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• विधि १ का १: ग्राहक सेवा को एक ईमेल लिखें

ऐसी कई अलग-अलग स्थितियां हैं जहां एक ग्राहक को विभिन्न व्यावसायिक मुद्दों के लिए कंपनियों या निर्माताओं से संपर्क करने की आवश्यकता होती है। लेकिन जब ग्राहक सेवा को ईमेल भेजने का समय आता है, तो कुछ लोग स्तब्ध महसूस कर सकते हैं। इस तरह के पत्रों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में कैसे लिखा जाए, इस बारे में अक्सर सवाल उठते हैं, क्योंकि वे आमतौर पर कागज के रूप में लिखे जाते हैं, और आम तौर पर स्वीकृत मानकों को इस प्रकार के पत्रों पर सबसे अधिक बार लागू किया जाता है। हालांकि ये मानक उद्योग, क्षेत्र और संस्कृति के अनुसार अलग-अलग हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ सामान्य दिशानिर्देश हैं कि हेल्पडेस्क पर भेजा गया ईमेल प्रभावी है। यहां उन लोगों की शीर्ष अनुशंसाएं दी गई हैं जो पहले इस प्रकार के ईमेल पर आ चुके हैं।

कदम

विधि १ का १: ग्राहक सेवा को एक ईमेल लिखें

1. 1 वेबसाइट चेक करें। सुनिश्चित करें कि कंपनी ने आपका ईमेल सबमिट करने से पहले अभी तक आपकी समस्या का समाधान नहीं किया है। यह आप सहित सभी के समय और प्रयास को बचाएगा, और इसकी बहुत सराहना की जाएगी।
   • जब आप साइट की जाँच कर रहे हों, तो सर्वोत्तम संचार चैनलों की तलाश करें। ईमेल हमेशा सबसे अच्छा चैनल नहीं होता है, और आपको कंपनी की इन नीतियों का सम्मान करने और उनसे अलग तरीके से संपर्क करने की आवश्यकता होती है। कई कंपनियां टेलीफोन सहायता और अतिरिक्त सहायता सेवाएं प्रदान करती हैं जैसे पोस्ट ऑफिस बॉक्स।
2. 2 इंटरनेट पर समर्पित ऑनलाइन संसाधनों की खोज करें। कई कंपनियां विशेष मुद्दों जैसे ट्रैकिंग शिपिंग, उत्पाद रिटर्न, या तकनीकी सहायता के लिए अनुकूलित ईमेल पते प्रदान करती हैं। यह संभव है कि प्रदान किए गए संचार चैनलों का उपयोग कंपनी के सामान्य ई-मेल के लिए एक मानक पत्र की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी होगा। इसके अलावा, यदि आप प्रदान किए गए संचारों की उपेक्षा करते हैं, तो कंपनी के साथ जुड़ने की प्रक्रिया में काफी अधिक समय लग सकता है।
3. 3 अपने समर्थन पत्र में व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी शामिल करें। कंपनी को यह जानने की जरूरत है कि आपने कौन से उत्पाद या सेवाएं खरीदी हैं, साथ ही खरीद की तारीख और उत्पाद या सेवा के लिए अपेक्षित डिलीवरी की तारीखें। कंपनी को आपके घर का पता और खरीदी गई वस्तुओं की संख्या जानने की भी आवश्यकता हो सकती है। सुनिश्चित करें कि यह सब आपके ईमेल में बताया गया है।
4. 4 उपयुक्त स्वर का प्रयोग करें। कुछ विशेषज्ञ बताते हैं कि शिष्टाचार की परवाह किए बिना ग्राहक सेवा को लिखे गए पत्रों को नजरअंदाज किया जा सकता है या उनकी प्रभावशीलता बहुत कम होगी।लेखन की एक निश्चित शैली का पालन करने का प्रयास करें जो अत्यधिक उत्तेजक बयानों का उपयोग किए बिना आपकी शिक्षा और ज्ञान के स्तर को दिखाएगा।
5. 5 आप जो चाहते हैं वह सीधे पूछें। कई अनुभवी ग्राहक सेवा ईमेल लेखकों को आपकी अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट होना सबसे अच्छा लगता है। कंपनी आपकी आवश्यकताओं से सहमत हो भी सकती है और नहीं भी, लेकिन स्पष्ट जानकारी प्रदान करके, आप कंपनी के प्रतिनिधि को न केवल आपके दृष्टिकोण को समझने में मदद करेंगे, बल्कि ग्राहक सेवा में सभी उभरते मुद्दों, उत्पादों या अन्य समस्याओं पर अपनी राय भी दिखाएंगे।
   • कंपनी की नीति के बारे में और जानें। अपना अनुरोध लिखते समय, आप सबसे पहले यह समझने के लिए अपना शोध कर सकते हैं कि किन आवश्यकताओं के पूरा होने की सबसे अधिक संभावना है। जो समस्या उत्पन्न हुई है उसे कैसे हल किया जाए, यह आप पर निर्भर है, लेकिन कंपनी की स्थिति को समझने से आपको अपने संदेशों को अधिक प्रभावी बनाने में मदद मिलेगी।