समय को ठीक से व्यवस्थित करें - युक्तियाँ

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कदम
चेतावनी

हम अक्सर कई लोगों को काम करने के लिए पर्याप्त समय नहीं होने की शिकायत करते सुनते हैं। कुछ बुनियादी समय प्रबंधन कौशल आपको अपना अधिकांश समय बनाने में मदद कर सकते हैं। अधिक काम करने के लिए स्मार्ट समय निर्धारित करना सीखें।

कदम

3 की विधि 1: अपने समय के उपयोग को पहचानें

दैनिक गतिविधियों पर नज़र रखें। ध्यान दें कि आप हर दिन क्या करते हैं और ध्यान दें कि उस पर कितना समय व्यतीत होता है। आप आश्चर्यचकित होंगे कि किए गए कार्य की वास्तविक मात्रा की तुलना में आप कितना समय बर्बाद करते हैं।
- दैनिक कार्यों का ध्यान रखना जैसे कि नाश्ता तैयार करना, घर की सफाई करना, स्नान करना आदि।
सभी गतिविधियों को एक नोटबुक में अपडेट करें। एक बार जब आप जानते हैं कि आप प्रत्येक दिन क्या करते हैं और आप उनके साथ कितना समय बिताते हैं, तो इसे एक नोटबुक में लिखें। सभी सूचनाओं को एक स्थान पर रखने और पृष्ठ पर स्पष्ट रूप से देखने से आपको यह देखने में मदद मिलती है कि आप कैसे और कभी-कभी समय बर्बाद कर रहे हैं।
- पूरी तरह और स्पष्ट रूप से लिखें। एक पंक्ति में अलग-अलग घटनाओं को न मिलाएं, तुच्छ कार्यों को न छोड़ें और दिन के प्रत्येक कार्य के लिए विभाजित समय का एक विस्तृत रिकॉर्ड रखना याद रखें।
- शायद आपको समूह की गतिविधियाँ करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, घर में नीली कलम के साथ काम लिखो, एक लाल कलम और एक काले कलम के साथ मनोरंजन गतिविधियों के साथ पैसा बनाने के लिए काम करें। यह लेखन आपको यह जानने में मदद करता है कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं।
अपने समय वितरण का मूल्यांकन करें। उदाहरण के लिए, 1 घंटे का दिवास्वप्न? 2 घंटे तय करें कि क्या खाना चाहिए? वेब सर्फिंग के 8 घंटे? निर्धारित करें कि आप अपना समय कैसे आवंटित करेंगे और सोचेंगे कि क्या किया जाना चाहिए और क्या नहीं।
- क्या आप समय बर्बाद कर रहे हैं क्योंकि आप खुद को नियंत्रित नहीं कर सकते हैं? आप विकलांग हैं या संकोच? क्या आप बहुत सारी जिम्मेदारियां उठाते हैं? ये सभी प्रश्न हैं जिन पर आपको अपने समय के उपयोग का मूल्यांकन करना चाहिए।
- ऐसे समय होते हैं जब आप दिन की गतिविधियों को एक तर्कहीन तरीके से विभाजित करते हैं। उदाहरण के लिए, आधे घंटे के लिए काम करना और फिर 10 मिनट में काम करना, फिर दूसरे आधे घंटे के लिए काम पर वापस जाना एक बुद्धिमान विभाजन नहीं है। यदि आप केवल एक घंटे के लिए काम करते हैं, तो आपकी ध्यान केंद्रित करने की क्षमता और दक्षता अधिक होगी, बाद में संभालने के लिए एक तुच्छ मामला।
- आदर्श रूप से आपको प्रत्येक "सेगमेंट" में कार्य करना चाहिए। इस पद्धति के साथ आप किसी भी कार्य पर एक पूर्व निर्धारित समय बिताते हैं, अपने आप को विचलित किए बिना।
समायोजन करने पर विचार करें। यह जानने के बाद कि आपका समय कहाँ चल रहा है, आप अपने कार्यक्रम में समायोजित होना शुरू करते हैं। आपको स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि आप किन क्षेत्रों में कटौती नहीं कर सकते या नहीं करना चाहिए क्योंकि आप समय बर्बाद करने से डरते हैं। यदि नौकरी में बहुत समय लगता है, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं।
यदि आप काम से संबंधित ईमेल भेजने में 3 घंटे बिताते हैं, तो यह स्पष्ट रूप से संभावना नहीं है कि आप इस गतिविधि पर कम समय बिताएंगे। हालांकि, यदि आप काम के ईमेल के बीच चार या पांच व्यक्तिगत ईमेल भेजते हैं, तो आप निश्चित रूप से ईमेल भेजने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं।
काम की आदतें बदलें। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका समय प्रबंधन समस्या क्या है, हमेशा एक समाधान है। अपने समय को बर्बाद करने का कारण खोजने के बाद या अपने समय का उपयोग अधिक समझदारी से करने के लिए, आपको अपने समय प्रबंधन की आदतों को बदलने का प्रयास करना चाहिए।
- यदि आप घर या खाना पकाने में बहुत समय बिताते हैं, तो एक नौकरानी या रसोइया को काम पर रखने पर विचार करें। समय पैसे से कुछ अधिक कीमती है।
- यदि आपकी समस्या अनजाने में सर्फिंग के दिन के दौरान बहुत अधिक समय बर्बाद कर रही है, तो आपको अपने आप को कुछ साइटों तक सीमित करना चाहिए या अपने उद्देश्य के अन्यथा होने पर अपने सोशल मीडिया खातों में लॉग इन नहीं करना चाहिए।
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विधि 2 की 3: विक्षेप से बचें

अपने जीवन में आने वाले विकर्षणों को पहचानें। समय प्रबंधन में व्याकुलता सबसे बड़ी चुनौती है। आपको यह पता लगाना होगा कि किस तरह की गतिविधियाँ या व्यक्ति आपका बहुत समय ले रहे हैं। चाहे क्योंकि कोई मित्र बातूनी हो या कोई शौक आपको ध्यान केंद्रित करने से रोकता है, आप इन कारकों से बचने के तरीके खोज सकते हैं।
- यदि आप किसी अपेक्षित परिणाम का उत्पादन किए बिना किसी चीज़ पर बहुत समय बिताते हैं, तो इससे बचने के लिए व्याकुलता कारक हो सकता है।
- कार्यालय के कार्यक्षेत्र के लिए, कुछ सहकर्मियों को भी विचलित होने की संभावना है। आपको काम के घंटों के दौरान बेकार की बातचीत या चैट में शामिल नहीं होना चाहिए। हालांकि, कार्यालय में काम करने का रवैया समय प्रबंधन कौशल के समान ही महत्वपूर्ण है, इसलिए यदि आप अपने कैरियर में आगे बढ़ना चाहते हैं तो आपको कठोर नहीं होना चाहिए।
फोन पर लंबी बातचीत से बचें। यदि आप अपने आप को बातचीत में बहुत अधिक समय बिताते पाते हैं तो आपको अपनी फोन की आदतों को समायोजित करने की आवश्यकता है। फोन पर बात करने की तुलना में व्यक्ति में बात करना हमेशा अधिक प्रभावी होता है, इसलिए इस माध्यम का उपयोग करके लंबी बातचीत को समाप्त करना एक अच्छा विचार है।
- कई फोन कॉल में अक्सर अनावश्यक अतिरेक शामिल होता है, खासकर कॉल की शुरुआत और अंत में। लोग विचलित हो जाते हैं और अपने फोन पर विचलित हो जाते हैं, जिसके बारे में आपको पता होना चाहिए। आमने-सामने की बैठक आयोजित करने से एक अधिक औपचारिक माहौल बनता है जो पार्टियों को अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रेरित करता है, जो कि बैठक में किसी भी पार्टी के विचलित होने से प्रभावित नहीं होता है।
वेब पर बहुत अधिक सर्फ न करें। कई लोगों को काम पाने के लिए इंटरनेट का उपयोग अपने प्राथमिक उपकरण के रूप में करना पड़ता है। हालांकि, ऐसे बहुत से लोग भी हैं जो समाचार लेख, खेल समाचार, मशहूर हस्तियों और पालतू जानवरों पर अपना समय बहाने देते हैं। आपको हमेशा इंटरनेट पर हर समय ध्यान देने की आवश्यकता है। कुछ सॉफ़्टवेयर हैं जो इंटरनेट का उपयोग करते समय विकर्षण को कम करने के लिए अनावश्यक अनुप्रयोगों, वेबसाइटों या डोमेन नामों को अवरुद्ध कर सकते हैं।
- ऑनलाइन काम करते समय फेसबुक, ट्विटर और अन्य सोशल नेटवर्किंग साइट्स पर जाने से बचें।
- Google पर सभी प्रकार की समस्याओं के लिए खोज करना भी समय की बर्बादी है।प्रारंभ में, आपको जल्दी से समस्या का पता लगाने का इरादा था, लेकिन इससे पहले कि आप इसे जानते हैं, आप 3 घंटे में अनगिनत वेबसाइटों के माध्यम से सर्फिंग कर रहे हैं।
"डू नॉट डिस्टर्ब" संकेतों का उपयोग करें। होटल के कमरे के सामने वाले दरवाजे पर आप शायद इस चिन्ह से परिचित हैं। यह कार्यालय में उपयोग किए जाने पर भी बहुत प्रभावी है। आप जरूरत पड़ने पर कार्यालय के दरवाजे के सामने लटकने के लिए इस तरह के चिन्ह को टाइप और प्रिंट कर सकते हैं। पास से गुजरने वाले लोग कम बात करेंगे ताकि आपको परेशान न करें।
- यदि आप घर से काम करते हैं, तो यह जरूरी है कि आपका अपना कार्यक्षेत्र हो। एक सामान्य पारिवारिक स्थान पर काम न करें क्योंकि टीवी, फोन और वीडियो गेम कंसोल आपको आसानी से विचलित करते हैं।
अपरिहार्य विचलित करने के लिए समय बनाओ। ऐसे कुछ कारक हैं जिन्हें टाला नहीं जा सकता है, जैसे कि जब आपका बॉस चाहता है कि आप कुछ समय बाहर बात करने में बिताएँ, या बुजुर्ग घर में लगातार इस और उस के लिए पूछ रहे हैं। यदि आप जानते हैं कि आगे की योजना कैसे बनाई जाए, चाहे वह कुछ भी हो, काम करने में ज्यादा समय नहीं लगेगा। विज्ञापन

3 की विधि 3: कुशलता से समय का उपयोग करें

सब कुछ नीचे लिखो। रोजमर्रा के कार्यों को करने के लिए पूरी तरह से मेमोरी पर निर्भर न रहें। कागज पर पाने के लिए और अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए नियमित रूप से सूची की जांच करने के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए, उसे लिखें।
- यहां तक कि एक बहुत छोटे और तुच्छ कार्य को भी लिखने की आवश्यकता है। हालांकि, आपको केवल इस सूची पर संक्षेप में लिखना चाहिए, उदाहरण के लिए "कॉल तुआन", "मार्जिन देखें", "ईमेल बॉस"।
- हमेशा अपनी नोटबुक को अपने साथ ले जाना सुनिश्चित करें ताकि आप दिखाई देने पर कार्यों को लिखने के लिए तैयार रहें। आपको लगता है कि आप इसे बाद में लिखना याद रखेंगे, लेकिन आप इसे वैसे भी भूल जाएंगे।
कैलेंडर का उपयोग करें। बस अपने समय प्रबंधन उपकरणों में एक कैलेंडर जोड़ने से आपको अधिक उत्पादक होने में मदद मिलेगी। अपने समय-सारिणी, कार्य और बैठकों को निर्धारित करें। हर सुबह आप अपने कैलेंडर पर उन तारीखों को देखने के लिए समय निकालते हैं कि क्या आ रहा है।
शेड्यूलिंग दोहराव से बचें। वर्क शेड्यूल को इस तरह से व्यवस्थित करना कि यह डुप्लिकेट न हो और एक ही बार में कई कार्य न करे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय खाली है, कुछ भी करने से पहले अपने कैलेंडर की जाँच करें। इस तरह आपका समय अधिक व्यवस्थित होता है और समय की बारीकी से निगरानी करने में मदद मिलती है।
व्याकुलता का कारण दूर करें। अपने समय को प्रभावी ढंग से विचलित करने या आपको प्रगति की दिशा से विचलित करने का कारण बनाकर उपयोग करें। मनोरंजन से पहले काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए, काम या अध्ययन के बाहर टेलीविजन और सभी प्रकार के मनोरंजन रखें।
प्राथमिकता के क्रम को व्यवस्थित करें। स्मार्ट समय प्रबंधन अग्रिम में महत्वपूर्ण या जरूरी कार्यों की योजना बनाने के बारे में है। एक हाइलाइटर या क्रेयॉन के साथ अपने समय पर इन बिंदुओं पर ध्यान दें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप के पास पर्याप्त समय है, और फिर कम जरूरी चीजें करें।
- जरूरत पड़ने पर प्राथमिकताएं बदलने के लिए तैयार रहें। कई चीजें हैं जो अंत तक दिखाई नहीं देती हैं और अब आपको इसे करने की आवश्यकता है। तब आपको रोकना होगा कि आप क्या कर रहे हैं और इस अंतिम मिनट के काम पर अपना समय और ऊर्जा केंद्रित करें, लेकिन आपको ऐसी स्थितियों को बहुत अधिक बार नहीं होने देना चाहिए।
- अगर आपको बार-बार रेफर करना पड़ता है, तो यह इंगित करता है कि कुछ गलत है। छोटे समायोजन स्वीकार्य हैं, लेकिन अगर आपको ऐसा करते रहना है, तो यह साबित होता है कि आप पहले स्थान पर सही क्रम में नहीं हैं।
वास्तविक रूप से सोचें। काम पाने के लिए उचित समय आवंटित करें। अगर आपको लगता है कि कुछ करने के लिए आधे घंटे से एक घंटे का समय लगता है, तो अपने आप को एक घंटा दें। जब आप कार्य को पूरा कर सकते हैं, तब वास्तविक रूप से सोचने से आपको ओवरलोडिंग या धीमा होने से बचाने में मदद मिलेगी।
- अगर आप सतर्क रहेंगे और जरूरत से ज्यादा समय देंगे तो चीजें सुरक्षित रहेंगी। यदि आप किसी कार्य को जल्दी पूरा करते हैं, तो आप अगली नौकरी पर जाने के लिए स्वतंत्र हैं, और अंततः उत्पादकता सुनिश्चित करते हैं।
बुनियादी कार्यों को शेड्यूल करें। खाने और नहाने जैसी बुनियादी रोजमर्रा की गतिविधियों के लिए समय सुनिश्चित करें। ये मामूली नौकरियों की तरह लग सकते हैं, लेकिन आपको अभी भी अपने मुख्य काम के साथ उन पर समय बिताना होगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसे छोड़ नहीं सकते हैं और योजना बनाने में देरी कर सकते हैं।
अनुस्मारक प्रणाली का उपयोग करें। दैनिक शेड्यूल के अलावा आपको महत्वपूर्ण कार्यों या डेडलाइन को न भूलने के लिए अतिरिक्त टूल का उपयोग करना चाहिए। कुछ निश्चित कार्यों को करने के लिए आपको याद दिलाने के लिए अपने फोन पर स्टिकी नोट्स, सेट टेक्स्ट या ऑडियो नोटिफिकेशन का उपयोग करना।
- अपने आसपास के लोगों को अपने शेड्यूल की याद दिलाने के लिए कहने से बचें, क्योंकि वे इसे आपकी तरह ही भूल सकते हैं।
- यदि कुछ विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, तो आपके पास विभिन्न प्रकार के अनुस्मारक उपकरण व्यवस्थित होने चाहिए, क्योंकि एक मौका है कि आप अपने फोन पर नोट या संदेश नहीं देख सकते हैं।
मेरी मदद करो। मदद के लिए किसी से पूछें या यदि संभव हो तो कुछ छोटे कार्यों को पास करें। सामान्य तौर पर, यह आपके शेड्यूल के लिए अच्छा है यदि आप थोड़ी गरिमा बचा सकते हैं तो उन्हें हस्तक्षेप करने के लिए कह सकते हैं, कुछ घरेलू कामों को संभालने या रात का खाना पकाने के लिए यदि आप उस दिन बहुत व्यस्त हैं।
- कार्य को निर्दिष्ट करने के लिए सही योग्य व्यक्ति को खोजना सुनिश्चित करें। यदि यह काम पाने के लिए किसी को खोजने के लिए पर्याप्त नहीं है, तो आपको किसी ऐसे व्यक्ति से पूछना होगा जो काम अच्छी तरह से कर सकता है।
- अपनी जिम्मेदारियों को दूसरों पर न डालें। यह एक अच्छा समय प्रबंधन कौशल नहीं है, लेकिन केवल आपको दूसरों की आँखों में आलसी और असभ्य दिखता है।
उत्पादकता को मापने। समय-समय पर आपको अपनी उपलब्धियों, प्रदर्शन को रोकना और विश्लेषण करना चाहिए और अंतिम नौकरी पर बिताए समय की मात्रा का निर्धारण करना चाहिए। अपने काम और जीवन में इन सांख्यिकीय आंकड़ों को रखने से आपको काम और दैनिक जीवन में अपने प्रदर्शन में सुधार करने के लिए आवश्यक परिवर्तनों को खोजने में मदद मिलेगी।
स्व सम्मानित किया। बहुत अधिक मेहनत करने से थकावट और एकाग्रता की हानि हो सकती है और यहां तक कि सबसे तुच्छ कार्यों को पूरा करने के लिए। इसलिए कभी-कभी आपको अपनी पिछली उपलब्धि का जश्न मनाना चाहिए और अपने आप को कुछ दिलचस्प चीज़ से पुरस्कृत करना चाहिए।
- उस आत्म-पुरस्कृत समय को आराम से बिताएं। अपना फोन बंद करें और काम के ईमेल का जवाब न दें। यदि आप काम को प्लेटाइम में मिलाते हैं, तो यह रिचार्ज के लिए पुरस्कार नहीं है।
- यदि आप सोमवार को शुक्रवार के माध्यम से काम करते हैं, तो आपको एक सप्ताह का अवकाश लेना चाहिए। तीन महीने की परियोजना समाप्त होने के बाद, अपने आप को एक छोटी छुट्टी के साथ पुरस्कृत करें।
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