता और विशेषज्ञ बैठते हैं)। अन्य प्रतिभागियों की कुर्सियों की व्यवस्था एक व्याख्यान कक्ष की तरह होती है।
   • स्कूल लेआउट - बैठक में भाग लेने वालों को बोलने के दौरान नोट्स लेने की अनुमति देने के लिए कुर्सियों की पंक्तियों के सामने टेबल सेट किए जाते हैं। स्पीकर पर फोकस है।
   • गोल मेज़। इस व्यवस्था को चुनें यदि प्रतिभागियों को अलग टीमों के रूप में कार्य करना है और समूहों या व्यक्तिगत प्रतिभागियों के बीच विचारों के आदान-प्रदान को प्रोत्साहित करना है।
   • यू-आकार की टेबल सेट करें। यह एक बोर्डरूम शैली है जो प्रतिभागियों को एक-दूसरे को देखने और आवश्यकतानुसार बातचीत करने की अनुमति देती है।
   • यदि आप एक खुली बैठक की योजना बना रहे हैं जिसमें दर्शकों के साथ संचार शामिल है, तो कुर्सियों को केंद्र में स्पीकर के साथ एक सर्कल में रखें।

विधि ४ का ९: मीटिंग के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करें

1. 1 मीटिंग की पूरी तैयारी में पेन, नोटबुक, वर्क एड्स, हैंडआउट्स, और मीटिंग के दौरान आपकी ज़रूरत की सभी चीज़ें शामिल होती हैं।
2. 2 प्रश्नों के लिए अलग स्थान निर्धारित करें। यह एक पोस्टर या बोर्ड हो सकता है जिस पर प्रतिभागी अपने प्रश्न लिख सकते हैं या चिपकने वाले पेपर स्टिकर का उपयोग करके उन्हें संलग्न कर सकते हैं। बैठक के प्रतिभागियों को पता चल जाएगा कि एक निश्चित समय पर उन्हें अपने प्रश्नों का उत्तर प्राप्त होगा, और बैठक अधिक सुचारू रूप से चलेगी।
3. 3 लंबी बैठक में भाग लेने वालों के लिए पेय और नाश्ता तैयार करें। छोटी बैठकों के लिए, प्रत्येक टेबल पर पानी की बोतलें और एक कटोरी मिठाई रखना पर्याप्त है।

विधि ५ का ९: एक प्रश्नावली या प्रश्नावली तैयार करें

1. 1 मीटिंग के प्रतिभागी मीटिंग के तुरंत बाद इसकी गुणवत्ता का आकलन कर सकते हैं, या एक प्रश्नावली भरकर 1-2 दिनों में ई-मेल द्वारा भेज सकते हैं।
2. 2 मूल्यांकन पत्रक और प्रश्नावली आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देती हैं कि बैठक को इसके प्रतिभागियों द्वारा कैसा माना गया था।

9 की विधि 6: मीटिंग रिमाइंडर भेजें

1. 1 प्रतिभागियों के पंजीकरण के अंतिम दिन या उससे 1-2 दिन पहले अनुस्मारक भेजे जाते हैं।
2. 2 रिपोर्ट करने के लिए कहें कि क्या किसी ने योजना बदल दी है और उन्हें भागीदारी से हटने के लिए मजबूर किया गया है।

विधि ७ की ९: बैठक सही समय पर शुरू करें

1. 1 एक बैठक में देर से आने वाले "पकड़ने" में सक्षम होते हैं, लेकिन दूसरों को प्रतीक्षा करने के लिए असभ्य माना जाता है।
2. 2 बैठक की शुरुआत में, ब्रेक और लंच के समय, शौचालय के स्थानों सहित संगठनात्मक घोषणाएं करें और बैठक में भाग लेने वाले लोग कहां और कैसे सवाल पूछ सकते हैं।

विधि ८ का ९: बैठक के विषय पर टिके रहें

1. 1 बैठक के आयोजक को प्रतिभागियों को बैठक के विषय पर मार्गदर्शन करना चाहिए। आपको संबंधित विषयों पर बाहर जाने की अनुमति देने से आपके कार्यसूची में बाधा उत्पन्न होने का जोखिम है।
2. 2 निर्धारित ब्रेक और लंच के समय पर टिके रहें।

विधि ९ का ९: यथासंभव अधिक से अधिक प्रश्नों के उत्तर दें

1. 1 बैठक के प्रतिभागियों से प्रश्न एकत्र करें। अधिक से अधिक लोगों की रुचि को संतुष्ट करने के लिए प्रतिक्रियाओं के लिए पर्याप्त समय दें।
2. 2 बैठक के बाद, पहुंच के भीतर रहें ताकि आप उन प्रतिभागियों से मिल सकें जो अन्य लोगों के सामने बोलने के लिए शर्मिंदा हैं, या जिनके पास विशिष्ट मुद्दे हैं जिनके लिए आमने-सामने चर्चा की आवश्यकता होती है।
3. 3 बैठक के प्रतिभागियों को प्रश्नावली या चेकलिस्ट को पूरा करने के लिए याद दिलाएं, और बैठक में भाग लेने के लिए उन्हें धन्यवाद दें।