विषय

• कदम
• 2 का भाग 1: व्यावसायिक पत्र प्रारूप
• भाग २ का २: व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें
• टिप्स

यदि आपका अपना व्यवसाय है, तो आपको शायद अपने ग्राहकों को व्यावसायिक पत्र लिखना होगा। लक्ष्य भिन्न हो सकते हैं: नई घटनाओं या शर्तों के बारे में सूचित करना, कंपनी की ओर से ग्राहकों की शिकायतों का जवाब देना। लिखने का कारण चाहे जो भी हो, हर समय एक पेशेवर स्वर और व्यावसायिक शैली को बनाए रखना महत्वपूर्ण है।

कदम

2 का भाग 1: व्यावसायिक पत्र प्रारूप

1. 1 एक पेशेवर लेटरहेड का प्रयोग करें। व्यावसायिक पत्र आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है। इस संबंध में, पत्र में उपयुक्त रूप होना चाहिए। इसके अलावा, अपनी कंपनी के लोगो या ब्रांड का उपयोग करना न भूलें।
   • आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए रेडीमेड कलर टेम्प्लेट का उपयोग करके एक लेटर हेडर बना सकते हैं। एक वास्तविक कंपनी लोगो या ब्रांड का प्रयोग करें।
2. 2 एक टेक्स्ट एडिटर खोलें। कंपनी के सभी व्यावसायिक पत्र हमेशा कंप्यूटर पर टाइप होने चाहिए।
   • एक नया दस्तावेज़ बनाएं और मार्जिन को 2.54 सेंटीमीटर पर सेट करें।
   • टाइम्स न्यू रोमन, जॉर्जिया या एरियल जैसे सेरिफ़ टाइपफेस का उपयोग करें। इसलिए, फ़ॉन्ट का आकार 12 से अधिक नहीं होना चाहिए, लेकिन 10 से कम नहीं होना चाहिए। फ़ॉन्ट का प्रकार या आकार पत्र की पठनीयता को नकारात्मक रूप से प्रभावित नहीं करना चाहिए।
   • सिंगल लाइन स्पेसिंग का प्रयोग करें।
3. 3 ब्लॉक आकार को अनुकूलित करें। ब्लॉक फॉर्म व्यावसायिक पत्रों के लिए सबसे आम प्रारूप है। इसे सेट अप और फॉलो करना भी सबसे आसान है। प्रत्येक आइटम को उचित छोड़ दिया जाता है और एक स्थान से अलग किया जाता है। पृष्ठ के ऊपर से नीचे तक, एक व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:
   • आज की तारीख या जिस तारीख को पत्र भेजा गया था। तिथि शामिल करना न भूलें, क्योंकि इसका उपयोग प्रेषक और प्राप्तकर्ता द्वारा लेखांकन के लिए और साथ ही कानूनी उद्देश्यों के लिए किया जाता है। सटीक तिथि बताएं।
   • प्रेषक का पता। यह मानक प्रारूप में आपका पता है। यदि आपका पता पहले से ही पत्र के शीर्ष लेख में सूचीबद्ध है, तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं।
   • आउटगोइंग पता। पत्र प्राप्त करने वाले का नाम और पता दर्ज करें। आप "मास्टर" या "मालकिन" पते का उपयोग कर सकते हैं। इसलिए, यदि प्राप्तकर्ता नीना सेरोवा है, तो आप "श्रीमती नीना सेरोवा" और "नीना सेरोवा" दोनों लिख सकते हैं।
   • अभिवादन। आप "प्रिय श्रीमती सेरोवा" या "प्रिय नीना सेरोवा" लिख सकते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि पत्र कौन पढ़ेगा, तो "प्रिय महोदय" लिखें। "सभी इच्छुक पार्टियों की जानकारी के लिए" एक विकल्प भी है, लेकिन अगर पता अज्ञात है तो इसे अंतिम उपाय के रूप में छोड़ दिया जाना चाहिए।
   • पत्र का मुख्य भाग। इस भाग पर अगले भाग में अधिक विस्तार से चर्चा की जाएगी।
   • अंतिम भाग और हस्ताक्षर। लिखें: "ईमानदारी से," - या: "शुभकामनाएं।"

भाग २ का २: व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें

1. 1 अपने लक्षित दर्शकों को परिभाषित करें। श्रोताओं की परवाह किए बिना पत्र का स्वर हमेशा पेशेवर रहना चाहिए, लेकिन शब्दों और भाषा के साधनों का चुनाव पत्र के प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है। यदि पत्र किसी अन्य कंपनी के मानव संसाधन विभाग के लिए है, तो अधिक औपचारिक भाषा का उपयोग किया जाना चाहिए। किसी विशिष्ट ग्राहक को संबोधित करते समय, आप अनौपचारिक और सरल भाषा का सहारा ले सकते हैं।
   • यह आपको गलतफहमी से बचने में भी मदद करेगा। ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जो पाठक को समझ में न आए। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि ग्राहक आपकी कंपनी में अंतरिक्ष कार्यक्रम के लिए उपयोग किए गए संक्षिप्ताक्षरों को नहीं जानते हों, इसलिए अपने पत्र में उनका उपयोग न करें।
   • व्यावसायिक लेखन का सबसे महत्वपूर्ण नियम यह है कि पाठ स्पष्ट, संक्षिप्त और विनम्र होना चाहिए।
2. 2 पहली पंक्ति में पत्र का उद्देश्य बताएं। पत्र के उद्देश्य पर विचार करें। क्या आप कार्यालय का नया पता प्रदान करना चाहते हैं? ग्राहक को कर्ज के बारे में याद दिलाएं? शिकायत का जवाब? इसे ध्यान में रखें जब आपको पत्र का पहला वाक्य लिखने की आवश्यकता हो। अस्पष्ट शब्दों का प्रयोग न करें और सीधे मुद्दे पर आएं।
   • यदि आप एक कंपनी के मालिक के रूप में अपनी राय व्यक्त करते हैं तो पहले व्यक्ति में लिखें। यदि आप किसी कंपनी या संगठन की ओर से संबोधित कर रहे हैं तो दूसरे व्यक्ति में लिखें।
   • एक स्पष्ट कथन का प्रयोग करें जैसे: "हम आपको सूचित करते हैं" - या: "हम इसके द्वारा निम्नलिखित जानना चाहते हैं।" पहले व्यक्ति में लिखें यदि आप कंपनी के मालिक के रूप में संबोधित कर रहे हैं जैसे: "मैं आपसे संपर्क करना चाहता हूं", - या: "हाल ही में मैंने सीखा ..., इसलिए मैं चाहूंगा ..."।
   • उदाहरण के लिए, आप (कंपनी के मालिक) नीना सेरोवा को एक महीने के कर्ज के बारे में बताना चाहते हैं। अपना पत्र इस तरह शुरू करें: "मैं आपको सूचित करना चाहूंगा कि मार्च 2015 तक आपके खाते में कर्ज है।"
   • अगर आप किसी कंपनी के कर्मचारी हैं और अपनी कंपनी के अंतरिक्ष कार्यक्रम के बारे में किसी ग्राहक शिकायत का जवाब दे रहे हैं, तो इस तरह से शुरू करें: "हमें हमारे मंगल उपनिवेश कार्यक्रम के बारे में आपकी टिप्पणियां मिलीं।"
   • कभी-कभी आपको पाठक को यह बताने की आवश्यकता होती है कि उसने कोई प्रतियोगिता जीती है या किसी शैक्षणिक संस्थान में स्थान प्राप्त किया है। इस तरह शुरू करें: "मुझे सूचित करते हुए खुशी हो रही है ...", - या: "हमें सूचित करते हुए खुशी हो रही है ..."।
   • यदि आपको बुरी खबर की रिपोर्ट करने की आवश्यकता है, तो इस वाक्यांश से शुरू करें: "अफसोस के साथ हम आपको सूचित करते हैं ...", - या: "सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद, यह निर्णय लिया गया ..."।
3. 3 एक वैध आवाज का प्रयोग करें। आधिकारिक भाषण में, अक्सर निष्क्रिय आवाज का उपयोग किया जाता है, लेकिन यह पत्र के पाठ को नीरस या समझ से बाहर कर सकता है। एक वैध आवाज सूचना को निर्णायक स्वर में संप्रेषित करने की अनुमति देती है।
   • निष्क्रिय आवाज़ का एक उदाहरण: "क्या कदम उठाए जा सकते हैं?" इस मामले में, विषय "कदम" कार्रवाई का निष्पादक नहीं है, बल्कि स्वयं पर कार्रवाई का अनुभव करता है।
   • एक मान्य आवाज़ का उदाहरण: "हम क्या कदम उठा सकते हैं?" इस संस्करण में, एक सक्रिय आवाज का उपयोग किया जाता है, जो आपको विचार को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की अनुमति देता है।
   • कभी-कभी, निष्क्रिय आवाज आपको अपना संदेश देने की अनुमति देती है और किसी त्रुटि या भद्दे तथ्य पर बहुत अधिक ध्यान आकर्षित नहीं करती है। इस मामले में ही इसका इस्तेमाल करें। आमतौर पर, एक वैध आवाज को प्राथमिकता दी जाती है।
4. 4 पिछली घटनाओं से लिंक करें या पाठक के साथ संचार करें। आपने पहले नीना सेरोवा को कर्ज के बारे में बताया होगा। पाठक पिछले सम्मेलन में आपके अंतरिक्ष कार्यक्रम पर अपना असंतोष व्यक्त कर सकते हैं। यदि आप पहले ही संवाद कर चुके हैं, तो इस तथ्य के बारे में याद दिलाएं। पाठक महत्वपूर्ण विवरणों को याद करने में सक्षम होगा, और आपका पत्र बहुत अधिक महत्वपूर्ण और जरूरी होगा।
   • इस तरह के वाक्यांशों का प्रयोग करें: "पिछले पत्र के अनुसार ...", "पिछले महीने आपके समय पर भुगतान के लिए धन्यवाद," - या: "हमें मई में सम्मेलन में आपकी रचनात्मक टिप्पणियों को सुनकर खुशी हुई।"
5. 5 अनुरोध करें या सहायता प्रदान करें। विनम्र अनुरोध के साथ सकारात्मक स्वर सेट करें या सहायता के रूप में सहयोग प्रदान करें।
   • मान लीजिए कि आप एक कंपनी के मालिक हैं और एक ग्राहक को कर्ज चुकाने के लिए राजी करना चाहते हैं। वाक्यांश का प्रयोग करें: "मैं आपकी सहायता और तत्काल भुगतान के लिए आभारी रहूंगा।"
   • यदि आप किसी कंपनी की ओर से लिख रहे हैं, तो वाक्यांश का प्रयोग करें: "हम अपने मानव संसाधन प्रबंधक के साथ आपके लिए एक व्यक्तिगत बैठक की व्यवस्था करना चाहते हैं।"
   • साथ ही सभी संभावित सवालों के जवाब देने और पाठक की शंकाओं को दूर करने की पेशकश करें। उदाहरण: "हमें आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने या भुगतान के बारे में किसी भी संदेह को दूर करने में खुशी होगी", - या: "क्या आप हमारे कार्यक्रम के बारे में अधिक जानकारी जानना चाहते हैं?"
6. 6 पत्र पूरा करें। अपनी ओर से या ग्राहक की ओर से कॉल-टू-एक्शन का उपयोग करें। यह एक निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर ऋण का भुगतान करने का अनुरोध या ग्राहक के साथ बैठक की व्यवस्था करने का प्रस्ताव हो सकता है।
   • भविष्य में संवाद स्थापित करने की आशा के साथ एक प्रस्ताव लिखें: "अगले सप्ताह बजट बैठक में आपसे मिलने के लिए उत्सुक" - या: "हमें आपके साथ इन सभी पहलुओं पर अधिक विस्तार से चर्चा करने में खुशी होगी जब हम अपने कार्यालय में मिलेंगे। ।"
   • इंगित करें कि क्या दस्तावेज़ पत्र के साथ संलग्न हैं। एक वाक्यांश जोड़ें जैसे: "हम आपको पिछले महीने के लिए एक चालान भेज रहे हैं," - या: "अंतरिक्ष कार्यक्रम की एक प्रति पत्र के साथ संलग्न है।"
   • अंत में एक समापन वाक्यांश का प्रयोग करें। ग्राहकों के लिए यह लिखना सबसे अच्छा है: "ईमानदारी से", - या: "शुभकामनाएं।"
   • अजनबियों को औपचारिक पत्रों में "सादर" शब्द का प्रयोग करें।
   • लिखें: "ऑल द बेस्ट" यदि आप किसी व्यक्ति को जानते हैं या सहयोग करते हैं।
7. 7 गलतियों को सुधारें। यदि पत्र में व्याकरण संबंधी त्रुटियां हैं तो सही स्वरूपण और शब्दांकन कोई भूमिका नहीं निभाएगा!
   • निष्क्रिय आवाज के सभी मामलों को खोजने का प्रयास करें और उचित समायोजन करें।
   • लंबे और भ्रमित करने वाले वाक्यों पर ध्यान दें। एक व्यावसायिक पत्र में, "बेहतर कम बेहतर है" नियम लागू होता है, इसलिए लंबे वाक्यों को त्याग दिया जाना चाहिए।

टिप्स

• पत्र को अनलाइन ए4 पेपर पर प्रिंट करें। यदि मेल कर रहे हैं, तो पत्र को तीन बार मोड़ें और एक मानक लिफाफे में रखें।