प्रतिक्रिया के लिए पूछ ईमेल लिखें - युक्तियाँ

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ईमेल, संचार के किसी भी अन्य तरीके की तरह, अपने स्वयं के सामाजिक प्रोटोकॉल और परंपराएं हैं। यदि आपको एक ईमेल लिखने की ज़रूरत है जो काम या अध्ययन के दौरान प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, या एक मसौदे के बारे में, आपको यह विचार करना चाहिए कि आपके ईमेल को प्रारूपित करते समय अपने ईमेल वाक्य, समय और संरचना का सबसे अच्छा मसौदा कैसे तैयार किया जाए। कर सकते हैं। एक विनम्र, संक्षिप्त और विशिष्ट ईमेल आपको आपकी ज़रूरत की प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद करेगा।

कदम

विधि 1 की 4: काम पर प्रतिक्रिया के लिए पूछ रहा है

अपने काम पर टिप्पणी करने के लिए सबसे योग्य व्यक्ति की पहचान करें। आमतौर पर यह आपका प्रत्यक्ष प्रबंधक होगा। किसी भी मामले में, आपको पहले अपने पर्यवेक्षक या वरिष्ठ सहयोगी या सहकर्मी सहकर्मी को संदर्भित करना चाहिए। उनके पास आपकी मदद करने और आपकी ज़रूरत का फीडबैक देने का अनुभव होगा।
ईमेल लिखते समय विनम्र और विनम्र रहें। काम पर ईमेल लिखते समय आपको इन सामान्य नियमों का पालन करना चाहिए। प्रतिक्रिया मांगने पर विनम्रता काम में आती है, लेकिन इतना विनम्र न हो कि आपके बॉस या प्रबंधक को लगे कि आप अपनी नौकरी के बारे में कुछ नहीं जानते हैं। इसके बजाय, आपको किसी प्रोजेक्ट या कार्य पर काम करते समय अपनी प्रगति पर सवाल उठाना चाहिए। यह आपके बॉस को यह जानने में मदद करेगा कि आप केवल प्रतिक्रिया के लिए निष्क्रिय प्रतीक्षा नहीं कर रहे हैं। आपको नीचे दिए गए सुझावों को भी ध्यान में रखना चाहिए।
- आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं, “मैं कल के लिए एक प्रस्तुति दे रहा हूं, लेकिन मुझे प्रारूपण की थोड़ी समस्या है - मुझे यकीन नहीं है कि मैं मानक कॉर्पोरेट प्रारूप कर रहा हूं। मैंने अपनी प्रस्तुति संलग्न की है। क्या आपके पास डिज़ाइन भाग के लिए कोई सुझाव है? आपके सहयोग के लिए धन्यवाद "।
- ईमेल में उन्हें धन्यवाद देना न भूलें।
प्रतिक्रिया माँगने पर विशिष्ट बनें। यह आपको भारी प्रतिक्रिया से बचने में मदद कर सकता है, लेकिन यह आपके काम में मदद नहीं करता है। आपको "हां" या "नहीं" सवालों से बचना चाहिए, जब तक कि यह आवश्यक न हो। इसके बजाय, आपको उस परियोजना के विशिष्ट भागों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो आपको करने की आवश्यकता है। अपने बॉस या सहकर्मी को उन सभी सवालों से "आतंकित" न करें जिन्हें आप अपनी नौकरी के बारे में पूछना चाहते हैं।
- उदाहरण के लिए आप कुछ लिख सकते हैं, “मुझे यकीन नहीं है कि ईस्टमैन फाइलें कैसे संभाला जाता है। क्लाइंट को अभी तक मेरे ईमेल का जवाब नहीं मिला है, और चूंकि यह एक उच्च प्राथमिकता वाला प्रोजेक्ट है, इसलिए मुझे लगता है कि यह सबसे अच्छा होगा यदि मैंने आपको ईमेल करके पूछा कि मुझे क्या करना चाहिए ”।
- यदि आप समीक्षा या रिपोर्ट के रूप में सामान्य प्रतिक्रिया की उम्मीद कर रहे हैं, तो विशिष्ट बनें। जितना हो सके विनम्र, संक्षिप्त और यथासंभव विशिष्ट रहें। उदाहरण के लिए, आप काम पर अपनी प्रभावशीलता या रचनात्मकता पर एक रिपोर्ट का अनुरोध कर सकते हैं। यदि आप अपने अधीनस्थों से प्रतिक्रिया का अनुरोध कर रहे हैं, तो आपको एक अनाम सर्वेक्षण करने की आवश्यकता है।
जब कोई प्रतिक्रिया देता है तो एक धन्यवाद ईमेल भेजें। यदि प्रतिक्रिया से पता चलता है कि आपको बहुत सुधार करने की आवश्यकता है या आपका काम वास्तव में अच्छा नहीं है, तो एक संक्षिप्त वाक्य लिखें कि आप कैसे सुधार करेंगे। आपको तुरंत प्रतिक्रिया देने से पहले अपनी भावनाओं को संसाधित करने के लिए खुद को समय देने की आवश्यकता है।
- सुनिश्चित करें कि आप 1-2 दिनों के भीतर जवाब देंगे।
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विधि 2 की 4: लर्निंग में फीडबैक मांगना

अपना परिचय दो। आपके शिक्षक सैकड़ों छात्रों को पढ़ा सकते हैं, खासकर यदि वे विश्वविद्यालय में प्रोफेसर हैं। आपको अपना पहला और अंतिम नाम (पहला और अंतिम नाम), अपनी कक्षा और अपना पाठ्यक्रम बताना होगा। यदि आप एक हाई स्कूल के छात्र हैं, तो आपको अपनी कक्षा के बारे में या जब आप पढ़ रहे हों, तब उसके बारे में जानकारी की आवश्यकता होगी। इस तरह, आप अपने शिक्षकों का समय यह सोचने में व्यर्थ नहीं करेंगे कि आप कौन हैं, इसके बजाय वे आपकी ज़रूरत की जानकारी पर प्रतिक्रिया देने में अधिक समय व्यतीत करेंगे।
विनम्र रहें। कभी-कभी छात्रों को शिक्षक को भेजे गए पहले ईमेल से कठिनाई होती है। आप "हैलो शिक्षक पुत्र" या "प्रिय सह थान" से शुरू कर सकते हैं। भले ही शिक्षक ने आपको एक ईमेल भेजा हो, पहले की तुलना में कम औपचारिक भाषा का उपयोग न करें। अपनी टोन मानक रखें। लिखने के बजाय, “हाय, आपको क्या लगता है कि मेरा निबंध कैसा है? यह सबसे अच्छा निबंध है, है ना? ”इस तरह से लिखें,“ मुझे यकीन नहीं है कि अगर मैं असाइनमेंट की आवश्यकताओं को ठीक से समझता हूं। मेरे कुछ निबंध-संबंधी प्रश्न हैं।
संक्षिप्त करें। आपको प्रश्न के संदर्भ के बारे में सभी को समझाने की ज़रूरत नहीं है, जब तक कि प्रश्न को ठीक से समझने के लिए संदर्भ की आवश्यकता न हो। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संभावित समय सीमा विस्तार पर प्रतिक्रिया पूछ रहे हैं, तो आपके शिक्षक को इसके लिए एक कारण की आवश्यकता होगी। हालाँकि, अगर आप सिर्फ अपने होमवर्क के बारे में पूछ रहे हैं, तो उन्हें इस बारे में न बताएं कि आपका कुत्ता आपके काम करने में कितनी देर कर रहा है, आपने उन्हें अभी ईमेल क्यों किया है (जब तक कि यह जमा करने की तारीख के करीब नहीं है), या यदि आप नहीं करते हैं होमवर्क के लिए कुछ और नहीं।
प्रतिक्रिया देने के लिए परीक्षण या प्रस्तुत करने की तिथि से पहले रात तक प्रतीक्षा न करें। न केवल शिक्षक जवाब देने के करीब नहीं होगा, जब वे करीब होंगे, तो वे नाराज भी होंगे क्योंकि आपने उनसे परामर्श करने के लिए अंतिम क्षण तक इंतजार किया है। यदि आपको अंतिम मिनट प्रश्न प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, तो संक्षिप्त, विशिष्ट और क्षमा करें। इस तरह, यह अधिक संभावना है कि शिक्षक आपको उत्तर देगा, जब तक वे सही समय पर ईमेल देखते हैं।
शिक्षक द्वारा आवश्यक फ़ाइल प्रारूप का उपयोग करें। आमतौर पर, आपका शिक्षक आपको परिचयात्मक सत्र के दौरान बताएगा कि वे असाइनमेंट या ईमेल के लिए किस प्रकार के फ़ाइल प्रारूप को स्वीकार करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि शिक्षक .doc फ़ाइल निर्दिष्ट करता है, तो .df या। Pages प्रारूप न भेजें। यदि संदेह है, तो आप .rtf या .pdf भेज सकते हैं, या अपने शिक्षक से पूछ सकते हैं।
आपके द्वारा प्रस्तुत निबंध या प्रश्नोत्तरी पर प्रतिक्रिया के लिए पूछें। बस अपने प्रोफेसर को ईमेल करें और विनम्र बनें। यदि प्रोफेसर स्कूल में पढ़ाते हैं, तो आप उन्हें देख सकते हैं, या एक नियुक्ति कर सकते हैं। आप कह सकते हैं, "प्रिय प्रोफेसर खोआ, मैंने अपनी परीक्षा में अपेक्षा के अनुरूप नहीं किया। आप मुझसे हुई गलतियों के बारे में मार्गदर्शन कर सकते हैं ताकि मैं अपनी आगामी परीक्षा ले सकूं। क्या यह बेहतर है? " अक्सर बार, आपके प्रोफेसर इस अनुरोध का सुखद तरीके से जवाब देंगे। विज्ञापन

विधि 3 की 4: पांडुलिपि पर प्रतिक्रिया के लिए पूछें

पहले किसी परिचित को ईमेल करें। यदि आप प्रभावी प्रतिक्रिया प्राप्त करना चाहते हैं, तो सबसे अच्छा व्यक्ति आपका परिचित होगा, अधिमानतः एक मित्र या सहयोगी। प्रतिक्रिया के लिए परिचितों को ईमेल करते समय, सुनिश्चित करें कि आप उन्हें नियमित रूप से ईमेल करते हैं। यदि आप उन्हें नियमित रूप से कॉल करते हैं, तो आपको संभवतः कॉल करना चाहिए। पहली ईमेल में पांडुलिपि भेजने के लिए जल्दी मत करो, जब तक आप नहीं जानते कि वे सहमत होंगे (किसी व्यक्ति ने जो आपने पांडुलिपि को पढ़ा है या किसी ने आपको इसके माध्यम से पढ़ने में मदद करने के लिए कहा है)।
- आप एक संक्षिप्त विवरण या सारांश शामिल कर सकते हैं, इस पर निर्भर करता है कि आप किसी मित्र या सहयोगी को ईमेल कर रहे हैं।
विशेषज्ञ को ईमेल करें। यदि आपको वास्तव में पेशेवर सलाह की आवश्यकता है, तो एक ऐसे विशेषज्ञ को ईमेल करें जिसे आप जानते हैं और परियोजना की व्याख्या करते हैं और आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता क्यों है। जल्दी मत करो, लेकिन विनम्रता से उनकी देखभाल के लिए धन्यवाद, और कहते हैं, "मुझे समझ में आता है कि क्या आपके पास प्रतिक्रिया देने का समय नहीं है"। आप यह भी पूछ सकते हैं कि क्या वे किसी और को जानते हैं जिनके पास समय और विशेषज्ञता है ताकि वे आपकी सहायता कर सकें।
बिना सूचना के किसी को पांडुलिपि ईमेल न करें। प्राप्तकर्ता आमतौर पर ऐसे ईमेल का जवाब नहीं देगा जब तक कि आपने स्पष्ट रूप से यह नहीं कहा है कि आप भुगतान करेंगे यदि वे मदद करते हैं। यदि वे एक प्रसिद्ध लेखक होते, तो वे उस तरह के ईमेल का जवाब नहीं देते क्योंकि उन्हें इतने ही ईमेल मिलते थे। इसके बजाय, पहले दोस्तों, सहकर्मियों, प्रोफेसरों और बहुत कुछ की ओर मुड़ें। वे आपकी मदद करेंगे और आपका समर्थन करने के लिए उत्सुक हैं।
प्रतिक्रिया से आप क्या प्राप्त करना चाहते हैं, इसके बारे में विशिष्ट रहें। यदि आप केवल एक सकारात्मक प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो अपने पाठकों को बताएं। यदि आपको विस्तृत जानकारी, स्थानीय या वैश्विक जानकारी की आवश्यकता है, या यदि आप एक प्रतिक्रिया चाहते हैं जो अच्छी तरह से, व्याकरणिक रूप से सही, या अच्छी तरह से संरचित है, तो आपको उन्हें बताने की आवश्यकता है। यह आपके पाठकों को यह जानने में बहुत प्रभावी होगा कि उनसे क्या उम्मीद की जाए।
- सकारात्मक प्रतिक्रिया सहायक होनी चाहिए। यदि आपका पाठक बताता है कि वे एक खास चीज से प्यार क्यों करते हैं, तो आप अपनी पांडुलिपि के बारे में बहुत कुछ सीखेंगे।
- यदि आपको नकारात्मक प्रतिक्रिया मिलती है, तो अपने आप को प्रतिक्रिया देने का समय दें। यदि वे आपके मित्र हैं, तो शायद वे आपकी सहायता करना चाहते हैं। यदि वे एक विशेषज्ञ हैं, तो चाहे आप कितने भी नाराज या निराश हों, नकारात्मक तरीके से जवाब न दें। इसके बजाय, उनके समर्थन के लिए उन्हें धन्यवाद दें, और आगे बढ़ें। थोड़ी देर के बाद, आप शायद पाएंगे कि उनकी प्रतिक्रिया सहायक है, भले ही वे जिस तरह से संवाद कर रहे हैं वह काम नहीं करता है।
पाठक को प्रतिक्रिया देने का समय दें। यदि आप एक उपन्यास के मसौदे पर विस्तृत प्रतिक्रिया का अनुरोध कर रहे हैं, तो एक दिन या एक सप्ताह में भी प्रतिक्रिया की उम्मीद न करें।इतनी लंबी पांडुलिपि को संपादित करने के लिए पाठकों को समय चाहिए। यदि आपके पास अपनी पांडुलिपि जमा करने की समय सीमा है, तो अपने पाठक को बताएं। आप यह भी पूछ सकते हैं कि क्या वे किसी विशिष्ट तिथि पर संपादन प्रस्तुत कर सकते हैं। याद रखें कि उनके अपने जीवन और दायित्व हैं।
आपके सहयोग के लिए धन्यवाद। यदि आप किसी मित्र की ओर रुख करते हैं, तो आप उन्हें चॉकलेट के बक्से की तरह एक उपहार खरीद सकते हैं, या ज़रूरत पड़ने पर बस उनकी मदद कर सकते हैं। यदि वे विशेषज्ञ हैं, तो आप उन्हें धन्यवाद देने के लिए ईमेल लिख सकते हैं, ताकि आप उनके समर्थन और समय की सराहना कर सकें। अपने पाठकों को धन्यवाद देना भूल जाने से वे लाभ उठा सकते हैं और / या उनकी सराहना नहीं कर सकते हैं, और उन्हें भविष्य में आपकी मदद करने के लिए कम तैयार कर देगा। विज्ञापन

विधि 4 की 4: ग्राहक से प्रतिक्रिया का अनुरोध करना

बहुत सारे सवाल मत पूछो। कई कंपनियों द्वारा आज इतने सारे सर्वेक्षणों से ग्राहक अभिभूत हैं। आप आश्वस्त हो सकते हैं कि कोई ग्राहक आपके ईमेल को पढ़ते समय तुरंत हटा देगा यदि उसमें बहुत सारे प्रश्न हैं। यदि आप चाहते हैं कि आपके ग्राहक दिलचस्पी लें, तो बस एक या दो प्रश्न पूछें और वह यह है।
खुले-आम सवाल पूछें। हां / नहीं प्रश्न का उपयोग करने के बजाय, ऐसे प्रश्न पूछें जो अधिक सार्थक उत्तर दें। पूछने के बजाय, "क्या आप हमें अपने एक दोस्त से मिलवा सकते हैं?", आपको पूछना चाहिए "आप हमें अपने दोस्त के साथ कैसे पेश करेंगे?" इस प्रकार के प्रश्न आपको Yes / No प्रश्न की तुलना में अधिक जानकारीपूर्ण उत्तर देते हैं।
अपने ग्राहकों को बताएं कि आप उनसे तुरंत वापस मिल जाएंगे। इससे ग्राहकों को यह महसूस करने में मदद मिलती है कि मेलबॉक्स में भेजे जाने के बजाय उनकी राय की सराहना की जाएगी जिसे कोई पढ़ेगा या परवाह नहीं करेगा। यदि आप जानते हैं कि आप जवाब देंगे, तो आपको गंभीर प्रतिक्रिया भी मिलेगी।
- जब आप जवाब दें, तो ईमानदार और पेशेवर हों। आज की व्यापक इंटरनेट संस्कृति में, यदि आप व्यावसायिकता और ईमानदारी के बिना प्रतिक्रिया देते हैं, तो आप कंपनी की विश्वसनीयता को तुरंत नष्ट कर देंगे।
ईमेल या लोड को धीमा करने वाली कोई भी चीज़ न डालें। यदि कोई ग्राहक धीमे कनेक्शन का अनुभव करता है, तो वे उस सामग्री को लोड नहीं होने पर तुरंत ईमेल हटा देते हैं। याद रखें कि फीडबैक अक्सर उन विशेषताओं की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण होता है।
सही फोंट और स्वरूपों का उपयोग करें। अपने ईमेल को पेशेवर और स्पष्ट रूप से डिज़ाइन करें। एक घटिया तस्वीर और कॉमिक सैंस फ़ॉन्ट के साथ एक ईमेल आमतौर पर एक ग्राहक को प्रभावित नहीं करेगा। इसके बजाय, यदि आप उपयोग करने के लिए फ़ॉन्ट के बारे में संकोच कर रहे हैं, और छवि की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
सुनिश्चित करें कि ईमेल प्रभावी ढंग से बनाया गया है। किसी एकल स्तंभ सामग्री को स्वरूपित करना विभाजन-स्तंभ प्रारूप से अधिक कुशल है। ऐसा फ़ॉन्ट चुनें जो बहुत छोटा न हो। आपके पास अपने लैपटॉप, फोन या टैबलेट पर पूरी तरह से दिखाई देने वाला ईमेल होना चाहिए। क्योंकि बहुत से लोग अपने फोन पर ईमेल की जांच करते हैं, इसलिए आपको अपने ईमेल को ठीक से फॉर्मेट करना होगा। विज्ञापन