लेखक:
Louise Ward
निर्माण की तारीख:
7 फ़रवरी 2021
डेट अपडेट करें:
1 जुलाई 2024
विषय
संक्षेप में, ईमेल औपचारिक नहीं है जैसे कि एक पत्र पत्र लिखना। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको ईमेल लेखन में अधिक औपचारिक होने की आवश्यकता होती है। इस बारे में सोचें कि प्राप्तकर्ता कौन है, और फिर स्थिति के लिए उपयुक्त ग्रीटिंग चुनें। एक बार जब आप उस जानकारी को जान लेते हैं, तो आप ग्रीटिंग प्रारूप और शुरुआती वाक्य शैली के साथ आगे बढ़ सकते हैं।
कदम
भाग 1 का 3: प्राप्तकर्ता पर विचार करें
निर्धारित करें कि आपको कितना औपचारिक होना चाहिए। चाहे आप "औपचारिक" ईमेल लिख रहे हों, ईमेल की औपचारिकता की डिग्री इसके प्राप्तकर्ता पर निर्भर करेगी। उदाहरण के लिए, आप एक आवरण पत्र लिखते समय किसी प्रोफेसर को लिखते समय औपचारिकता की समान डिग्री का उपयोग नहीं करेंगे।
- जब आप पहली बार किसी से संपर्क करते हैं, तो सुरक्षा के लिए सामान्य से अधिक औपचारिक रूप से लिखना बेहतर होता है।
प्राप्तकर्ता का नाम खोजें। यदि आप पहले से ही यह नहीं जानते हैं तो आपको व्यक्ति का नाम खोजने के लिए कुछ शोध करना चाहिए। प्राप्तकर्ता का नाम जानने पर अभिवादन अधिक व्यक्तिगत हो जाता है, भले ही आप पेशेवर ईमेल लेखन विधियों का उपयोग कर रहे हों।
रिसीवर के तरीके का पालन करें। यदि वह व्यक्ति आपको ईमेल करता है, तो उनका अभिवादन कॉपी करना एक अच्छा विचार है। उदाहरण के लिए, यदि वे "हैलो" और अपना नाम लिखते हैं, तो आप ईमेल भेजते समय "हाय" और व्यक्ति के नाम का उपयोग करके एक समान शैली में उत्तर दे सकते हैं। विज्ञापन
भाग 2 का 3: एक ग्रीटिंग चुनें
"प्रिय" का उपयोग करें। "प्रिय" (प्राप्तकर्ता के नाम के बाद) क्लासिक ग्रीटिंग है। यह अनौपचारिक होने के बिना अनौपचारिक है, और चूंकि इसका उपयोग किया जाता है इसलिए यह अभिवादन अक्सर डिफ़ॉल्ट हो जाता है, जो एक अच्छी बात है। आप नहीं चाहेंगे कि आपका अभिवादन अजीब हो क्योंकि यह मेल नहीं खाता।
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो "हैलो" आज़माएँ। "हैलो" एक औपचारिक अभिवादन है जिसे आप व्यावसायिक ईमेल में उपयोग कर सकते हैं, खासकर यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं। हालांकि, यदि संभव हो तो प्राप्तकर्ता का नाम पता लगाना हमेशा बेहतर होता है।
- यदि ईमेल विशेष रूप से औपचारिक है और आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं तो आप "Send to Interested People" का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, यह अभिवादन कुछ लोगों के लिए रूचि का नहीं हो सकता है।
कम औपचारिक ईमेल में "हाय (" हाय "या" हैलो ") पर विचार करें। ईमेल सामान्य रूप से पत्राचार की तुलना में कम औपचारिक हो जाता है, इसलिए आप बहुत औपचारिक होने के बिना ईमेल में "हाय" लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रोफेसर को ईमेल कर रहे हैं, खासकर किसी ऐसे व्यक्ति से जिसे आप अक्सर संपर्क कर रहे हैं, तो एक "हाय" या "हैलो" ग्रीटिंग काम करेगा।
"हे" शब्द का प्रयोग न करें। यद्यपि "हाय" शब्द एक औपचारिक ईमेल में स्वीकार्य है, इसे हैलो कहना उचित नहीं होगा। यह अभिवादन का एक बहुत ही मनमाना तरीका है, यहां तक कि बोली जाने वाली भाषा में भी, इसलिए आपको किसी भी तरह के औपचारिक ईमेल में इसका उपयोग करने से बचना चाहिए। उदाहरण के लिए, यहां तक कि अगर आप अपने बॉस के करीब हैं, तो उन्हें ईमेल लिखते समय "हे" शब्द का उपयोग करने से बचना सबसे अच्छा है।
आवश्यकता होने पर शीर्षक परिवर्तन का उपयोग करें। कभी-कभी, आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे आप केवल कंपनी या संगठन में उनके शीर्षक से जानते हैं। उस स्थिति में, आप नाम के स्थान पर व्यक्ति के शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं, जैसे "मानव संसाधन के प्रिय प्रमुख", "प्रिय मानव संसाधन", या "प्रिय प्रोफेसर"।
ईमेल को और अधिक औपचारिक बनाने के लिए व्यक्ति के सम्मानों को जोड़ें। जब संभव हो, तो औपचारिक औपचारिकता के लिए प्राप्तकर्ता के नाम के सामने "दादाजी", "दादी", "डॉक्टर", या "प्रोफेसर" जोड़ें। इसके अलावा, आप प्राप्तकर्ता के पहले या पूर्ण नाम का उपयोग अधिक पेशेवर होने के लिए कर सकते हैं, केवल पहले नाम का उपयोग करने के बजाय। विज्ञापन
भाग 3 का 3: एक ईमेल फ़ॉर्मेट करना और शुरू करना
पहली पंक्ति पर अभिवादन लिखें। शीर्ष पंक्ति पर आपके द्वारा चुने गए ग्रीटिंग को लिखें, इसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम। यदि संभव हो तो आप दादाजी, दादी या डॉक्टर जैसे व्यक्ति के सम्मान का उपयोग कर सकते हैं, उसके बाद पूरा नाम।
अल्पविराम का प्रयोग करें। सामान्य तौर पर, आप अभिवादन के बाद अल्पविराम का उपयोग करेंगे। औपचारिक मेल में आप एक बृहदान्त्र का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह अक्सर एक ईमेल, यहां तक कि एक पेशेवर ईमेल के लिए बहुत औपचारिक है। एक अल्पविराम सभी स्थितियों में काम करता है, हालाँकि यदि आप ईमेल कवर पत्र लिख रहे हैं तो आप एक बृहदान्त्र का उपयोग कर सकते हैं।
अगली पंक्ति में जाएं। अभिवादन शीर्ष पंक्ति पर है, इसलिए जब आप काम पूरा कर लें, तो अगली पंक्ति में जाने के लिए नया बटन दबाएं। यदि आप पैराग्राफ बनाने के लिए इंडेंट करने के बजाय लाइन ब्रेक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको ग्रीटिंग और पहले पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन छोड़ने की आवश्यकता होगी।
जरूरत पड़ने पर अपने शुरुआती वाक्य में अपना परिचय दें। यदि आप पहली बार किसी को लिख रहे हैं, तो आपको एक परिचय प्रदान करना चाहिए, चाहे आप उन्हें जीवन में कितना भी जानते हों। प्राप्तकर्ता को यह संकेत देना कि आप कौन हैं, उन्हें पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करेगा।
- उदाहरण के लिए, आप "मैं नुग्येन वान नाम हूं, और मैं कंपनी एक्सवाईजेड का विपणन निदेशक हूं" लिख सकता हूं। आपको प्राप्तकर्ता को जानने का कारण भी बताना चाहिए: "मैं गुयेन मैनहंग हंग, और मैं विपणन वर्ग (मार्केटिंग विभाग 101 में मंगलवार और गुरुवार दोपहर) लेता हूं"।
- यदि आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं और उन्हें पहले लिख चुके हैं, तो आप पहले वाक्य को अभिवादन के रूप में उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "आपकी प्रारंभिक प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद", या "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं"।
सीधे विषय पर जाएं। अधिकांश औपचारिक ईमेल को जल्दी से ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि पहला या दूसरा वाक्य यह कहना चाहिए कि आपने इसे उनके लिए क्यों लिखा है। अपने उद्देश्य का वर्णन करते समय यथासंभव संक्षिप्त होना याद रखें।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "मैं आपको एक विपणन समस्या के साथ मदद के लिए पूछने के लिए लिखता हूं", या "मैं आपको लिखता हूं क्योंकि मैं कक्षा में कठिन समय बिता रहा हूं, और मुझे आशा है कि आप इससे दूर हो सकते हैं मेरे और अधिक पढ़ने के लिए सहायक अतिरिक्त दस्तावेज़ "।
