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• सलाह
• जिसकी आपको जरूरत है

कार्यालय फ़ाइलों को व्यवस्थित करना एक सरल कार्य नहीं है, खासकर जब बड़ी मात्रा में फ़ाइलों और दस्तावेजों को व्यवस्थित करने की बात आती है। हालाँकि, आप आगे की योजना बनाकर और फाइलिंग सिस्टम पर निर्णय करके इस चुनौती को पार कर सकते हैं। यह आपकी व्यावसायिक प्रोफ़ाइल को व्यवस्थित करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ तेज़ी से मिलेंगे। आप अपने मिशन को शुरू करने के लिए अपने कार्यालय रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में नीचे दिए गए लेख देख सकते हैं।

कदम

3 का भाग 1: समय को सही रखें

1. 

   बीच में ध्यान भंग से बचने के लिए अपने आवेदन को व्यवस्थित करने के लिए समय की एक निर्धारित राशि निर्धारित करें। कार्डबोर्ड और स्टिकर तैयार होने से पहले एक नया प्रोफ़ाइल तैयार करें। विज्ञापन

भाग 2 का 3: दस्तावेज़ और रिकॉर्ड व्यवस्थित करें

1. 

   
   
   छोटे और अधिक प्रबंधनीय विखंडू में दस्तावेजों और फाइलों के ढेर को विभाजित करें।
   • प्रक्रिया एक बार में ढेर हो जाती है और मात्रा कम करने और अतिरेक को कम करने के लिए अनावश्यक कागजात को साफ या नष्ट कर देती है।
   • बाकी दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को दो अलग-अलग हिस्सों में विभाजित करें, एक उन फ़ाइलों के लिए जिन्हें आने वाले महीनों में संसाधित करने की आवश्यकता होती है, और दूसरी उन अभिलेखीय फ़ाइलों के लिए जिन्हें तत्काल प्रसंस्करण की आवश्यकता नहीं होती है।

2. 

   
   
   यदि आपके पास क्लाइंट प्रोफ़ाइल है, तो वर्णानुक्रम में फ़ोल्डर्स व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, यदि प्रत्येक बाइंडर किसी व्यक्ति या कंपनी का नाम था, तो आप उस व्यक्ति के नाम से रिकॉर्ड को सॉर्ट कर सकते हैं। इस स्थिति में, आपको ग्राहक के पूर्ण नाम वाले प्रत्येक प्रोफ़ाइल कार्ड को लेबल करना चाहिए।अपने कवर को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करें, फिर अपने फाइलिंग ड्रॉअर को यह देखने के लिए लेबल करें कि किस ड्रॉअर का नाम एक निश्चित अक्षर से शुरू होता है।

3. 

   
   
   यदि श्रेणी व्यवसाय के कई हिस्सों की हो तो श्रेणी के अनुसार क्रमबद्ध करें। कुछ रिकॉर्ड चालान, वारंटी या अनुबंध से संबंधित हैं और आपको उन्हें अलग-अलग श्रेणियों में विभाजित करने की आवश्यकता है। उपयुक्त के रूप में प्रत्येक रिकॉर्ड को लेबल करें और रिकॉर्ड पर सभी प्रासंगिक दस्तावेजों को रखें। आपको एक माध्यमिक प्रोफ़ाइल बनाने की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए प्रत्येक श्रेणी को चिह्नित करने के लिए हैंगिंग कवर का उपयोग करें और कवर माध्यमिक होने के लिए।
   • तत्काल दस्तावेजों का एक पोर्टफोलियो बनाएं ताकि आप महत्वपूर्ण कागजात जल्दी से पा सकें।
   • अस्थायी फ़ाइलों को सामने और आर्कषक फ़ाइलों को दराज के पीछे रखें ताकि आप आसानी से उन फ़ाइलों तक पहुंच सकें, जिन्हें प्रसंस्करण की आवश्यकता है।
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3 का भाग 3: महीने के अनुसार क्रमबद्ध करें

1. 

   उपरोक्त विधियों का उपयोग करने के अलावा, आप अपने बाइंडर्स को मंथ (और वर्ष-) द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं। यदि आपके पास इसे तुरंत छांटने का समय नहीं है, तो आप अपने कागजात को मासिक फ़ाइल में दिनांक क्रम प्रसंस्करण के लिए रख सकते हैं। यह चरण आपको यह निर्धारित करने में भी मदद करता है कि अपने दस्तावेज़ों को तेज़ी से कहाँ संग्रहीत करें।
   • मासिक प्रोफाइल उन कागजों को संग्रहीत करने के लिए भी उपयुक्त है जो किसी अन्य श्रेणी के नहीं हैं।

2. 

   वर्ष के अंत में, मासिक रिकॉर्ड में शेष कागजात की जांच करें और आप नए टेम्पलेट का पता लगा सकते हैं, साथ ही सिस्टम में नया रिकॉर्ड समूह (श्रेणी का नाम) गायब है। नए साल में उन पेपर्स के लिए प्रोफाइल बनाएं।

3. 

   बचे हुए पेपर्स को महीने से क्लिप करें। "मिश्रित" समूह (वर्ष-) के तहत फाइल पर रखें। विज्ञापन

सलाह

• अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के बाद, आपको कार्यालय में व्यवस्थित बनाए रखने की आवश्यकता है। रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम को ठीक करें और कागजात को सही जगह पर लौटा दें।
• नए रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम के साथ छेड़छाड़ से बचने के लिए अनावश्यक दस्तावेजों को फेंक दें, रीसायकल करें या नष्ट करें।

जिसकी आपको जरूरत है

• फाइलिंग कैबिनेट
• लटकता हुआ आवरण
• हार्डकवर
• स्टिकर
• मार्करों