लेखक:
Gregory Harris
निर्माण की तारीख:
10 अप्रैल 2021
डेट अपडेट करें:
24 जून 2024
विषय
- कदम
- 4 का भाग 1 : ईमेल लिखने की तैयारी
- भाग 2 का 4: पहला पैराग्राफ लिखना
- भाग ३ का ४: दूसरा पैराग्राफ लिखना
- भाग 4 का 4: ईमेल पूरा करना
- टिप्स
आज के सूचना जगत में, इंटर्नशिप प्राप्त करने के लिए ई-मेल का उपयोग करना असामान्य नहीं है (और इस दृष्टिकोण को सामान्य से अधिक माना जाता है)। यदि आपके पास इंटर्नशिप के लिए आमंत्रण है या इंटर्नशिप की उपलब्धता के बारे में पूछताछ करना चाहते हैं, तो निर्दिष्ट संपर्क को एक ईमेल लिखें। हालाँकि, ईमेल को यथासंभव औपचारिक रूप से लिखा जाना चाहिए (जैसे कि यह एक वास्तविक कागजी पत्र हो)। व्याकरण, अभिवादन और अंत व्यावसायिक शैली के अनुरूप होना चाहिए। भेजने से पहले अपना ईमेल दोबारा जांचें और कृपया धैर्य रखें।
कदम
4 का भाग 1 : ईमेल लिखने की तैयारी
1 अपने आप को एक ईमेल पता प्राप्त करें जो व्यवसायिक पेशेवर दिखता हो। व्यावसायिक पत्राचार के दौरान स्पष्ट और तार्किक ईमेल पते का उपयोग करें। आपको उपनाम, अनावश्यक (अतिरिक्त) प्रतीकों और संख्याओं का उपयोग नहीं करना चाहिए। आपके वास्तविक नाम की कुछ भिन्नता ठीक है। उदाहरण के लिए: [email protected] एक उपयुक्त विकल्प से कहीं अधिक है। - यदि आपका वर्तमान ईमेल पता किसी सोशल मीडिया प्रोफ़ाइल से जुड़ा है (और उस प्रोफ़ाइल के बारे में कुछ गैर-पेशेवर है), तो अपने आप को एक अलग पता प्राप्त करें। साथ ही, इस प्रोफ़ाइल में अपनी गोपनीयता सेटिंग कॉन्फ़िगर करें।
2 कंपनी की गतिविधियों और संरचना का अध्ययन करें। इंटर्नशिप के लिए आवेदन करने से पहले, उस कंपनी पर शोध करने के लिए समय निकालें, जिसके लिए आप काम करना चाहते हैं। वेबसाइट पर जाएँ। संगठन के बारे में विभिन्न समाचार लेख पढ़ें। यदि कोई कंपनी किसी उत्पाद का प्रचार कर रही है (उदाहरण के लिए, एक सोशल नेटवर्क), तो एक सप्ताह के भीतर इस उत्पाद का उपयोग करने के लिए समय निकालने का प्रयास करें और इसकी गुणवत्ता का परीक्षण करें। पत्र में अपने विचार लिखें। संभावित नियोक्ता उन उम्मीदवारों को महत्व देते हैं जो अपनी कंपनी के बारे में कुछ जानते हैं और तार्किक रूप से अपने ज्ञान को समग्र रूप से प्रदर्शित कर सकते हैं। 
3 सामान्य संपर्क खोजें। कंपनी में कनेक्शन होना बहुत फायदेमंद होता है। अपनी कंपनी से संबंधित कीवर्ड खोजने के लिए लिंक्डइन और फेसबुक जैसे सामाजिक नेटवर्क का उपयोग करें। यदि आपको कोई संपर्क मिलता है, तो आयोजित पदों की जांच करें। फोन नंबर के लिए विनम्रता से पूछें या व्यक्तिगत रूप से अपॉइंटमेंट लें। इंटर्नशिप के लिए आवेदन करने के बारे में सलाह मांगें। - यदि आप लिंक्डइन का उपयोग करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आपके कौन से मित्र सही संगठन में काम करते हैं। बेझिझक उनसे अपने संपर्कों को अपने दोस्तों के साथ साझा करने के लिए कहें। हालाँकि, चतुराई से काम लें और एक ही व्यक्ति को कई बार संबोधित न करें।
- कुछ विश्वविद्यालय ऑनलाइन पूर्व छात्र डेटाबेस तक पहुंच प्रदान करते हैं। इन साइटों की मदद से आप उन लोगों को खोज सकते हैं जो किसी खास काम में लगे हैं या किसी खास पद पर हैं। वे स्नातक जिन्होंने अपनी संपर्क जानकारी प्रदान की है वे आमतौर पर छात्रों से ईमेल और / या फोन कॉल प्राप्त करने के इच्छुक हैं।
- किसी कंपनी के बारे में बात करते समय, आपको यह उल्लेख करना चाहिए कि आप इंटर्नशिप में रुचि रखते हैं। कंपनी के संगठनात्मक ढांचे के बारे में, काम के माहौल के बारे में, व्यवसाय के लक्ष्यों और उद्देश्यों के बारे में, इत्यादि के बारे में पूछें।
4 तय करें कि आपके पत्र का प्राप्तकर्ता कौन होगा। क्या इंटर्नशिप ब्रोशर पर कोई संपर्क नाम है? यदि हां, तो उस व्यक्ति के नाम और ईमेल पते का उपयोग करें। यदि कोई संपर्क व्यक्ति सूचीबद्ध नहीं है, तो कंपनी को कॉल करें और पता करें कि इंटर्नशिप मुद्दों को हल करने का प्रभारी कौन है। यदि कोई ऐसा नहीं कर रहा है, तो उद्यम के मानव संसाधन विभाग के प्रमुख को अपना ईमेल भेजें। यदि आपके पास पहले से ही किसी ऐसे व्यक्ति के साथ चैट करने का मौका है जो पहले से ही संगठन में काम करता है, तो आप अपने ईमेल की शुरुआत में इसका उल्लेख कर सकते हैं। - यदि आप किसी कर्मचारी का नाम नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो कृपया प्रिय महोदय या कर्मचारियों को ईमेल करें।
5 कृपया अपने ईमेल की सटीक विषय पंक्ति दर्ज करें। क्या आप चाहते हैं कि आपका ईमेल भारी मात्रा में ईमेल संदेशों से अलग दिखे? इस मामले में, कुछ इस तरह लिखना बेहतर होगा: "इवान विट्रोव: कंपनी एक्स में इंटर्नशिप के लिए आवेदन"। यदि आवश्यक हो, नियोक्ता द्वारा आवश्यक विशिष्ट शब्दों का प्रयोग करें।
भाग 2 का 4: पहला पैराग्राफ लिखना
1 औपचारिक व्यावसायिक शैली में प्राप्तकर्ता को संबोधित करें। पत्र की पहली पंक्ति "प्रिय श्रीमान / श्रीमती / कमेंस्कीख" या "हैलो, एंटोनिना पावलोवना!" शब्दों से शुरू करें। संपर्क व्यक्ति के नाम, स्थिति और लिंग के आधार पर। "हैलो मरीना" या सिर्फ "हैलो" न लिखें। एक औपचारिक पते से शुरू करें जिसका उपयोग आप बाद में अपना पत्र लिखते समय करेंगे। 
2 अपना परिचय दो। प्राप्तकर्ता को अपना नाम और स्थिति प्रदान करें (उदाहरण के लिए, विश्वविद्यालय X में जीव विज्ञान के तीसरे वर्ष का छात्र)। इंगित करें कि आपने इंटर्नशिप के बारे में कैसे पता लगाया (इसे ऑनलाइन पाया, इसे समाचार पत्र में पढ़ा, या इसे किसी ऐसे व्यक्ति से सीखा जिसे आप जानते हैं)। यदि आपके आपसी परिचित हैं, तो हमें इसके बारे में जल्द से जल्द बताएं। उदाहरण के लिए, आप "प्रोग्राम मैनेजर ... / मेरे प्रोफेसर / और इसी तरह ..." लिख सकते हैं, फिर काम की सही जगह, स्थिति और नाम का संकेत दें, "मुझे आपसे संपर्क करने के लिए आमंत्रित किया।" 
3 आरंभ करने के लिए अपनी तैयारी के बारे में हमें बताएं। अपनी इंटर्नशिप की अनुमानित शुरुआत और समाप्ति तिथियों को इंगित करें; बताएं कि क्या आपका शेड्यूल लचीला है। यदि आप इच्छुक हैं, उदाहरण के लिए, वसंत सेमेस्टर के दौरान अपनी पूरी इंटर्नशिप समर्पित करने के साथ-साथ गर्मियों के दौरान पूर्णकालिक काम करने के लिए, तो इसे समझाएं। प्रति सप्ताह उन घंटों की संख्या का संकेत दें जो आप काम कर सकते हैं। 
4 इंटर्नशिप का उद्देश्य बताएं। क्या आपको अध्ययन करने के लिए इंटर्नशिप की आवश्यकता है? यदि यह आपको सूट करता है, तो इंगित करें कि आपको मुख्य रूप से अनुभव प्राप्त करने के लिए इंटर्नशिप की आवश्यकता है, और आप नौकरी की जिम्मेदारियों और मुआवजे की सूची की मांग नहीं कर रहे हैं। अपनी इंटर्नशिप के दौरान आप कौन से कौशल हासिल करने की उम्मीद करते हैं, इसके बारे में लिखें। 
5 हमें बताएं कि आपको कंपनी इतनी पसंद क्यों आई। कुछ ऐसा उल्लेख करें जो आपको लगता है कि कंपनी को गर्व है। किसी भी नकारात्मक समाचार का उल्लेख करने से बचें। सकारात्मक लेखन स्वर बनाए रखें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: (कंपनी का नाम) की एक बड़ी प्रतिष्ठा है और मैं वास्तव में आवारा जानवरों की मदद करने के लिए स्वयंसेवक के प्रति आपकी प्रतिबद्धता की सराहना करता हूं। "आदर्श इंटर्न वह है जो कंपनी के मिशन के बारे में भावुक है। संगठन के बारे में आपको जो विशिष्ट चीजें पसंद हैं, उन्हें इंगित करके अपना पत्र शुरू करें। फिर लिखिए कि वहां इंटर्नशिप कर पाना आपके लिए सम्मान की बात होगी। और फिर, एक सूची के रूप में, इंगित करें कि आप इस कंपनी को क्या पेशकश कर सकते हैं।"
भाग ३ का ४: दूसरा पैराग्राफ लिखना
1 हमें अपनी योग्यता और अनुभव के बारे में बताएं। कुछ वाक्यों में, पाठ्यक्रम परियोजनाओं और पिछले कार्य अनुभव, और नौकरी के लिए महत्वपूर्ण किसी भी कौशल के बारे में बात करें। प्रदर्शित करें कि आपका ज्ञान संगठन को कैसे लाभ पहुंचा सकता है। काम और स्वयंसेवी गतिविधियों के बारे में जानकारी जोड़ें, और बताएं कि आपके पिछले अनुभव ने आपको इंटर्नशिप के लिए कैसे तैयार किया है। इस बात पर जोर दें कि आप संगठन के सुधार और विकास में कैसे योगदान दे सकते हैं। आपके संभावित नियोक्ता को इस बात पर भरोसा करने की आवश्यकता है कि आप कार्यों को संभाल सकते हैं। - अपने कार्य अनुभव का वर्णन करने के लिए मजबूत क्रिया अभिव्यक्तियों का प्रयोग करें। लिखने के बजाय, "मैंने दो साल के लिए विपणन विभाग में इंटर्नशिप की," जोर से कहें: "विपणन विभाग में एक प्रशिक्षु के रूप में, मैंने मूल और ताज़ा सामग्री बनाई, विज्ञापन ब्रोशर के इलेक्ट्रॉनिक और मुद्रित संस्करण विकसित किए, और बाजार का विकास किया। विपणन। पचास लोगों के संगठन के लिए सोशल मीडिया के माध्यम से।"
- कौशल में सोशल मीडिया पर सक्रिय होना, कार्यक्रम आयोजित करना और कई अन्य चीजें शामिल हो सकती हैं।
2 अपनी शैक्षणिक और गैर-शैक्षणिक उपलब्धियों का उल्लेख करें। अपनी शैक्षणिक उपलब्धियों के बारे में लिखें। यदि आपने एक समूह नेता के रूप में कार्य किया है, तो अपनी जिम्मेदारियों और/या उपलब्धियों का वर्णन करें। क्या आपने किसी समिति या आयोग की अध्यक्षता की है? क्या आपने किसी स्पोर्ट्स टीम को कोचिंग दी है? इसके बारे में संक्षिप्त रहें ताकि पाठक का ध्यान न भटके। - स्वयं का वर्णन करने के लिए विशेषणों का उपयोग करने के बजाय, विशिष्ट उदाहरणों का उपयोग करें जो आपके गुणों को प्रदर्शित करते हैं। उदाहरण के लिए, "मैं एक महत्वाकांक्षी छात्र हूं" कहने के बजाय, "अपनी पढ़ाई के दौरान, मैं पाठ्यक्रम के सर्वश्रेष्ठ छात्रों में से एक था।"
भाग 4 का 4: ईमेल पूरा करना
1 इंगित करें कि आप संपर्क के लिए कब उपलब्ध होंगे। चर्चा करें कि आप अपने आवेदन की स्थिति को ट्रैक करने के लिए नियोक्ता से कब और कैसे संपर्क करेंगे। अपनी संपर्क जानकारी छोड़ दें: नाम, ईमेल पता, फोन नंबर और उस समय का संकेत दें जब आप उपलब्ध हों। आप लिख सकते हैं, “मुझसे फोन या ईमेल से संपर्क किया जा सकता है। अगर तुम मुझ तक नहीं पहुंच सकते तो मैं तुम्हें (अगले सोमवार) वापस बुला लूंगा।" 
2 ईमेल पूरा करें। पाठक ने पत्र को देखने में जो समय बिताया, उसके लिए विनम्रतापूर्वक धन्यवाद। पत्र को "ईमानदारी से" जैसे गर्म शब्दों के साथ समाप्त करें। यदि आप पहले ही इस व्यक्ति से फोन या व्यक्तिगत रूप से बात कर चुके हैं, तो आप "शुभकामनाएं" जैसे अलविदा का उपयोग कर सकते हैं। व्यापार पत्राचार समाप्त करने के लिए "धन्यवाद" या केवल "शुभकामनाएं" शब्द का प्रयोग न करें। अपना पहला और अंतिम नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए इवान विट्रोव, न केवल इवान। 
3 ईमेल अटैचमेंट पर विचार करें। अपने रिज्यूमे को किसी अवांछित इंटर्नशिप ईमेल से न जोड़ें। यदि कंपनी सक्रिय रूप से इंटर्न की तलाश नहीं कर रही है, तो कर्मचारी संलग्नक खोलने के लिए अनिच्छुक हो सकते हैं (विशेषकर यदि यह कार्यस्थल में उनके सूचना सुरक्षा नियमों के विपरीत है)।यदि कोई विज्ञापन ब्रोशर रेज़्यूमे भेजने के लिए कहता है, तो पत्र के साथ एक पीडीएफ दस्तावेज़ संलग्न करें (वर्ड नहीं, जहां किसी अन्य ऑपरेटिंग सिस्टम पर खोले जाने पर स्वरूपण खो/बदला जा सकता है)। - कुछ नियोक्ता कभी-कभी चेतावनी देते हैं कि वे ईमेल अटैचमेंट नहीं खोलेंगे। यदि आप इस पर आते हैं, तो अपना कवर लेटर जोड़ें और ईमेल के मुख्य भाग में फिर से शुरू करें। सुनिश्चित करें कि वे व्हाइटस्पेस द्वारा एक दूसरे से अलग हैं ताकि नियोक्ता के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग करना आसान हो जाए।
4 पत्र में वादे के अनुसार कार्य करें। यदि संगठन ने आपसे संपर्क नहीं किया है, तो फिर से पत्र भेजें, या बेहतर - उन्हें कॉल करें। आप लिख सकते हैं, "प्रिय श्री कमेंस्की, मेरा नाम (नाम) है और मैं पिछले सप्ताह आपको (गिरावट) इंटर्नशिप के बारे में भेजे गए ईमेल से सुनने के लिए उत्सुक हूं। मैं इस मुद्दे पर चर्चा करने के अवसर की सराहना करता हूं। धन्यवाद। आदरपूर्वक तुम्हारा, इवान विक्रोत। ”
टिप्स
- एक कवर लेटर संलग्न करने से मामले को औपचारिक रूप मिलता है, और ईमेल अनौपचारिक होते हैं। यदि आप एक कवर लेटर संलग्न करना चुनते हैं, तो आपका संदेश छोटा लेकिन विनम्र होना चाहिए; नियोक्ता से संपर्क करते समय, बताएं कि आप कौन हैं, आप किस मुद्दे को संबोधित कर रहे हैं, और सूचित करें कि आपका रिज्यूमे और कवर लेटर पत्र से जुड़ा हुआ है। अपने नाम के साथ सदस्यता लें और अपनी संपर्क जानकारी जोड़ें।
- आपका ईमेल ऐसा नहीं दिखना चाहिए कि यह किसी प्रोग्राम द्वारा उत्पन्न किया गया था। आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक पत्र को अलग तरह से स्टाइल करें ताकि कंपनी को पता चले कि आप इंटर्नशिप पाने के लिए बल्क ईमेल नहीं भेज रहे हैं।
